人事異動は、従業員にとってきわめて関心度の高いものの一つです。

年度が替わるタイミングや上半期の終わりなどに発表される大規模な異動は、組織の体制や風土にも変化を与えるため、人事異動の中でもインパクトが大きいでしょう。

しかし、異動の影響は社内外に正式発表されるところから始まるものではありません。関係者には「内示」の段階から、緊張感を与えてしまうのです。

また、内示を受ける側の従業員にとってだけでなく、人事異動は人事担当者や異動対象者の上司にとっても大きな悩みの種です。

必要があるからこそ行われる人事異動ですが、やり方を間違えると組織や従業員にわだかまりを残したり、悪い結果をもたらしたりすることもあります。

今回は人事異動の内示について、また異動のトラブルを避けるための方法を詳しく解説します。

人事異動を成功させたいとお考えの方は、ぜひこちらのお役立ち資料もご覧ください。
【無料ダウンロード：適切な人事異動・配置をするための方法とは】

内示はオープンな場で行われるものではないため、なんとなくイメージすることはできても具体的な共通認識を持つことが難しい概念です。

本項では、内示の意味と似たような意味の言葉との区別について解説します。

内示が秘密の場で行われる理由について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
【なぜ人事異動情報（内示）は秘密にしなければならないのか？ルールや仕組み作りのポイントは？】

内示とは、一般的に「内々にしめすこと」や「非公式に通知すること」を指します。「口外禁止」と同じ意味をもちます。

人事異動における内示とは、会社が人事異動を社内外に発表する前に、上司や人事担当者が異動する本人にその旨を内々に通知することを意味します。一般的に「内示」は、従業員に異動を正式に発表する前に行われます。

人事異動は人事担当者だけではなく、社長や役員までが関わって決める重要なものです。また、多くの人が関わることなのですぐに結論が出ず、異動が決まるまで打ち合わせや議論を何度も重ねる場合もあります。

内示は人事異動の正式発表ではないものの、異動する本人や関係者にとって重要な予定を知らせるものであり、正式発表前のステップとして行う企業も多いでしょう。

内示と似た言葉として「辞令」「発令」があります。

辞令とは秘密にしておく内示とは異なり、公に開示される公式情報で、発令は、辞令を出す行為のことを指します。

また、人事異動を知らせる公式文書や内容のことを「辞令」、辞令を出す行為のことを「発令」と区別することもあります。辞令・発令はいずれも「公式性」「公開性」「確定性」という点で内示とは異なります。

辞令や発令は、少なくとも社内に、ステークホルダーとの関係性によっては社外にも知らされることもあり、一度発表されると従業員だけでなく取引先でさえも正当な手段で入手できる情報です。

また、辞令や発令は、人事異動が正式決定したことを知らせる公式文書・行為です。一度発令してしまうと途中で変更することはできません。変更する場合は再度別の辞令を出すことが求められます。

一方、内示は同じ部署の人にすら知らされないことも多く、あくまで限定的な範囲で共有されます。情報が漏れない限り、ごく一部の関係者以外にはもたらされない情報です。内示の場合はまだ正式決定事項ではないため、本人や近しい関係者のみに限って共有されます。

人事異動の内示とは正式発表でない内容を伝えるため、辞令や発令よりも前に行われます。

よくある人事異動の流れをおおまかに示すと、以下のようになります。

人事異動の検討
▼
人事異動の決定
▼
内示
▼
辞令の発令
▼
異動

しかし、人事異動の形態は多岐にわたり、タイミングも一律ではないことが多いため、情報を整理しておかなければ、それぞれの人の内示や情報共有の状態が把握しきれず混乱をきたす場合もあります。

内示によるトラブルを防ぐ方法については、別項で解説します。

人事異動の適切な時期についてお悩みの方は、以下の記事も参考にしてください。
【人事異動の適切な時期と目的、期待できる効果とは？】

人事異動の内示は正式な通達ではないにもかかわらず、企業ではよく行われています。

慣例としての側面もありますが、目的や役割、効果があります。以下で詳しく解説します。

人事異動の目的についても知りたい方は、次の記事もご一読ください。
【人事異動（転勤）の目的とは？適切な人事異動をおこなうためのポイント】

人事異動の内示が行われる目的は「人事異動を円滑に進めること」です。

人事異動は重要な経営資源である人材を動かすことが目的であり、異動を通じて経営を改善・推進するために行われます。そのため、異動自体に極端な負荷がかかるのは本末転倒です。

異動をスムーズに行うことで、いち早く異動した人材が戦力化し、異動によってさらに業績を上げられます。内示とは、そのために行われるのです。

内示の目的を達成するための役割は、以下の点に集約されます。

内示は人事異動に先んじて行われるため、引き継ぎ等の具体的な動きだけでなく、異動対象者の心の準備を促す効果もあります。

人事異動とは、それが異動対象者本人にとって都合の良いことだったとしてもストレスを与える事象です。あらかじめ知らされることで、異動に向けて気持ちの整理をする時間をもつことができます。

また、人事異動は異動対象者の家族に対しても本人同様にストレスや変化をもたらすため、準備する時間があることは好ましいでしょう。たとえば、引っ越しを要する人事異動の場合、転居先の物件探しや子どもの転校・転園先、さらには帯同する家族の転職活動に時間を使うことができます。

異動対象者だけでなく、人事担当者もまた内示によって異動の準備にとりかかることができます。

発令文書の作成、異動先との連絡調整、さらには転居に関する福利厚生制度の活用などをあらかじめ用意することで、異動をスムーズに進められます。しかし、人事異動があるといっても、通常業務が休まることはありません。

異動によりさらに業績がアップするよう、少なくとも通常業務の遂行に支障がない状態にしておく必要があります。それには、内示を行い、人事異動に濃厚にかかわる人々が準備できている状態にし、人事異動そのものも滞りなく進むことが重要です。

内示には、以下の3つの効果があります。

内示は限られた人にしか行われず、正式な発令までは未確定の状態です。そのため、発令されるまで、内示にかかわった人々は秘密を守り、発令・異動を成功させる必要があります。

慣例的に口外しないことを理解している人も多いですが、秘密が守られるよう、「口外しないように」と明確に指示しておくと良いでしょう。

また、内示により異動が確定されるわけではないため、事実上の意思確認としても用いられることがあります。人事異動の内示の場面ではさまざまな言い回しが用いられます。

たとえば、以下の伝え方はすべて広義の内示と捉えられます。

「〇月、〇〇部に異動してもらうことになりました」
「〇〇支社への転勤の話が来ています」
「〇〇部で欠員が出たので、力を貸してもらえないでしょうか」
「〇〇さんにうちの部署に来てもらうことになりました」
「次の課長には〇〇さんが内定しました」

「異動である」と明言されなくても人事異動の内示ということはあり得ます。異動の打診ともいえる言い回しを用いて、異動対象者の意思確認が行われることもあります。

内示が行われる順番にもよりますが、内示は異動対象者や関係者の意思を確認し、実際の異動に向けての働き方や業務分担などの調整を図るきっかけにもなります。

内示が人事異動の意思確認の効果を持つならば、内示の拒否ができるのではないかと思われるかもしれません。しかし、原則として内示された人事異動の拒否はできないと理解されています。

日本の企業では終身雇用の文化が根強く残っており、会社の命令に従うことは企業で働いていくうえでのルールといえます。就業規則で「異動や配置転換を命ずることがある」などと定められている場合、企業は拒否した従業員に懲戒などの罰則を与えることができます。

一方、現実には家庭の都合や体調、キャリアプランなど、さまざまな事情から異動を拒否せざるを得ないこともあります。拒否が難しいとなれば、やむを得ず退職を選ぶこともあるでしょう。

人事担当者や内示を行う人々は、内示により重要な戦力を失うリスクも想定しておかなければなりません。

一口に人事異動といっても、部署異動だけではありません。主に以下のパターンが考えられます。

部署異動の場合も、隣の部署に異動するだけのものから、海外拠点へと転勤になる大きな異動、業務内容はそのままであるものの組織再編により所属部署ごと他の部署と統合して一つの部になるなど、さまざまです。

組織変更に伴う異動について詳しく知りたい方は、次の記事もご覧ください。
【組織変更に伴う人事異動を成功させるには？時期やポイントなどを解説】

新規採用の内示は、本人の入社前に行われ、ほかのパターンの内示とはやや異なる環境下で出されます。

内定や内々定というと入社する本人にとっての効果が想定されやすいですが、社内の従業員や配属部署の上司にとっては「新しいメンバーが加わる」という情報が伝わることは一種の内示です。

新規採用の内示により、入社までの期間は迎え入れの準備が行われ、具体的な業務分担やマニュアルの整備などが開始されることになります。

昇進は昇格と混同されがちですが、課長が部長になったり、部長が本部長、役員になったりするなど、現在よりも相対的に上のポジションに移ることをいいます。

昇格と同時に昇進することもありますが、チームや組織のリーダー、マネジメントする人を抜擢するという意味合いがあるため、必ずしも昇格は必須ではありません。むしろ、そのポストに空きが出た場合に補うなど、異動対象者本人よりも会社側の事情により昇進する場合が一般的です。

役職手当がつくなど、給与が上がるケースが多いですが、まれに職位がつくだけで昇給はないという場合もあります。

昇格とは、昇進とは異なり、異動対象者の絶対的なランクが上がることを指します。職能資格制度、等級制度をおいている会社に存在するものです。会社によって職能資格の呼び方はさまざまですが、1等級の従業員が2等級に昇格するなどの例があります。

年次で昇格を決めている企業もあれば、人事評価の結果により昇格を判断する企業もあります。昇格により対外的な地位に変動はないため、基本的には拒否する理由のない人事異動です。

昇格は職能資格制度、等級制度に紐づいているため、昇格すると給与、特に基本給が上がることが一般的です。

昇格の判断に関してアセスメントを活用する企業も増えています。以下の記事もご一読ください。
【昇格アセスメントを取り入れた人事評価が重要！従来の見極め方法の欠点は？】

降職は昇進の対義語、降格は昇格の対義語です。降職とは役職を解くこと、降格とは人事制度上の等級を引き下げることを意味します。

降職については会社側の判断や評価による場合だけではなく、本人の希望によるものもあります。働き方を変えたいという意思を持ち、決して悲観的ではない降職を選択する人も増えています。

そのほか、会社の判断や評価に基づく降職・降格には以下の場合があります。

 
必ずしもネガティブな理由によるものではないとしても、降職・降格はネガティブなイメージを想起させやすい形態の人事異動です。内示情報が漏れてしまったり、理由をきちんと説明していなかったりすると、誤った情報や噂が広まってしまう危険性もあります。
 
辞令発令後も業務が滞りなく進められるよう、内示の段階から伝え方には細心の注意を払う必要があります。

解雇や免職は、従業員にとってはきわめて大きな影響を及ぼす人事異動です。基本的には対象者本人の望まない処遇であり、解雇・免職の対象者が不満のあまりモラルに欠ける言動を行ってしまうことも想定されます。

体調不良や会社の業績悪化など、やむを得ない事情でも起こり得ますが、懲戒解雇・懲戒免職となった場合は発令後に周囲の従業員に対するケアも重要です。
降職・降格の場合と同様に、根拠のない噂話が出ない配慮が求められます。

解雇や免職の内示を行う場合は、内示の時点で約束をし、覚え書きを文書として残しておくことが望ましいといえます。社会保険労務士や弁護士など、必要に応じて外部の専門家を頼り、滞りなく手続きが進むよう取り計らいましょう。

転勤・転任とは、勤務地が変わる異動を意味します。

転勤のほうがポピュラーな言い回しですが、「転勤」の場合、勤務地で異動前と同じ業務をする場合があり、「転任」は勤務地とともに業務内容も変更になることを示すため区別して用いられることがある言葉です。

転勤は、異動の中でもとくに事前準備が必要になります。
転居を伴う場合は、物件探しから引っ越し、家族がいる場合は家族の転職や転校・転園まで手配しなければなりません。

転居の必要がない場合であっても、通勤経路が変更になるため、労務管理上の申請や通勤定期の変更処理などが必要になり、煩雑です。

また後任者とも直接会って会話することが難しくなるため、引き継ぎは入念に終えておく必要があります。

部署異動や配置転換は、人事異動の中で最も想像しやすい類型です。

古くから行われることのジョブローテーションによる部署異動もあれば、社内公募やプロジェクトメンバーとしての抜擢など、近年では多様な部署異動・配置転換が行われるようになりました。

部署異動や適材適所の配置の検討段階で、コンピテンシー診断などのアセスメントツールを活用し、仕事の割り振りを最適化する企業も多くなってきました。

人事異動は会社の業績をさらに高める施策のひとつです。機械的に人を動かすのではなく、それぞれの人物の持ち味を活かし、会社の戦力を高められるようぜひコンピテンシー診断を活用しましょう。
【コンピテンシー診断とは？導入事例や使用方法も解説】

さまざまな形態の人事異動を成功させるためには、内示の時点から気をつけておくべきポイントがあります。

本項では、スムーズな人事異動を導くためのポイントをお伝えします。

内示は秘密性の高い行為である一方で、会社が行うものであるため、一定の責任が生じます。内示でもたらされる情報は口外禁止であるからといって、手順まで不透明では統制が及ばなくなってしまいます。

したがって、会社のルールとして内示の手順を設定しましょう。

たとえば手順に盛り込む内容は、以下のものです。

人事担当者は人事異動が決定した後、異動の対象や内容、関係者が一覧で分かる表を作成し、それをもとに必要な連絡を行うなどの手順を決めるなどの流れが考えられます。

内示の手順だけでなく、守るべきルールも明文化しておくと良いでしょう。

たとえば、

などをルールとして設け、社内共有します。

とくに、内示を行う相手を原則として誰にするのか、ルールをもとに判断できるようにしておくことで漏えいや不必要な情報共有を避けることができます。

人事異動がスムーズに行われず、トラブルが起こる場合もあります。従業員の中には「なぜ自分が異動しなければいけないのか」と抗議する者もいるでしょう。

トラブルの防止には、内示の時点での配慮や工夫が鍵を握ります。

ここまで解説したように、従業員が異動を拒否することは原則としてできません。就業規則で規定していても、異動の拒否、抗議してくる従業員もいます。

人事異動の理由についてしつこく知りたがる従業員もいるかもしれませんが、人事異動はあくまでも業務命令なので、必ずしも答える義務はありません。

しかし、このような場合には、ルールを伝えるだけでなく、話し合いの場を設けて心情を聴き取ることも重要です。解雇・免職となる場合を除き、基本的には異動対象者が会社に残って業務を行うことが前提となり、仮に退職となった場合でも、わだかまりを残してしまえば風評被害など、会社に大きな痛手を被る可能性もあります。

人事担当者の負担がかかる部分でもありますが、内示を行う時点で異動対象者の心情に配慮し、伝える場所や同席者などに気を配り、気持ちを聴き取るようにしましょう。

従業員の中には、人事異動の内示を受けてモチベーションが下がってしまう人もいるでしょう。

必ずしも本人の意思に即した異動ばかりではないため、異動対象者自身の希望と異なる場合は不満が生じることもあります。

それだけではなく、新天地での活躍に意識が向かってしまい、異動までの期間の現所属先での業務に身が入らなくなることもよくあります。「私は異動するから関係ない」という気持ちになり、消化試合のようになってしまうのを避けるために、異動の日までは現在の職務を全うできるよう工夫が必要です。

内示を受けてから、現所属先の仲間に引き継ぎを行うためには、丁寧に仕事に向き合っておく必要があります。引き継ぎにかかわるメンバーには段階的に内示を行うなどして、モチベーションの低下を防ぎましょう。

人事異動のトラブルを避ける最大の方法は、異動をマイナスの出来事だと捉えてしまう従業員を作らないことです。異動により自らの持ち味を活かし、より活躍できると期待できることが必要です。

32万7,000社（2022年2月時点）が導入する「ミイダス」の活躍要因診断では、会社風土や活躍する従業員の特性を可視化する「フィッティング人材分析」が行えます。これにより、人事異動によって活躍し、成果を上げる従業員をピックアップすることもできます。
 
フィッティング人材分析は採用活動でも力を発揮します。自社にフィットする人材の傾向・特徴を把握できることに加え、特徴にマッチする求職者へ直接アプローチも可能です。

採用・人事異動の際に人材アセスメント（コンピテンシー評価）を盛り込むことで、ストレス耐性や問題解決能力など、面接だけでは判断できないコンピテンシーを測ることができます。

コンピテンシーは簡単に変化するものではないため、後から「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、事前にチェックすることをお勧めします。

コンピテンシー評価について知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
【コンピテンシー評価とは？導入方法や導入失敗を避けるポイントなどを解説】

面接官の評価に加え、このアセスメントデータを活用することにより、異動対象者・採用候補者のコンピテンシーを数字で理解、評価することができ、人事異動や採用のミスマッチを減らすことが可能です。
 
さらに、認知バイアスを可視化する「バイアス診断ゲーム」もご利用いただけます。
 
診断ゲームでは、候補者自身が意思決定や選択する際の「癖」を測れます。NTTデータ研究所とミイダスとの共同開発による、世界初の診断ゲームです。
 
これらの診断ツールを活用することで、人事異動・採用時のマッチング精度を高め、マネジメントにも活用できます。マネジメントする側が評価するだけでなく、従業員自らが「どのような能力を高めればよいのか」「自分には何が向いているのか」を知り、自己研鑽を促します。
 
「適材適所の人材配置を実現したい」「従業員のキャリア実現を会社も後押ししたい」「採用時のマッチング精度を高めたい」とお考えの方は、ぜひミイダスをご活用ください。

【1分で登録完了】ミイダスのコンピテンシー診断を無料で試してみる