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採用面接後に内定を出す際、応募者への採用連絡はどのような手段を選ぶべきでしょうか。
適切な方法で採用を伝えられれば、応募者の企業イメージや入社意欲がアップし、採用業務の効率化にもつながります。逆に、間違った方法ではやり取りがスムーズに進まず、不安や不信感から内定辞退を招くかもしれません。
この記事では、採用連絡の種類や基本的なポイントを解説し、すぐに使える例文やおすすめの採用支援システムを紹介します。自社に最適な採用連絡の手段を選び、円滑で効果的な採用活動を成功させるために、ぜひ最後までご一読ください。
なお、自社にぴったりの人材を採用するためのお役立ち資料も以下にご用意しています。無料でダウンロードできますので、この機会にぜひご活用ください。
適切な方法で採用を伝えられれば、応募者の企業イメージや入社意欲がアップし、採用業務の効率化にもつながります。逆に、間違った方法ではやり取りがスムーズに進まず、不安や不信感から内定辞退を招くかもしれません。
この記事では、採用連絡の種類や基本的なポイントを解説し、すぐに使える例文やおすすめの採用支援システムを紹介します。自社に最適な採用連絡の手段を選び、円滑で効果的な採用活動を成功させるために、ぜひ最後までご一読ください。
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はじめに採用活動の全体像を押さえておきたい方は、以下の記事をご覧ください。
【 関連記事：採用活動の基本からステップごとのポイント、スケジュール感を解説 】
【 関連記事：採用計画の立て方を7ステップで解説！テンプレートや計画立案後の注意点も 】
採用連絡の基本と注意点
適切な採用連絡は、企業のイメージを向上させるだけでなく、応募者の不安を解消し、入社意欲を高める役割も果たします。そのため、採用連絡の方法やタイミング、内容は非常に重要であり、採用成功を支える要素の一つです。
まずは、以下の基本的なポイントを押さえておきましょう。- 採用連絡は1週間以内に行う
- 連絡する時間帯は午前中が最適
- 合否によって採用連絡の手段を選ぶ
採用連絡は1週間以内に行う
採用選考後の連絡は、できるだけ早く行うことが大切です。具体的には、3日後〜1週間以内を目安としましょう。採用連絡のスピードは、応募者に対する歓迎の度合いや誠実さを示すものとなります。
応募者にとって結果待ちの期間は長く感じられ、以降の就職・転職活動にも影響するため「結果を早く知りたい」という人が大半です。通知までの期間が長くなるほど、不安が募り、企業への信頼が揺らぎかねません。
また、せっかく採用意向を固めたとしても、他社の選考が先行して内定が出されることで、優秀な人材を逃すリスクもあります。そのような機会損失を防ぐため、迅速な採用連絡を心がけましょう。連絡する時間帯は午前中が最適
採用連絡を行う時間帯も、企業に対する印象を左右する要素の一つです。特に電話で伝える場合は、応募者の都合を十分に考慮しましょう。基本的には午前中の連絡がおすすめです。
午前中が最適な理由は、応募者がいち早く結果を知ることができ、その日のうちに次の行動を取ることができるからです。例えば、電話が不通だった場合の折り返し連絡、メールの返信、面談予定の調整などが挙げられます。
さらに、午前中は頭が比較的すっきりして集中力も高く、合否の結果や次のステップに関する情報を冷静に受け止められるでしょう。
ただし、在職中の場合は就業時間にあたることも多く、お昼休みや就業後の時間帯を選ぶなど、相手に合わせた柔軟な対応も必要です。あまり遅い時間になると印象が悪いため、常識の範囲内で連絡するようにしてください。合否によって採用連絡の手段を選ぶ
選考結果の合否によって手段や伝え方を変えることは重要です。特に不採用の場合は、事実の伝達だけでなく、応募者の気持ちに配慮したコミュニケーションが求められます。伝え方によっては、企業イメージの悪化やネガティブな評判が広がる可能性もあるからです。
採用（内定）の場合は、直接的なコミュニケーションができる電話がもっとも効果的です。一方不採用の場合は、落ち着いて内容を受け止めやすいメールや郵送が適しています。各手段の詳細については、後述の内容を参考にしてください。
なお、コミュニケーションについて詳しく知りたい方は、以下の関連記事もおすすめです。応募者の見極め方だけでなく、ビジネスにおけるコミュニケーション能力の基本を解説しています。
【 関連記事：コミュニケーション能力とは？高い人の特徴・鍛え方と採用時の見極め方 】採用連絡の目的
ここでは主に内定者を想定し、採用連絡の目的を3つ紹介します。以下の内容を念頭に置いて、適切なコミュニケーションを意識しましょう。1. 内定を伝える
2. 他社の選考状況と反応を確認する
3. 内定辞退を防ぐ（入社意欲を高める）1. 内定を伝える
採用連絡のもっとも基本的な目的は、当然ながら「内定を伝える」ことです。応募者が採用選考に通過したことを知らせ、企業として「ぜひあなたを採用したい」という姿勢と理由を示します。
選考を受けてくれた感謝に加え、スキルや経験、適性などを高く評価していることも伝えるとよいでしょう。
内定・採用については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
【 関連記事：内定と採用の違いとは？通知の方法や取り消し、辞退の扱いについて解説 】2. 他社の選考状況と反応を確認する
先述のように、採用連絡は単に内定通知のためだけではありません。応募者とコミュニケーションを取り、他社の選考状況や内定への反応を確認することも重要な目的の一つです。
優秀な人材の確保はどの企業においても難しくなっています。就職・転職活動では複数社の選考を同時進行で進めるケースが多く、貴重な人材であるほど争奪戦です。
他社からも内定が出ている場合や、志望度の高い企業の選考が残っている場合などは、適切なフォローや条件の調整が必要かもしれません。まずはいち早く状況を把握し、その時点での入社意欲を探りつつ、優秀な人材を確保するチャンスを逃さないようにしましょう。
現在の人材市場や優秀な人材の確保に関しては、以下の記事も参考にしてください。
【 関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策 】
【 関連記事：活躍可能性の高い人材を採用するには？優秀な人材が辞めてしまう原因やポイントを紹介 】3. 内定辞退を防ぐ（入社意欲を高める）
採用連絡のもう一つの重要な目的は、入社へのモチベーションを高め、応募者の内定辞退を防ぐことです。
内定辞退の理由としては、次のようなものが考えられます。- 志望度の高い他社から内定が出た
- 自社への入社に不安を感じる
- 選考を通じて自社に対する印象が変わった など
条件のよい他社から内定が出たり、入社への不安があったりすると、内定辞退のリスクが高まります。採用連絡の段階では、歓迎の意向をしっかり示し、不安を解消できるようなコミュニケーションが必要です。自社の魅力を伝え、次のステップでは十分な内定者フォローを行いましょう。
内定辞退率を減らす方法や、内定者フォローについては、以下の関連記事で解説しています。内定辞退は企業にとって大きな損失となるため、ぜひご一読ください。
【 関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説 】
【 関連記事：中途採用の内定者フォローとは？事例やフォローメールの例文を解説 】採用連絡（採用通知）の手段
それぞれの特徴と注意点を知り、自社や応募者の状況に応じて最適な手段を選びましょう。1. 電話
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム1. 電話
電話は、採用連絡のなかでもっとも直接的な方法として利用されています。双方向にリアルタイムでコミュニケーションを取れるのが最大の特徴であり、基本的には採用（内定）の場合に選ばれる手段です。
電話のメリットは、何よりも即時性にあります。採用の意向を迅速に伝えられるだけでなく、応募者の疑問や不安もその場で解消可能です。
また、声のトーンや言葉のニュアンスを通じて、企業の期待や評価を伝えられるうえ、応募者の反応や感情を読み取りやすい点もメリットといえます。直接的なコミュニケーションによって、良好な関係にもつながるでしょう。
一方デメリットは、電話をかけるタイミングの難しさです。応募者の都合を尊重しながら、適切な時間帯に連絡しなければなりません。つながらなかった場合は、留守番電話にメッセージを残して再度かけるか、折り返しの連絡をもらう必要があります。
近年ではセキュリティの観点から、留守番電話にメッセージを残すのではなく、ショートメッセージやメールなどで電話した旨を伝えるなど、記録の残し方も煩雑になっています。
さらに、口頭伝達のため記録が残らず、内容によっては（面談の日程調整など）メモを取ってもらわなくてはなりません。応募者のプライバシーの問題から、電話を受ける環境にも配慮すべきです。2. メール
近年のデジタル化とともに、メールは採用連絡の主要な手段として活用されています。なぜなら、メールは柔軟性や効率性などの点で非常に便利だからです。メールは採用・不採用いずれの場合にも用いられます。
メールのメリットは、時間帯を気にせずいつでも連絡できることです。応募者も都合が良いときに内容を確認できるため、お互いに余計な手間やストレスが発生しません。
また、文字として記録に残るため内容が正確に伝わり、必要に応じてURLの共有や書類データなどの添付も可能です。統一されたテンプレートがあれば、企業イメージを保つことができ、採用連絡の効率化にもつながります。
一方でデメリットは、文字のみのコミュニケーションゆえ、感情やニュアンスを伝えるのが難しい場合があることです。不適切な文面では、誤解や不信感を生むかもしれません。特に不採用の場合はデリケートな内容となるため、十分な配慮が必要です。
迷惑メールとして誤ってフィルタリングされ、応募者に適切に届かない可能性もあります。メールが第三者に漏洩するリスクも、念のため考慮しておきましょう。3. 郵送
スピードが求められる昨今ではあまり利用されなくなってきましたが、郵送は伝統的な採用連絡の手段の一つです。応募者が通知を受け取るまでのタイムラグが大きいため、不採用の場合に選ばれる傾向があります。
郵送のメリットは、紙の書類としての保存が可能であり、正式性や重要性を強調して伝えられる点です。内定通知書など、正式な書類を送りたい場合にも郵送が適しています。
また、法律（刑法第133条・信書開封）が定められているため、重要な情報や個人情報を含む書類を安全に送ることができ、第三者による不正な開封も防げます。
デメリットとしては、時間がかかり即時性に欠けることが挙げられます。郵送料金や印刷コストが発生する点や、紛失・遅延のリスクについても理解しておくことが必要です。
なお、内定通知書や内定承諾書については、以下の関連記事をぜひご覧ください。
【 関連記事：転職における内定通知書とは？法的効力や送り方など、人事が知っておきたい基礎知識 】
【 関連記事：内定承諾書とは？企業が発行する目的と法的効力を解説【テンプレあり】 】4. 採用管理システム
採用活動にもDXが広がり、最近では多くの企業で「採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）」が導入されています。採用管理システムとは、採用にかかわる業務や情報を一元管理し、採用活動の強化と効率化を目指すシステムです。
求職者の情報管理から選考の進捗、そして採用連絡までの一連のプロセスを管理できるため、採用・不採用いずれの場合にも有効活用できます。
採用管理システムの最大のメリットは、効率的な管理ができる点です。応募者数が多い場合でも、全員の情報と選考の進捗を一元管理できるため、連絡漏れ・ミス防止に役立ちます。
システムにもよりますが、自動通知や文面のフォーマット、自社に合わせたカスタマイズなど、さまざまなサポート機能を利用すればより手間が省けるでしょう。基本的にセキュリティ機能は高いと考えられるため、情報漏洩のリスクも低減できます。
一方デメリットは、導入や維持にコストがかかることです。新しいシステムやツールを効果的に使いこなすには慣れが必要であり、苦手意識を感じる担当者もいるかもしれません。
採用DXや採用管理システム（ATS）については、以下の関連記事でそれぞれ詳しく解説しています。採用分野における重要なトレンドですので、ぜひ内容を押さえておきましょう。
【 関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介 】
【 関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説 】
数ある採用管理システムのなかでも、人材アセスメント採用サービス「ミイダス」は特におすすめです。人材の採用から育成までワンストップで利用できることが強みで、全国42万社以上（2022年12月時点）の企業に選ばれています。
採用連絡の効率化はもちろん、人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」や、認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」など、独自の機能が好評です。さらに費用は完全定額制で、コストを抑えながら便利なサービスをすべて利用できます。
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また、採用管理システムを利用する場合も、以下の要素を適宜取り入れるとよいでしょう。採用時の例文
まずは、応募者に採用（内定）を通知する場合の例文を見ていきましょう。電話でのトーク例
電話でのポイントは、相手が聞き取りやすいよう、ゆっくり・はっきり話すことです。以下の内容を盛り込みつつ、柔軟なコミュニケーションを心がけましょう。- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 電話をかけた相手と、相手の都合を確認する
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える（後送でも可）
- 質問や不明な点がないか確認する
- 他社の選考状況について聞く
具体的なトークスクリプトの例を見てみましょう。お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
［応募者名］様のご連絡先でお間違いないでしょうか。
只今、お時間よろしいでしょうか。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で厳正に検討した結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
今後の手続きや面談の日程などの詳細は、
後ほどメール（または郵送）にてお知らせいたしますが、
まずは直接お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
今の段階で、ご質問や不安な点などはございますか。
なお、他社様の選考状況についてはいかがでしょうか。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。メールでの例文
メールで採用連絡を行う場合は、わかりやすく丁寧な文面を心がけ、伝達内容に漏れがないよう注意しましょう。特に、採用決定の旨と必要な手続きに関しては、誤解なく明確に伝えることが大切です。次のようなポイントを参考にしてください。- 一目でわかる件名にする
- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える
- 必要な手続きがあれば簡潔に依頼する
- 質問や不明な点があれば問い合わせを勧める
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
つきましては、採用関連書類を郵送しましたので、
内容のご確認および必要事項のご記入・ご捺印のうえ、
弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
◆ご提出いただく書類
・入社承諾書
・最終学校卒業証明書
・健康診断書
◆ご返送期限
［日付］まで
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
取り急ぎメールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー郵送での例文
郵送の場合も、基本的にはメールと同様、わかりやすく簡潔な文面が求められます。メールよりもフォーマルな印象となるため、基本的にはビジネス文書のマナーを守り、時候の挨拶などを入れてもよいでしょう。- 日付を記載する
- ドキュメントの上部に件名を入れる
- 一般的なビジネス文書のルールに従う
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 必要書類を同封した旨を伝える
［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
採用に関する詳細や今後の手続きについては、同封の書類をご確認ください。
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
不採用時の例文
次に、応募者に不採用を通知する場合の例文を見ていきましょう。なお、不採用の場合に電話を用いるケースは少ないため、ここでは割愛します。メールでの例文
不採用を通知するメールは、応募者にとって残念な知らせであることは間違いありません。一般的に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と添えられることから、通称「お祈りメール」とも呼ばれます。送信する際には、次のような点に注意しましょう。- 件名や本文で直接的な表現は避ける
- 応募への感謝を伝える
- 明確かつ簡潔な文面にする
- 具体的な理由には触れない
- 応募書類の扱い（返送・処分）について伝える
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
メールでのご連絡にて大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー郵送での例文
郵送の場合も、注意すべき点はメールの場合と同様です。応募書類を返送する場合は、同封する旨を書き添えましょう。［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
以上、ここまで紹介した例文はあくまで基本的なものです。具体的な状況や応募者との関係性などに応じて、適切にカスタマイズすることをおすすめします。採用支援システム「ミイダス」とは
採用コストや工数の削減、生産性向上の方法については、以下の関連記事もご覧ください。
【 関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介 】
【 関連記事：採用工数とは？見直せばコスト削減や採用成功につながる！ 】
【 関連記事：生産性向上とは？企業ができる具体的な取り組みを解説！ 】
採用支援システムのなかでも、「ミイダス」は充実した独自の機能に加え、定額制というコスパの高さでも多くの企業に選ばれています。ミイダスの主な機能と特徴
ミイダスは、活躍する人材の発掘から採用、入社後の育成まで手厚くサポートする、採用DX時代にふさわしい採用支援システムです。特に、次のような独自機能を強みとして提供しています。- 人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」
- 自社に合う人材を見つけてスカウトできる「フィッティング人材分析」
- 認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」
- 社員のモチベーションを可視化できる「組織サーベイ」
「コンピテンシー診断」は、オンラインテストの受検を通じて、人材の資質や適性を全41項目で可視化できる機能です。候補者の見極めだけでなく、自社社員の分析にも役立ちます。その特徴にフィットする登録ユーザーを検索し、直接アプローチまでできるのが「フィッティング人材分析」です。
さらに、公正な採用選考を行うためには「バイアス診断ゲーム」が役立ちます。ゲーム感覚のテストに回答するだけで意思決定のクセを測定できるため、事前に対策を取れるでしょう。そして「組織サーベイ」は、短時間で回答できるテストによって、社員や組織の状態を定期的に把握し、マネジメントに有効です。
ミイダスは導入企業数424,950社（2022年12月時点）を誇り、客観的な分析をベースにした効果的な採用活動を支援しています。2015年7月のサービス開始以降、ユーザー数も増加の一途をたどっているため、採用成功の事例も増えている状況です。
実際の導入事例については、以下よりぜひご覧ください。
ミイダス企業導入事例
ミイダスご契約企業様には無料でお使いいただける「コンピテンシー活用講座」も好評です。コンピテンシー診断の結果を活用し、さらに組織の力を引き出すのに効果的です。講座のダイジェスト動画をぜひご覧ください。採用連絡に役立つ無料アプリ「ミイダス リクルーター」
Push通知で応募やメッセージの受信を知らせてくれるため、タイミングを逃さず迅速な対応ができるようになります。パソコンがない状況でも、いつでもどこでもコミュニケーションが取れるため、スムーズな採用活動につながります。また、アプリ上で応募者の情報を確認することも可能です。強力な採用代行の派生サービス「ミイダスTEL」
ミイダスTELは、一人ひとりに直接電話をかけて求人を案内する採用代行サービスです。専任の担当者が地道かつ魅力的にアプローチするため、応募が集めづらい勤務地や職種でもしっかり採用につなげられます。
企業の採用担当者は「採用条件を伝えて、応募を待つだけ」でOKです。候補者へのアプローチはもちろん、面接日程の調整や採用（合否）通知など、面倒な連絡業務もすべてお任せできます。手間のかかるやり取りが不要になるため、他の業務に集中できるでしょう。採用連絡の効率化・優秀な人材の獲得には「ミイダス」
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム・ツールこれまでは電話・メール・郵送の3パターンが主流でしたが、昨今の採用においては、より効率的かつ効果的な方法を検討する企業が増えています。特に多数の応募者を管理する場合や、ますます迅速な対応が求められる状況では、手動の作業にも限界があるでしょう。
「採用連絡を含め、採用プロセスをすべて効率化したい」
「コスパのよい採用支援システムを探している」
そのようにお考えの採用担当者の方は、ぜひ一度ミイダスをお試しください。アカウント登録は1分で完了し、無料の範囲でさまざまな機能をご利用いただけます。
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適切な採用連絡は、企業のイメージを向上させるだけでなく、応募者の不安を解消し、入社意欲を高める役割も果たします。そのため、採用連絡の方法やタイミング、内容は非常に重要であり、採用成功を支える要素の一つです。
まずは、以下の基本的なポイントを押さえておきましょう。
応募者にとって結果待ちの期間は長く感じられ、以降の就職・転職活動にも影響するため「結果を早く知りたい」という人が大半です。通知までの期間が長くなるほど、不安が募り、企業への信頼が揺らぎかねません。
また、せっかく採用意向を固めたとしても、他社の選考が先行して内定が出されることで、優秀な人材を逃すリスクもあります。そのような機会損失を防ぐため、迅速な採用連絡を心がけましょう。
午前中が最適な理由は、応募者がいち早く結果を知ることができ、その日のうちに次の行動を取ることができるからです。例えば、電話が不通だった場合の折り返し連絡、メールの返信、面談予定の調整などが挙げられます。
さらに、午前中は頭が比較的すっきりして集中力も高く、合否の結果や次のステップに関する情報を冷静に受け止められるでしょう。
ただし、在職中の場合は就業時間にあたることも多く、お昼休みや就業後の時間帯を選ぶなど、相手に合わせた柔軟な対応も必要です。あまり遅い時間になると印象が悪いため、常識の範囲内で連絡するようにしてください。
採用（内定）の場合は、直接的なコミュニケーションができる電話がもっとも効果的です。一方不採用の場合は、落ち着いて内容を受け止めやすいメールや郵送が適しています。各手段の詳細については、後述の内容を参考にしてください。
なお、コミュニケーションについて詳しく知りたい方は、以下の関連記事もおすすめです。応募者の見極め方だけでなく、ビジネスにおけるコミュニケーション能力の基本を解説しています。
【 関連記事：コミュニケーション能力とは？高い人の特徴・鍛え方と採用時の見極め方 】
応募者への採用連絡には、単なる採用・不採用を知らせるだけではない重要な目的があります。採用連絡は、応募者との新たな関係を築く第一歩です。
ここでは主に内定者を想定し、採用連絡の目的を3つ紹介します。以下の内容を念頭に置いて、適切なコミュニケーションを意識しましょう。
ここでは主に内定者を想定し、採用連絡の目的を3つ紹介します。以下の内容を念頭に置いて、適切なコミュニケーションを意識しましょう。
1. 内定を伝える
2. 他社の選考状況と反応を確認する
3. 内定辞退を防ぐ（入社意欲を高める）
2. 他社の選考状況と反応を確認する
3. 内定辞退を防ぐ（入社意欲を高める）
1. 内定を伝える
採用連絡のもっとも基本的な目的は、当然ながら「内定を伝える」ことです。応募者が採用選考に通過したことを知らせ、企業として「ぜひあなたを採用したい」という姿勢と理由を示します。
選考を受けてくれた感謝に加え、スキルや経験、適性などを高く評価していることも伝えるとよいでしょう。
内定・採用については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
【 関連記事：内定と採用の違いとは？通知の方法や取り消し、辞退の扱いについて解説 】
選考を受けてくれた感謝に加え、スキルや経験、適性などを高く評価していることも伝えるとよいでしょう。
内定・採用については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
【 関連記事：内定と採用の違いとは？通知の方法や取り消し、辞退の扱いについて解説 】
2. 他社の選考状況と反応を確認する
先述のように、採用連絡は単に内定通知のためだけではありません。応募者とコミュニケーションを取り、他社の選考状況や内定への反応を確認することも重要な目的の一つです。
優秀な人材の確保はどの企業においても難しくなっています。就職・転職活動では複数社の選考を同時進行で進めるケースが多く、貴重な人材であるほど争奪戦です。
他社からも内定が出ている場合や、志望度の高い企業の選考が残っている場合などは、適切なフォローや条件の調整が必要かもしれません。まずはいち早く状況を把握し、その時点での入社意欲を探りつつ、優秀な人材を確保するチャンスを逃さないようにしましょう。
現在の人材市場や優秀な人材の確保に関しては、以下の記事も参考にしてください。
【 関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策 】
【 関連記事：活躍可能性の高い人材を採用するには？優秀な人材が辞めてしまう原因やポイントを紹介 】
優秀な人材の確保はどの企業においても難しくなっています。就職・転職活動では複数社の選考を同時進行で進めるケースが多く、貴重な人材であるほど争奪戦です。
他社からも内定が出ている場合や、志望度の高い企業の選考が残っている場合などは、適切なフォローや条件の調整が必要かもしれません。まずはいち早く状況を把握し、その時点での入社意欲を探りつつ、優秀な人材を確保するチャンスを逃さないようにしましょう。
現在の人材市場や優秀な人材の確保に関しては、以下の記事も参考にしてください。
【 関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策 】
【 関連記事：活躍可能性の高い人材を採用するには？優秀な人材が辞めてしまう原因やポイントを紹介 】
3. 内定辞退を防ぐ（入社意欲を高める）
採用連絡のもう一つの重要な目的は、入社へのモチベーションを高め、応募者の内定辞退を防ぐことです。
内定辞退の理由としては、次のようなものが考えられます。
内定辞退の理由としては、次のようなものが考えられます。
- 志望度の高い他社から内定が出た
- 自社への入社に不安を感じる
- 選考を通じて自社に対する印象が変わった など
条件のよい他社から内定が出たり、入社への不安があったりすると、内定辞退のリスクが高まります。採用連絡の段階では、歓迎の意向をしっかり示し、不安を解消できるようなコミュニケーションが必要です。自社の魅力を伝え、次のステップでは十分な内定者フォローを行いましょう。
内定辞退率を減らす方法や、内定者フォローについては、以下の関連記事で解説しています。内定辞退は企業にとって大きな損失となるため、ぜひご一読ください。
【 関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説 】
【 関連記事：中途採用の内定者フォローとは？事例やフォローメールの例文を解説 】
内定辞退率を減らす方法や、内定者フォローについては、以下の関連記事で解説しています。内定辞退は企業にとって大きな損失となるため、ぜひご一読ください。
【 関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説 】
【 関連記事：中途採用の内定者フォローとは？事例やフォローメールの例文を解説 】
採用連絡（採用通知）の手段
それぞれの特徴と注意点を知り、自社や応募者の状況に応じて最適な手段を選びましょう。1. 電話
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム1. 電話
電話は、採用連絡のなかでもっとも直接的な方法として利用されています。双方向にリアルタイムでコミュニケーションを取れるのが最大の特徴であり、基本的には採用（内定）の場合に選ばれる手段です。
電話のメリットは、何よりも即時性にあります。採用の意向を迅速に伝えられるだけでなく、応募者の疑問や不安もその場で解消可能です。
また、声のトーンや言葉のニュアンスを通じて、企業の期待や評価を伝えられるうえ、応募者の反応や感情を読み取りやすい点もメリットといえます。直接的なコミュニケーションによって、良好な関係にもつながるでしょう。
一方デメリットは、電話をかけるタイミングの難しさです。応募者の都合を尊重しながら、適切な時間帯に連絡しなければなりません。つながらなかった場合は、留守番電話にメッセージを残して再度かけるか、折り返しの連絡をもらう必要があります。
近年ではセキュリティの観点から、留守番電話にメッセージを残すのではなく、ショートメッセージやメールなどで電話した旨を伝えるなど、記録の残し方も煩雑になっています。
さらに、口頭伝達のため記録が残らず、内容によっては（面談の日程調整など）メモを取ってもらわなくてはなりません。応募者のプライバシーの問題から、電話を受ける環境にも配慮すべきです。2. メール
近年のデジタル化とともに、メールは採用連絡の主要な手段として活用されています。なぜなら、メールは柔軟性や効率性などの点で非常に便利だからです。メールは採用・不採用いずれの場合にも用いられます。
メールのメリットは、時間帯を気にせずいつでも連絡できることです。応募者も都合が良いときに内容を確認できるため、お互いに余計な手間やストレスが発生しません。
また、文字として記録に残るため内容が正確に伝わり、必要に応じてURLの共有や書類データなどの添付も可能です。統一されたテンプレートがあれば、企業イメージを保つことができ、採用連絡の効率化にもつながります。
一方でデメリットは、文字のみのコミュニケーションゆえ、感情やニュアンスを伝えるのが難しい場合があることです。不適切な文面では、誤解や不信感を生むかもしれません。特に不採用の場合はデリケートな内容となるため、十分な配慮が必要です。
迷惑メールとして誤ってフィルタリングされ、応募者に適切に届かない可能性もあります。メールが第三者に漏洩するリスクも、念のため考慮しておきましょう。3. 郵送
スピードが求められる昨今ではあまり利用されなくなってきましたが、郵送は伝統的な採用連絡の手段の一つです。応募者が通知を受け取るまでのタイムラグが大きいため、不採用の場合に選ばれる傾向があります。
郵送のメリットは、紙の書類としての保存が可能であり、正式性や重要性を強調して伝えられる点です。内定通知書など、正式な書類を送りたい場合にも郵送が適しています。
また、法律（刑法第133条・信書開封）が定められているため、重要な情報や個人情報を含む書類を安全に送ることができ、第三者による不正な開封も防げます。
デメリットとしては、時間がかかり即時性に欠けることが挙げられます。郵送料金や印刷コストが発生する点や、紛失・遅延のリスクについても理解しておくことが必要です。
なお、内定通知書や内定承諾書については、以下の関連記事をぜひご覧ください。
【 関連記事：転職における内定通知書とは？法的効力や送り方など、人事が知っておきたい基礎知識 】
【 関連記事：内定承諾書とは？企業が発行する目的と法的効力を解説【テンプレあり】 】4. 採用管理システム
採用活動にもDXが広がり、最近では多くの企業で「採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）」が導入されています。採用管理システムとは、採用にかかわる業務や情報を一元管理し、採用活動の強化と効率化を目指すシステムです。
求職者の情報管理から選考の進捗、そして採用連絡までの一連のプロセスを管理できるため、採用・不採用いずれの場合にも有効活用できます。
採用管理システムの最大のメリットは、効率的な管理ができる点です。応募者数が多い場合でも、全員の情報と選考の進捗を一元管理できるため、連絡漏れ・ミス防止に役立ちます。
システムにもよりますが、自動通知や文面のフォーマット、自社に合わせたカスタマイズなど、さまざまなサポート機能を利用すればより手間が省けるでしょう。基本的にセキュリティ機能は高いと考えられるため、情報漏洩のリスクも低減できます。
一方デメリットは、導入や維持にコストがかかることです。新しいシステムやツールを効果的に使いこなすには慣れが必要であり、苦手意識を感じる担当者もいるかもしれません。
採用DXや採用管理システム（ATS）については、以下の関連記事でそれぞれ詳しく解説しています。採用分野における重要なトレンドですので、ぜひ内容を押さえておきましょう。
【 関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介 】
【 関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説 】
数ある採用管理システムのなかでも、人材アセスメント採用サービス「ミイダス」は特におすすめです。人材の採用から育成までワンストップで利用できることが強みで、全国42万社以上（2022年12月時点）の企業に選ばれています。
採用連絡の効率化はもちろん、人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」や、認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」など、独自の機能が好評です。さらに費用は完全定額制で、コストを抑えながら便利なサービスをすべて利用できます。
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また、採用管理システムを利用する場合も、以下の要素を適宜取り入れるとよいでしょう。採用時の例文
まずは、応募者に採用（内定）を通知する場合の例文を見ていきましょう。電話でのトーク例
電話でのポイントは、相手が聞き取りやすいよう、ゆっくり・はっきり話すことです。以下の内容を盛り込みつつ、柔軟なコミュニケーションを心がけましょう。- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 電話をかけた相手と、相手の都合を確認する
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える（後送でも可）
- 質問や不明な点がないか確認する
- 他社の選考状況について聞く
具体的なトークスクリプトの例を見てみましょう。お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
［応募者名］様のご連絡先でお間違いないでしょうか。
只今、お時間よろしいでしょうか。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で厳正に検討した結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
今後の手続きや面談の日程などの詳細は、
後ほどメール（または郵送）にてお知らせいたしますが、
まずは直接お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
今の段階で、ご質問や不安な点などはございますか。
なお、他社様の選考状況についてはいかがでしょうか。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。メールでの例文
メールで採用連絡を行う場合は、わかりやすく丁寧な文面を心がけ、伝達内容に漏れがないよう注意しましょう。特に、採用決定の旨と必要な手続きに関しては、誤解なく明確に伝えることが大切です。次のようなポイントを参考にしてください。- 一目でわかる件名にする
- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える
- 必要な手続きがあれば簡潔に依頼する
- 質問や不明な点があれば問い合わせを勧める
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
つきましては、採用関連書類を郵送しましたので、
内容のご確認および必要事項のご記入・ご捺印のうえ、
弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
◆ご提出いただく書類
・入社承諾書
・最終学校卒業証明書
・健康診断書
◆ご返送期限
［日付］まで
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
取り急ぎメールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー郵送での例文
郵送の場合も、基本的にはメールと同様、わかりやすく簡潔な文面が求められます。メールよりもフォーマルな印象となるため、基本的にはビジネス文書のマナーを守り、時候の挨拶などを入れてもよいでしょう。- 日付を記載する
- ドキュメントの上部に件名を入れる
- 一般的なビジネス文書のルールに従う
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 必要書類を同封した旨を伝える
［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
採用に関する詳細や今後の手続きについては、同封の書類をご確認ください。
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
不採用時の例文
次に、応募者に不採用を通知する場合の例文を見ていきましょう。なお、不採用の場合に電話を用いるケースは少ないため、ここでは割愛します。メールでの例文
不採用を通知するメールは、応募者にとって残念な知らせであることは間違いありません。一般的に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と添えられることから、通称「お祈りメール」とも呼ばれます。送信する際には、次のような点に注意しましょう。- 件名や本文で直接的な表現は避ける
- 応募への感謝を伝える
- 明確かつ簡潔な文面にする
- 具体的な理由には触れない
- 応募書類の扱い（返送・処分）について伝える
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
メールでのご連絡にて大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー郵送での例文
郵送の場合も、注意すべき点はメールの場合と同様です。応募書類を返送する場合は、同封する旨を書き添えましょう。［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
以上、ここまで紹介した例文はあくまで基本的なものです。具体的な状況や応募者との関係性などに応じて、適切にカスタマイズすることをおすすめします。採用支援システム「ミイダス」とは
採用コストや工数の削減、生産性向上の方法については、以下の関連記事もご覧ください。
【 関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介 】
【 関連記事：採用工数とは？見直せばコスト削減や採用成功につながる！ 】
【 関連記事：生産性向上とは？企業ができる具体的な取り組みを解説！ 】
採用支援システムのなかでも、「ミイダス」は充実した独自の機能に加え、定額制というコスパの高さでも多くの企業に選ばれています。ミイダスの主な機能と特徴
ミイダスは、活躍する人材の発掘から採用、入社後の育成まで手厚くサポートする、採用DX時代にふさわしい採用支援システムです。特に、次のような独自機能を強みとして提供しています。- 人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」
- 自社に合う人材を見つけてスカウトできる「フィッティング人材分析」
- 認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」
- 社員のモチベーションを可視化できる「組織サーベイ」
「コンピテンシー診断」は、オンラインテストの受検を通じて、人材の資質や適性を全41項目で可視化できる機能です。候補者の見極めだけでなく、自社社員の分析にも役立ちます。その特徴にフィットする登録ユーザーを検索し、直接アプローチまでできるのが「フィッティング人材分析」です。
さらに、公正な採用選考を行うためには「バイアス診断ゲーム」が役立ちます。ゲーム感覚のテストに回答するだけで意思決定のクセを測定できるため、事前に対策を取れるでしょう。そして「組織サーベイ」は、短時間で回答できるテストによって、社員や組織の状態を定期的に把握し、マネジメントに有効です。
ミイダスは導入企業数424,950社（2022年12月時点）を誇り、客観的な分析をベースにした効果的な採用活動を支援しています。2015年7月のサービス開始以降、ユーザー数も増加の一途をたどっているため、採用成功の事例も増えている状況です。
実際の導入事例については、以下よりぜひご覧ください。
ミイダス企業導入事例
ミイダスご契約企業様には無料でお使いいただける「コンピテンシー活用講座」も好評です。コンピテンシー診断の結果を活用し、さらに組織の力を引き出すのに効果的です。講座のダイジェスト動画をぜひご覧ください。採用連絡に役立つ無料アプリ「ミイダス リクルーター」
Push通知で応募やメッセージの受信を知らせてくれるため、タイミングを逃さず迅速な対応ができるようになります。パソコンがない状況でも、いつでもどこでもコミュニケーションが取れるため、スムーズな採用活動につながります。また、アプリ上で応募者の情報を確認することも可能です。強力な採用代行の派生サービス「ミイダスTEL」
ミイダスTELは、一人ひとりに直接電話をかけて求人を案内する採用代行サービスです。専任の担当者が地道かつ魅力的にアプローチするため、応募が集めづらい勤務地や職種でもしっかり採用につなげられます。
企業の採用担当者は「採用条件を伝えて、応募を待つだけ」でOKです。候補者へのアプローチはもちろん、面接日程の調整や採用（合否）通知など、面倒な連絡業務もすべてお任せできます。手間のかかるやり取りが不要になるため、他の業務に集中できるでしょう。採用連絡の効率化・優秀な人材の獲得には「ミイダス」
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム・ツールこれまでは電話・メール・郵送の3パターンが主流でしたが、昨今の採用においては、より効率的かつ効果的な方法を検討する企業が増えています。特に多数の応募者を管理する場合や、ますます迅速な対応が求められる状況では、手動の作業にも限界があるでしょう。
「採用連絡を含め、採用プロセスをすべて効率化したい」
「コスパのよい採用支援システムを探している」
そのようにお考えの採用担当者の方は、ぜひ一度ミイダスをお試しください。アカウント登録は1分で完了し、無料の範囲でさまざまな機能をご利用いただけます。
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それぞれの特徴と注意点を知り、自社や応募者の状況に応じて最適な手段を選びましょう。
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム
電話のメリットは、何よりも即時性にあります。採用の意向を迅速に伝えられるだけでなく、応募者の疑問や不安もその場で解消可能です。
また、声のトーンや言葉のニュアンスを通じて、企業の期待や評価を伝えられるうえ、応募者の反応や感情を読み取りやすい点もメリットといえます。直接的なコミュニケーションによって、良好な関係にもつながるでしょう。
一方デメリットは、電話をかけるタイミングの難しさです。応募者の都合を尊重しながら、適切な時間帯に連絡しなければなりません。つながらなかった場合は、留守番電話にメッセージを残して再度かけるか、折り返しの連絡をもらう必要があります。
近年ではセキュリティの観点から、留守番電話にメッセージを残すのではなく、ショートメッセージやメールなどで電話した旨を伝えるなど、記録の残し方も煩雑になっています。
さらに、口頭伝達のため記録が残らず、内容によっては（面談の日程調整など）メモを取ってもらわなくてはなりません。応募者のプライバシーの問題から、電話を受ける環境にも配慮すべきです。
メールのメリットは、時間帯を気にせずいつでも連絡できることです。応募者も都合が良いときに内容を確認できるため、お互いに余計な手間やストレスが発生しません。
また、文字として記録に残るため内容が正確に伝わり、必要に応じてURLの共有や書類データなどの添付も可能です。統一されたテンプレートがあれば、企業イメージを保つことができ、採用連絡の効率化にもつながります。
一方でデメリットは、文字のみのコミュニケーションゆえ、感情やニュアンスを伝えるのが難しい場合があることです。不適切な文面では、誤解や不信感を生むかもしれません。特に不採用の場合はデリケートな内容となるため、十分な配慮が必要です。
迷惑メールとして誤ってフィルタリングされ、応募者に適切に届かない可能性もあります。メールが第三者に漏洩するリスクも、念のため考慮しておきましょう。
郵送のメリットは、紙の書類としての保存が可能であり、正式性や重要性を強調して伝えられる点です。内定通知書など、正式な書類を送りたい場合にも郵送が適しています。
また、法律（刑法第133条・信書開封）が定められているため、重要な情報や個人情報を含む書類を安全に送ることができ、第三者による不正な開封も防げます。
デメリットとしては、時間がかかり即時性に欠けることが挙げられます。郵送料金や印刷コストが発生する点や、紛失・遅延のリスクについても理解しておくことが必要です。
なお、内定通知書や内定承諾書については、以下の関連記事をぜひご覧ください。
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求職者の情報管理から選考の進捗、そして採用連絡までの一連のプロセスを管理できるため、採用・不採用いずれの場合にも有効活用できます。
採用管理システムの最大のメリットは、効率的な管理ができる点です。応募者数が多い場合でも、全員の情報と選考の進捗を一元管理できるため、連絡漏れ・ミス防止に役立ちます。
システムにもよりますが、自動通知や文面のフォーマット、自社に合わせたカスタマイズなど、さまざまなサポート機能を利用すればより手間が省けるでしょう。基本的にセキュリティ機能は高いと考えられるため、情報漏洩のリスクも低減できます。
一方デメリットは、導入や維持にコストがかかることです。新しいシステムやツールを効果的に使いこなすには慣れが必要であり、苦手意識を感じる担当者もいるかもしれません。
採用DXや採用管理システム（ATS）については、以下の関連記事でそれぞれ詳しく解説しています。採用分野における重要なトレンドですので、ぜひ内容を押さえておきましょう。
【 関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介 】
【 関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説 】
数ある採用管理システムのなかでも、人材アセスメント採用サービス「ミイダス」は特におすすめです。人材の採用から育成までワンストップで利用できることが強みで、全国42万社以上（2022年12月時点）の企業に選ばれています。
採用連絡の効率化はもちろん、人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」や、認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」など、独自の機能が好評です。さらに費用は完全定額制で、コストを抑えながら便利なサービスをすべて利用できます。
無料アカウント登録は1分で完了します。まずは以下よりお試しください。
ここからは、すぐに使える採用連絡の例文を紹介します。採用・不採用のケース別に例示しているため、適切なコミュニケーションの参考としてお役立てください。
また、採用管理システムを利用する場合も、以下の要素を適宜取り入れるとよいでしょう。
また、採用管理システムを利用する場合も、以下の要素を適宜取り入れるとよいでしょう。
採用時の例文
まずは、応募者に採用（内定）を通知する場合の例文を見ていきましょう。
電話でのトーク例
電話でのポイントは、相手が聞き取りやすいよう、ゆっくり・はっきり話すことです。以下の内容を盛り込みつつ、柔軟なコミュニケーションを心がけましょう。
- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 電話をかけた相手と、相手の都合を確認する
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える（後送でも可）
- 質問や不明な点がないか確認する
- 他社の選考状況について聞く
具体的なトークスクリプトの例を見てみましょう。
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
［応募者名］様のご連絡先でお間違いないでしょうか。
只今、お時間よろしいでしょうか。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で厳正に検討した結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
今後の手続きや面談の日程などの詳細は、
後ほどメール（または郵送）にてお知らせいたしますが、
まずは直接お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
今の段階で、ご質問や不安な点などはございますか。
なお、他社様の選考状況についてはいかがでしょうか。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
［応募者名］様のご連絡先でお間違いないでしょうか。
只今、お時間よろしいでしょうか。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で厳正に検討した結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
今後の手続きや面談の日程などの詳細は、
後ほどメール（または郵送）にてお知らせいたしますが、
まずは直接お伝えしたく、ご連絡させていただきました。
今の段階で、ご質問や不安な点などはございますか。
なお、他社様の選考状況についてはいかがでしょうか。
それでは、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
メールでの例文
メールで採用連絡を行う場合は、わかりやすく丁寧な文面を心がけ、伝達内容に漏れがないよう注意しましょう。特に、採用決定の旨と必要な手続きに関しては、誤解なく明確に伝えることが大切です。次のようなポイントを参考にしてください。
- 一目でわかる件名にする
- 企業名と部署名、自分の名前を伝える
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 今後のステップや予定を伝える
- 必要な手続きがあれば簡潔に依頼する
- 質問や不明な点があれば問い合わせを勧める
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
つきましては、採用関連書類を郵送しましたので、
内容のご確認および必要事項のご記入・ご捺印のうえ、
弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
◆ご提出いただく書類
・入社承諾書
・最終学校卒業証明書
・健康診断書
◆ご返送期限
［日付］まで
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
取り急ぎメールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
つきましては、採用関連書類を郵送しましたので、
内容のご確認および必要事項のご記入・ご捺印のうえ、
弊社までご返送くださいますようお願いいたします。
◆ご提出いただく書類
・入社承諾書
・最終学校卒業証明書
・健康診断書
◆ご返送期限
［日付］まで
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
取り急ぎメールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
引き続きよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー
郵送での例文
郵送の場合も、基本的にはメールと同様、わかりやすく簡潔な文面が求められます。メールよりもフォーマルな印象となるため、基本的にはビジネス文書のマナーを守り、時候の挨拶などを入れてもよいでしょう。
- 日付を記載する
- ドキュメントの上部に件名を入れる
- 一般的なビジネス文書のルールに従う
- 応募への感謝を伝える
- 採用したい意向を伝える
- 必要書類を同封した旨を伝える
［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、［応募者名］様の採用を決定いたしました。
採用に関する詳細や今後の手続きについては、同封の書類をご確認ください。
何かご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
不採用時の例文
次に、応募者に不採用を通知する場合の例文を見ていきましょう。なお、不採用の場合に電話を用いるケースは少ないため、ここでは割愛します。
メールでの例文
不採用を通知するメールは、応募者にとって残念な知らせであることは間違いありません。一般的に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と添えられることから、通称「お祈りメール」とも呼ばれます。送信する際には、次のような点に注意しましょう。
- 件名や本文で直接的な表現は避ける
- 応募への感謝を伝える
- 明確かつ簡潔な文面にする
- 具体的な理由には触れない
- 応募書類の扱い（返送・処分）について伝える
件名：［会社名］ 選考結果のご連絡
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
メールでのご連絡にて大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー
［応募者］ 様
お世話になっております。
［会社名］採用担当の［担当者名］でございます。
先日は弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
メールでのご連絡にて大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
ーーーーーーーー
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
ーーーーーーーー
郵送での例文
郵送の場合も、注意すべき点はメールの場合と同様です。応募書類を返送する場合は、同封する旨を書き添えましょう。
［日付］
［応募者］ 様
選考結果のご連絡
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねた結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えない結果となり申し訳ありません。
大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、ご提出の応募書類については、弊社で責任をもって破棄させていただきます。
末筆ながら、［応募者］ 様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
［会社名］
［担当者名］
［所在地］
［連絡先］
以上、ここまで紹介した例文はあくまで基本的なものです。具体的な状況や応募者との関係性などに応じて、適切にカスタマイズすることをおすすめします。
採用支援システム「ミイダス」とは
採用コストや工数の削減、生産性向上の方法については、以下の関連記事もご覧ください。
【 関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介 】
【 関連記事：採用工数とは？見直せばコスト削減や採用成功につながる！ 】
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採用支援システムのなかでも、「ミイダス」は充実した独自の機能に加え、定額制というコスパの高さでも多くの企業に選ばれています。ミイダスの主な機能と特徴
ミイダスは、活躍する人材の発掘から採用、入社後の育成まで手厚くサポートする、採用DX時代にふさわしい採用支援システムです。特に、次のような独自機能を強みとして提供しています。- 人材の特性を見極める適性検査「コンピテンシー診断」
- 自社に合う人材を見つけてスカウトできる「フィッティング人材分析」
- 認知バイアスを可視化できる「バイアス診断ゲーム」
- 社員のモチベーションを可視化できる「組織サーベイ」
「コンピテンシー診断」は、オンラインテストの受検を通じて、人材の資質や適性を全41項目で可視化できる機能です。候補者の見極めだけでなく、自社社員の分析にも役立ちます。その特徴にフィットする登録ユーザーを検索し、直接アプローチまでできるのが「フィッティング人材分析」です。
さらに、公正な採用選考を行うためには「バイアス診断ゲーム」が役立ちます。ゲーム感覚のテストに回答するだけで意思決定のクセを測定できるため、事前に対策を取れるでしょう。そして「組織サーベイ」は、短時間で回答できるテストによって、社員や組織の状態を定期的に把握し、マネジメントに有効です。
ミイダスは導入企業数424,950社（2022年12月時点）を誇り、客観的な分析をベースにした効果的な採用活動を支援しています。2015年7月のサービス開始以降、ユーザー数も増加の一途をたどっているため、採用成功の事例も増えている状況です。
実際の導入事例については、以下よりぜひご覧ください。
ミイダス企業導入事例
ミイダスご契約企業様には無料でお使いいただける「コンピテンシー活用講座」も好評です。コンピテンシー診断の結果を活用し、さらに組織の力を引き出すのに効果的です。講座のダイジェスト動画をぜひご覧ください。採用連絡に役立つ無料アプリ「ミイダス リクルーター」
Push通知で応募やメッセージの受信を知らせてくれるため、タイミングを逃さず迅速な対応ができるようになります。パソコンがない状況でも、いつでもどこでもコミュニケーションが取れるため、スムーズな採用活動につながります。また、アプリ上で応募者の情報を確認することも可能です。強力な採用代行の派生サービス「ミイダスTEL」
ミイダスTELは、一人ひとりに直接電話をかけて求人を案内する採用代行サービスです。専任の担当者が地道かつ魅力的にアプローチするため、応募が集めづらい勤務地や職種でもしっかり採用につなげられます。
企業の採用担当者は「採用条件を伝えて、応募を待つだけ」でOKです。候補者へのアプローチはもちろん、面接日程の調整や採用（合否）通知など、面倒な連絡業務もすべてお任せできます。手間のかかるやり取りが不要になるため、他の業務に集中できるでしょう。採用連絡の効率化・優秀な人材の獲得には「ミイダス」
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム・ツールこれまでは電話・メール・郵送の3パターンが主流でしたが、昨今の採用においては、より効率的かつ効果的な方法を検討する企業が増えています。特に多数の応募者を管理する場合や、ますます迅速な対応が求められる状況では、手動の作業にも限界があるでしょう。
「採用連絡を含め、採用プロセスをすべて効率化したい」
「コスパのよい採用支援システムを探している」
そのようにお考えの採用担当者の方は、ぜひ一度ミイダスをお試しください。アカウント登録は1分で完了し、無料の範囲でさまざまな機能をご利用いただけます。
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採用コストや工数の削減、生産性向上の方法については、以下の関連記事もご覧ください。
【 関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介 】
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【 関連記事：生産性向上とは？企業ができる具体的な取り組みを解説！ 】
採用支援システムのなかでも、「ミイダス」は充実した独自の機能に加え、定額制というコスパの高さでも多くの企業に選ばれています。
さらに、公正な採用選考を行うためには「バイアス診断ゲーム」が役立ちます。ゲーム感覚のテストに回答するだけで意思決定のクセを測定できるため、事前に対策を取れるでしょう。そして「組織サーベイ」は、短時間で回答できるテストによって、社員や組織の状態を定期的に把握し、マネジメントに有効です。
ミイダスは導入企業数424,950社（2022年12月時点）を誇り、客観的な分析をベースにした効果的な採用活動を支援しています。2015年7月のサービス開始以降、ユーザー数も増加の一途をたどっているため、採用成功の事例も増えている状況です。
実際の導入事例については、以下よりぜひご覧ください。
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Push通知で応募やメッセージの受信を知らせてくれるため、タイミングを逃さず迅速な対応ができるようになります。パソコンがない状況でも、いつでもどこでもコミュニケーションが取れるため、スムーズな採用活動につながります。また、アプリ上で応募者の情報を確認することも可能です。
ミイダスTELは、一人ひとりに直接電話をかけて求人を案内する採用代行サービスです。専任の担当者が地道かつ魅力的にアプローチするため、応募が集めづらい勤務地や職種でもしっかり採用につなげられます。
企業の採用担当者は「採用条件を伝えて、応募を待つだけ」でOKです。候補者へのアプローチはもちろん、面接日程の調整や採用（合否）通知など、面倒な連絡業務もすべてお任せできます。手間のかかるやり取りが不要になるため、他の業務に集中できるでしょう。
本記事では、主な採用連絡の手段として以下の4つを紹介しました。
1. 電話
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム・ツール
2. メール
3. 郵送
4. 採用管理システム・ツール
これまでは電話・メール・郵送の3パターンが主流でしたが、昨今の採用においては、より効率的かつ効果的な方法を検討する企業が増えています。特に多数の応募者を管理する場合や、ますます迅速な対応が求められる状況では、手動の作業にも限界があるでしょう。
「採用連絡を含め、採用プロセスをすべて効率化したい」
「コスパのよい採用支援システムを探している」
そのようにお考えの採用担当者の方は、ぜひ一度ミイダスをお試しください。アカウント登録は1分で完了し、無料の範囲でさまざまな機能をご利用いただけます。
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