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企業の生産性向上は、自社の業績や成長を促すだけではなく、社員のモチベーションや顧客満足度とも大きな関係があります。しかし日本では、組織や人材マネジメントの問題によって、多くの企業が生産性向上の課題を抱えています。
では、企業が生産性を向上させるには、どのような取り組みを実施すれば良いのでしょうか。今回は、生産性の概要や定義を確認したうえで、生産性の低下につながる日本企業の問題点や具体的な施策を解説します。
なお、ミイダスでは、お役立ち資料を無料で配布しています。生産性向上のための適切な人材配置にお悩みの方は、ぜひ以下の資料を参考にしてください。
【無料ダウンロード資料：適切な人事異動・配置をするための方法とは】
では、企業が生産性を向上させるには、どのような取り組みを実施すれば良いのでしょうか。今回は、生産性の概要や定義を確認したうえで、生産性の低下につながる日本企業の問題点や具体的な施策を解説します。
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▼この記事でわかること
企業の成長に欠かせない「生産性」とは？
生産性が向上すると、より少ない投資資源（インプット）で同じ成果（アウトプット）を生み出すことができます。例えば企業では、同じ労働者の人数で上げられる利益が増えたり、より短い期間で目標を達成できたりするでしょう。生産性の指標
生産性を測定する方法にはさまざまな種類があるため、生産性向上の施策を考える際にはどの指標を用いるのか考える必要があります。生産性の測定方法は、大きく3つに分類できます。- 物的生産性
- 付加価値生産性
- 全要素生産性（TFP）
物的生産性では、生産されたものの量や個数などを成果物として測定します。
一方で付加価値生産性では、生産された「付加価値」を成果物として測定します。付加価値とは、売上額から原材料費や加工費などを引いた金額で、企業が原材料に手を加えて生み出した価値のことです。
また、全要素生産性（Total Factor Productivity / TFP）は、付加価値の成長率のうち、労働や資産などの投入した要素では説明できない部分を言います。そのため、全要素生産性が増加すると、インプットの質の向上や技術進歩、イノベーションが発生したことなどを示します。全要素生産性は変化率で計測することが主です。
具体的な計算方法は以下の通りです。生産性の種類 計算式 物的生産性 労働生産性 = 生産量 / 労働者数
資本生産性 = 生産量 / 資本ストック量 付加価値生産性 労働生産性 = 付加価値額 / 労働者数
資本生産性 = 付加価値額 / 資本ストック量 全要素生産性（TFP） 全要素生産性 = 成果物 / {(労働投入量 × 労働分配率) × (資本投入量 × 資本分配率)}
※労働分配率とは、生み出された付加価値のうち人件費が占める割合のこと。資本分配率とは、生み出された付加価値のうち設備投資などの資本投資額が占める割合を指す。
ビジネスをするうえで特に注目したいのが「社員一人あたりの付加価値額」を意味する労働生産性です。総務省が平成30年に発表した「情報通信白書」では、生産性について以下のように解説しています。 「生産性」とはその効率性を指す概念であり、これを定量的に表す指標の一つとして「労働生産性」が用いられている。労働生産性とは、一般に、就業者一人当たりあるいは就業1時間当たりの経済的な成果として計算される
この記事では、労働生産性を指標として定め、生産性について解説していきます。生産性向上と業務効率化の違い
- 生産性向上は、インプットに対してアウトプットを上げること
- 業務効率化は、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすこと
業務効率化は、生産性向上に必要なステップの一つと言えるでしょう。業務効率化では例えば、仕事のプロセスを見直すことで、- 人材不足による従業員一人当たりの業務量の多さ（ムリ）
- 使われていない資材の量（ムダ）
- 時期によって仕事の量や質に差がある（ムラ）
などの課題点を洗い出します。これらをなくす施策をすることで業務効率化を達成でき、生産性向上が期待できるのです。生産性向上が必要とされる背景をデータで分析生産性向上が注目される背景には、主に3つの要素があります。それぞれのデータを用いて解説します。生産年齢人口の減少
日本では少子高齢化により、生産年齢人口が減少しています。2021年度の人口の減少幅は、比較可能な1950年以降で過去最大となっています。
生産年齢人口と言われる15歳～64歳が人口に占める割合は59.4％で、こちらも1950年以降過去最低です。一方で65歳以上の人口は28.9％と過去最高。今後も少子高齢化の傾向は続き、生産年齢人口が減少すると想定されています。
国際的に見て、日本は生産性が低い
労働生産性を国際的に見ると、日本は他OECD加盟国と比較して低いことが分かります。日本の労働生産性の順位は、OECD加盟国38か国中28位で、平均を下回っています。1位のアイルランドと比較すると、日本の労働生産性は4割程度です。
国際的に労働生産性が低いと起こりうる問題として、「国際競争に勝てず市場のパイが減ること」「優秀な人材が海外に流出すること」などが考えられます。生産性の向上は、日本が経済的に成長し、日本の企業が利益を上げるためのカギとも言えるのです。
一方で、日本の労働生産性が他国と比較して低いという事実は、視点を変えて見ると「日本の労働生産性には伸びしろがある」とも捉えられます。労働環境や業務プロセスなどを改善すると競合他社との差別化ができ、日々の工夫で生産性向上を目指せることを示しています。中小企業の生産性は、大企業と比べて低い
さらに、中小企業庁の調査によると、中小企業における労働生産性は大企業と比較して低いことが分かります。業種にかかわらず、企業の規模が大きくなるほど労働生産性が高くなるのです。
労働生産性に大きな差が出る要因は、資金力の違いにあります。大企業は資金に余裕があることが多く、テクノロジーの導入や設備投資などを実施して仕組み化がしやすいのです。一方で、中小企業は日々の業務に追われ、設備投資に目を向けにくいケースも多いでしょう。
これは、中小企業にとって大きな問題です。労働生産性が低いと、利益を上げるためのコストが大きくなります。さらに、労働生産性が高い企業には、労働者にとって働きやすい環境が整っていることが多いため、優秀な人材が大企業に流出してしまう可能性もあるのです。
そのため、中小企業は特に労働生産性に着目し、生産性向上の施策を実施する必要が高いと言えます。生産性向上の取り組みをするメリット
- 人材不足の解決になる
- コストを削減できる
- 従業員満足度が上がる
それぞれ詳しく見ていきましょう。人材不足の解決策になる
前述した通り、日本では人材不足が問題となっています。そのため、企業にとっては少ない人材でいかに利益を上げるかが重要です。生産性を向上できれば、人材を増やさずに利益率を高めることができるでしょう。
反対に、生産性向上の施策を実施しない企業は、競争力を失ってしまい経営の存続が危なくなる可能性も否めません。企業を存続させるために、生産性の向上は欠かせないと言えるでしょう。
とはいえ、少ない人材で生産性を高めるには、自社で活躍する人材を採用できていることが前提となります。どのような人材が自社にフィットするかは、ミイダスのコンピテンシー診断で可視化できます。15名まで無料で診断できるので、ぜひ気軽にお試しください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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コストを削減できる
生産性が向上すると、コストの削減につながります。生産性向上では、業務効率化によって業務のムリ・ムダ・ムラをなくすことがポイントです。ムリ・ムダ・ムラはどれもコストがかかるのが特徴です。
例えば、設備が有効に使われていなかったり、普段の業務フローでムダな作業が多かったりする場合、余計なコストがかかっていると言えます。また業務量にムラがあり、時期によって労働力が余ってしまうケースでも、余分に人件費がかかっています。
生産性向上の施策を通して、成果物に貢献していないコストを削減できます。また、生産性が向上すると、少ないインプット（コスト）で高いアウトプット（成果物）を得ることも可能です。そのため、同じ成果物を得るために必要なコストも減るでしょう。
採用コストの削減を課題に感じている方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】従業員満足度が上がる
生産性が向上すると、従業員満足度が上がります。従業員に過度な負担をかけることがなくなり、成果を出しやすくなるため、仕事へのやりがいを感じやすくなるのです。生産性が上がると、同じ成果を上げるために必要な労働時間も減少します。そのため、ワークライフバランスを取りやすくなり、モチベーションも向上するでしょう。
従業員満足度が上がると、顧客満足度の向上も期待できます。厚生労働省の調査では、従業員満足度を大切にする企業では顧客満足度が向上する傾向にあると示されています。
従業員満足度を向上させる方法は、以下の記事をご覧ください。
【ES（従業員満足度）を向上させるには？調査方法や企業事例を紹介】
また、従業員満足度が上がると、定着率も向上します。
定着率が上がると、- 社内にノウハウが蓄積できる
- 退職者を補填するための採用費用が削減できる
- 新入社員に必要な入社後の教育費用が削減できる
- 安定的な人材供給があるため、負担が偏りづらい
生産性の低下につながる問題点
しかし、生産性向上措置法の「生産性革命・集中投資期間」を終えた2022年現在でも、各企業の生産性は充分に上がっていない現状があります。生産性の低下につながる問題点、つまり生産性向上に取り組む際に注意すべき点は以下の3点です。- 長時間労働の常態化
- マルチタスクが求められる業務
- 非効率なチーム運営
それぞれ解説します。長時間労働の常態化
独立行政法人労働政策研究・研修機構の「データブック国際労働比較2022」によると、日本で週49時間以上の長時間労働をする人の割合は15％となっており、欧米諸国と比べると高いことが分かっています。また、15％という割合は、最も長時間労働が少ないノルウェーと比べると、10.3％も高いことになります。
さらに、日本の男性だけのデータを見ると長時間労働をする人の割合は21.5％にまで増加し、特に長時間労働が常態化しているのです。
多くの社員が長時間労働を続けると、帰宅時間が遅くなることで心身の負担が大きくなります。心身の不調で集中力が低下すれば、作業ペースが遅くなったり、軽微なミスが発生しやすくなったりして、生産性は著しく低下するでしょう。長時間労働によるモチベーションの低下も、生産性の低下と大きな関係があります。マルチタスクが求められる業務
例えば、すべての社員が幅広い仕事をこなせるほど優秀な場合、マルチタスクの業務でも生産性が上がる可能性はあるでしょう。
一方で、ある社員が複数タスクのうち一つの作業を苦手としている場合はどうでしょうか。一人の仕事に遅れが生じれば、それ以降の工程を担当する社員のスケジュールにも影響を及ぼす可能性が高いです。その結果、部門全体の生産性が低下しやすくなります。
また、初めて仕事をする新入社員の場合も、一つひとつの作業を覚えるまでの間はマルチタスクに苦労しやすい傾向にあります。非効率なチーム運営
企業の生産性は、社員個人だけではなく組織やチームの問題によっても低下します。
例えば、事務職がA・B・Cの3種類のマニュアル作成をすると仮定します。このケースで各チームが「うちではAマニュアルを◯月までに作り終える」などの明確な目標設定を行い、各担当者に仕事を割り振れば、高い生産性を維持しやすくなります。
一方で具体的な部門目標や計画がない場合、誰がどの作業をいつまでにやればいいのか曖昧だったり、適切な評価や振り返りができなかったりすることで、生産性は下がりやすくなるでしょう。
また、チームリーダーの指示や計画があまりに非効率的になっている場合も、メンバーの不満からモチベーションや生産性の低下が起こりやすくなります。生産性向上への3ステップ
①現状における生産性の可視化・分析
②課題点の洗い出し
③課題点ごとの解決策の洗い出し
それぞれ詳しく見ていきます。①現状における生産性の可視化・分析
生産性の向上に取り組む際は、まず自社の現状を客観的に知る必要があります。普段の業務フローを書き出し、生産性を低下させている部分を洗い出します。
各チームの業務フローをまとめたり、現場社員にヒアリングしたりして現在の業務で負担になっていることを聞くと良いでしょう。ストック量や利益、従業員の労働時間などの定量的な指標も用意します。
収集した情報から、生産性の指標を計算します。生産性向上において、指標を用いることは重要です。各施策の結果を客観的に計測できるため、PDCAを回しやすくなります。②課題点の洗い出し
現状の生産性についての情報を集めたら、次に課題点を洗い出します。現状で生産性が低下していて、改善すべき部分はどれでしょうか。企業の経営目標に照らし合わせて、現在注力すべき部分を考えましょう。
例えば、主力商品を扱っている部署など経営の根幹となる部分は、生産性の向上に優先的に取り組むべきです。ほかにも、顧客満足度に直結する部分や今後成長させたい事業分野など、現状で課題となっている点を洗い出します。③課題点ごとの解決策の洗い出し
生産性の向上に取り組むべきポイントが明確化されたら、それぞれの解決策を考案します。
例えば、従業員のモチベーションが下がっている場合は、人事評価の見直しやワークライフバランスの改善が必要かもしれません。人材不足やマルチタスク化が進んでいる場合は、アウトソーシングを検討すると生産性が向上する可能性があります。
このような生産性向上の施策を考える際には、インプットとアウトプットを意識しましょう。おさらいすると、生産性はインプットに対するアウトプットの割合のことです。そのため、インプットとアウトプットのどちらを変動させるかによって、次のような結果が期待できます。インプット縮小型 コスト削減や業務効率化によってインプットを縮小します。より少ないインプットで同じアウトプットを得ることで生産性を向上させます。 インプットとアウトプットの縮小型 生産性が悪い部署や業務などをなくすことで、企業全体としての生産性を向上させます。市場の見通しが悪い場合などに有効です。 アウトプット拡大型 従業員のスキルアップなどを実施し、インプットの質を上げることによって、アウトプットを拡大させます。教育費用などの一時的なコストはかかりますが、長期的なアウトプット拡大を目指せます。 インプットとアウトプットの拡大型 大きな投資をすることでアウトプットを拡大させる方法です。今後、企業として注力したい事業に対して行うことが多いですが、大きなコストがかかるため注意が必要です。
生産性向上の具体的な方法7つ
- 長時間労働の是正
- 業務マニュアルの見直し
- 社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
- テクノロジーの導入
- アウトソーシングの利用
- 多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
- テレワークの導入
これらの取り組みがもたらすメリットや方法を紹介します。長時間労働の是正
長時間労働は、社員の健康を害する要因にもなるため、早急に解消すべき問題です。
一つポイントになるのは、DX推進などによる業務効率化です。例えば、これまで紙で作成していた稟議書をオンライン化すれば、作成時間を短縮できるとともに、承認や決済をもらうために担当者間で書類をやりとりする手間も省けるでしょう。また、報告書を作成するためのITツールを使い勝手の良いものに変えるだけでも、業務時間は大きく短縮できます。
ただし、本当の意味で長時間労働を是正するには、残業が当たり前になっている風土を変えることが大切です。例えば、業務効率化のDXを推進する際には、そのツールを使う社員に「長時間労働の解消を目指す」というDX化の目的もきちんと伝える必要があります。
明確な目的・目標の共有で社員の意識が変われば、長時間労働を是正するための取り組みも進めやすくなるはずです。業務マニュアルの見直し
業務効率化をするうえでは、以下のようにそれぞれの仕事の可視化も大切です。- 各部門にどのような作業があるのか？
- それを担当しているのは誰なのか？
- 各作業に業務効率化を妨げる問題はあるのか？ など
マルチタスクによる生産性低下の解消を目指すには、新人でも分かりやすいマニュアルを作成することも大切です。マニュアルの活用によって、複数人で仕事を共有できるようにすれば、一人のマルチタスクでチーム全体の作業が停滞する問題も解消しやすくなるでしょう。社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
生産性向上に向けた取り組みでは、自社の人材が適材適所の配置になっているかどうかも大切です。社員の適性に合った人材配置のことを、適材適所と呼びます。
適材適所は、各部門にスキルの高い人材を配置すればいいという単純なものではありません。例えば、A事業所で高い実績を出し続けていた人材でも、異動先の環境が合わなければ仕事へのモチベーションが下がり、以前のような成果を出せなくなることもあります。
また、人との信頼関係を築くのが上手な社員の場合、一人で黙々と作業を続ける仕事よりも、営業職などに配置したほうが、本人のポテンシャルを引き出せる可能性が高まるかもしれません。適材適所の配置をすることで効率よく成果が出せるようになり、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
「優秀な人材なら、どのチームでも成果を出せるだろう」といった考えを改めて、各社員の特徴や適性に見合った配置転換を検討することが大切です。また、プロジェクトの難易度や退職予定者などにも着目して、各部門やチームのバランスを取ることも重要です。
適材適所の人材配置をするには、数値データなどにもとづく「コンピテンシー診断」の活用がおすすめです。コンピテンシー診断の導入で、自社の組織や人材に関する客観性の高い分析・評価ができるため、組織風土に合った適材適所の人材配置が可能になります。
コンピテンシー診断は、ミイダスの無料アカウント登録後、すぐにお試しいただけます。社員15名までは無料で診断できますので、ぜひご活用ください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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テクノロジーの導入
生産性を向上させるには、テクノロジーを積極的に導入する姿勢が重要だと言えます。
しかし、特に歴史のある企業では、これまでの業務フローを変更することに不安を感じるかもしれません。その場合は、まずは無料プランで試しにITサービスを利用し、社内で合意が取れたら有料プランに移行するなど、段階的な導入を心がけましょう。
生産年齢人口が減少している現代では、テクノロジーを活用して少ない人材で高い成果を上げる工夫をすることが必要不可欠です。競争力を上げるためにも、ITサービスの導入は積極的に検討すると良いでしょう。
例えば採用活動をデジタル化したい場合は、採用ツールを使用できます。採用DXについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
【採用DXとは？入社後の活躍につながる考え方】アウトソーシングの利用
企業の経営にとって重要なコア業務に、社内の人材リソースを活用できる環境を作ることも生産性の向上につながります。付加価値を生み出さない煩雑な作業は、アウトソーシングすることを検討すると良いでしょう。
企業理念が浸透しており、ノウハウを知っている社内の人材がコア業務に集中できると生産性の向上につながります。アウトソーシングの仕方や種類などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【業務委託とは？雇用契約との違いや契約時の注意点について簡単に解説】多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
多様な就業形態の導入時に注意したいのが、不公平感から生じる社員のモチベーション低下です。
例えば、これまで正社員が中心だった職場にアルバイトやパートタイマーを増やす場合、正社員と同じ作業をする非正規社員に不公平感が生じない環境づくりが必要となります。また、社員の不公平感や不満の解消という点では、36協定の順守や年次有給休暇取得の推進など、「基本的な配慮が行われているか」の再確認も欠かせないでしょう。テレワークの導入
社員の負担を減らして生産性向上を目指すなら、テレワークもうまく活用していきたいものです。株式会社パーソル総合研究所と慶應義塾大学 前野隆司研究室による調査結果では、30代以上のテレワーカーが幅広いポイントで働く幸せを実感していることが分かっています。
出典：はたらく人の幸せに関する調査【続報版】（テレワーカー分析編）
ただし、テレワークの導入では、以下のような課題が生じやすい傾向にあります。- コミュニケーションが不足しやすい
- 時間管理が難しい
- 人事評価が難しい
- 労災認定が難しい
- 情報セキュリティ上の問題が起こりやすい など
組織の生産性を向上するには、これらのフォローも必要となるでしょう。「ミイダス」で社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りを
適材適所の人員配置を実現するには、各社員の思考性や行動特性を客観的に分析する「コンピテンシー診断」を活用しましょう。各社員のコンピテンシーを簡単に分析して可視化できます。パーソナリティの特徴や上下関係適正、ストレス要因などを把握することで、社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りが可能です。
ミイダスでは、適性に合った人員配置や業務の可視化ができるコンピテンシー診断（活躍要因診断）、社員のコンディションを可視化できる組織サーベイが利用可能です。自社の生産性向上に、ぜひお役立てください。
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生産性が向上すると、より少ない投資資源（インプット）で同じ成果（アウトプット）を生み出すことができます。例えば企業では、同じ労働者の人数で上げられる利益が増えたり、より短い期間で目標を達成できたりするでしょう。
一方で付加価値生産性では、生産された「付加価値」を成果物として測定します。付加価値とは、売上額から原材料費や加工費などを引いた金額で、企業が原材料に手を加えて生み出した価値のことです。
また、全要素生産性（Total Factor Productivity / TFP）は、付加価値の成長率のうち、労働や資産などの投入した要素では説明できない部分を言います。そのため、全要素生産性が増加すると、インプットの質の向上や技術進歩、イノベーションが発生したことなどを示します。全要素生産性は変化率で計測することが主です。
具体的な計算方法は以下の通りです。
| 生産性の種類 | 計算式 |
| 物的生産性 | 労働生産性 = 生産量 / 労働者数 資本生産性 = 生産量 / 資本ストック量 |
| 付加価値生産性 | 労働生産性 = 付加価値額 / 労働者数 資本生産性 = 付加価値額 / 資本ストック量 |
| 全要素生産性（TFP） | 全要素生産性 = 成果物 / {(労働投入量 × 労働分配率) × (資本投入量 × 資本分配率)} |
ビジネスをするうえで特に注目したいのが「社員一人あたりの付加価値額」を意味する労働生産性です。総務省が平成30年に発表した「情報通信白書」では、生産性について以下のように解説しています。
「生産性」とはその効率性を指す概念であり、これを定量的に表す指標の一つとして「労働生産性」が用いられている。労働生産性とは、一般に、就業者一人当たりあるいは就業1時間当たりの経済的な成果として計算される
生産性向上が注目される背景には、主に3つの要素があります。それぞれのデータを用いて解説します。
生産年齢人口の減少
日本では少子高齢化により、生産年齢人口が減少しています。2021年度の人口の減少幅は、比較可能な1950年以降で過去最大となっています。
生産年齢人口と言われる15歳～64歳が人口に占める割合は59.4％で、こちらも1950年以降過去最低です。一方で65歳以上の人口は28.9％と過去最高。今後も少子高齢化の傾向は続き、生産年齢人口が減少すると想定されています。
生産年齢人口と言われる15歳～64歳が人口に占める割合は59.4％で、こちらも1950年以降過去最低です。一方で65歳以上の人口は28.9％と過去最高。今後も少子高齢化の傾向は続き、生産年齢人口が減少すると想定されています。
生産年齢人口が減少すると、企業は人材不足に陥りやすくなります。思うような採用ができず、事業の発展に必要な人材を確保できなくなる可能性が高いのです。そのため、少ない人材でも高い成果を上げられるように、生産性向上への取り組みが求められています。
国際的に見て、日本は生産性が低い
労働生産性を国際的に見ると、日本は他OECD加盟国と比較して低いことが分かります。日本の労働生産性の順位は、OECD加盟国38か国中28位で、平均を下回っています。1位のアイルランドと比較すると、日本の労働生産性は4割程度です。
参考：中小企業庁『中小企業白書 小規模企業白書 2022年版』
国際的に労働生産性が低いと起こりうる問題として、「国際競争に勝てず市場のパイが減ること」「優秀な人材が海外に流出すること」などが考えられます。生産性の向上は、日本が経済的に成長し、日本の企業が利益を上げるためのカギとも言えるのです。
一方で、日本の労働生産性が他国と比較して低いという事実は、視点を変えて見ると「日本の労働生産性には伸びしろがある」とも捉えられます。労働環境や業務プロセスなどを改善すると競合他社との差別化ができ、日々の工夫で生産性向上を目指せることを示しています。
国際的に労働生産性が低いと起こりうる問題として、「国際競争に勝てず市場のパイが減ること」「優秀な人材が海外に流出すること」などが考えられます。生産性の向上は、日本が経済的に成長し、日本の企業が利益を上げるためのカギとも言えるのです。
一方で、日本の労働生産性が他国と比較して低いという事実は、視点を変えて見ると「日本の労働生産性には伸びしろがある」とも捉えられます。労働環境や業務プロセスなどを改善すると競合他社との差別化ができ、日々の工夫で生産性向上を目指せることを示しています。
中小企業の生産性は、大企業と比べて低い
さらに、中小企業庁の調査によると、中小企業における労働生産性は大企業と比較して低いことが分かります。業種にかかわらず、企業の規模が大きくなるほど労働生産性が高くなるのです。
参考：中小企業庁『中小企業白書 小規模企業白書 2022年版』
労働生産性に大きな差が出る要因は、資金力の違いにあります。大企業は資金に余裕があることが多く、テクノロジーの導入や設備投資などを実施して仕組み化がしやすいのです。一方で、中小企業は日々の業務に追われ、設備投資に目を向けにくいケースも多いでしょう。
これは、中小企業にとって大きな問題です。労働生産性が低いと、利益を上げるためのコストが大きくなります。さらに、労働生産性が高い企業には、労働者にとって働きやすい環境が整っていることが多いため、優秀な人材が大企業に流出してしまう可能性もあるのです。
そのため、中小企業は特に労働生産性に着目し、生産性向上の施策を実施する必要が高いと言えます。
労働生産性に大きな差が出る要因は、資金力の違いにあります。大企業は資金に余裕があることが多く、テクノロジーの導入や設備投資などを実施して仕組み化がしやすいのです。一方で、中小企業は日々の業務に追われ、設備投資に目を向けにくいケースも多いでしょう。
これは、中小企業にとって大きな問題です。労働生産性が低いと、利益を上げるためのコストが大きくなります。さらに、労働生産性が高い企業には、労働者にとって働きやすい環境が整っていることが多いため、優秀な人材が大企業に流出してしまう可能性もあるのです。
そのため、中小企業は特に労働生産性に着目し、生産性向上の施策を実施する必要が高いと言えます。
生産性向上の取り組みをするメリット- 人材不足の解決になる
- コストを削減できる
- 従業員満足度が上がる
それぞれ詳しく見ていきましょう。人材不足の解決策になる
前述した通り、日本では人材不足が問題となっています。そのため、企業にとっては少ない人材でいかに利益を上げるかが重要です。生産性を向上できれば、人材を増やさずに利益率を高めることができるでしょう。
反対に、生産性向上の施策を実施しない企業は、競争力を失ってしまい経営の存続が危なくなる可能性も否めません。企業を存続させるために、生産性の向上は欠かせないと言えるでしょう。
とはいえ、少ない人材で生産性を高めるには、自社で活躍する人材を採用できていることが前提となります。どのような人材が自社にフィットするかは、ミイダスのコンピテンシー診断で可視化できます。15名まで無料で診断できるので、ぜひ気軽にお試しください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。
まずは無料トライアルをお試しください。
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コストを削減できる
生産性が向上すると、コストの削減につながります。生産性向上では、業務効率化によって業務のムリ・ムダ・ムラをなくすことがポイントです。ムリ・ムダ・ムラはどれもコストがかかるのが特徴です。
例えば、設備が有効に使われていなかったり、普段の業務フローでムダな作業が多かったりする場合、余計なコストがかかっていると言えます。また業務量にムラがあり、時期によって労働力が余ってしまうケースでも、余分に人件費がかかっています。
生産性向上の施策を通して、成果物に貢献していないコストを削減できます。また、生産性が向上すると、少ないインプット（コスト）で高いアウトプット（成果物）を得ることも可能です。そのため、同じ成果物を得るために必要なコストも減るでしょう。
採用コストの削減を課題に感じている方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】従業員満足度が上がる
生産性が向上すると、従業員満足度が上がります。従業員に過度な負担をかけることがなくなり、成果を出しやすくなるため、仕事へのやりがいを感じやすくなるのです。生産性が上がると、同じ成果を上げるために必要な労働時間も減少します。そのため、ワークライフバランスを取りやすくなり、モチベーションも向上するでしょう。
従業員満足度が上がると、顧客満足度の向上も期待できます。厚生労働省の調査では、従業員満足度を大切にする企業では顧客満足度が向上する傾向にあると示されています。
従業員満足度を向上させる方法は、以下の記事をご覧ください。
【ES（従業員満足度）を向上させるには？調査方法や企業事例を紹介】
また、従業員満足度が上がると、定着率も向上します。
定着率が上がると、- 社内にノウハウが蓄積できる
- 退職者を補填するための採用費用が削減できる
- 新入社員に必要な入社後の教育費用が削減できる
- 安定的な人材供給があるため、負担が偏りづらい
生産性の低下につながる問題点
しかし、生産性向上措置法の「生産性革命・集中投資期間」を終えた2022年現在でも、各企業の生産性は充分に上がっていない現状があります。生産性の低下につながる問題点、つまり生産性向上に取り組む際に注意すべき点は以下の3点です。- 長時間労働の常態化
- マルチタスクが求められる業務
- 非効率なチーム運営
それぞれ解説します。長時間労働の常態化
独立行政法人労働政策研究・研修機構の「データブック国際労働比較2022」によると、日本で週49時間以上の長時間労働をする人の割合は15％となっており、欧米諸国と比べると高いことが分かっています。また、15％という割合は、最も長時間労働が少ないノルウェーと比べると、10.3％も高いことになります。
さらに、日本の男性だけのデータを見ると長時間労働をする人の割合は21.5％にまで増加し、特に長時間労働が常態化しているのです。
多くの社員が長時間労働を続けると、帰宅時間が遅くなることで心身の負担が大きくなります。心身の不調で集中力が低下すれば、作業ペースが遅くなったり、軽微なミスが発生しやすくなったりして、生産性は著しく低下するでしょう。長時間労働によるモチベーションの低下も、生産性の低下と大きな関係があります。マルチタスクが求められる業務
例えば、すべての社員が幅広い仕事をこなせるほど優秀な場合、マルチタスクの業務でも生産性が上がる可能性はあるでしょう。
一方で、ある社員が複数タスクのうち一つの作業を苦手としている場合はどうでしょうか。一人の仕事に遅れが生じれば、それ以降の工程を担当する社員のスケジュールにも影響を及ぼす可能性が高いです。その結果、部門全体の生産性が低下しやすくなります。
また、初めて仕事をする新入社員の場合も、一つひとつの作業を覚えるまでの間はマルチタスクに苦労しやすい傾向にあります。非効率なチーム運営
企業の生産性は、社員個人だけではなく組織やチームの問題によっても低下します。
例えば、事務職がA・B・Cの3種類のマニュアル作成をすると仮定します。このケースで各チームが「うちではAマニュアルを◯月までに作り終える」などの明確な目標設定を行い、各担当者に仕事を割り振れば、高い生産性を維持しやすくなります。
一方で具体的な部門目標や計画がない場合、誰がどの作業をいつまでにやればいいのか曖昧だったり、適切な評価や振り返りができなかったりすることで、生産性は下がりやすくなるでしょう。
また、チームリーダーの指示や計画があまりに非効率的になっている場合も、メンバーの不満からモチベーションや生産性の低下が起こりやすくなります。生産性向上への3ステップ
①現状における生産性の可視化・分析
②課題点の洗い出し
③課題点ごとの解決策の洗い出し
それぞれ詳しく見ていきます。①現状における生産性の可視化・分析
生産性の向上に取り組む際は、まず自社の現状を客観的に知る必要があります。普段の業務フローを書き出し、生産性を低下させている部分を洗い出します。
各チームの業務フローをまとめたり、現場社員にヒアリングしたりして現在の業務で負担になっていることを聞くと良いでしょう。ストック量や利益、従業員の労働時間などの定量的な指標も用意します。
収集した情報から、生産性の指標を計算します。生産性向上において、指標を用いることは重要です。各施策の結果を客観的に計測できるため、PDCAを回しやすくなります。②課題点の洗い出し
現状の生産性についての情報を集めたら、次に課題点を洗い出します。現状で生産性が低下していて、改善すべき部分はどれでしょうか。企業の経営目標に照らし合わせて、現在注力すべき部分を考えましょう。
例えば、主力商品を扱っている部署など経営の根幹となる部分は、生産性の向上に優先的に取り組むべきです。ほかにも、顧客満足度に直結する部分や今後成長させたい事業分野など、現状で課題となっている点を洗い出します。③課題点ごとの解決策の洗い出し
生産性の向上に取り組むべきポイントが明確化されたら、それぞれの解決策を考案します。
例えば、従業員のモチベーションが下がっている場合は、人事評価の見直しやワークライフバランスの改善が必要かもしれません。人材不足やマルチタスク化が進んでいる場合は、アウトソーシングを検討すると生産性が向上する可能性があります。
このような生産性向上の施策を考える際には、インプットとアウトプットを意識しましょう。おさらいすると、生産性はインプットに対するアウトプットの割合のことです。そのため、インプットとアウトプットのどちらを変動させるかによって、次のような結果が期待できます。インプット縮小型 コスト削減や業務効率化によってインプットを縮小します。より少ないインプットで同じアウトプットを得ることで生産性を向上させます。 インプットとアウトプットの縮小型 生産性が悪い部署や業務などをなくすことで、企業全体としての生産性を向上させます。市場の見通しが悪い場合などに有効です。 アウトプット拡大型 従業員のスキルアップなどを実施し、インプットの質を上げることによって、アウトプットを拡大させます。教育費用などの一時的なコストはかかりますが、長期的なアウトプット拡大を目指せます。 インプットとアウトプットの拡大型 大きな投資をすることでアウトプットを拡大させる方法です。今後、企業として注力したい事業に対して行うことが多いですが、大きなコストがかかるため注意が必要です。
生産性向上の具体的な方法7つ- 長時間労働の是正
- 業務マニュアルの見直し
- 社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
- テクノロジーの導入
- アウトソーシングの利用
- 多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
- テレワークの導入
これらの取り組みがもたらすメリットや方法を紹介します。長時間労働の是正
長時間労働は、社員の健康を害する要因にもなるため、早急に解消すべき問題です。
一つポイントになるのは、DX推進などによる業務効率化です。例えば、これまで紙で作成していた稟議書をオンライン化すれば、作成時間を短縮できるとともに、承認や決済をもらうために担当者間で書類をやりとりする手間も省けるでしょう。また、報告書を作成するためのITツールを使い勝手の良いものに変えるだけでも、業務時間は大きく短縮できます。
ただし、本当の意味で長時間労働を是正するには、残業が当たり前になっている風土を変えることが大切です。例えば、業務効率化のDXを推進する際には、そのツールを使う社員に「長時間労働の解消を目指す」というDX化の目的もきちんと伝える必要があります。
明確な目的・目標の共有で社員の意識が変われば、長時間労働を是正するための取り組みも進めやすくなるはずです。業務マニュアルの見直し
業務効率化をするうえでは、以下のようにそれぞれの仕事の可視化も大切です。- 各部門にどのような作業があるのか？
- それを担当しているのは誰なのか？
- 各作業に業務効率化を妨げる問題はあるのか？ など
マルチタスクによる生産性低下の解消を目指すには、新人でも分かりやすいマニュアルを作成することも大切です。マニュアルの活用によって、複数人で仕事を共有できるようにすれば、一人のマルチタスクでチーム全体の作業が停滞する問題も解消しやすくなるでしょう。社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
生産性向上に向けた取り組みでは、自社の人材が適材適所の配置になっているかどうかも大切です。社員の適性に合った人材配置のことを、適材適所と呼びます。
適材適所は、各部門にスキルの高い人材を配置すればいいという単純なものではありません。例えば、A事業所で高い実績を出し続けていた人材でも、異動先の環境が合わなければ仕事へのモチベーションが下がり、以前のような成果を出せなくなることもあります。
また、人との信頼関係を築くのが上手な社員の場合、一人で黙々と作業を続ける仕事よりも、営業職などに配置したほうが、本人のポテンシャルを引き出せる可能性が高まるかもしれません。適材適所の配置をすることで効率よく成果が出せるようになり、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
「優秀な人材なら、どのチームでも成果を出せるだろう」といった考えを改めて、各社員の特徴や適性に見合った配置転換を検討することが大切です。また、プロジェクトの難易度や退職予定者などにも着目して、各部門やチームのバランスを取ることも重要です。
適材適所の人材配置をするには、数値データなどにもとづく「コンピテンシー診断」の活用がおすすめです。コンピテンシー診断の導入で、自社の組織や人材に関する客観性の高い分析・評価ができるため、組織風土に合った適材適所の人材配置が可能になります。
コンピテンシー診断は、ミイダスの無料アカウント登録後、すぐにお試しいただけます。社員15名までは無料で診断できますので、ぜひご活用ください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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テクノロジーの導入
生産性を向上させるには、テクノロジーを積極的に導入する姿勢が重要だと言えます。
しかし、特に歴史のある企業では、これまでの業務フローを変更することに不安を感じるかもしれません。その場合は、まずは無料プランで試しにITサービスを利用し、社内で合意が取れたら有料プランに移行するなど、段階的な導入を心がけましょう。
生産年齢人口が減少している現代では、テクノロジーを活用して少ない人材で高い成果を上げる工夫をすることが必要不可欠です。競争力を上げるためにも、ITサービスの導入は積極的に検討すると良いでしょう。
例えば採用活動をデジタル化したい場合は、採用ツールを使用できます。採用DXについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
【採用DXとは？入社後の活躍につながる考え方】アウトソーシングの利用
企業の経営にとって重要なコア業務に、社内の人材リソースを活用できる環境を作ることも生産性の向上につながります。付加価値を生み出さない煩雑な作業は、アウトソーシングすることを検討すると良いでしょう。
企業理念が浸透しており、ノウハウを知っている社内の人材がコア業務に集中できると生産性の向上につながります。アウトソーシングの仕方や種類などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【業務委託とは？雇用契約との違いや契約時の注意点について簡単に解説】多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
多様な就業形態の導入時に注意したいのが、不公平感から生じる社員のモチベーション低下です。
例えば、これまで正社員が中心だった職場にアルバイトやパートタイマーを増やす場合、正社員と同じ作業をする非正規社員に不公平感が生じない環境づくりが必要となります。また、社員の不公平感や不満の解消という点では、36協定の順守や年次有給休暇取得の推進など、「基本的な配慮が行われているか」の再確認も欠かせないでしょう。テレワークの導入
社員の負担を減らして生産性向上を目指すなら、テレワークもうまく活用していきたいものです。株式会社パーソル総合研究所と慶應義塾大学 前野隆司研究室による調査結果では、30代以上のテレワーカーが幅広いポイントで働く幸せを実感していることが分かっています。
出典：はたらく人の幸せに関する調査【続報版】（テレワーカー分析編）
ただし、テレワークの導入では、以下のような課題が生じやすい傾向にあります。- コミュニケーションが不足しやすい
- 時間管理が難しい
- 人事評価が難しい
- 労災認定が難しい
- 情報セキュリティ上の問題が起こりやすい など
組織の生産性を向上するには、これらのフォローも必要となるでしょう。「ミイダス」で社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りを
適材適所の人員配置を実現するには、各社員の思考性や行動特性を客観的に分析する「コンピテンシー診断」を活用しましょう。各社員のコンピテンシーを簡単に分析して可視化できます。パーソナリティの特徴や上下関係適正、ストレス要因などを把握することで、社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りが可能です。
ミイダスでは、適性に合った人員配置や業務の可視化ができるコンピテンシー診断（活躍要因診断）、社員のコンディションを可視化できる組織サーベイが利用可能です。自社の生産性向上に、ぜひお役立てください。
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反対に、生産性向上の施策を実施しない企業は、競争力を失ってしまい経営の存続が危なくなる可能性も否めません。企業を存続させるために、生産性の向上は欠かせないと言えるでしょう。
とはいえ、少ない人材で生産性を高めるには、自社で活躍する人材を採用できていることが前提となります。どのような人材が自社にフィットするかは、ミイダスのコンピテンシー診断で可視化できます。15名まで無料で診断できるので、ぜひ気軽にお試しください。
ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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例えば、設備が有効に使われていなかったり、普段の業務フローでムダな作業が多かったりする場合、余計なコストがかかっていると言えます。また業務量にムラがあり、時期によって労働力が余ってしまうケースでも、余分に人件費がかかっています。
生産性向上の施策を通して、成果物に貢献していないコストを削減できます。また、生産性が向上すると、少ないインプット（コスト）で高いアウトプット（成果物）を得ることも可能です。そのため、同じ成果物を得るために必要なコストも減るでしょう。
採用コストの削減を課題に感じている方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
【採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】
従業員満足度が上がると、顧客満足度の向上も期待できます。厚生労働省の調査では、従業員満足度を大切にする企業では顧客満足度が向上する傾向にあると示されています。
従業員満足度を向上させる方法は、以下の記事をご覧ください。
【ES（従業員満足度）を向上させるには？調査方法や企業事例を紹介】
また、従業員満足度が上がると、定着率も向上します。
定着率が上がると、
生産性向上のため、日本政府は「生産性向上措置法」を定めました。この法律は、中小企業の生産性向上を目的としており、2020年までの「生産性革命・集中投資期間」に、革新的事業活動実施計画を策定・実施するものでした。
しかし、生産性向上措置法の「生産性革命・集中投資期間」を終えた2022年現在でも、各企業の生産性は充分に上がっていない現状があります。生産性の低下につながる問題点、つまり生産性向上に取り組む際に注意すべき点は以下の3点です。
しかし、生産性向上措置法の「生産性革命・集中投資期間」を終えた2022年現在でも、各企業の生産性は充分に上がっていない現状があります。生産性の低下につながる問題点、つまり生産性向上に取り組む際に注意すべき点は以下の3点です。
- 長時間労働の常態化
- マルチタスクが求められる業務
- 非効率なチーム運営
それぞれ解説します。
長時間労働の常態化
独立行政法人労働政策研究・研修機構の「データブック国際労働比較2022」によると、日本で週49時間以上の長時間労働をする人の割合は15％となっており、欧米諸国と比べると高いことが分かっています。また、15％という割合は、最も長時間労働が少ないノルウェーと比べると、10.3％も高いことになります。
さらに、日本の男性だけのデータを見ると長時間労働をする人の割合は21.5％にまで増加し、特に長時間労働が常態化しているのです。
多くの社員が長時間労働を続けると、帰宅時間が遅くなることで心身の負担が大きくなります。心身の不調で集中力が低下すれば、作業ペースが遅くなったり、軽微なミスが発生しやすくなったりして、生産性は著しく低下するでしょう。長時間労働によるモチベーションの低下も、生産性の低下と大きな関係があります。
さらに、日本の男性だけのデータを見ると長時間労働をする人の割合は21.5％にまで増加し、特に長時間労働が常態化しているのです。
多くの社員が長時間労働を続けると、帰宅時間が遅くなることで心身の負担が大きくなります。心身の不調で集中力が低下すれば、作業ペースが遅くなったり、軽微なミスが発生しやすくなったりして、生産性は著しく低下するでしょう。長時間労働によるモチベーションの低下も、生産性の低下と大きな関係があります。
マルチタスクが求められる業務
例えば、すべての社員が幅広い仕事をこなせるほど優秀な場合、マルチタスクの業務でも生産性が上がる可能性はあるでしょう。
一方で、ある社員が複数タスクのうち一つの作業を苦手としている場合はどうでしょうか。一人の仕事に遅れが生じれば、それ以降の工程を担当する社員のスケジュールにも影響を及ぼす可能性が高いです。その結果、部門全体の生産性が低下しやすくなります。
また、初めて仕事をする新入社員の場合も、一つひとつの作業を覚えるまでの間はマルチタスクに苦労しやすい傾向にあります。
一方で、ある社員が複数タスクのうち一つの作業を苦手としている場合はどうでしょうか。一人の仕事に遅れが生じれば、それ以降の工程を担当する社員のスケジュールにも影響を及ぼす可能性が高いです。その結果、部門全体の生産性が低下しやすくなります。
また、初めて仕事をする新入社員の場合も、一つひとつの作業を覚えるまでの間はマルチタスクに苦労しやすい傾向にあります。
非効率なチーム運営
企業の生産性は、社員個人だけではなく組織やチームの問題によっても低下します。
例えば、事務職がA・B・Cの3種類のマニュアル作成をすると仮定します。このケースで各チームが「うちではAマニュアルを◯月までに作り終える」などの明確な目標設定を行い、各担当者に仕事を割り振れば、高い生産性を維持しやすくなります。
一方で具体的な部門目標や計画がない場合、誰がどの作業をいつまでにやればいいのか曖昧だったり、適切な評価や振り返りができなかったりすることで、生産性は下がりやすくなるでしょう。
また、チームリーダーの指示や計画があまりに非効率的になっている場合も、メンバーの不満からモチベーションや生産性の低下が起こりやすくなります。
例えば、事務職がA・B・Cの3種類のマニュアル作成をすると仮定します。このケースで各チームが「うちではAマニュアルを◯月までに作り終える」などの明確な目標設定を行い、各担当者に仕事を割り振れば、高い生産性を維持しやすくなります。
一方で具体的な部門目標や計画がない場合、誰がどの作業をいつまでにやればいいのか曖昧だったり、適切な評価や振り返りができなかったりすることで、生産性は下がりやすくなるでしょう。
また、チームリーダーの指示や計画があまりに非効率的になっている場合も、メンバーの不満からモチベーションや生産性の低下が起こりやすくなります。
生産性向上への3ステップ
①現状における生産性の可視化・分析
②課題点の洗い出し
③課題点ごとの解決策の洗い出し
それぞれ詳しく見ていきます。①現状における生産性の可視化・分析
生産性の向上に取り組む際は、まず自社の現状を客観的に知る必要があります。普段の業務フローを書き出し、生産性を低下させている部分を洗い出します。
各チームの業務フローをまとめたり、現場社員にヒアリングしたりして現在の業務で負担になっていることを聞くと良いでしょう。ストック量や利益、従業員の労働時間などの定量的な指標も用意します。
収集した情報から、生産性の指標を計算します。生産性向上において、指標を用いることは重要です。各施策の結果を客観的に計測できるため、PDCAを回しやすくなります。②課題点の洗い出し
現状の生産性についての情報を集めたら、次に課題点を洗い出します。現状で生産性が低下していて、改善すべき部分はどれでしょうか。企業の経営目標に照らし合わせて、現在注力すべき部分を考えましょう。
例えば、主力商品を扱っている部署など経営の根幹となる部分は、生産性の向上に優先的に取り組むべきです。ほかにも、顧客満足度に直結する部分や今後成長させたい事業分野など、現状で課題となっている点を洗い出します。③課題点ごとの解決策の洗い出し
生産性の向上に取り組むべきポイントが明確化されたら、それぞれの解決策を考案します。
例えば、従業員のモチベーションが下がっている場合は、人事評価の見直しやワークライフバランスの改善が必要かもしれません。人材不足やマルチタスク化が進んでいる場合は、アウトソーシングを検討すると生産性が向上する可能性があります。
このような生産性向上の施策を考える際には、インプットとアウトプットを意識しましょう。おさらいすると、生産性はインプットに対するアウトプットの割合のことです。そのため、インプットとアウトプットのどちらを変動させるかによって、次のような結果が期待できます。インプット縮小型 コスト削減や業務効率化によってインプットを縮小します。より少ないインプットで同じアウトプットを得ることで生産性を向上させます。 インプットとアウトプットの縮小型 生産性が悪い部署や業務などをなくすことで、企業全体としての生産性を向上させます。市場の見通しが悪い場合などに有効です。 アウトプット拡大型 従業員のスキルアップなどを実施し、インプットの質を上げることによって、アウトプットを拡大させます。教育費用などの一時的なコストはかかりますが、長期的なアウトプット拡大を目指せます。 インプットとアウトプットの拡大型 大きな投資をすることでアウトプットを拡大させる方法です。今後、企業として注力したい事業に対して行うことが多いですが、大きなコストがかかるため注意が必要です。
生産性向上の具体的な方法7つ- 長時間労働の是正
- 業務マニュアルの見直し
- 社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
- テクノロジーの導入
- アウトソーシングの利用
- 多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
- テレワークの導入
これらの取り組みがもたらすメリットや方法を紹介します。長時間労働の是正
長時間労働は、社員の健康を害する要因にもなるため、早急に解消すべき問題です。
一つポイントになるのは、DX推進などによる業務効率化です。例えば、これまで紙で作成していた稟議書をオンライン化すれば、作成時間を短縮できるとともに、承認や決済をもらうために担当者間で書類をやりとりする手間も省けるでしょう。また、報告書を作成するためのITツールを使い勝手の良いものに変えるだけでも、業務時間は大きく短縮できます。
ただし、本当の意味で長時間労働を是正するには、残業が当たり前になっている風土を変えることが大切です。例えば、業務効率化のDXを推進する際には、そのツールを使う社員に「長時間労働の解消を目指す」というDX化の目的もきちんと伝える必要があります。
明確な目的・目標の共有で社員の意識が変われば、長時間労働を是正するための取り組みも進めやすくなるはずです。業務マニュアルの見直し
業務効率化をするうえでは、以下のようにそれぞれの仕事の可視化も大切です。- 各部門にどのような作業があるのか？
- それを担当しているのは誰なのか？
- 各作業に業務効率化を妨げる問題はあるのか？ など
マルチタスクによる生産性低下の解消を目指すには、新人でも分かりやすいマニュアルを作成することも大切です。マニュアルの活用によって、複数人で仕事を共有できるようにすれば、一人のマルチタスクでチーム全体の作業が停滞する問題も解消しやすくなるでしょう。社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
生産性向上に向けた取り組みでは、自社の人材が適材適所の配置になっているかどうかも大切です。社員の適性に合った人材配置のことを、適材適所と呼びます。
適材適所は、各部門にスキルの高い人材を配置すればいいという単純なものではありません。例えば、A事業所で高い実績を出し続けていた人材でも、異動先の環境が合わなければ仕事へのモチベーションが下がり、以前のような成果を出せなくなることもあります。
また、人との信頼関係を築くのが上手な社員の場合、一人で黙々と作業を続ける仕事よりも、営業職などに配置したほうが、本人のポテンシャルを引き出せる可能性が高まるかもしれません。適材適所の配置をすることで効率よく成果が出せるようになり、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
「優秀な人材なら、どのチームでも成果を出せるだろう」といった考えを改めて、各社員の特徴や適性に見合った配置転換を検討することが大切です。また、プロジェクトの難易度や退職予定者などにも着目して、各部門やチームのバランスを取ることも重要です。
適材適所の人材配置をするには、数値データなどにもとづく「コンピテンシー診断」の活用がおすすめです。コンピテンシー診断の導入で、自社の組織や人材に関する客観性の高い分析・評価ができるため、組織風土に合った適材適所の人材配置が可能になります。
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テクノロジーの導入
生産性を向上させるには、テクノロジーを積極的に導入する姿勢が重要だと言えます。
しかし、特に歴史のある企業では、これまでの業務フローを変更することに不安を感じるかもしれません。その場合は、まずは無料プランで試しにITサービスを利用し、社内で合意が取れたら有料プランに移行するなど、段階的な導入を心がけましょう。
生産年齢人口が減少している現代では、テクノロジーを活用して少ない人材で高い成果を上げる工夫をすることが必要不可欠です。競争力を上げるためにも、ITサービスの導入は積極的に検討すると良いでしょう。
例えば採用活動をデジタル化したい場合は、採用ツールを使用できます。採用DXについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
【採用DXとは？入社後の活躍につながる考え方】アウトソーシングの利用
企業の経営にとって重要なコア業務に、社内の人材リソースを活用できる環境を作ることも生産性の向上につながります。付加価値を生み出さない煩雑な作業は、アウトソーシングすることを検討すると良いでしょう。
企業理念が浸透しており、ノウハウを知っている社内の人材がコア業務に集中できると生産性の向上につながります。アウトソーシングの仕方や種類などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【業務委託とは？雇用契約との違いや契約時の注意点について簡単に解説】多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
多様な就業形態の導入時に注意したいのが、不公平感から生じる社員のモチベーション低下です。
例えば、これまで正社員が中心だった職場にアルバイトやパートタイマーを増やす場合、正社員と同じ作業をする非正規社員に不公平感が生じない環境づくりが必要となります。また、社員の不公平感や不満の解消という点では、36協定の順守や年次有給休暇取得の推進など、「基本的な配慮が行われているか」の再確認も欠かせないでしょう。テレワークの導入
社員の負担を減らして生産性向上を目指すなら、テレワークもうまく活用していきたいものです。株式会社パーソル総合研究所と慶應義塾大学 前野隆司研究室による調査結果では、30代以上のテレワーカーが幅広いポイントで働く幸せを実感していることが分かっています。
出典：はたらく人の幸せに関する調査【続報版】（テレワーカー分析編）
ただし、テレワークの導入では、以下のような課題が生じやすい傾向にあります。- コミュニケーションが不足しやすい
- 時間管理が難しい
- 人事評価が難しい
- 労災認定が難しい
- 情報セキュリティ上の問題が起こりやすい など
組織の生産性を向上するには、これらのフォローも必要となるでしょう。「ミイダス」で社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りを
適材適所の人員配置を実現するには、各社員の思考性や行動特性を客観的に分析する「コンピテンシー診断」を活用しましょう。各社員のコンピテンシーを簡単に分析して可視化できます。パーソナリティの特徴や上下関係適正、ストレス要因などを把握することで、社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りが可能です。
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①現状における生産性の可視化・分析
②課題点の洗い出し
③課題点ごとの解決策の洗い出し
それぞれ詳しく見ていきます。
各チームの業務フローをまとめたり、現場社員にヒアリングしたりして現在の業務で負担になっていることを聞くと良いでしょう。ストック量や利益、従業員の労働時間などの定量的な指標も用意します。
収集した情報から、生産性の指標を計算します。生産性向上において、指標を用いることは重要です。各施策の結果を客観的に計測できるため、PDCAを回しやすくなります。
例えば、主力商品を扱っている部署など経営の根幹となる部分は、生産性の向上に優先的に取り組むべきです。ほかにも、顧客満足度に直結する部分や今後成長させたい事業分野など、現状で課題となっている点を洗い出します。
例えば、従業員のモチベーションが下がっている場合は、人事評価の見直しやワークライフバランスの改善が必要かもしれません。人材不足やマルチタスク化が進んでいる場合は、アウトソーシングを検討すると生産性が向上する可能性があります。
このような生産性向上の施策を考える際には、インプットとアウトプットを意識しましょう。おさらいすると、生産性はインプットに対するアウトプットの割合のことです。そのため、インプットとアウトプットのどちらを変動させるかによって、次のような結果が期待できます。
| インプット縮小型 | コスト削減や業務効率化によってインプットを縮小します。より少ないインプットで同じアウトプットを得ることで生産性を向上させます。 |
| インプットとアウトプットの縮小型 | 生産性が悪い部署や業務などをなくすことで、企業全体としての生産性を向上させます。市場の見通しが悪い場合などに有効です。 |
| アウトプット拡大型 | 従業員のスキルアップなどを実施し、インプットの質を上げることによって、アウトプットを拡大させます。教育費用などの一時的なコストはかかりますが、長期的なアウトプット拡大を目指せます。 |
| インプットとアウトプットの拡大型 | 大きな投資をすることでアウトプットを拡大させる方法です。今後、企業として注力したい事業に対して行うことが多いですが、大きなコストがかかるため注意が必要です。 |
企業の生産性を向上させる具体的な方法は、以下の7つが挙げられます。
- 長時間労働の是正
- 業務マニュアルの見直し
- 社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
- テクノロジーの導入
- アウトソーシングの利用
- 多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
- テレワークの導入
これらの取り組みがもたらすメリットや方法を紹介します。
長時間労働の是正
長時間労働は、社員の健康を害する要因にもなるため、早急に解消すべき問題です。
一つポイントになるのは、DX推進などによる業務効率化です。例えば、これまで紙で作成していた稟議書をオンライン化すれば、作成時間を短縮できるとともに、承認や決済をもらうために担当者間で書類をやりとりする手間も省けるでしょう。また、報告書を作成するためのITツールを使い勝手の良いものに変えるだけでも、業務時間は大きく短縮できます。
ただし、本当の意味で長時間労働を是正するには、残業が当たり前になっている風土を変えることが大切です。例えば、業務効率化のDXを推進する際には、そのツールを使う社員に「長時間労働の解消を目指す」というDX化の目的もきちんと伝える必要があります。
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一つポイントになるのは、DX推進などによる業務効率化です。例えば、これまで紙で作成していた稟議書をオンライン化すれば、作成時間を短縮できるとともに、承認や決済をもらうために担当者間で書類をやりとりする手間も省けるでしょう。また、報告書を作成するためのITツールを使い勝手の良いものに変えるだけでも、業務時間は大きく短縮できます。
ただし、本当の意味で長時間労働を是正するには、残業が当たり前になっている風土を変えることが大切です。例えば、業務効率化のDXを推進する際には、そのツールを使う社員に「長時間労働の解消を目指す」というDX化の目的もきちんと伝える必要があります。
明確な目的・目標の共有で社員の意識が変われば、長時間労働を是正するための取り組みも進めやすくなるはずです。
業務マニュアルの見直し
業務効率化をするうえでは、以下のようにそれぞれの仕事の可視化も大切です。
- 各部門にどのような作業があるのか？
- それを担当しているのは誰なのか？
- 各作業に業務効率化を妨げる問題はあるのか？ など
マルチタスクによる生産性低下の解消を目指すには、新人でも分かりやすいマニュアルを作成することも大切です。マニュアルの活用によって、複数人で仕事を共有できるようにすれば、一人のマルチタスクでチーム全体の作業が停滞する問題も解消しやすくなるでしょう。
社員一人ひとりの適性に応じた人員配置
生産性向上に向けた取り組みでは、自社の人材が適材適所の配置になっているかどうかも大切です。社員の適性に合った人材配置のことを、適材適所と呼びます。
適材適所は、各部門にスキルの高い人材を配置すればいいという単純なものではありません。例えば、A事業所で高い実績を出し続けていた人材でも、異動先の環境が合わなければ仕事へのモチベーションが下がり、以前のような成果を出せなくなることもあります。
また、人との信頼関係を築くのが上手な社員の場合、一人で黙々と作業を続ける仕事よりも、営業職などに配置したほうが、本人のポテンシャルを引き出せる可能性が高まるかもしれません。適材適所の配置をすることで効率よく成果が出せるようになり、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
「優秀な人材なら、どのチームでも成果を出せるだろう」といった考えを改めて、各社員の特徴や適性に見合った配置転換を検討することが大切です。また、プロジェクトの難易度や退職予定者などにも着目して、各部門やチームのバランスを取ることも重要です。
適材適所の人材配置をするには、数値データなどにもとづく「コンピテンシー診断」の活用がおすすめです。コンピテンシー診断の導入で、自社の組織や人材に関する客観性の高い分析・評価ができるため、組織風土に合った適材適所の人材配置が可能になります。
コンピテンシー診断は、ミイダスの無料アカウント登録後、すぐにお試しいただけます。社員15名までは無料で診断できますので、ぜひご活用ください。
適材適所は、各部門にスキルの高い人材を配置すればいいという単純なものではありません。例えば、A事業所で高い実績を出し続けていた人材でも、異動先の環境が合わなければ仕事へのモチベーションが下がり、以前のような成果を出せなくなることもあります。
また、人との信頼関係を築くのが上手な社員の場合、一人で黙々と作業を続ける仕事よりも、営業職などに配置したほうが、本人のポテンシャルを引き出せる可能性が高まるかもしれません。適材適所の配置をすることで効率よく成果が出せるようになり、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
「優秀な人材なら、どのチームでも成果を出せるだろう」といった考えを改めて、各社員の特徴や適性に見合った配置転換を検討することが大切です。また、プロジェクトの難易度や退職予定者などにも着目して、各部門やチームのバランスを取ることも重要です。
適材適所の人材配置をするには、数値データなどにもとづく「コンピテンシー診断」の活用がおすすめです。コンピテンシー診断の導入で、自社の組織や人材に関する客観性の高い分析・評価ができるため、組織風土に合った適材適所の人材配置が可能になります。
コンピテンシー診断は、ミイダスの無料アカウント登録後、すぐにお試しいただけます。社員15名までは無料で診断できますので、ぜひご活用ください。
ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。
まずは無料トライアルをお試しください。
アカウントを登録してコンピテンシー診断を利用する※アカウントの登録及びご登録後のご利用は無料です。
テクノロジーの導入
生産性を向上させるには、テクノロジーを積極的に導入する姿勢が重要だと言えます。
しかし、特に歴史のある企業では、これまでの業務フローを変更することに不安を感じるかもしれません。その場合は、まずは無料プランで試しにITサービスを利用し、社内で合意が取れたら有料プランに移行するなど、段階的な導入を心がけましょう。
生産年齢人口が減少している現代では、テクノロジーを活用して少ない人材で高い成果を上げる工夫をすることが必要不可欠です。競争力を上げるためにも、ITサービスの導入は積極的に検討すると良いでしょう。
例えば採用活動をデジタル化したい場合は、採用ツールを使用できます。採用DXについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
【採用DXとは？入社後の活躍につながる考え方】
しかし、特に歴史のある企業では、これまでの業務フローを変更することに不安を感じるかもしれません。その場合は、まずは無料プランで試しにITサービスを利用し、社内で合意が取れたら有料プランに移行するなど、段階的な導入を心がけましょう。
生産年齢人口が減少している現代では、テクノロジーを活用して少ない人材で高い成果を上げる工夫をすることが必要不可欠です。競争力を上げるためにも、ITサービスの導入は積極的に検討すると良いでしょう。
例えば採用活動をデジタル化したい場合は、採用ツールを使用できます。採用DXについての詳しい解説は以下の記事をご覧ください。
【採用DXとは？入社後の活躍につながる考え方】
アウトソーシングの利用
企業の経営にとって重要なコア業務に、社内の人材リソースを活用できる環境を作ることも生産性の向上につながります。付加価値を生み出さない煩雑な作業は、アウトソーシングすることを検討すると良いでしょう。
企業理念が浸透しており、ノウハウを知っている社内の人材がコア業務に集中できると生産性の向上につながります。アウトソーシングの仕方や種類などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【業務委託とは？雇用契約との違いや契約時の注意点について簡単に解説】
企業理念が浸透しており、ノウハウを知っている社内の人材がコア業務に集中できると生産性の向上につながります。アウトソーシングの仕方や種類などについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【業務委託とは？雇用契約との違いや契約時の注意点について簡単に解説】
多様な就業形態でも社員のモチベーションを下げない工夫
多様な就業形態の導入時に注意したいのが、不公平感から生じる社員のモチベーション低下です。
例えば、これまで正社員が中心だった職場にアルバイトやパートタイマーを増やす場合、正社員と同じ作業をする非正規社員に不公平感が生じない環境づくりが必要となります。また、社員の不公平感や不満の解消という点では、36協定の順守や年次有給休暇取得の推進など、「基本的な配慮が行われているか」の再確認も欠かせないでしょう。
例えば、これまで正社員が中心だった職場にアルバイトやパートタイマーを増やす場合、正社員と同じ作業をする非正規社員に不公平感が生じない環境づくりが必要となります。また、社員の不公平感や不満の解消という点では、36協定の順守や年次有給休暇取得の推進など、「基本的な配慮が行われているか」の再確認も欠かせないでしょう。
テレワークの導入
社員の負担を減らして生産性向上を目指すなら、テレワークもうまく活用していきたいものです。株式会社パーソル総合研究所と慶應義塾大学 前野隆司研究室による調査結果では、30代以上のテレワーカーが幅広いポイントで働く幸せを実感していることが分かっています。
出典：はたらく人の幸せに関する調査【続報版】（テレワーカー分析編）
ただし、テレワークの導入では、以下のような課題が生じやすい傾向にあります。
出典：はたらく人の幸せに関する調査【続報版】（テレワーカー分析編）
ただし、テレワークの導入では、以下のような課題が生じやすい傾向にあります。
- コミュニケーションが不足しやすい
- 時間管理が難しい
- 人事評価が難しい
- 労災認定が難しい
- 情報セキュリティ上の問題が起こりやすい など
組織の生産性を向上するには、これらのフォローも必要となるでしょう。
「ミイダス」で社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りを
適材適所の人員配置を実現するには、各社員の思考性や行動特性を客観的に分析する「コンピテンシー診断」を活用しましょう。各社員のコンピテンシーを簡単に分析して可視化できます。パーソナリティの特徴や上下関係適正、ストレス要因などを把握することで、社員一人ひとりの適正に合わせて適切な業務の割り振りが可能です。
ミイダスでは、適性に合った人員配置や業務の可視化ができるコンピテンシー診断（活躍要因診断）、社員のコンディションを可視化できる組織サーベイが利用可能です。自社の生産性向上に、ぜひお役立てください。
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