プロアクティブ行動とは？意味や具体例、促進のコツと注意点｜人材アセスメントラボ

ビジネスにおける「プロアクティブ行動」とは、業務や組織の課題に能動的に取り組む行動を指します。従業員のプロアクティブ行動は、業務効率化や事業の発展の促進につながるため重要と言えます。

しかし、プロアクティブ行動の具体的な組織への影響や従業員へ促進する最適な方法がわからず、悩む方もいるでしょう。やみくもに促進するだけでは、失敗につながるリスクもあります。

本記事では、プロアクティブ行動の定義や具体例、メリットとデメリット、促進するポイントを人事担当者向けに解説します。

またミイダスでは、自社にフィットする人材の採用や育成を成功させる方法についての資料を提供しています。無料で閲覧できますので、あわせてご活用ください。

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プロアクティブ行動とは？ビジネスにおける意味と役割
プロアクティブ行動が求められる理由
職場におけるプロアクティブ行動の具体例
プロアクティブ行動が組織に与えるメリット
組織におけるプロアクティブ行動のデメリット
プロアクティブ行動を活性化させる取り組み例・アイデア
組織のプロアクティブ行動を促進するポイント
プロアクティブ行動の促進にはデジタルツールの活用もおすすめ

プロアクティブ行動とは？ビジネスにおける意味と役割

まずは、プロアクティブ行動の基本的な意味や役割を解説します。

プロアクティブ行動の定義

プロアクティブ行動について、さまざまな論文や定義が過去に発表されています。2008年に発表されたアメリカの論文で述べられているプロアクティブ行動には、以下を定義しています。

自分やそのまわりの環境に影響を与える先見的な行動
変化志向で未来の自分や環境に明確な影響を与えることを意図した行動

引用：Grant, Adam M., and Susan J. Ashford. "The dynamics of proactivity at work." Research in organizational behavior 28 (2008): 3-34.より著者翻訳

つまり、自分や環境に生じる影響や出来事を見据えて、目の前の課題や状況に対処する主体的な行動を表します。

例えば、転職先の職場に早く馴染むために従業員の顔と名前を覚えたり、業界について本やセミナーで勉強したりする行動などがプロアクティブ行動と言えるでしょう。早く職場で活躍するため、良好な人間関係を構築する努力や業界への理解は欠かせません。

このような行動は「組織社会化」の一環であるとも言えます。組織化社会化については、以下の記事をご覧ください。

【関連記事：組織社会化とは？必要な要素やメリット・デメリット、施策の注意点を解説】

プロアクティブとリアクティブの意味の違い

プロアクティブと対照的な言葉に「リアクティブ」があります。

プロアクティブ（proactive）には「先を見越した」「積極的な」という意味があります。一方、リアクティブ（reactive）とは「後手の」「何かに対して反応する」などの意味です。

つまり、以下のような行動の違いがあるのです。

プロアクティブ：積極的な行動、主体的
リアクティブ：受け身な行動、受動的

真逆の行動や性質を指していますので、違いを理解しておきましょう。

プロアクティブ行動が求められる理由

プロアクティブ行動が現代の企業に求められる主な理由は、以下の通りです。

変化の激しい時代に対応し、経営を存続させるため
事業や組織の活性化と発展につながるため

変化の激しい時代に対応し、経営を存続させるため

現代は、変化が激しく不確実性の高い「VUCA時代」です。予測不能な出来事が発生し、従来の常識が通用しなくなる特徴があります。こうした時代に経営を持続させるには、従業員一人ひとりが業務に関する情報を自発的に収集したり、より最適なプロセスに改善したりする行動が求められます。

また、リスクマネジメントの観点からもプロアクティブ行動は欠かせません。従業員が主体的に行動することで、業務で起りうるリスクに最適な対策を取ることが可能になります。例えば、市場の急激な変化に対して、より最適なマーケティング戦略を実施することで、売上低下などのリスクを防止できるでしょう。

企業が時代の変化に柔軟に対応し、経営を持続的に行うために欠かせない行動と言えます。

事業や組織の発展につながるため

事業や組織の発展にも、従業員のプロアクティブ行動は欠かせません。

例えば、新商品を作る際、既存の市場調査や分析方法を一新させるなどの積極的な行動は、新たな価値を持つ商品を生み出す「イノベーション創出」につながります。顧客にとってよりよい商品を提供し、事業の発展に貢献するでしょう。

また、社内の生産性向上や良好な人間関係の構築には、各従業員が当事者意識を持ち、業務の改善やコミュニケーションを取ることが求められます。こうしたプロアクティブ行動は組織の連携を深め、事業の発展が期待できるのです。

イノベーションを創出する具体的な方法は、以下の記事で詳しく解説されています。

【関連記事：イノベーションとは？種類や成功事例をもとにわかりやすく解説】

職場におけるプロアクティブ行動の具体例

では、どのような行動がプロアクティブ行動に該当するのかと疑問を持つ方もいるでしょう。2012年に発表された論文（著者：Cooper-Thomas & Burke）によると、以下のような行動がプロアクティブ行動の具体例に挙げられます。

プロアクティブ行動 ※Cooper-Thomas & Burkeの論文より引用	具体的な行動例
既存業務を改善する	・現在の生産ラインの効率化を図るために、新たなプロセスを上司に提案する・顧客への応対時間を短縮するために、デジタルツールの導入を提案する
物事を前向きに捉える	・上司から厳しいフィードバックを受けても、成長の機会と前向きに捉えて改善に努める・困難な状況に直面したとき、成長の機会と受け止め、解決策を模索する
良好な人間関係を構築する	・新入社員と積極的に交流して信頼関係を築き、職場に馴染みやすいように配慮する・社内の交流会に参加し、自分から積極的に参加者とコミュニケーションを図り場を盛り上げる
業務の関係者へ積極的に意見やフィードバックを求める	・プロジェクトの進行中、プロジェクトのメンバーに意見を求め、施策に役立てる・既存業務の改善のために、他部署の従業員にも意見を収集し、改善に活かす

※引用：Cooper-Thomas, Helena D., and Sarah E. Burke. "Newcomer proactive behavior: Can there be too much of a good thing." The Oxford handbook of organizational socialization 2 (2012): 1-26.より著者翻訳

プロアクティブ行動が組織に与えるメリット

プロアクティブ行動が組織に与える主なメリットは以下の通りです。

業務の生産性向上につながる
商品やサービスの品質向上につながる
従業員の成長につながり、モチベーション向上が期待できる

業務の生産性向上につながる

従業員のプロアクティブ行動は、業務の生産性の向上につながります。

例えば、従業員が既存データ入力に非効率を感じて最適な自動入力ツールの導入を提案した場合、大幅な入力作業の削減が実現するでしょう。非効率な作業時間を他の重要なプロセスに注力できるようになるため、長期的に見て事業の成長も期待できます。

こうした課題を従業員が早期に発見し、積極的に改善提案することで、全体の生産性が高まるのです。

業務の生産性を向上させる重要性や取り組み方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】

商品やサービスの品質向上につながる

従業員の主体性のある行動は、商品やサービスの品質向上にも重要です。

例えば、商品を店舗販売している企業が利益を高めるために、商品のラインナップや配置に関する意見を顧客に聞いたとします。意見を活かして店内の品ぞろえやレイアウトを改善すれば、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。リピート率も増えれば、利益向上につながります。

このように、積極的に既存業務を改善しようとする行動は組織全体の評判と業績によい影響を与えて、ビジネスの成功につながるでしょう。

従業員の成長につながり、モチベーション向上が期待できる

従業員のプロアクティブな行動は、従業員の個人的な成長とモチベーションの向上にも効果を発揮します。

営業職の従業員が、営業スキルの向上に自ら外部のセミナーに参加して成約率を上げた場合、自信につながりモチベーションの向上が期待できます。

こうした自発的な行動による従業員の成功体験は、組織内の士気向上にもつながり、プラスの影響が見込まれるでしょう。

モチベーションが事業に与える影響については、以下の記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

【関連記事：モチベーションとは？やる気を引き出す動機づけ要因とモチベーションマネジメントの手法を解説】

組織におけるプロアクティブ行動のデメリット

従業員のプロアクティブ行動は多くのメリットをもたらしますが、一方で注意すべき点も存在します。ここでは、プロアクティブ行動によるデメリットを解説します。

人間関係に悪影響を与えるリスクがある
従業員にプレッシャーやストレスを与えるリスクがある

こうしたデメリットに注意することで、適切な促進方法がイメージできるでしょう。

人間関係に悪影響を与えるリスクがある

過度な従業員のプロアクティブ行動は、社内の人間関係に悪影響を与える可能性があります。

上司と部下には以下の通り、それぞれタイプの傾向と相性があります。以下は、ミイダスの「コンピテンシー診断（特性診断）」でわかる上司と部下のタイプ一覧です。

例えば、常に自分のやり方で積極的に行動し、自由に動きたい「自律型」の部下と、部下の行動を細かく指示し、意見を求めない「指示型」上司の場合、コミュニケーションの衝突やズレが生じやすい組み合わせと言えます。

部下は上司の意見を聞かず、積極的にアイデアや意見の提案や新たな方法の試みなどを行っても、上司からは「協調性に欠ける」とマイナスに受け取られる可能性があります。すると、部下は「意見を聞いてくれない」と挫折感を感じ、モチベーションを低下させる可能性があるでしょう。

企業は求めるプロアクティブ行動を明確にしたり、従業員の相互理解を深めるためのコミュニケーションを促進したりするなどの取り組みが重要です。

【関連記事：社内のコミュニケーションストレスの原因は？軽減方法を解説】

現在ミイダスでは、上記の上司・部下のタイプがわかる「コンピテンシー診断（特性診断）」が誰でも無料で受験できます。プロアクティブ行動を促進するために、まずは従業員の特徴を把握してみてはいかがでしょうか。

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従業員にプレッシャーやストレスを与えるリスクがある

プロアクティブ行動が常に期待される社風は、従業員によっては過度なプレッシャーやストレスを感じる可能性があります。

例えば、現状維持を好み環境の変化に不安を感じる従業員にとっては、プレッシャーやストレスの原因になり得ます。強くプロアクティブ行動が求められる環境下では力を発揮できず、モチベーション低下や離職につながることも考えられるでしょう。

やみくもに促進するのではなく、企業は従業員の資質や適性を理解し、すべての従業員が心地よく働ける環境作りが重要です。

職場の主なストレスの種類や原因、対処法は以下の記事で解説しています。

【関連記事：職場のストレスの原因・対処法は？職場環境・業務内容・人間関係の3つの要因から分析しよう】

プロアクティブ行動を活性化させる取り組み例・アイデア

従業員のプロアクティブ行動を活性化させる適切な取り組み例とアイデアを紹介します。自社に合ったやり方を見つけるヒントにしてみてください。

オンボーディングを実施する
気軽にコミュニケーションが取れる機会を設ける
人事評価制度に取り入れる

オンボーディングを実施する

オンボーディングとは、新入社員が組織に馴染み、業務で活躍するまで育成・サポートする取り組みです。新入社員が自社組織の文化や求められるプロアクティブ行動、行動規範を理解するのに役立ちます。そのため、従業員のプロアクティブ行動の促進に効果的です。

経験豊富な従業員をトレーナーやメンターに割り当てることで、新入社員は社内の理解が深まるほか、社内の人間関係も構築しやすくなり、自信を持って業務に取り組めます。

以下の記事では、オンボーディングの具体的なやり方や効果について詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

【関連記事：オンボーディングとは？目的や効果、具体例などをまとめて解説】

また、OJTやメンター制度の実施も従業員のプロアクティブ行動の醸成に効果を発揮します。各制度の違いや導入方法は、以下の記事をご覧ください。

【関連記事：メンターとは？制度の導入で得られる効果やデメリット、成功のポイントを解説】
【関連記事：OJTとは？意味をわかりやすく解説！OFF-JTとの違いや研修の進め方など】

気軽にコミュニケーションが取れる機会を設ける

社内で気軽にコミュニケーションが取れる環境作りは、従業員のプロアクティブ行動を促進します。また、普段からコミュニケーションが取れていれば、協力や相互理解につながるため、人間関係の悪化やトラブルを防止にも役立ちます。

例えば、以下のような取り組みを実施すれば、気軽にコミュニケーションが取れる文化が生まれるでしょう

1on1ミーティングの実施：上司と部下が業務の進捗や目標、課題について話し合うことで、信頼関係構築や部下と事業の成長につながる
フィードバックの促進：従業員間でフィードバックを促進し、意見交換をすることで、コミュニケーションを取る文化作りや業務改善につながる
社内交流会の開催：部署を超えたコミュニケーションが促進され、相互理解やアイデアを得ることにつながる

1on1ミーティングやフィードバックの効果的な方法やポイントは、以下をご覧ください。

【関連記事：1on1ミーティングは意味ない？失敗する理由と成功させる方法】
【関連記事：フィードバックとは？意味や重要性、効果的に実践するためのテクニックを紹介】

人事評価制度に取り入れる

人事評価制度にプロアクティブ行動を取り入れることも、従業員のプロアクティブ行動を促す有効な方法です。

人事評価の基準を明確にすることで、自社が求めるプロアクティブ行動が従業員に伝わります。すると、業務への取り組み方や組織への貢献を意識しながら仕事に取り組めるでしょう。

また、プロアクティブ行動が人事評価の指標として含まれ、報酬や昇進と関連することで、従業員の目標達成の促進やモチベーションの向上が期待できます。生産性やイノベーションの向上も期待できるでしょう。

人事評価制度の作り方は、以下の記事を参考にしてみてください。

【関連記事：【事例あり】中小企業の人事評価制度とは？導入率や作り方、人事課題などを紹介】

なお、人事評価制度を新たに作る際は、専用ツールの活用もおすすめです。

例えば、アセスメントツールを活用すれば、客観的な数値に基づいて人材を評価できます。自社で活躍する人材の特徴が明確になるため、公平な人事評価基準作りに役立つのです。

アセスメントやアセスメントツールの概要や使い方は、以下の記事で解説しています。

【関連記事：アセスメントツールとは？5つの導入メリットと選び方・具体例を解説】
【関連記事：アセスメントでできることとは？採用・人事評価・人材配置での活用について解説】

組織のプロアクティブ行動を促進するポイント

組織のプロアクティブ行動を促進するためには、以下のポイントが重要です

従業員に求めるプロアクティブ行動を明確化し、社内に周知する
失敗を責めない社風（心理的安全性）を構築する

従業員に求めるプロアクティブ行動を明確化し、社内に周知する

1つ目のポイントは、従業員に求めるプロアクティブな行動を明確化し、社内に周知することです。

自社が求めるプロアクティブ行動の方向性や基準が明確でなければ、従業員はどのような行動を取ればよいかわからず、行動しにくくなります。従業員間でプロアクティブ行動に関する認識のズレが生じると、人間関係の悪化を引き起こすリスクもあるでしょう。

例えば、既存業務の改善提案を促し成果につながった事例を伝えることで、従業員は日常業務から改善点を見つけて提案しやすくなります。また、改善効果の高い提案を行った従業員を表彰する制度の導入も一案です。

従業員が期待されているプロアクティブ行動を理解できれば、チームワークの強化や事業の成長にもつながります。

失敗を責めない社風（心理的安全性）を構築する

2つ目のポイントは、失敗を責めない社風を構築することです。

プロアクティブ行動を促すためには、失敗を恐れずにチャレンジできる心理的安全性のある社風が重要です。失敗を責める環境では、従業員は保守的な行動を取りがちになります。

社内全体が業務上の失敗を学びや改善の機会と捉え、社内全員で解決策を模索する取り組みがあると、従業員は次のチャレンジがしやすくなります。

心理的安全性の高め方は、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

【関連記事：心理的安全性とは？意味や組織へのメリット・高め方を解説【人事必見】】

また、心理的安全性の構築には、上司の適切なマネジメントが必要です。従業員一人ひとりの資質や適性を理解し、最適な指示や役割を与えることで、お互いを認め合う文化や、チーム間の協力が促進できます。

【関連記事：マネジメントとは？意味や業務内容、求められるスキル、向いている人の特徴を紹介】

プロアクティブ行動の促進にはデジタルツールの活用もおすすめ

本記事では、プロアクティブ行動の意味や促進方法について詳しく解説しました。

プロアクティブ行動とは、主体的で先を見越した行動を指しています。従業員のプロアクティブな行動は、業務の生産性向上や商品・サービスの改善など、企業にとって重要なメリットをもたらします。一方で、人間関係の悪化やプレッシャーを引き起こすリスクもあるのです。

そのため、自社が求めるプロアクティブ行動を明確にし、心理的安全性が保たれた社風を構築することが大切です。今回紹介した内容を参考にして、プロアクティブ行動の促進を成功させましょう。その際は、デジタルツールの活用も効果的です。

本記事で紹介したミイダスの「コンピテンシー診断（特性診断）」は、従業員の適性や資質を客観的に可視化できるため、プロアクティブ行動の明確化やマネジメント適性の把握に役立ちます。