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RPAとは「人間が行う作業をロボットが自動化する技術」のことです。ルーチン作業の自動化ができるため、業務効率化や人材コスト削減などのメリットが期待できます。
近年、少子高齢化の影響で人材確保・人手不足に悩む企業が多いなか、解決策としてRPAが注目を集めています。とはいえ、RPAの意味や種類、導入手順がイメージできず利用を迷う方もいるでしょう。
本記事では、RPAの仕組みや種類、導入手順や注意点まで詳しく解説します。記事の後半ではRPAを利用した企業の成功事例も紹介しますので、導入を検討されている方は最後までご覧ください。
また導入の成功には、RPAを有効活用できる人材の確保や育成も重要なポイントです。
「ミイダス」では、自社で活躍する人材の採用や育成でお悩みの方に向けて、定着人材の見極め方や人事異動・配置の方法を解説した資料を提供しています。以下より無料でご覧いただけますので、気軽にご活用ください。
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▼この記事でわかること
RPAとは？意味や仕組みを簡単に解説
RPAとは「人間の作業をロボットが自動化する技術のこと」
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略語で「人間がパソコン上で行うルーチン作業をロボットが自動化する技術」を意味します。マウスの操作やキーボード入力などのパソコン上の動きを記録して、ロボットがそのまま再現する仕組みです。
例えば、商品情報のデータ入力や定型メールの送信など、単純なルールに基づいた繰り返しの作業をRPAで自動化できます。そのため、業務の効率化はもちろん、作業ミスの削減や正確性の向上などの効果が期待できるのです。
なお、RPAの仕組みを活用したツールは「RPAツール」と呼ばれており、人材確保や人手不足への対処方法として近年注目を集めています。
RPAの種類は3つある
RPAは、大きく分けて3種類です。RPAの種類によってメリット・デメリットがあるため、導入時は各種類の特徴を把握することが重要です。
それぞれの種類の特徴を簡単にまとめました。
デスクトップ型 サーバー型 クラウド型 特徴 ・各パソコンにインストールして利用
・小さな業務を効率化 ・自社サーバー上で動作
・大規模な業務の自動化が可能 ・クラウド上で動作
・Webブラウザ上の作業の自動化が可能 メリット ・導入が簡単
・コストが低い
・個人や部署単位での管理向き ・ロボットの一元管理ができる
・高セキュリティ
・パソコンの性能に左右されない ・導入が簡単
・導入コストが発生しない
・サーバー管理が必要ない
・常に最新版を利用できる デメリット ・パソコンの性能に左右される
・同時に別の作業ができない
・ロボット数ごとにパソコンが必要 ・導入や運用のハードルが高い
・コストが高い ・セキュリティに注意が必要
・Webブラウザ以外の作業は自動化できない 向いている
企業 ・小規模な業務を自動化したい企業
・試しに導入したい企業 ・全社的にRPA導入した企業
・大規模な業務を自動化したい企業
・機密情報を扱う業務を自動化したい企業 ・IT人材が不足している企業
・中小企業
・Webブラウザ上の業務
RPAの導入を検討する際は、自動化したい業務や規模を考慮して向いている種類を選びましょう。RPAによる自動化の段階
段階 自動化できる業務 特徴 クラス1
RPA 定型業務 ・パソコン上のルーチン作業を自動化できる
・データ入力やファイル転送など、手順が決まった作業に適している クラス2
EPA 一部の非定型業務 ・RPAとAIを組み合わせて自動化できる
・自然言語処理や画像認識、音声解析などのAI技術を活用 クラス3
CA 高度な意思決定や分析 ・AIによる自律的な判断や意思決定を自動化できる
・業務プロセスの分析や改善提案もできる
※参考：総務省「情報通信統計データベース｜RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」 クラス1の「RPA」
本記事で解説しているRPAは、最初の段階「クラス1」に該当します。現在のRPAツールの多くはこのクラス1の段階です。データの入力やメール配信などのシンプルな定型作業を自動化して、業務効率化を図れます。クラス2の「EPA」
EPA（Enhanced Process Automation）は、クラス1のRPAにAI（人工知能）の要素を取り入れて、より高度な業務の自動化ができる段階を指します。人間の判断が必要な業務を一部自動化して、クラス1を超えた業務の効率化を図れる段階です。
例えば、顧客からの問い合わせ内容をAIが判断し、適切な内容を自動で回答することが可能です。
クラス3の「CA」
RPAの最終形態の段階がCA（Cognitive Automation）です。AIが自律的に判断や意思決定を行い、業務プロセスの分析や改善まで自動化できる段階です。つまり、人間が経験や知識に基づいて行っていた「業務上の最終判断や改善提案」まで代行できる状態を指します。
現時点ではCAが業務で用いられている例は少なく、今後の開発に期待されていると言えるでしょう。
RPAと「RDA」「AI」は何が違う？
RPAと「RDA」の違い
RDA（Robotic Desktop Automation）とは、「デスクトップ作業の自動化」を指します。RPAとRDAは「業務の自動化」を目的としている点は同じですが、「自動化の適用範囲」が異なるのです。
RPAは企業全体の業務を自動化する技術で、人の手を必要とせずに動作します。一方RDAは、個人のデスクトップ上の作業を自動化する技術で、人の操作を補助する役割があります。
つまり、RDAは完全に自動化はしておらず「一部の業務を自動化するのみ」なのです。RDAは導入が容易で、初期コストを抑えられるメリットがあります。
RPAと「AI」との違い
AI（Artificial Intelligence）とは「人工知能」の意味で、その名の通り「人間の考える力（知能）を人工的に作ったもの」を指します。
RPAとAIの大きな違いは「自動化の仕組み」です。
RPAは、人間が事前に決めたルールや手順に従って、定型的な作業を自動化します。一方AIは、人間が指示するのではなく、データから自ら学習してパターンを見出し、判断や予測を自動的に行います。
つまり、RPAは「人間が決めた」内容に沿って自動化するのに対し、AIは「人間が決めず」にシステムが自ら判断して自動化する点が異なるのです。
先述した通り、RPAとAIを組み合わせた段階は「クラス2」の「EPA」と呼び、これまで自動化が難しかった非定型業務にも対応できるようになります。
RPAでどのような業務を効率化できる？具体的な例
とはいえ「どのような業務が効率化できるのか？」といまいちイメージが湧かない方もいるのではないでしょうか。
具体例として、RPAで効率化できる業務をまとめてみました。▼RPAで効率化できる業務の例
・データのチェック・照合：交通費の照合など
・データの入力：受発注情報の入力、勤怠データや給与データの入力など
・データの集計や抽出：勤怠や給与データの管理、売上情報や顧客情報の集計、SNS上のコメント収集など
・書類作成：請求書、報告書、日時レポート、名刺の作成など
・データの送信：商品の受発注データや入出金データ、メールの送信など
・他のシステム・アプリとの連携：異なる業務管理システムの連携など例えば人事業務でRPAを導入した場合、従業員の勤怠データを自動的に収集・集計したり、面接の日程や合否などを求人の応募者に自動送信したりすることが可能になるでしょう。
RPAにより、単純作業にかけていた時間を削減できます。そのため、採用戦略を考えたり自社の活躍人材を分析したりするなど、より人が行う価値の高い業務に注力することが可能になるのです。
次の章で、RPAの具体的な効果やメリットを解説します。
RPAを導入する効果・メリット
業務効率化につながる
RPAを活用すると、単純作業や反復作業を自動化できるため、業務効率が向上します。例えば経費精算業務では、領収書のデータ入力や申請書作成などの手間が発生しますが、RPAで自動化すれば作業時間を短縮できます。
また、書き間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーも防止でき、修正作業の削減にもつながるのです。無駄な作業を防げるため、作業の業務効率化や生産性の向上が実現できると言えます。
【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】
人手不足を補えるため、コストの削減につながる
RPAでルーチン作業を自動化すると、作業を行う人員を削減できます。人手不足を補えるため、コストの削減につながるのです。
例えば、商品の受発注業務を行う担当者が3名いる場合、RPAによって1名で対応できるようになれば、2名分の人件費を削減できます。すると、新たに人材を採用するための「採用コスト」や、従業員に業務を教える手間となる「育成コスト」が発生しなくなります。
また、業務を一部自動化することから、従業員の残業代の削減にもつながるのです。
これまで事業で発生していたあらゆるコストをカットし、より重要な部分にコストをかけられるようになるでしょう。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】
従業員満足度を高め、離職の防止が期待できる
ルーチン作業を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に注力できるようになります。
例えば、顧客への丁寧な面談やプレゼンの実施など「自分にしかできない重要な業務」に専念できます。すると、自然に成果が出て事業への貢献につながるでしょう。結果として、従業員の業務へのやりがいや達成感が高まり、従業員満足度の向上や離職の防止につながるのです。
また、RPAにより残業が削減されることで、ワークライフバランスの改善にも効果を発揮します。
少子高齢化が進む近年において、優秀な人材の確保と定着は重要な課題です。RPAの導入は、こうした課題の対処として有効な手段と言えるでしょう。
なお、従業員の満足度を高めて離職を防ぎたい場合、従業員の特徴を把握した人材配置も欠かせません。「ミイダス」の「コンピテンシー診断」では、従業員の適性や資質を客観的に可視化できます。
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RPA導入するデメリット・注意点
間違った作業を実行しても気づかないリスクがある
RPAは指示された作業を実行し続けられる一方で、指示内容に誤りがあっても処理を続けてしまうリスクがあります。
請求書の発行業務にRPAを活用した場合、請求書の金額を計算する数式に誤りがあったとしても、間違った金額で請求書を発行し続けてしまうのです。すると、大きなトラブルの発生につながる可能性があります。
そのためRPAの導入時には、業務フローを細部まで確認し、ミスが生まれない仕組みを構築することが重要です。ミスを早期発見する手段や対処方法まで考えておくとよいでしょう。
情報漏洩のリスクがある
不正アクセスによる情報漏洩のリスクがある点も注意点に挙げられます。
例えば、顧客情報を管理するシステムにRPAがアクセスする際、そのログイン情報が不正アクセスによって第三者に入手されてしまうと、顧客の個人情報が漏洩する可能性があります。そのため、アクセス権限の管理の徹底やログイン情報の暗号化など、セキュリティ対策を講じる必要があるのです。
RPAの導入時には、このようなセキュリティ面でのリスクも考慮して対策を考えましょう。
RPAを導入する手順
【手順1】RPA導入する目的と目標を設定
RPAの導入を検討する際、まずは導入の「目的」と「目標」を明確にしましょう。「なんとなく効率化しそうだから」と目的なく進めてしまうと、無駄な投資に終わる可能性もあるからです。
例えば、業務の効率化による残業時間の削減や、人的ミスの防止による顧客満足度の向上などが目的として考えられます。
また、この目的とセットで、目標も設定すると意義のある導入ができます。例えば「採用担当者の業務時間を20％削減する」など、具体的な数値で目標を定めることで、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。
【手順2】効率化したい具体的な作業をピックアップ
次に、実際にRPAを導入して効率化したい作業を具体的にピックアップします。
現場の従業員にヒアリングを実施し、日々の業務の中で多くの時間を費やし、かつ定期的に発生している定型作業を洗い出しましょう。ヒアリングしてもあまり出てこない場合、従業員が「無駄な作業」「したくない」と感じている作業を挙げてもらうと、RPAで解決すべき作業が見つかるかもしれません。
ただし、定型作業以外の「複雑な判断が必要な業務」の自動化はRPAでは向いていないため注意してください。作業をピックアップしたら、さらに自動化すべき作業の優先順位をつけます。
【手順3】自社に最適なRPAツールを選び、導入
自動化対象の作業が決定したら、RPAツールを選定します。
RPAツールにはさまざま種類があり、特徴も異なるため、自社の業務や規模、予算に合ったものを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策やシステム障害時の業務停止リスクなども考慮しなければなりません。
そのため、導入するツールに無料トライアルの期間を活用したりRPAツールの販売会社に問い合わせをしたりして、自社に適しているかを確認しましょう。費用対効果に加えて、最初に定めた目的や目標が達成できるかどうかの視点から検討するのもよいでしょう。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
RPAの「意味ない導入」を防ぐ！失敗しないポイント
RPAの特徴を把握し「自動化できる作業か？」を確認する
RPAの導入を検討する際、特徴を正しく理解したうえで「自動化できる作業」を選定することが重要です。先述したとおり、RPAは単純作業や反復作業の自動化に適していますが、複雑で高度な判断を必要とする作業には向いていません。
例えば、データ転記作業や定型フォーマットの書類作成などはRPAに向いていますが、顧客により対応を変える「苦情メールへの返信」のような人間の判断が必要な作業は、RPAに向いていないのです。
こうしたRPAツールの特徴と、自社が自動化したい作業との相性を十分に確認してください。
RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、運用体制を構築する
RPAの導入が成功するかどうかは、導入後の運用もカギを握っています。RPAを業務フローに適切に組み込み、継続的に運用するには、自社の業務内容とRPAの特徴の両方を理解している「RPA人材」が重要です。
そのため、RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、最適なRPAの運用体制を構築しましょう。
なお、RPA人材に求められる資質やスキルの例として、以下が挙げられます。
- コミュニケーション能力が高い
- ITリテラシーが高い
- 論理的思考が身についている
- 業務効率化が得意
- 課題発見や解決が得意
- スケジュール管理能力が高い など
例えば、業務の効率化やフローの構築が得意な人材をRPAの運用者にすることで、導入後の効果的な運用につながるでしょう。一方、RPAの運用者に適した人材を選定できず、効果的な運用体制も構築できていない状況では、うまく活用できないリスクが高まってしまいます。
RPAの導入と並行して、運用体制の構築にも注力しましょう。
【関連記事：論理的思考とは？ビジネスで求められる理由や注意点、鍛え方まで解説】
【関連記事：コミュニケーション能力とは？高い人の特徴・鍛え方と採用時の見極め方】
【関連記事：スケジュール管理とは？重要性や管理する際のポイントを紹介】
RPAを導入した日本の企業の事例
単純作業の自動化で年間約30,000時間を削減【株式会社レオパレス21】
不動産事業を展開する株式会社レオパレス21は、業務時間や業務ミスの削減などを目的として、2018年よりRPAの導入を進めました。当初は営業支援を中心に業務の自動化に取り組み、現在では管理部門の業務にも導入を拡大しているそうです。
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
RPAを活用することで、大企業においても大幅に業務効率化を実現できることがわかる事例と言えます。
※参考：株式会社レオパレス21「RPAの導入促進により、年間約30,000時間のバックオフィス業務を自動化」｜PR TIMES
RPAツールを開発・導入して自治体の業務効率化に貢献【株式会社オークファン】
RPAツールを開発している株式会社オークファンは、鳥取県大山町にRPAツール「オークファンロボ」を導入し、役場内における業務の効率化に貢献しています。
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
民間企業に限らず、自治体の業務においてもRPAにより業務効率化の実現を示している事例と言えます。
※参考：株式会社オークファン「鳥取県・大山町にRPAツール「オークファンロボ」を提供 自治体の業務効率化に貢献」｜PR TIMES
RPAの導入には「特徴の把握」と「RPA人材」がポイント
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に適したRPAの導入を検討してみてください。
なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
「ミイダス」では、RPA人材の選出に役立つ「コンピテンシー診断」を提供しています。コンピテンシー診断では、人材の資質や適性を数値で客観的に示せるツールです。そのため、RPA人材を選出時に活用できるほか、自社にフィットする人材の採用や育成にも役立ちます。
・組織サーベイ：簡単なアンケート機能で従業員のパフォーマンスをグラフで可視化できるため、離職防止につながる
・バイアス診断ゲーム：思考のクセ（認知バイアス）を診断できるため、従業員の特徴を考慮した人材配置や育成に役立つ人事業務に特化して業務効率化を行いたい方や、人材確保や離職防止などの課題がある方は、ミイダスの活用がおすすめです。
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例えば、商品情報のデータ入力や定型メールの送信など、単純なルールに基づいた繰り返しの作業をRPAで自動化できます。そのため、業務の効率化はもちろん、作業ミスの削減や正確性の向上などの効果が期待できるのです。
なお、RPAの仕組みを活用したツールは「RPAツール」と呼ばれており、人材確保や人手不足への対処方法として近年注目を集めています。
それぞれの種類の特徴を簡単にまとめました。
| デスクトップ型 | サーバー型 | クラウド型 | |
| 特徴 | ・各パソコンにインストールして利用 ・小さな業務を効率化 | ・自社サーバー上で動作 ・大規模な業務の自動化が可能 | ・クラウド上で動作 ・Webブラウザ上の作業の自動化が可能 |
| メリット | ・導入が簡単 ・コストが低い ・個人や部署単位での管理向き | ・ロボットの一元管理ができる ・高セキュリティ ・パソコンの性能に左右されない | ・導入が簡単 ・導入コストが発生しない ・サーバー管理が必要ない ・常に最新版を利用できる |
| デメリット | ・パソコンの性能に左右される ・同時に別の作業ができない ・ロボット数ごとにパソコンが必要 | ・導入や運用のハードルが高い ・コストが高い | ・セキュリティに注意が必要 ・Webブラウザ以外の作業は自動化できない |
| 向いている 企業 | ・小規模な業務を自動化したい企業 ・試しに導入したい企業 | ・全社的にRPA導入した企業 ・大規模な業務を自動化したい企業 ・機密情報を扱う業務を自動化したい企業 | ・IT人材が不足している企業 ・中小企業 ・Webブラウザ上の業務 |
| 段階 | 自動化できる業務 | 特徴 |
| クラス1 RPA | 定型業務 | ・パソコン上のルーチン作業を自動化できる ・データ入力やファイル転送など、手順が決まった作業に適している |
| クラス2 EPA | 一部の非定型業務 | ・RPAとAIを組み合わせて自動化できる ・自然言語処理や画像認識、音声解析などのAI技術を活用 |
| クラス3 CA | 高度な意思決定や分析 | ・AIによる自律的な判断や意思決定を自動化できる ・業務プロセスの分析や改善提案もできる |
例えば、顧客からの問い合わせ内容をAIが判断し、適切な内容を自動で回答することが可能です。
現時点ではCAが業務で用いられている例は少なく、今後の開発に期待されていると言えるでしょう。
ここでは、RPAと混同されがちな「RAD」「AI」との違いを解説します。それぞれの意味や役割の違いを知ることで、RPAについて正しく理解できるでしょう。
RPAと「RDA」の違い
RDA（Robotic Desktop Automation）とは、「デスクトップ作業の自動化」を指します。RPAとRDAは「業務の自動化」を目的としている点は同じですが、「自動化の適用範囲」が異なるのです。
RPAは企業全体の業務を自動化する技術で、人の手を必要とせずに動作します。一方RDAは、個人のデスクトップ上の作業を自動化する技術で、人の操作を補助する役割があります。
つまり、RDAは完全に自動化はしておらず「一部の業務を自動化するのみ」なのです。RDAは導入が容易で、初期コストを抑えられるメリットがあります。
RPAは企業全体の業務を自動化する技術で、人の手を必要とせずに動作します。一方RDAは、個人のデスクトップ上の作業を自動化する技術で、人の操作を補助する役割があります。
つまり、RDAは完全に自動化はしておらず「一部の業務を自動化するのみ」なのです。RDAは導入が容易で、初期コストを抑えられるメリットがあります。
RPAと「AI」との違い
AI（Artificial Intelligence）とは「人工知能」の意味で、その名の通り「人間の考える力（知能）を人工的に作ったもの」を指します。
RPAとAIの大きな違いは「自動化の仕組み」です。
RPAは、人間が事前に決めたルールや手順に従って、定型的な作業を自動化します。一方AIは、人間が指示するのではなく、データから自ら学習してパターンを見出し、判断や予測を自動的に行います。
つまり、RPAは「人間が決めた」内容に沿って自動化するのに対し、AIは「人間が決めず」にシステムが自ら判断して自動化する点が異なるのです。
先述した通り、RPAとAIを組み合わせた段階は「クラス2」の「EPA」と呼び、これまで自動化が難しかった非定型業務にも対応できるようになります。
RPAとAIの大きな違いは「自動化の仕組み」です。
RPAは、人間が事前に決めたルールや手順に従って、定型的な作業を自動化します。一方AIは、人間が指示するのではなく、データから自ら学習してパターンを見出し、判断や予測を自動的に行います。
つまり、RPAは「人間が決めた」内容に沿って自動化するのに対し、AIは「人間が決めず」にシステムが自ら判断して自動化する点が異なるのです。
先述した通り、RPAとAIを組み合わせた段階は「クラス2」の「EPA」と呼び、これまで自動化が難しかった非定型業務にも対応できるようになります。
RPAでどのような業務を効率化できる？具体的な例
とはいえ「どのような業務が効率化できるのか？」といまいちイメージが湧かない方もいるのではないでしょうか。
具体例として、RPAで効率化できる業務をまとめてみました。▼RPAで効率化できる業務の例
・データのチェック・照合：交通費の照合など
・データの入力：受発注情報の入力、勤怠データや給与データの入力など
・データの集計や抽出：勤怠や給与データの管理、売上情報や顧客情報の集計、SNS上のコメント収集など
・書類作成：請求書、報告書、日時レポート、名刺の作成など
・データの送信：商品の受発注データや入出金データ、メールの送信など
・他のシステム・アプリとの連携：異なる業務管理システムの連携など例えば人事業務でRPAを導入した場合、従業員の勤怠データを自動的に収集・集計したり、面接の日程や合否などを求人の応募者に自動送信したりすることが可能になるでしょう。
RPAにより、単純作業にかけていた時間を削減できます。そのため、採用戦略を考えたり自社の活躍人材を分析したりするなど、より人が行う価値の高い業務に注力することが可能になるのです。
次の章で、RPAの具体的な効果やメリットを解説します。
RPAを導入する効果・メリット業務効率化につながる
RPAを活用すると、単純作業や反復作業を自動化できるため、業務効率が向上します。例えば経費精算業務では、領収書のデータ入力や申請書作成などの手間が発生しますが、RPAで自動化すれば作業時間を短縮できます。
また、書き間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーも防止でき、修正作業の削減にもつながるのです。無駄な作業を防げるため、作業の業務効率化や生産性の向上が実現できると言えます。
【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】
人手不足を補えるため、コストの削減につながる
RPAでルーチン作業を自動化すると、作業を行う人員を削減できます。人手不足を補えるため、コストの削減につながるのです。
例えば、商品の受発注業務を行う担当者が3名いる場合、RPAによって1名で対応できるようになれば、2名分の人件費を削減できます。すると、新たに人材を採用するための「採用コスト」や、従業員に業務を教える手間となる「育成コスト」が発生しなくなります。
また、業務を一部自動化することから、従業員の残業代の削減にもつながるのです。
これまで事業で発生していたあらゆるコストをカットし、より重要な部分にコストをかけられるようになるでしょう。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】
従業員満足度を高め、離職の防止が期待できる
ルーチン作業を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に注力できるようになります。
例えば、顧客への丁寧な面談やプレゼンの実施など「自分にしかできない重要な業務」に専念できます。すると、自然に成果が出て事業への貢献につながるでしょう。結果として、従業員の業務へのやりがいや達成感が高まり、従業員満足度の向上や離職の防止につながるのです。
また、RPAにより残業が削減されることで、ワークライフバランスの改善にも効果を発揮します。
少子高齢化が進む近年において、優秀な人材の確保と定着は重要な課題です。RPAの導入は、こうした課題の対処として有効な手段と言えるでしょう。
なお、従業員の満足度を高めて離職を防ぎたい場合、従業員の特徴を把握した人材配置も欠かせません。「ミイダス」の「コンピテンシー診断」では、従業員の適性や資質を客観的に可視化できます。
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RPA導入するデメリット・注意点間違った作業を実行しても気づかないリスクがある
RPAは指示された作業を実行し続けられる一方で、指示内容に誤りがあっても処理を続けてしまうリスクがあります。
請求書の発行業務にRPAを活用した場合、請求書の金額を計算する数式に誤りがあったとしても、間違った金額で請求書を発行し続けてしまうのです。すると、大きなトラブルの発生につながる可能性があります。
そのためRPAの導入時には、業務フローを細部まで確認し、ミスが生まれない仕組みを構築することが重要です。ミスを早期発見する手段や対処方法まで考えておくとよいでしょう。
情報漏洩のリスクがある
不正アクセスによる情報漏洩のリスクがある点も注意点に挙げられます。
例えば、顧客情報を管理するシステムにRPAがアクセスする際、そのログイン情報が不正アクセスによって第三者に入手されてしまうと、顧客の個人情報が漏洩する可能性があります。そのため、アクセス権限の管理の徹底やログイン情報の暗号化など、セキュリティ対策を講じる必要があるのです。
RPAの導入時には、このようなセキュリティ面でのリスクも考慮して対策を考えましょう。
RPAを導入する手順
【手順1】RPA導入する目的と目標を設定
RPAの導入を検討する際、まずは導入の「目的」と「目標」を明確にしましょう。「なんとなく効率化しそうだから」と目的なく進めてしまうと、無駄な投資に終わる可能性もあるからです。
例えば、業務の効率化による残業時間の削減や、人的ミスの防止による顧客満足度の向上などが目的として考えられます。
また、この目的とセットで、目標も設定すると意義のある導入ができます。例えば「採用担当者の業務時間を20％削減する」など、具体的な数値で目標を定めることで、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。
【手順2】効率化したい具体的な作業をピックアップ
次に、実際にRPAを導入して効率化したい作業を具体的にピックアップします。
現場の従業員にヒアリングを実施し、日々の業務の中で多くの時間を費やし、かつ定期的に発生している定型作業を洗い出しましょう。ヒアリングしてもあまり出てこない場合、従業員が「無駄な作業」「したくない」と感じている作業を挙げてもらうと、RPAで解決すべき作業が見つかるかもしれません。
ただし、定型作業以外の「複雑な判断が必要な業務」の自動化はRPAでは向いていないため注意してください。作業をピックアップしたら、さらに自動化すべき作業の優先順位をつけます。
【手順3】自社に最適なRPAツールを選び、導入
自動化対象の作業が決定したら、RPAツールを選定します。
RPAツールにはさまざま種類があり、特徴も異なるため、自社の業務や規模、予算に合ったものを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策やシステム障害時の業務停止リスクなども考慮しなければなりません。
そのため、導入するツールに無料トライアルの期間を活用したりRPAツールの販売会社に問い合わせをしたりして、自社に適しているかを確認しましょう。費用対効果に加えて、最初に定めた目的や目標が達成できるかどうかの視点から検討するのもよいでしょう。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
RPAの「意味ない導入」を防ぐ！失敗しないポイントRPAの特徴を把握し「自動化できる作業か？」を確認する
RPAの導入を検討する際、特徴を正しく理解したうえで「自動化できる作業」を選定することが重要です。先述したとおり、RPAは単純作業や反復作業の自動化に適していますが、複雑で高度な判断を必要とする作業には向いていません。
例えば、データ転記作業や定型フォーマットの書類作成などはRPAに向いていますが、顧客により対応を変える「苦情メールへの返信」のような人間の判断が必要な作業は、RPAに向いていないのです。
こうしたRPAツールの特徴と、自社が自動化したい作業との相性を十分に確認してください。
RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、運用体制を構築する
RPAの導入が成功するかどうかは、導入後の運用もカギを握っています。RPAを業務フローに適切に組み込み、継続的に運用するには、自社の業務内容とRPAの特徴の両方を理解している「RPA人材」が重要です。
そのため、RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、最適なRPAの運用体制を構築しましょう。
なお、RPA人材に求められる資質やスキルの例として、以下が挙げられます。
- コミュニケーション能力が高い
- ITリテラシーが高い
- 論理的思考が身についている
- 業務効率化が得意
- 課題発見や解決が得意
- スケジュール管理能力が高い など
例えば、業務の効率化やフローの構築が得意な人材をRPAの運用者にすることで、導入後の効果的な運用につながるでしょう。一方、RPAの運用者に適した人材を選定できず、効果的な運用体制も構築できていない状況では、うまく活用できないリスクが高まってしまいます。
RPAの導入と並行して、運用体制の構築にも注力しましょう。
【関連記事：論理的思考とは？ビジネスで求められる理由や注意点、鍛え方まで解説】
【関連記事：コミュニケーション能力とは？高い人の特徴・鍛え方と採用時の見極め方】
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RPAを導入した日本の企業の事例単純作業の自動化で年間約30,000時間を削減【株式会社レオパレス21】
不動産事業を展開する株式会社レオパレス21は、業務時間や業務ミスの削減などを目的として、2018年よりRPAの導入を進めました。当初は営業支援を中心に業務の自動化に取り組み、現在では管理部門の業務にも導入を拡大しているそうです。
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
RPAを活用することで、大企業においても大幅に業務効率化を実現できることがわかる事例と言えます。
※参考：株式会社レオパレス21「RPAの導入促進により、年間約30,000時間のバックオフィス業務を自動化」｜PR TIMES
RPAツールを開発・導入して自治体の業務効率化に貢献【株式会社オークファン】
RPAツールを開発している株式会社オークファンは、鳥取県大山町にRPAツール「オークファンロボ」を導入し、役場内における業務の効率化に貢献しています。
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
民間企業に限らず、自治体の業務においてもRPAにより業務効率化の実現を示している事例と言えます。
※参考：株式会社オークファン「鳥取県・大山町にRPAツール「オークファンロボ」を提供 自治体の業務効率化に貢献」｜PR TIMES
RPAの導入には「特徴の把握」と「RPA人材」がポイント
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に適したRPAの導入を検討してみてください。
なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
「ミイダス」では、RPA人材の選出に役立つ「コンピテンシー診断」を提供しています。コンピテンシー診断では、人材の資質や適性を数値で客観的に示せるツールです。そのため、RPA人材を選出時に活用できるほか、自社にフィットする人材の採用や育成にも役立ちます。
・組織サーベイ：簡単なアンケート機能で従業員のパフォーマンスをグラフで可視化できるため、離職防止につながる
・バイアス診断ゲーム：思考のクセ（認知バイアス）を診断できるため、従業員の特徴を考慮した人材配置や育成に役立つ人事業務に特化して業務効率化を行いたい方や、人材確保や離職防止などの課題がある方は、ミイダスの活用がおすすめです。
ミイダスの機能を確認したい方は、以下の機能一覧をご覧ください。
ミイダスの機能一覧を確認する
▼ミイダスについて知りたい方は、以下の解説動画（2分）もチェックしてみてください
とはいえ「どのような業務が効率化できるのか？」といまいちイメージが湧かない方もいるのではないでしょうか。
具体例として、RPAで効率化できる業務をまとめてみました。
・データのチェック・照合：交通費の照合など
・データの入力：受発注情報の入力、勤怠データや給与データの入力など
・データの集計や抽出：勤怠や給与データの管理、売上情報や顧客情報の集計、SNS上のコメント収集など
・書類作成：請求書、報告書、日時レポート、名刺の作成など
・データの送信：商品の受発注データや入出金データ、メールの送信など
・他のシステム・アプリとの連携：異なる業務管理システムの連携など
RPAにより、単純作業にかけていた時間を削減できます。そのため、採用戦略を考えたり自社の活躍人材を分析したりするなど、より人が行う価値の高い業務に注力することが可能になるのです。
次の章で、RPAの具体的な効果やメリットを解説します。
RPAの導入で得られる効果やメリットを3つピックアップしました。特に3つ目の「従業員の満足度を高め、離職の防止が期待できる」という点は、少子高齢化が進む現代において大きなメリットと言えます。
業務効率化につながる
RPAを活用すると、単純作業や反復作業を自動化できるため、業務効率が向上します。例えば経費精算業務では、領収書のデータ入力や申請書作成などの手間が発生しますが、RPAで自動化すれば作業時間を短縮できます。
また、書き間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーも防止でき、修正作業の削減にもつながるのです。無駄な作業を防げるため、作業の業務効率化や生産性の向上が実現できると言えます。
【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】
また、書き間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーも防止でき、修正作業の削減にもつながるのです。無駄な作業を防げるため、作業の業務効率化や生産性の向上が実現できると言えます。
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人手不足を補えるため、コストの削減につながる
RPAでルーチン作業を自動化すると、作業を行う人員を削減できます。人手不足を補えるため、コストの削減につながるのです。
例えば、商品の受発注業務を行う担当者が3名いる場合、RPAによって1名で対応できるようになれば、2名分の人件費を削減できます。すると、新たに人材を採用するための「採用コスト」や、従業員に業務を教える手間となる「育成コスト」が発生しなくなります。
また、業務を一部自動化することから、従業員の残業代の削減にもつながるのです。
これまで事業で発生していたあらゆるコストをカットし、より重要な部分にコストをかけられるようになるでしょう。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】
例えば、商品の受発注業務を行う担当者が3名いる場合、RPAによって1名で対応できるようになれば、2名分の人件費を削減できます。すると、新たに人材を採用するための「採用コスト」や、従業員に業務を教える手間となる「育成コスト」が発生しなくなります。
また、業務を一部自動化することから、従業員の残業代の削減にもつながるのです。
これまで事業で発生していたあらゆるコストをカットし、より重要な部分にコストをかけられるようになるでしょう。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】
従業員満足度を高め、離職の防止が期待できる
ルーチン作業を自動化することで、従業員はより価値の高い業務に注力できるようになります。
例えば、顧客への丁寧な面談やプレゼンの実施など「自分にしかできない重要な業務」に専念できます。すると、自然に成果が出て事業への貢献につながるでしょう。結果として、従業員の業務へのやりがいや達成感が高まり、従業員満足度の向上や離職の防止につながるのです。
また、RPAにより残業が削減されることで、ワークライフバランスの改善にも効果を発揮します。
少子高齢化が進む近年において、優秀な人材の確保と定着は重要な課題です。RPAの導入は、こうした課題の対処として有効な手段と言えるでしょう。
なお、従業員の満足度を高めて離職を防ぎたい場合、従業員の特徴を把握した人材配置も欠かせません。「ミイダス」の「コンピテンシー診断」では、従業員の適性や資質を客観的に可視化できます。
現在15名までは、無料でミイダスのコンピテンシー診断が試せます。従業員にピッタリの人材配置を行いたい方は、まずは以下より従業員の特徴を把握してみませんか。
例えば、顧客への丁寧な面談やプレゼンの実施など「自分にしかできない重要な業務」に専念できます。すると、自然に成果が出て事業への貢献につながるでしょう。結果として、従業員の業務へのやりがいや達成感が高まり、従業員満足度の向上や離職の防止につながるのです。
また、RPAにより残業が削減されることで、ワークライフバランスの改善にも効果を発揮します。
少子高齢化が進む近年において、優秀な人材の確保と定着は重要な課題です。RPAの導入は、こうした課題の対処として有効な手段と言えるでしょう。
なお、従業員の満足度を高めて離職を防ぎたい場合、従業員の特徴を把握した人材配置も欠かせません。「ミイダス」の「コンピテンシー診断」では、従業員の適性や資質を客観的に可視化できます。
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RPA導入するデメリット・注意点間違った作業を実行しても気づかないリスクがある
RPAは指示された作業を実行し続けられる一方で、指示内容に誤りがあっても処理を続けてしまうリスクがあります。
請求書の発行業務にRPAを活用した場合、請求書の金額を計算する数式に誤りがあったとしても、間違った金額で請求書を発行し続けてしまうのです。すると、大きなトラブルの発生につながる可能性があります。
そのためRPAの導入時には、業務フローを細部まで確認し、ミスが生まれない仕組みを構築することが重要です。ミスを早期発見する手段や対処方法まで考えておくとよいでしょう。
情報漏洩のリスクがある
不正アクセスによる情報漏洩のリスクがある点も注意点に挙げられます。
例えば、顧客情報を管理するシステムにRPAがアクセスする際、そのログイン情報が不正アクセスによって第三者に入手されてしまうと、顧客の個人情報が漏洩する可能性があります。そのため、アクセス権限の管理の徹底やログイン情報の暗号化など、セキュリティ対策を講じる必要があるのです。
RPAの導入時には、このようなセキュリティ面でのリスクも考慮して対策を考えましょう。
RPAを導入する手順
【手順1】RPA導入する目的と目標を設定
RPAの導入を検討する際、まずは導入の「目的」と「目標」を明確にしましょう。「なんとなく効率化しそうだから」と目的なく進めてしまうと、無駄な投資に終わる可能性もあるからです。
例えば、業務の効率化による残業時間の削減や、人的ミスの防止による顧客満足度の向上などが目的として考えられます。
また、この目的とセットで、目標も設定すると意義のある導入ができます。例えば「採用担当者の業務時間を20％削減する」など、具体的な数値で目標を定めることで、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。
【手順2】効率化したい具体的な作業をピックアップ
次に、実際にRPAを導入して効率化したい作業を具体的にピックアップします。
現場の従業員にヒアリングを実施し、日々の業務の中で多くの時間を費やし、かつ定期的に発生している定型作業を洗い出しましょう。ヒアリングしてもあまり出てこない場合、従業員が「無駄な作業」「したくない」と感じている作業を挙げてもらうと、RPAで解決すべき作業が見つかるかもしれません。
ただし、定型作業以外の「複雑な判断が必要な業務」の自動化はRPAでは向いていないため注意してください。作業をピックアップしたら、さらに自動化すべき作業の優先順位をつけます。
【手順3】自社に最適なRPAツールを選び、導入
自動化対象の作業が決定したら、RPAツールを選定します。
RPAツールにはさまざま種類があり、特徴も異なるため、自社の業務や規模、予算に合ったものを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策やシステム障害時の業務停止リスクなども考慮しなければなりません。
そのため、導入するツールに無料トライアルの期間を活用したりRPAツールの販売会社に問い合わせをしたりして、自社に適しているかを確認しましょう。費用対効果に加えて、最初に定めた目的や目標が達成できるかどうかの視点から検討するのもよいでしょう。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
RPAの「意味ない導入」を防ぐ！失敗しないポイントRPAの特徴を把握し「自動化できる作業か？」を確認する
RPAの導入を検討する際、特徴を正しく理解したうえで「自動化できる作業」を選定することが重要です。先述したとおり、RPAは単純作業や反復作業の自動化に適していますが、複雑で高度な判断を必要とする作業には向いていません。
例えば、データ転記作業や定型フォーマットの書類作成などはRPAに向いていますが、顧客により対応を変える「苦情メールへの返信」のような人間の判断が必要な作業は、RPAに向いていないのです。
こうしたRPAツールの特徴と、自社が自動化したい作業との相性を十分に確認してください。
RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、運用体制を構築する
RPAの導入が成功するかどうかは、導入後の運用もカギを握っています。RPAを業務フローに適切に組み込み、継続的に運用するには、自社の業務内容とRPAの特徴の両方を理解している「RPA人材」が重要です。
そのため、RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、最適なRPAの運用体制を構築しましょう。
なお、RPA人材に求められる資質やスキルの例として、以下が挙げられます。
- コミュニケーション能力が高い
- ITリテラシーが高い
- 論理的思考が身についている
- 業務効率化が得意
- 課題発見や解決が得意
- スケジュール管理能力が高い など
例えば、業務の効率化やフローの構築が得意な人材をRPAの運用者にすることで、導入後の効果的な運用につながるでしょう。一方、RPAの運用者に適した人材を選定できず、効果的な運用体制も構築できていない状況では、うまく活用できないリスクが高まってしまいます。
RPAの導入と並行して、運用体制の構築にも注力しましょう。
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不動産事業を展開する株式会社レオパレス21は、業務時間や業務ミスの削減などを目的として、2018年よりRPAの導入を進めました。当初は営業支援を中心に業務の自動化に取り組み、現在では管理部門の業務にも導入を拡大しているそうです。
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
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RPAツールを開発している株式会社オークファンは、鳥取県大山町にRPAツール「オークファンロボ」を導入し、役場内における業務の効率化に貢献しています。
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
民間企業に限らず、自治体の業務においてもRPAにより業務効率化の実現を示している事例と言えます。
※参考：株式会社オークファン「鳥取県・大山町にRPAツール「オークファンロボ」を提供 自治体の業務効率化に貢献」｜PR TIMES
RPAの導入には「特徴の把握」と「RPA人材」がポイント
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に適したRPAの導入を検討してみてください。
なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
「ミイダス」では、RPA人材の選出に役立つ「コンピテンシー診断」を提供しています。コンピテンシー診断では、人材の資質や適性を数値で客観的に示せるツールです。そのため、RPA人材を選出時に活用できるほか、自社にフィットする人材の採用や育成にも役立ちます。
・組織サーベイ：簡単なアンケート機能で従業員のパフォーマンスをグラフで可視化できるため、離職防止につながる
・バイアス診断ゲーム：思考のクセ（認知バイアス）を診断できるため、従業員の特徴を考慮した人材配置や育成に役立つ人事業務に特化して業務効率化を行いたい方や、人材確保や離職防止などの課題がある方は、ミイダスの活用がおすすめです。
ミイダスの機能を確認したい方は、以下の機能一覧をご覧ください。
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▼ミイダスについて知りたい方は、以下の解説動画（2分）もチェックしてみてください
請求書の発行業務にRPAを活用した場合、請求書の金額を計算する数式に誤りがあったとしても、間違った金額で請求書を発行し続けてしまうのです。すると、大きなトラブルの発生につながる可能性があります。
そのためRPAの導入時には、業務フローを細部まで確認し、ミスが生まれない仕組みを構築することが重要です。ミスを早期発見する手段や対処方法まで考えておくとよいでしょう。
例えば、顧客情報を管理するシステムにRPAがアクセスする際、そのログイン情報が不正アクセスによって第三者に入手されてしまうと、顧客の個人情報が漏洩する可能性があります。そのため、アクセス権限の管理の徹底やログイン情報の暗号化など、セキュリティ対策を講じる必要があるのです。
RPAの導入時には、このようなセキュリティ面でのリスクも考慮して対策を考えましょう。
RPAの導入手順を3ステップで解説します。一般的な流れを知ることで、かえって業務が複雑になってしまうことやコストに見合わない導入を防げるでしょう。
【手順1】RPA導入する目的と目標を設定
RPAの導入を検討する際、まずは導入の「目的」と「目標」を明確にしましょう。「なんとなく効率化しそうだから」と目的なく進めてしまうと、無駄な投資に終わる可能性もあるからです。
例えば、業務の効率化による残業時間の削減や、人的ミスの防止による顧客満足度の向上などが目的として考えられます。
また、この目的とセットで、目標も設定すると意義のある導入ができます。例えば「採用担当者の業務時間を20％削減する」など、具体的な数値で目標を定めることで、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。
例えば、業務の効率化による残業時間の削減や、人的ミスの防止による顧客満足度の向上などが目的として考えられます。
また、この目的とセットで、目標も設定すると意義のある導入ができます。例えば「採用担当者の業務時間を20％削減する」など、具体的な数値で目標を定めることで、導入後の効果測定がしやすくなるでしょう。
【手順2】効率化したい具体的な作業をピックアップ
次に、実際にRPAを導入して効率化したい作業を具体的にピックアップします。
現場の従業員にヒアリングを実施し、日々の業務の中で多くの時間を費やし、かつ定期的に発生している定型作業を洗い出しましょう。ヒアリングしてもあまり出てこない場合、従業員が「無駄な作業」「したくない」と感じている作業を挙げてもらうと、RPAで解決すべき作業が見つかるかもしれません。
ただし、定型作業以外の「複雑な判断が必要な業務」の自動化はRPAでは向いていないため注意してください。作業をピックアップしたら、さらに自動化すべき作業の優先順位をつけます。
現場の従業員にヒアリングを実施し、日々の業務の中で多くの時間を費やし、かつ定期的に発生している定型作業を洗い出しましょう。ヒアリングしてもあまり出てこない場合、従業員が「無駄な作業」「したくない」と感じている作業を挙げてもらうと、RPAで解決すべき作業が見つかるかもしれません。
ただし、定型作業以外の「複雑な判断が必要な業務」の自動化はRPAでは向いていないため注意してください。作業をピックアップしたら、さらに自動化すべき作業の優先順位をつけます。
【手順3】自社に最適なRPAツールを選び、導入
自動化対象の作業が決定したら、RPAツールを選定します。
RPAツールにはさまざま種類があり、特徴も異なるため、自社の業務や規模、予算に合ったものを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策やシステム障害時の業務停止リスクなども考慮しなければなりません。
そのため、導入するツールに無料トライアルの期間を活用したりRPAツールの販売会社に問い合わせをしたりして、自社に適しているかを確認しましょう。費用対効果に加えて、最初に定めた目的や目標が達成できるかどうかの視点から検討するのもよいでしょう。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
RPAツールにはさまざま種類があり、特徴も異なるため、自社の業務や規模、予算に合ったものを選ぶ必要があります。また、セキュリティ対策やシステム障害時の業務停止リスクなども考慮しなければなりません。
そのため、導入するツールに無料トライアルの期間を活用したりRPAツールの販売会社に問い合わせをしたりして、自社に適しているかを確認しましょう。費用対効果に加えて、最初に定めた目的や目標が達成できるかどうかの視点から検討するのもよいでしょう。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
RPAの「意味ない導入」を防ぐ！失敗しないポイントRPAの特徴を把握し「自動化できる作業か？」を確認する
RPAの導入を検討する際、特徴を正しく理解したうえで「自動化できる作業」を選定することが重要です。先述したとおり、RPAは単純作業や反復作業の自動化に適していますが、複雑で高度な判断を必要とする作業には向いていません。
例えば、データ転記作業や定型フォーマットの書類作成などはRPAに向いていますが、顧客により対応を変える「苦情メールへの返信」のような人間の判断が必要な作業は、RPAに向いていないのです。
こうしたRPAツールの特徴と、自社が自動化したい作業との相性を十分に確認してください。
RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、運用体制を構築する
RPAの導入が成功するかどうかは、導入後の運用もカギを握っています。RPAを業務フローに適切に組み込み、継続的に運用するには、自社の業務内容とRPAの特徴の両方を理解している「RPA人材」が重要です。
そのため、RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、最適なRPAの運用体制を構築しましょう。
なお、RPA人材に求められる資質やスキルの例として、以下が挙げられます。
- コミュニケーション能力が高い
- ITリテラシーが高い
- 論理的思考が身についている
- 業務効率化が得意
- 課題発見や解決が得意
- スケジュール管理能力が高い など
例えば、業務の効率化やフローの構築が得意な人材をRPAの運用者にすることで、導入後の効果的な運用につながるでしょう。一方、RPAの運用者に適した人材を選定できず、効果的な運用体制も構築できていない状況では、うまく活用できないリスクが高まってしまいます。
RPAの導入と並行して、運用体制の構築にも注力しましょう。
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RPAを導入した日本の企業の事例単純作業の自動化で年間約30,000時間を削減【株式会社レオパレス21】
不動産事業を展開する株式会社レオパレス21は、業務時間や業務ミスの削減などを目的として、2018年よりRPAの導入を進めました。当初は営業支援を中心に業務の自動化に取り組み、現在では管理部門の業務にも導入を拡大しているそうです。
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
RPAを活用することで、大企業においても大幅に業務効率化を実現できることがわかる事例と言えます。
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RPAツールを開発・導入して自治体の業務効率化に貢献【株式会社オークファン】
RPAツールを開発している株式会社オークファンは、鳥取県大山町にRPAツール「オークファンロボ」を導入し、役場内における業務の効率化に貢献しています。
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
民間企業に限らず、自治体の業務においてもRPAにより業務効率化の実現を示している事例と言えます。
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RPAの導入には「特徴の把握」と「RPA人材」がポイント
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に適したRPAの導入を検討してみてください。
なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
「ミイダス」では、RPA人材の選出に役立つ「コンピテンシー診断」を提供しています。コンピテンシー診断では、人材の資質や適性を数値で客観的に示せるツールです。そのため、RPA人材を選出時に活用できるほか、自社にフィットする人材の採用や育成にも役立ちます。
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・バイアス診断ゲーム：思考のクセ（認知バイアス）を診断できるため、従業員の特徴を考慮した人材配置や育成に役立つ人事業務に特化して業務効率化を行いたい方や、人材確保や離職防止などの課題がある方は、ミイダスの活用がおすすめです。
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例えば、データ転記作業や定型フォーマットの書類作成などはRPAに向いていますが、顧客により対応を変える「苦情メールへの返信」のような人間の判断が必要な作業は、RPAに向いていないのです。
こうしたRPAツールの特徴と、自社が自動化したい作業との相性を十分に確認してください。
そのため、RPAを活用できる「RPA人材」を選定し、最適なRPAの運用体制を構築しましょう。
なお、RPA人材に求められる資質やスキルの例として、以下が挙げられます。
RPAの導入と並行して、運用体制の構築にも注力しましょう。
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RPAを導入することで、業種や業務内容を問わず、多くの企業や組織で業務効率化の成果が出ています。ここでは、RPAを活用して業務効率化に成功した企業の事例を紹介します。
単純作業の自動化で年間約30,000時間を削減【株式会社レオパレス21】
不動産事業を展開する株式会社レオパレス21は、業務時間や業務ミスの削減などを目的として、2018年よりRPAの導入を進めました。当初は営業支援を中心に業務の自動化に取り組み、現在では管理部門の業務にも導入を拡大しているそうです。
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
RPAを活用することで、大企業においても大幅に業務効率化を実現できることがわかる事例と言えます。
※参考：株式会社レオパレス21「RPAの導入促進により、年間約30,000時間のバックオフィス業務を自動化」｜PR TIMES
RPAを導入した結果、「年間約30,000時間分」ものバックオフィス業務を自動化することに成功したとのこと。今後はAIと連携することで、さらに業務の効率化と質の向上を目指し、市民開発も行うことで「年間約54,000時間」の業務の削減を目標に掲げています。
RPAを活用することで、大企業においても大幅に業務効率化を実現できることがわかる事例と言えます。
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RPAツールを開発・導入して自治体の業務効率化に貢献【株式会社オークファン】
RPAツールを開発している株式会社オークファンは、鳥取県大山町にRPAツール「オークファンロボ」を導入し、役場内における業務の効率化に貢献しています。
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
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※参考：株式会社オークファン「鳥取県・大山町にRPAツール「オークファンロボ」を提供 自治体の業務効率化に貢献」｜PR TIMES
大山町では、以前から別のRPAツールを運用していましたが「RPAに業務の作業手順を伝えるシナリオが作りにくい」という課題を抱えていました。
そこで、2022年にオークファンロボの利用を試したところ、操作性や画像認識の精度の高さから本格的に導入したそうです。財務会計システムへの入力や、課税台帳システムへの反映などの業務をRPAで自動化し、半日かかっていた処理が1時間程度への時間削減に成功しています。
町民との直接対話の時間を増やしたり残業時間を削減したりするなど、業務効率化の効果を実感しているとのことです。
民間企業に限らず、自治体の業務においてもRPAにより業務効率化の実現を示している事例と言えます。
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RPAの導入には「特徴の把握」と「RPA人材」がポイント
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
本記事で紹介した内容を参考に、自社に適したRPAの導入を検討してみてください。
なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
「ミイダス」では、RPA人材の選出に役立つ「コンピテンシー診断」を提供しています。コンピテンシー診断では、人材の資質や適性を数値で客観的に示せるツールです。そのため、RPA人材を選出時に活用できるほか、自社にフィットする人材の採用や育成にも役立ちます。
・組織サーベイ：簡単なアンケート機能で従業員のパフォーマンスをグラフで可視化できるため、離職防止につながる
・バイアス診断ゲーム：思考のクセ（認知バイアス）を診断できるため、従業員の特徴を考慮した人材配置や育成に役立つ人事業務に特化して業務効率化を行いたい方や、人材確保や離職防止などの課題がある方は、ミイダスの活用がおすすめです。
ミイダスの機能を確認したい方は、以下の機能一覧をご覧ください。
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▼ミイダスについて知りたい方は、以下の解説動画（2分）もチェックしてみてください
RPAとは、人間が行うルーチン作業をロボットが自動化する技術のことです。単純作業や反復作業の自動化に適しており、業務効率化や従業員満足度の向上などのメリットがあります。その一方、間違った作業を実行するリスクや情報漏洩にも注意が必要です。
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なお、RPAの導入を成功させるには「RPA人材」の育成や確保も重要です。
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