企業の人事担当者が転職希望者に内定の決定を知らせるための「内定通知書」。

内定通知書は人材採用において大切な役割を担っています。
しかし、法的効力や正しい作成方法についてきちんと理解していないと、転職希望者との思わぬトラブルの原因となるかもしれません。

また、内定に関する書類は他にも「内定承諾書」「労働条件承諾書」「採用通知書」などさまざまな種類があるため、違いについても知っておく必要があります。

この記事では、人事担当者が知っておきたい内定通知書についての基礎知識を解説するとともに、法的効力や書き方、送り方などを解説します。ぜひ、今後の人材採用に役立ててください。

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企業が転職希望者に対して、採用が内定したことを通知するための書類を「内定通知書」といいます。

企業に内定通知書の発行義務はなく、発行しなくても法的に問題はありません。企業によっては電話やメールなどを利用して内定を連絡するところもあり、通知の方法は異なります。

しかし、電話など口頭だけで通知する場合には、書面による事実の確認ができないため、あとで転職希望者とのトラブルが発生する可能性もあります。そのため、内定通知書として書面を発行したほうが無難です。

内定通知書に記載される内容は、法的に義務付けられていないため統一された書式がなく、それぞれの企業が独自の書類を作成して発行します。一般的には、応募のお礼や内定が決定したことのお知らせ、同封書類の内容、返送書類の期限日などを記載します。

なお、内定通知書の発行は「労働契約の締結」を意味するため、企業はよほどの事情がない限り内定取り消しができません。

内定承諾書とは、転職希望者が内定承諾の旨を企業に伝えるための書類です。内定通知書と同様に企業側には発行の義務はありません。なお、企業によっては「内定誓約書」や「入社承諾書」と呼ばれています。

一般的には、内定通知書に同封して転職希望者に送付します。返送されるまでの期間は、転職希望者の手元に書類が届いてから一週間以内です。

労働条件通知書とは、契約期間・勤務時間・給与などの労働条件をまとめて転職希望者に交付する書類です。

労働基準法第15条により発行が義務付けられていますが、近年ではメールやメッセージツールなど書類以外の方法で発行するケースも増えています。

なお、労働条件通知書の記載内容は規定が存在するので、厚生労働省ホームページの「様式集」から必要書式をダウンロードして使用するのがおすすめです。

採用通知書は内定通知書と同様に、雇用の意思を通知する書類です。

両者に大きな違いはありませんが「内定通知書 = 内定を通知する」「採用通知書 = 正式な採用を通知する」点では異なります。

採用プロセスや書類の意味合いは企業によって異なるので、「採用内定通知書」として発行している所も存在します。

内定通知書には決まった書式がなく、企業の裁量で作成できます。インターネットから内定通知書のテンプレートをダウンロードするのが効率的ですが、内容は適宜変更する可能性もあるでしょう。

そんな時は、これから紹介する8つの基本的な項目を押さえておくと、書類作成がスムーズに進みます。

1.日付
2.宛先
3.差出人
4.件名
5.前文
6.主文
7.末文
8.別記

どのような内容にすべきか悩んでいる人事担当者の方は、参考にしてみてください。

用紙の右上には「内定が確定した日」もしくは「内定通知書を発送する日付」を記載します。

日付は特に大きな意味を持つ項目ではありませんが、どちらを記載するかは事前に組織内で共有しておくとよいでしょう。

通知書を発送する相手の名前を履歴書のとおりに記載します。

誤った名前を宛名に記載するのは非常に失礼なだけでなく、企業への不信感にもつながるので要注意です。

宛名の右下には、企業名と代表者の指名を差出人として記載します。代表者は取締役だけでなく、人事部長などでも問題ありません。

なお、企業名は省略せずフルネームで記載してください。

文書の名前として「内定通知書」「採用通知書」「内定採用通知書」のいずれかを記載します。

企業によって件名は若干異なると思いますので、事前に定めている件名を記載すれば問題ありません。

前文は「拝啓 + 時候の挨拶」で構成します。

時候の挨拶は、何月に書類を送るかによって内容が変わってきます。Webサイトや文書構成ソフトのテンプレートを参考にして、適切な時候の挨拶を記載しましょう。

主文では「応募に対するお礼・内定の通知・必要な手続き」を記載します。

内容に決まった記載ルールはありませんが、内定の通知には以下の文章がよく使用されます。

「厳正な選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ご連絡申し上げます。」

必要な手続きには、同封の必要書類を確認し、期日までに提出をお願いする旨を記載します。万が一、期日までの書類が届かない場合の処遇についても記載しましょう。

末文は「結びの挨拶 + 敬具」で締めくくります。

別記に記載する内容は「同封書類・提出期限・問い合わせ先など・以上」ですが、企業によっては以下の項目も記載しております。

ここまで解説した8つの項目を記載したサンプル例文を紹介します。

ご利用になられる際は、適宜必要事項の追記・修正をお願いいたします。

内定通知書の送付方法は、郵送とメールの2種類があります。

内定通知書の送付時期に決まりはありませんが、候補者にスムーズな意思決定を促すためにも、最終面接後1週間～10日以内を目安に送付するのがおすすめです。

内定通知書を郵送する時は、以下3つのポイントに気をつけましょう。

内定通知書を通常の方法で送付すると、他の郵便物に紛れ込んで確認できなくなる恐れがあります。書留やレターパックを使用すれば、配達確認ができておすすめです。

なお、候補者の中には転職活動を人に知られたくない可能性もあります。誤って第三者が封を切らないように「親展」扱いで送付しましょう。

返信が必要な書類が返送しやすいよう、切手を貼った返信用封筒も同封しておきましょう。

なお、郵送は金銭的・人的コストがかかったり、候補者とのやり取りに時間を要したりするデメリットもあります。内定通知書を送付する候補者が多い時は、メールでやり取りする方法も検討してください。

内定通知書をメールで送付する時は、以下2つのポイントに気をつけましょう。

メールでの送付は、コスト削減や迅速な連絡が可能です。しかし、知らないメールアドレスからのメールを削除する・迷惑メールフォルダに入ってしまう、といったデメリットも。

そのため、内定通知はメールで行う旨をあらかじめ候補者に伝えておきましょう。通知専用のメールアドレスを候補者に教えておくのも効果的です。

とはいえ、届いたメールが確実に開封されるとは限りません。開封確認機能や電話での確認も合わせて実施しましょう。

ここまで内定通知書の送り方を解説しましたが、場合によっては候補者が内定辞退をする可能性もあります。内定辞退率を減らす方法について解説している、以下の記事もぜひご覧ください。

【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】

また、当社が提供するアセスメントツール「ミイダス」では、求職者のコンピテンシー（活躍人材に）を分析・可視化できる「コンピテンシー診断」や、認知バイアス（思考のクセ）を診断し、業務に活かすためのアドバイスが付いてくる「バイアス診断ゲーム」が利用できます。

コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームの両方を活用することで、より高精度の適性検査が可能。コンピテンシー診断は以下で無料登録後、15名まで無料で利用できます。まずはお試しで機能を確認してみてください。

ここからは、内定通知書の法的効力について解説します。

誤った認識で手続きを行うとトラブルに発展してしまうので、しっかりと法的効力の有無について押さえておきましょう。

企業から内定通知書が送られた時点（あるいは口頭で内定を伝えた時点）で、労働契約は発生します。法的には、企業と転職希望者との間には「始期付解約権留保付労働契約」が成立している状態です。

企業側から内定の取り消しをする場合は「解雇」に該当するので、労働契約法第16条 により、社会通念上相当であると認められない限り内定は取り消せません。

ただし、内定通知書に記載された内定取り消し事由に該当する、または企業と候補者の間で取り消し事由に対する同意がある場合は認められます。

【内定取り消し事由に該当する例】

企業側としてはよほどのことがない限り、一度出した内定を撤回することはできません。
しかしその一方で、転職希望者は基本的には内定を辞退することが可能です。

民法627条では、原則として期間の定めがない雇用の場合、いつでも解約の申し入れができるとされ、解約の申し入れから2週間が経つと労働契約が終了します。転職希望者から内定承諾書を返送してもらったあとであっても、入社予定日の2週間前までに内定辞退の申し出があれば受け入れざるを得ません。

「ミイダス」では、自社にマッチする人材の特性を分析し、内定辞退を防ぐ効果が期待できるツールを搭載しております。

「コンピテンシー診断」は、活躍する社員の行動特性を41の項目から分析し、自社に必要な人材のコンピテンシーを把握できます。

たとえば人材を募集したいポジションで既に活躍している人材のコンピテンシーを分析し、求める人材像の参考としてコンピテンシーモデルを作成します。

そして求職者にもコンピテンシー診断を実施してもらい、コンピテンシーモデルにどれだけ近い人材か分析することで、採用ミスマッチの防止が期待できるのです。

ここで41項目の行動特性のうち、一部を以下に紹介します。

コンピテンシー診断とあわせて活用いただきたいのが「バイアス診断ゲーム」です。人間誰しもが持つ「認知バイアス」の強弱を判定し、意思決定の質を高めるのが目的です。

この「認知バイアス」とは、たとえば先入観・偏見・好き嫌い・見栄といった「正しい判断力を損なってしまう考え方や感情」を指し、不合理な意思決定をする要因となります。

そこで「コンピテンシー診断」と「バイアス診断ゲーム」を併用することで、活躍人材の行動特性と思考性のどちらも詳細に分析でき、完成したコンピテンシーモデルに近い特性を持つ人材を採用できるようになるのです。

【関連記事：コンピテンシー診断とは？ツールの使用方法や導入事例も解説】
【関連記事：コンピテンシーとは？4つの活用シーンや分析ツールの導入事例を紹介】
【関連記事：採用面接を補うバイアス診断ゲームとは？面接だけで決めない中途採用が重要に！】

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