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なぜ人事異動情報(内示)は秘密にしなければならないのか?運用ルールのポイントは?

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なぜ人事異動の情報(内示)は秘密にしなければならないのか?

内示とは?

そもそも「内示」という言葉にはどのような意味があるのでしょうか?

内示とは「内々にしめすこと」や「非公式に通知すること」を表し、「口外禁止」と同じ意味をもちます。ビジネスにおいては、企業側が人事異動を本人や関係者などの一部の人たちに秘密で伝える際に使用され、早めに本人に内示を伝えることで準備や心構えを促す役割があります。

しかし内示だからといって、すべての会社で秘密厳守が徹底されているわけではなく、辞令を受けた者が同僚に伝えてもよいという会社もあります。

辞令とは?

内示と似たような言葉に「辞令」があります。内示は原則として秘密にしなければいけませんが、辞令は公に開示されるものです。

辞令は社員の転勤や昇給、昇進、新規採用などの人事異動を通知する公式文書のことをいい、一度発令された辞令の途中変更はできません。内示と辞令の関係を説明すると、内示を出してから辞令を発令するという流れで人事異動を行います。

内示の段階ではまだ決定事項ではないため、本人や関係者のみに任意で通達します。一方、辞令は決定事項なので公に通達するのです。

人事異動を秘密にしなければならない期間とは?

社員が人事異動を秘密にしなければいけない期間は、辞令が出るまでです。多くの企業では辞令が出される1~2カ月前に内示が出されるので、そういう意味では秘密にしなければいけない期間も1~2カ月間が多いといえるでしょう。

例えばある社員が上司をさしおいて昇進の内示を受けていた場合、その上司に伝わると会社内で不和が生じる可能性があります。そのため社員には、辞令が出るまでは内示の内容は周りに秘密にするように伝えておくとよいでしょう。

なぜ人事異動の情報を秘密にしなければならないのか

事業戦略上の問題

社員の就いているポジションが重要であればあるほど、事業における機密性は増します。そのような社員が内示を受けた段階で周りに情報を漏らしてしまうと、さまざまな悪影響が予想されます。

例えば代表取締役の内示が出た際にうっかり周りに漏らしてしまった場合、最悪株価の暴落につながりかねません。これは投資家たちが「代表取締役変更によって企業が不安定になるのでは?」と考えるからです。

内示が原因で、企業の存続に関わる重要な問題に発展することもあります。そのため、内示は原則として口外禁止となっています。

社内の無用な混乱を防ぐため

内示が原則として口外禁止であるもう一つの理由は、辞令を受けるまでの残りの期間の仕事に支障を及ぼす可能性があるからです。会社をよりよくするための人事異動であるにも関わらず、内示の情報漏洩によって社員が悪影響を被っては意味がありません。

また辞令は公式な命令文書ですから、一度発令されると途中変更はできません。しかし内示の段階では、まだ変更の余地があることもあります。

内示の情報漏洩によって悪影響があった場合には、最悪人事異動の変更や取り消しを考えましょう。

なぜ人事異動の情報が漏洩してしまうのか?

内示を受けた社員が異動に納得がいかずに不満を漏らす

昇進や昇給といった、自分に都合のよい内示は嬉しいものですが、都合が悪い人事異動だった場合、納得がいかずに周りに不満を漏らしてしまうケースがあります。

内示を受けた社員が望んでいた異動に浮かれて話してしまう

その一方で、思わぬ昇進に浮かれて同僚に内示の情報を話してしまう社員もいるでしょう。このように異動の内容を話してしまうところから情報漏洩が始まります。

人事異動情報をもっている人間の管理不足

珍しいケースではありますが、メールの誤送信やシュレッダーのかけ忘れから内示の情報が漏れる場合もあります。

業務の引き継ぎなどの必要性から漏洩するパターン

業務上から情報が漏洩してしまうこともありますが、こちらは社内コンプライアンス的には一番よくないケースだといえるでしょう。このような状況を引き起こすことがないよう、細心の注意を払って引き継ぎを行わなければなりません。

人事異動情報を漏洩させないためのポイント

内示から辞令までのルールを策定する

内示を知らせる関係者の範囲を決める

内示の情報を漏洩させないためにはどうしたらよいのでしょうか? まず挙げられるポイントとしては「内示を知らせる関係者の範囲を決める」ことです。

内示の情報は基本的に口外禁止ですが、内示を受けた社員が「この人にならいいだろう」と勝手に判断して同僚に情報を伝えてしまうケースがあります。そこであらかじめ内示を知らせる関係者の範囲を決めて伝えることで、情報の拡散や漏洩を防ぐことができます。

内示を秘密にする期間を決める

辞令が出されるタイミングがわからないと、いつまで内示の情報を隠しておけばよいのか、不安になってしまう社員もいるでしょう。

内示を秘密にする期間を事前に伝え、社員に安心を与えることで、情報の漏洩を防げます。

内示の方法を決める

内示の方法を決めることで、内示を伝える際の伝達ミスからの情報漏洩を防ぐことができます。

基本的には、内示は口頭による通達が適しています。メールや文書で伝えた場合、業務ミスによって内示の情報が漏洩することがあるからです。

またある人には口頭で、ある人には文書でといったバラバラの内示通達をしていた場合、いざ情報が漏洩した際に情報元の特定ができず、さらに悪い状況を生んでしまうこともあります。内示の方法は事前に統一して決めておきましょう。

漏洩することにはコンプライアンスリスクがあることを周知する

内示の口外禁止を徹底しようとしても、噂好きな社員は情報を漏らしてしまうかもしれません。そのようなケースを防ぐには、コンプライアンス違反になることを周知させる必要があります。

口外厳禁にした情報を漏らした社員が発生した場合には、厳しい処罰を検討しましょう。以降の情報漏洩を防ぐことにつながります。

その異動は本当に正しいですか?

そもそも人事異動とは、企業の適材適所実現のための施策です。

組織にとって最高の配置をするためには、まずその仕事のポジションに必要な知識・能力・適性を知ることが重要。その上で、異動対象者がその知識・能力・適性を併せもっているかを見極めて配置することが適材適所実現への第一歩になります。

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