業務負荷が高くなる要因とは？軽減する方法や企業事例を紹介｜人材アセスメントラボ

人材不足や新型コロナウイルスの流行により、1人1人の業務負荷が高い傾向にあります。会社のために働く従業員のモチベーションやメンタルヘルスを維持するには、業務負荷が高くなる要因や、軽減する方法を知る必要があるでしょう。

本記事では、業務負荷が高くなる要因や軽減方法、業務負荷の軽減に成功した企業事例などをご紹介します。従業員の業務量にお悩みの方はぜひ参考にしてください。

なお、ミイダスの「はたらきがいサーベイ」では、はたらく人のエンゲージメントをアンケートを通して集計し、会社の「はたらきがい」を正確に算定したり、働きがいを引き出す環境が整えられているのかを定量評価できたりします。本記事とあわせて、詳細は下記より是非チェックしてみてください。

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業務負荷が高い状態とは？意味を簡単に説明
業務負荷が高くなる5つの要因
業務負荷が高くなると何が起きる？
従業員の業務負荷を軽減させる10の方法
業務負荷を軽減することで得られるメリット
業務負荷の軽減に成功した企業事例
業務負荷を軽減するならミイダスを活用しよう

業務負荷が高い状態とは？意味を簡単に説明

業務負荷が高い状態とは、従業員が業務を遂行するうえで負担が大きいことを指します。

働き方改革により、残業の上限が厳しくなり業務時間が減少しているものの、1人1人の業務量は増加している傾向にあります。

表向きでは職場での労働時間は減ったものの、帰宅後に残った仕事をこなす人も少なくないでしょう。

マネジメント層の業務負荷が高まっている

全体的に業務負荷は高くなっていますが、とりわけマネジメント業務（管理職）に就いている社員の業務負荷が著しく高い傾向にあります。

マネジメント層は自身の仕事に加えて、部下の育成や業務管理などを行う必要があります。

また近年では「難しい業務に挑戦したくない」と考える従業員も多く、業務をどう配分すれば良いのか悩む管理者も少なくありません。マネジメント層の業務負荷の改善は日本企業全体の課題と言えるでしょう。

業務負荷が高くなる5つの要因

業務負荷が高くなる要因として、次の5つが挙げられます。

人材が不足している
1人1人の業務量が多い
上司の業務配分に偏りがある
効率が良くない
仕事を抱えてしまう

それぞれの要因を詳しく見ていきましょう。

人手が不足している

業務負荷が高くなる1つ目の要因として、人手が不足している点が挙げられます。新型コロナウイルスの流行が落ち着いたことで、世界に以前のような活気が戻ってきました。

しかし自粛期間中で職場を離れざるを得なかった従業員も多かったため、自粛緩和後飲食業や宿泊業などのサービス業においては人手が足りず、休業や閉店している企業も少なくありません。よって業務負荷が高くなっていると考えられます。

人手不足について詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策 】

1人ひとりの業務量が多い

仕事は繁忙期や閑散期などはありつつも、常に予想外の事態が起きるものです。そのため、従業員の数に対して、抱える仕事量が増えてしまう機会もしばしばあるでしょう。

また、会社の採用がうまくいかずなかなか新しい従業員を雇えなかったり、最低限の人数で業務を回していたりすると1人ひとりの業務量が増えてしまうのです。

上司の業務配分に偏りがある

上司の業務配分に偏りが出ると、業務負荷が高くなる要因となるでしょう。部下がどの業務を担当しているかは把握はしていても、

「Ａさんは頼みやすいから、急ぎの仕事を頼もう」
「Ｂさんは仕事を頼むと嫌な顔するから、難しい業務を頼むのはやめよう」

など、主観的な見方をしてしまうケースもあるでしょう。すると上司の業務配分に偏りが出てしまい、従業員の業務負荷に差が出てしまうのです。

作業の効率が良くない

そもそも従業員の作業効率が悪く、業務負荷が高くなっている可能性があります。たとえば従業員の作業を平準化しようと思い、なるべく平等に分担したとしましょう。

しかしそれぞれ得意・不得意な作業があります。従業員の特性を把握せずに分担してしまうと作業効率が上がらず、作業負荷が高くなる一方です。

また長時間労働に対して効率や作業にかかる時間を考えず、一定水準以上の仕事をしたり、労働時間外に働くことで収入を増やそうと考えていたりする従業員も一定数いると考えられます。

仕事を抱えてしまう

従業員が仕事を抱えてしまうのも、業務負荷が高くなる要因です。従業員によっては頼まれると断れない「お願いされると断れない」「同僚や上司も忙しそうだから手伝ってとは言いにくい」と感じ、いつの間にか膨大な量の仕事を抱えてしまいます。

業務負荷が高くなると何が起きる？

業務負荷が高くなると、以下のような状態をもたらします。

モチベーション低下やストレスにつながる
メンタルヘルスが保てなくなる
離職する人が増える可能性がある
従業員自身が休みにくくなる
仕事の効率が下がる

それぞれ見ていきましょう。

モチベーション低下やストレスにつながる

業務負荷が高くなると従業員のモチベーション低下やストレスにつながります。社員やパート、アルバイトは労働基準法により原則労働時間は1日8時間、週40時間となっており、2019年より残業時間は月45時間を超えてはならないと定められています。

業務負荷は高くなるにもかかわらず労働時間は変わらないため、1件1件の仕事のスピードをあげる必要があるでしょう。なかには効率良くさばける人もいるかもしれませんが、はじめから8時間では終わらない業務量を課せられた場合、従業員のモチベーション低下やストレスにつながります。

モチベーションやストレスの対処法について詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：モチベーションとは？やる気を引き出す動機づけ要因とモチベーションマネジメントの手法を解説 】

【関連記事：職場のストレスの原因・対処法は？職場環境・業務内容・人間関係の3つの要因から分析しよう 】

【関連記事：ストレス耐性とは？ストレッサーを特定して適性を見極めよう 】

メンタルヘルスが保てない

業務負荷が高くなると、従業員のメンタルヘルスが保てない可能性があります。業務が忙しくなると体力を奪われ、ストレスも増加します。

土日を還元しないと仕事が終わらない
仕事で疲れて家に出たくない
休みたいけど仕事のことが頭から離れない

と悪循環の状態となり、メンタルヘルスにも支障をきたすでしょう。場合によっては不安障害やうつ病などで休職してしまう可能性もあります。

離職する人が増える可能性がある

労働負荷が高くなると、離職者が発生する可能性があるでしょう。働くことへの価値観は人それぞれ異なり、やりがいを求める一方で、プライベートと両立させたい傾向も高くなっています。

仕事だけではなく、プライベートを充実させたいという人もたくさんいます。休日も惜しんで仕事をしなければならない」「残業はできないから、家に帰って持ち帰らないと……」など、業務負荷が高い状態が続くと、プライベートが両立できる職場に転職する人もなかには
出てくるでしょう。

離職率について詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：離職率が高い会社・業界の特徴は？要因・デメリットと離職率を下げる対策を解説 】

従業員が休みにくくなる

業務負荷が高くなると、従業員自身が休みを取りにくくなる可能性があります。業務負荷が高くなるとその日に終わらなかった仕事を残して休みを迎えることもしばしば出てくるでしょう。

また、周りが業務負荷が高くなっている場合、休みたくても「休みを取得したい」と伝えにくい状況を生み出してしまいます。

仕事の効率が下がる

業務負荷が高くなると仕事の効率が下がるでしょう。先述の通り、一定数の従業員は効率より質を保ちたいと考える人もいます。

またマルチタスクが苦手で仕事の優先順位がつけられず悩む従業員も増えるでしょう。よって、作業量が多くなると作業効率も下がると考えられます。

従業員の業務負荷を軽減させる10の方法

大切な従業員のために業務負荷はなるべく平準化したり軽減したりする必要があります。業務負荷を減らすには以下のような方法があります。

1.1つの部署やグループに絞って実施する
2.作業内容を見直す
3.外部に委託する
4.マニュアルを作成する
5.従業員の行動特性や得意な作業を把握する
6.従業員1人1人の業務量を把握し整理する
7.1on1を実施する
8.作業効率化ツールを活用する
9.定期的に見直し改善する
10.採用

それぞれの方法を解説します。

1.1つの部署やグループに絞って実施する

最初から会社全体を見直すのではなく、1つの部署やグループに絞って実施すると良いでしょう。一気に変えようと試みると、失敗したときの軌道修正に時間がかかります。まずは小さな範囲から始め、少しずつPDCAサイクルを回していきましょう。

2.作業内容を見直す

業務負荷を軽減させるためには、作業内容を見直す必要があります。本当は必要がない作業だとなんとなくわかってはいても、昔からのルールで決まっているからと見過ごしているものはありませんか？

「本当にこれは必要な作業なのか」「簡略化できる方法はないか」常に疑問を抱きながら見直すと良いでしょう。1人だと考えが偏りやすいため、複数人で意見を出しながら行うのをおすすめします。

3.マニュアルを作成する

マニュアルを作成しておくと、新入社員や部署が変わった社員にもスムーズに教えられます。マニュアルがない場合、教える人によって伝え方や重要な部分、操作方法などが異なり、のちに混乱を招きかえって仕事が増えてしまう可能性があります。

マニュアル作成ツール等を活用して、なるべくマニュアルは業務ごとに作成しておくと良いでしょう。

4.従業員の行動特性や得意な作業を把握する

従業員の行動特性や得意な作業を把握することで、上司の業務分配の偏りを回避できるでしょう。たとえば面接の際に得意・不得意な作業について尋ねたとしましょう。

当本人は得意・不得意だと認識していても、実際は誤っている可能性があります。本人の意見は尊重しつつ、コンピテンシー診断のような客観的なデータをもとに従業員の伸びしろを把握しておくのも、業務負荷軽減にとっては大切な作業です。

行動特性やコンピテンシー診断について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：行動特性とは？意味や活用メリット、コンピテンシー診断導入例を解説 】

【関連記事：コンピテンシー診断とは？ツールの使用方法や導入事例も解説 】

5.従業員1人1人の業務量を把握し整理する

従業員の業務量を把握しなければと思いつつも、日々の業務で追われて忘れてしまうこともあるでしょう。定期的に見直していない場合、思った以上に1人の従業員に負担が大きくなっているかもしれません。

管理者は部下の業務量を把握し、負担が多い従業員がいれば他の従業員に手伝ってもらう等対応する必要があります。毎週月曜日に部下1人1人がいまどんな仕事を抱えているか確認する時間を設けるといった方法を取ると良いでしょう。

6.1on1を実施する

1on1を実施するのも業務負荷を軽減させる方法の1つです。「1on1を実施するとその分仕事が増えるのでは……？」と考える人もいるかもしれません。しかし先ほどお伝えしたように従業員によっては人に頼るのが苦手な人もいます。

強制的に1対1で上司と話す時間を設けることで「実は……」と打ち明けてくれる可能性も高くなるでしょう。上司だけではなく先輩がメンターとして話を聞くのもおすすめです。

1on1やメンターに関して詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

【関連記事：1on1ミーティングは意味ない？失敗する理由と成功させる方法 】

【関連記事：メンターとは？制度の導入で得られる効果やデメリット、成功のポイントを解説 】

7.外部に業務委託する

人材不足が原因で従業員の業務負荷が高くなっているなら、外部に業務委託を依頼するのも1つの方法です。新型コロナウイルスの流行により、今までの働き方が通用しない状況となりました。

そのため、副業（複業）やフリーランスなど業務委託で仕事を請ける人も増えつつあります。事務やオンライン秘書、電話代行、マーケティングなど業務委託できる業務内容の幅も広がっています。

自社内で対応すると時間がかかる場合は視野を広げてプロに任せるのも良いでしょう。

業務委託を依頼する方法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：業務委託契約とは？契約書作成の流れやテンプレート・注意点も合わせて紹介】

【関連記事：業務委託とアルバイトの違いとは？企業側のメリット・デメリット、人材の募集方法を紹介 】

8.作業効率化ツールを活用する

ツールを使えそうな業務があれば、活用するのもおすすめです。作業効率化ツールとは、その名の通り作業効率を上げるための自動化ツールのことです。

勤怠管理や人材配置、採用に関するツールが続々と展開されています。もし従業員が抱えている仕事のなかに自動化できる業務があれば活用すると良いでしょう。

アセスメントツールについて知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：アセスメントでできることとは？採用・人事評価・人材配置での活用について解説 】

9.採用段階で活躍する人材を見極める

業務負荷が高くなる原因は、作業量が多いだけではありません。そもそも自社で活躍できる人材を採用できず作業工数に時間がかかっている場合でも生じるでしょう。

履歴書や学歴など一般的な採用手法では、面接官の主観が入りやすく、入社後活躍できず早期離職してしまうケースがあります。

候補者のパーソナリティの傾向や行動特性などを客観的に評価できる適性検査やアセスメントツールを導入し、採用段階から自社で活躍できる人材を見極めることで、作業効率の面でも期待ができるでしょう。

適性検査や採用に関して詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事：【適性検査とは？】30種類の検査の特徴と選び方を一挙解説 】

【関連記事：失敗しない人材採用とは？意味や課題、戦略を成功させる方法 】

【関連記事：人柄重視の採用手法とは？企業が性格を見極める方法と面接のコツを解説 】

10.定期的に見直し改善する

業務内容は流動的であり、従業員のコンディションも日々変化します。見直しは一度で終わりではなく定期的に実施しましょう。

ミイダスでは従業員のコンディションが把握できる「組織サーベイ」、従業員のはたらきがいがわかる「はたらきがいサーベイ」を提供しています。

簡単なアンケートに答えてもらうことで、従業員の業務内容の現状や、抱えているストレスなどを把握できます。業務負荷を軽減させるためにもミイダスの導入をご検討ください。

ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。

まずは無料トライアルをお試しください。

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業務負荷を軽減することで得られるメリット

従業員の業務負荷を軽減することで

人件費や残業時間などのコスト削減
離職率の改善
作業効率化の向上
仕事とプライベートの両立
社内のコミュニケーションが活性化

など、さまざまなメリットをもたらします。業務に追われる日々が長く続くと心身ともに疲れてしまいプライベートも楽しめなくなってしまいます。

あくまでも仕事は人生の一部です。従業員一人ひとりにもプライベートを楽しむ権利があることを忘れないようにしましょう。

業務負荷の軽減に成功した企業事例

業務負荷の軽減に成功した企業事例を3つご紹介します。

ランスタッド株式会社

ランスタッド株式会社は、求職者からの連絡や日程調整などをすべて人が対応していたため、面談するまでに時間がかかってしまうのが課題でした。

そこでAIのチャットボット「KUZEN（クウゼン）」を導入し、求職者との面談までかかる日数が平均6日から平均2日まで短縮できるように。なるべく仕事を早く見つけたいと考える求職者に寄り添ったサービスを提供することで、面談までに離脱してしまう求職者を減らしたそうです。

参考：AIチャットボット「KUZEN」をランスタッド株式会社が活用し、求職者の会員登録から面談までのリードタイムを6日から37時間へ大幅短縮に成功｜株式会社クウゼンのプレスリリース

三井生命保険株式会社（現：大樹生命保険株式会社）

三井生命保険株式会社（現：大樹生命保険株式会社）は、保険契約の事務業務全般を特定の従業員が担当しており、ほかの従業員はそれらの業務の進め方を理解していませんでした。

そのため、担当していた従業員が退職してしまった際にうまく引き継ぎができておらず、作業効率が下がってしまったそうです。

そこで事務業務に関する業務をオージス総研に委託し業務の可視化を図りました。

新人や新しく配属された人が十分に理解し業務を遂行できるように書類を書き直したり、従来の仕組みを再構築したりして、業務改善に成功しました。

可視化したことで、労働時間の削減ができ、従業員同士のコミュニケーションも活発化されたそうです。

参考：業務可視化サービス導入事例三井生命保険株式会社様（現　大樹生命保険株式会社様） | オージス総研
【カテゴリ別】業務改善を成功させた国内事例12選 (hubspot.jp)

株式会社花山うどん

株式会社花山うどんは、

作成者によってマニュアルが異なる
マニュアルを公開しても共有・閲覧されない

などの課題を抱えていました。そこでマニュアル作成や更新、共有などを一括管理できるコニカミノルタ社の「COCOMITE」を導入したそうです。

導入後はスタッフからの問い合わせが減少し、困った際はCOCOMITEを確認するという習慣づけに成功。また、飲食店がゆえに紙のマニュアルだと水で濡れてしまい、定期的に取り替える必要がありましたが、タブレットで確認できるようになり、その心配がなくなったそうです。

参考：導入事例・花山うどん様 | オンラインマニュアル作成・運用サービス COCOMITE（ココミテ） | コニカミノルタ

業務負荷を軽減するならミイダスを活用しよう

従業員の業務負荷を軽減させるためにはまず、従業員がどんな仕事が得意で、どんなことにストレスを抱えやすいのか把握するのが最優先です。

「ミイダス」は、活躍する人材の分析から採用まで一括で行えるアセスメントツールです。
計52項目の質問を求職者や従業員に回答してもらうことで、

パーソナリティの傾向
ストレス要因
上司・部下としての傾向

などを客観的な分析で確認ができます。ミイダスのコンピテンシー診断の項目は次のとおりです。

コンピテンシー項目	コンピテンシー定義（5以上）	コンピテンシー定義（5以下）
活力	周囲と競いながらエネルギッシュに業務に取り組むほうが得意である。	競争は好まず、自分のペースと効率を重視して業務に取り組むほうが得意である。
人あたり	相手の意見を尊重し、好印象を与えるほうが得意である。	相手が受ける印象を気にせず自己主張するほうが得意である。
チームワーク	チームに溶け込んで、メンバーと一緒に取り組む方が得意である。	チームの一員として働くよりも、単独で取り組む方が得意である。
創造性	これまでの発想や方法にとらわれず考え、行動するほうが得意である。	これまで通りの発想や方法にならって行動するほうが得意である。
問題解決力	自ら問題を見つけ、その解決に向けて取り組むほうが得意である。	問題意識をあまり持たず、目の前の業務に取り組むほうが得意である。
対応力	臨機応変な対応が必要となる業務のほうが得意である。	一貫性のある考えや行動を求められる業務のほうが得意である。
プレッシャーへの耐性	プレッシャーやストレスが多い業務のほうが得意である。	プレッシャーやストレスが少ない業務のほうが得意である。
調整力	周囲との調整が必要となる業務のほうが得意である。	周囲との調整が少ない業務のほうが得意である。
リーダーシップ	自分が先頭に立ってメンバーを牽引するほうが得意である。	自分は先頭に立たず、誰かをフォローするほうが得意である。

従業員についてよく理解することで、仕事の振り分けや業務量の調整などが可能になるでしょう。また上司や管理職に就く人は「自分がどんな上司なのか」「どんな部下と相性が良くて、悪いのか」把握しておくと業務配分の際に役立ちます。

ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）を実施することで、自身が上司もしくは部下になった場合にどんなタイプなのか把握が可能です。以下は上司・部下それぞれのタイプの項目です。

【部下としてのあなたのタイプ】

従順型	上司の意見や考えに従って働くことができる。
自律型	上司から指示がなくても、自分で考えて行動できる。
協調型	上司と協力しながら業務を遂行できる。
提案型	上司に対して業務に必要な情報を積極的に提案できる。
主張型	上司に自分の意見や考えをはっきり伝えることができる。

【上司としてのあなたタイプ】

指示型	部下に細かく指示・指導を行うことができる。
委任型	部下のやり方に干渉せず、仕事を任せることができる。
傾聴型	自分の意見を押し付けず、部下からの意見や提案を聞くことができる。
対話型	部下と話し合いながら物事を進めることができる。
交渉型	意見や考えが違う部下に対して、説得・交渉しながら働くことができる。

従業員のモチベーション維持にはたらきがいサーベイを

また、ミイダスの新しいサービスとして「はたらきがいサーベイ」が導入されました。

はたらきがいサーベイとは、はたらく人のエンゲージメントをアンケートを通して集計し、会社の「はたらきがい」を正確に算定できるサーベイです。会社がはたらく人の働きがいを引き出す環境が整えられているのか定量的に評価ができます・

たとえば、

労働人口の減少により採用がうまくいかない
従業員の不満に気づけず、離職が防げない
業務に対してはたらきがいを感じているか

など、企業によって抱える悩みに「はたらきがいサーベイ」は役立ちます。

主な機能としては次の3つです。

1.従業員のはたらきがいを可視化
2.はたらきがいを高い精度で見える化できる
3.解決すべき課題の優先順位が明確になる

はたらきがいサーベイでは、従業員が感じている「評価に対する納得度」「働くことへの動機づけ」といった正直な意見を特定できます。

業務負荷の課題は、ただ業務量を減らすだけでは解決は難しいでしょう。また、業務負荷の高い状況を変える姿勢を見せないと大切な従業員も離職してしまう可能性があります。

ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）で従業員一人ひとりの行動特性を見い出し、はたらきがいサーベイで従業員が日々働きがいを感じて業務を遂行できているのか確認することで、従業員の心理的負担も軽減できるはずです。

業務負荷の高さに悩んでいる企業はぜひミイダスの導入をご検討ください。

はたらきがいサーベイの詳細についてはこちら