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採用

採用プロセスとは?必要な理由や改善・効率を上げる方法を解説!

「採用プロセス」とは、企業が応募者を採用するまでの全行程を指す言葉です。

少子高齢化や人材の流動化といった時代の流れにより、求める人材の確保が難しくなっています。労働力の確保は、すべての企業にとって急務な課題と言えるでしょう。

本記事では、新卒と中途採用どちらにも効果が期待できる、採用プロセスの改善・効率化の方法を紹介します。

なおミイダスでは、採用に役立つ資料を無料で提供しています。採用プロセスの課題を抱える人事担当者の方は、ぜひご一読ください。

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記事を動画で解説

採用プロセスとは?

「採用プロセス」とは、企業が求める人材を採用するために必要な活動のことです。応募者の募集から採用決定、入社までの流れを指します。

一般的な採用プロセスの流れは、以下のとおりです。
  • 募集:求人媒体への掲載、求人イベントへの参加などを通して、候補者を集める活動
  • 選考:書類選考や面接、適性検査などを通して、候補者の適性を見極める活動
  • 内定:採用を決定した候補者に対して、内定通知を出す活動
  • 入社:内定承諾後、入社手続きを行い、正式に社員として迎える活動
これらの活動を通して、企業に必要な人材を確保し、事業の成長を支える基盤をつくります。どのような採用プロセスを組むかで、企業の競争力強化に直結するため、重要な要素と言えるでしょう。

また応募者にとっても、企業の採用プロセスはみずからのキャリアプランを考えるうえで重要な判断材料となります。

新卒採用と中途採用の違い

フランクな面接をしているイメージ
新卒採用と中途採用の違いは、大まかに解説すると以下の通りです。
新卒採用中途採用
ターゲット社会人未経験者社会人経験者
採用期間1月〜4月(選考開始時期)通年採用
採用基準ポテンシャル採用スキル採用
募集理由大規模増員
若年層人材の確保
将来のリーダー候補の採用
欠員補充・増員
即戦力の採用
新しいノウハウの獲得
採用コスト1人あたり90万円前後1人あたり100万円前後
新卒採用とはその名のとおり、社会人未経験者(学業を修了した人材)を採用する方法です。ただし、社会人経験3年未満で採用市場に属している人材は「第二新卒」と呼ばれます。

通常の新卒採用は4月入社に合わせた一括採用が主流になるため、その前年の3月〜4月が採用開始時期の指標とされています。新卒は卒業して間もない、もしくは社会人経験が3年未満の人材なので、今後のスキルアップに期待した「ポテンシャル採用」を実施する企業が多い傾向にあります。

一方の中途採用は社会人経験者が対象となります。必要なスキルを持った人材をピンポイントで採用していくため、企業によって採用時期が異なるのが一般的です。また、中途採用の場合はこれまでの経験を見込んだ「スキル採用」が主流です。

第二新卒やポテンシャル採用について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:第二新卒とは?採用する3つのメリット・デメリットを解説
【関連記事:ポテンシャル採用とは?新卒・中途採用との違いやメリット、企業事例を紹介

採用プロセス効率化が必要な4つの理由

業務効率化を表したイメージ図
企業にとって、採用プロセス効率化が必要な理由は以下のとおりです。
  • 人事担当者の負担を軽減できる
  • 内定率の向上による優秀な人材確保につながる
  • コア業務を円滑に進められる
  • 採用コストを削減できる
それぞれ詳しく解説します。

人事担当者の負担を軽減できる

採用業務と言っても、その内容は多岐にわたります。採用担当者は通常業務に加えて、以下の業務も進めなければならないため、慢性的なリソース不足に陥ります。
  • 採用計画の立案
  • 求人媒体の選定
  • 求人票の作成・公開
  • 会社説明会のセッティング
  • 選考管理(応募受付〜内定まで)
  • 内定通知
  • 内定後のフォロー
  • 効果測定
特に選考管理は、応募者の人数が多いほど工数が多くなります。応募受付や書類選考、面接など、応募者の人数分を繰り返さなくてはなりません。また、人事以外の部署との連携が必須となる業務もあり、大きな負担がかかっているのです。

採用関連業務の負担増加によって、新しい取り組みや事業に割く時間が取れなくなるケースも。こうした負担を軽減し、円滑に業務を推進できるように効率化する必要があります。

内定率の向上による優秀な人材確保につながる

採用プロセスを改善することで、優秀な人材の確保につながります。なぜなら採用プロセスが明確なことで、応募者は企業の透明性や誠実さを感じ、安心して選考に臨むことができるからです。

また企業側も質の高い選考を実施することで、自社に本当に必要な人材を見極める精度を高められるでしょう。結果として、入社後のミスマッチの軽減にもつながります。

コア業務を円滑に進められる

採用担当者の業務は多岐にわたりますが、その中には担当者以外の人材でも遂行できる「ノンコア業務」も含まれています。

先程の「人事担当者の負担軽減」で紹介した採用業務の中で、
  • 求人媒体の選定
  • 会社説明会のセッティング
  • 選考管理のうち面接会場の手配
  • 内定通知
などはノンコア業務に該当します。

ノンコア業務の削減は、他部署との連携や業務委託などで改善できるでしょう。人事担当者がコア業務を円滑に推進できる環境づくりをすることによって、より良い人材の確保につながります。

採用コストを削減できる

人材の採用には高額なコストがかかります。

先述した新卒と中途の採用コストだけでなく、会場費・パンフレットの印刷費・求人媒体の契約費用などさまざまなコストが発生します。

採用コスト削減は企業課題の1つです。とはいえ、むやみに求人媒体の契約を解約したり、就職イベントなどへ参加しなかったりすると、母集団形成がうまくいかずに優秀な人材の確保が難しくなるでしょう。

採用活動の質も維持しつつ優秀な人材を確保するには、採用プロセスの改善が急務なのです。

【関連記事:採用コストとは?平均相場や増える原因、削減する方法を紹介

採用プロセスの過程で生じる4つの課題

青い背景に虫眼鏡
採用プロセス効率化が企業に必要な理由をお伝えしてきました。ここからは、実際の採用現場で課題となる4つの項目についてお伝えしていきます。
  • 母集団の不足
  • 採用コストの高騰
  • 面接や内定の辞退率上昇
  • 早期離職の増加
それぞれ見ていきましょう。

母集団の不足

多くの企業が抱える課題が「母集団の不足」です。

人事担当者は求人票やスカウトメール、会社説明会など、さまざまな方法で人材を募集します。しかし応募者が少なすぎる、または多すぎるといったケースがよく見られます。

応募者が少なすぎる・多すぎる要因は以下のとおりです。

【応募者が少なすぎる要因】
  • 応募条件がシビア
  • 自社の魅力が伝わっていない
【応募者が多すぎる要因】
  • 応募条件を絞り込めていない
  • 提示した給与が高すぎる
効果的な母集団形成をするには、明確なターゲット設定、およびターゲットに合わせた採用手法や求人原稿の作成が求められます。

なお、母集団形成のメリットや具体的な方法については、以下の記事にて解説しています。あわせてご一読ください。

【関連記事:母集団形成とは?採用の質を高める8つのステップと14の形成方法を徹底解説

採用に必要なリソースが割けない

会社の規模が小さいと、採用にかける時間・費用・手間といったリソースを十分に割けないケースが多々あります。

リソースが足りない要因として以下の例が挙げられます。
  • 人事担当者がほかの業務を兼任している
  • 採用時期の業務量増加
  • 予算逼迫 など
採用に十分なリソースを割き、コア業務を円滑に進めるには、ノンコア業務のアウトソーシングやアセスメントツールの導入がおすすめです。

アセスメントツールを導入すると「書類選考や面接で適切な見極めができない」「応募者の評価に時間がかかる」といった課題を解決に導きます。アセスメントツールの活用で、公正・公平な視点で評価ができるようになり、応募者の適性や能力まで可視化が可能です。

そのため、効率的な見極めや評価プロセス改善の一助となります。

アセスメントツールにはさまざまなものがありますが、低コストで導入するならミイダスの「フィッティング人材分析」がおすすめです。自社組織の特徴や活躍できる人材の条件を可視化できるほか、ミイダスに登録している求職者の中からフィットする人材を探し出すこともできます。

無料のアカウント登録後、すぐにご利用いただけます。ぜひ自社の採用活動にお役立てください。

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面接や内定の辞退率上昇

面接や内定を辞退されるケースは少なくありません。

仮に母集団形成が成功し、希望する人物像に合った人材が集まっても、一定割合の応募者からは面接を辞退される可能性があります。

面接を辞退する要因は以下のとおりです。
  • 選考スピードが遅い
  • 他社の選考を優先される
  • 他社から内定が出ている
上記の要因は「人事担当者の負担増加」「自社の魅力が伝わっていない」ことが原因で発生します。

また最終選考を通過した人材であっても、内定を出した後に辞退するケースもあるでしょう。

内定辞退につながる要因は以下のとおりです。
  • 選考時に企業へ不信感を抱いた
  • 志望度の高い企業から内定をもらった
  • 現職から引き止めにあった(中途採用の場合)
内定辞退の原因も、自社の魅力が伝わっていないことに加えて「人事担当者のスキル不足」が挙げられます。

面接と内定の辞退を防止するには、人事担当者がコア業務に集中できる環境の構築、および応募者への丁寧なコミュニケーションが求められます。

採用側の環境が整えば、おのずと応募者へのフォローも手厚くなり、辞退する人材を少なくできるでしょう。内定辞退率について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:内定辞退率とは?高くなる原因や承諾率を上げる方法を解説

早期離職の増加

応募者の採用後に課題となるのが「早期離職」です。

入社前に抱いていた企業イメージや業務内容と、入社後に体感したこととの間にギャップを感じ、モチベーションが低下することで早期離職が起きてしまいます。

採用活動をするときにはプラスの面だけではなく、業務の厳しさもあわせて説明すると、応募者は過度のギャップを感じにくくなるでしょう。

また入社後のフォローや研修も丁寧に行うだけではなく、人材1人1人のスキルや能力を把握し、適切な部署に配属するのも早期離職防止に効果的です。

採用ミスマッチや早期退職については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ一度ご覧ください。

【関連記事:採用ミスマッチはなぜ起こる?理由と対策について
【関連記事:早期離職が起きる原因は何?引き起こすデメリットや対策を紹介

採用プロセスを改善・効率化する方法

PDCAサイクルのイメージ
採用プロセスの改善・効率化を図り、自社の採用力を強化する方法は以下の通りです。
  • 明確な要件定義をする
  • 採用スケジュール・予算・人員を適切に設定する
  • 自社の魅力を効果的に伝える
  • 効果的な面接官トレーニングを実施する
  • 応募者へ適切なフィードバックを行う
それぞれ詳しく解説します。

明確な要件定義をする

1つ目のポイントは、企業の経営戦略を踏まえたうえで、人材に求めるスキルや特性を明確に定める「要件定義」です。

要件定義を効果的に実施するには、まず自社で活躍する人材の行動特性(コンピテンシー)を分析し、採用市場で求める人物像(ペルソナ)を割り出します。

この際、スキルや資格といったハードスキルのみならず、コミュニケーション能力や性格といったソフトスキルも分析しましょう。分析した結果を活かした能力重視の要件定義ができると、採用や配置によるミスマッチ防止につながります。

さらに、定めた人材像を人事担当者の間で共有しておくと、面接時の判断基準も明確になるため、人材確保の効率化と採用コスト削減につながるでしょう。

しかし、採用担当者が複数業務を兼任していたり、人事担当者が少なかったりする場合は要件定義にかけるリソースが不足しがちです。効率的な要件定義を実現し、求める人材の特徴を速やかに分析するにはアセスメントツールの導入がおすすめです。

要件定義について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:採用要件・人材要件の作り方とは?定義方法からペルソナの設計例まで解説

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採用スケジュール・予算・人員を適切に設定する

実際の採用活動に入る前には、予算・人員・スケジュールを細かく設定する必要があります。明確な人材像が設定されていれば、無駄を省いた採用計画の立案と採用コスト削減が可能です。

インターンシップ・就職イベント・人材紹介・求人サイトへの情報公開など、新卒や中途採用の方法は多岐にわたります。自社がどの方法で募集をかけるか検討し、新卒の場合は学生側の都合もあわせてスケジューリングしていきましょう。

また、採用活動で重視される採用スキルの中には、人材の特性を見抜く面接スキルも含まれます。人事担当者のスキルアップを図りたい方は、以下の記事もぜひ参考にしてください。

【関連記事:面接での採用基準とは?採用したい人材を見極める評価項目を解説
【関連記事:優秀な人材の特徴と見極め方とは?採用担当が面接で失敗しないポイント

自社の魅力を効果的に伝える

求める人材像を具体的に設定したら、次は自社の魅力をターゲットに向けて発信し、母集団の形成を図ります。

採用したい人材のニーズを分析し、それに合った方法で情報発信をします。自社サイトの採用ページ・求人サイトの活用・就職イベントへの参加など方法はさまざまです。

その際は他の企業の求人情報も分析し、コンテンツの差別化を図るのも重要です。

あらかじめターゲットを明確にしておけば、採用市場の動向からアプローチ方法を適宜検証できるため、採用プロセスのPDCAを回しやすくなるでしょう。

なかにはアセスメントリクルーティングができる「ミイダス」のように、ツールを用いて求める人材の特徴を分析し、その結果から求職者を検索・アプローチできるシステムもあります。

自社の採用方法やブランディングに悩んでいるならば、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:15種類の採用方法や特徴、メリット・デメリットを解説

効果的な面接官トレーニングを実施する

面接官のスキル不足によって、採用ミスマッチが発生しやすいです。適切なトレーニングを通して面接官のスキルを標準化し、質を高めましょう。

たとえば、以下のような内容についてトレーニングを強化すると良いでしょう。
  • 企業理念・ビジョンに関する理解を深める
  • 質問力・傾聴力・観察力などの向上させる
  • フィードバック方法の習得してもらう
  • 面接官自身にバイアスを認知してもらう など
効果的なトレーニングは座学だけではなく、ロールプレイングや模擬面接などを組み合わせると良いでしょう。また面接官同士でフィードバックを共有する場を設けることで、さらなるスキル向上を目指せます。
面接トレーニングやバイアスについて詳しく知りたい方は、以下記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:面接官トレーニングとは?実施するメリットや強化すべきスキルを紹介
【関連記事:面接に潜むバイアスとは?与える影響や具体的な対策を解説

応募者へ適切なフィードバックを行う

応募者へのフィードバックは選考結果にかかわらず、企業イメージ向上や採用活動の改善に役立ちます。合格の場合は入社手続きに関する情報を提供し、入社後の活躍を期待するメッセージを添えましょう。

一方で不合格の場合は選考結果の理由を具体的に伝え、今後のキャリア形成に役立つアドバイスを提供するのが大切です。応募者の納得感を高め、企業へのネガティブな印象を軽減できます。

たとえば「コミュニケーション能力」が不採用の理由とする場合、以下のように詳細に伝えると良いでしょう。

「今回の選考では、求めるレベルに達していなかったと判断しました。具体的にお伝えすると、面接での受け答えにおいて、質問の意図を汲み取り、簡潔にわかりやすく説明する点が不足していたと感じています。今後のキャリア形成において、相手に伝わる話し方を意識することで、より良い結果につながると思います」

適切なフィードバックは応募者だけではなく、企業にとってもイメージアップにつながるためメリットがあります。フィードバックについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

【関連記事:採用力を高める面接フィードバック!優秀な人材を見抜く評価方法と伝え方

採用プロセスの改善には「ミイダス」のアセスメントツールがおすすめ

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・バイアス診断ゲーム:認知バイアスを測定し、入社後や配属後の活躍を予測する日本初のアセスメントツール

・コンピテンシー診断:社員のパーソナリティ、職務適性、ストレス要因、上下関係適性などをデータで可視化できる診断

・活躍要因診断:組織や部署・チームの特徴を可視化できる診断。採用のほか、人材配置にも活用できる。分析した結果をもとに、自社にフィットする人材を探すことも可能
ミイダスの機能で可視化された自社組織や社員の特性は、採用の要件定義を決定する際にもご活用いただけます。求める人材の検索や自動スカウト機能など、スムーズな採用活動に大きく貢献します。

さらに費用は定額制で、追加料金はかかりません。採用コスト削減にも役立つミイダスの登録は約1分で完了します。この機会に試してみてはいかがでしょうか。

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ミイダス導入で採用プロセス効率化に挑む3つの企業を紹介

求める人材を発見するイメージ
最後に、ミイダスの導入で採用プロセス効率化に挑む企業事例を3つ紹介します。
  • 株式会社北建コンサルタント
  • 株式会社関西エンジニヤリング
  • オオホリ建託株式会社
1つずつ見ていきましょう。

株式会社北建コンサルタント

株式会社北建コンサルタントは、北海道留萌市で土木関連の測量・調査・設計などの幅広いサービスを展開しています。

ハローワークや地元新聞に求人広告を掲載したものの、ほとんど応募が来ない状況が続いていたそうです。

こうした事態の解決に向けて、データベースに登録された人材に直接アプローチができるミイダスの導入を決定。

留萌市周辺という狭い範囲でのみ採用活動していた同社ですが、ミイダス導入後は、全国規模でターゲットを選定できるようになりました。ミイダスの利便性の高さに魅力を感じていただいています。

さらに全社員がコンピテンシー診断を受診済みとなっており、診断結果は組織づくりや人材採用に活かすとのことです。

株式会社北建コンサルタントの詳しい導入事例はこちら

株式会社関西エンジニヤリング

兵庫県神戸市で建築コンサルタント業を展開する株式会社関西エンジニヤリングは、近年急増する補修依頼に対応するため、設計者の増員を計画しました。

ミイダスを導入した理由は「希望する業務経験者の採用が期待できるから」だと言います。これまでは未経験者からの応募が多くありましたが、今後は自社にフィットする人材へのオファーを送信する方針にするとのことです。

今後の人員拡大・事業拡大の規模によっては、滋賀県に営業所を設置し、関西全域での地盤固めを進めていくなど、積極的な展望をお持ちでいらっしゃいました。

株式会社関西エンジニヤリングの詳しい導入事例はこちら

オオホリ建託株式会社

山形県山形市で、デザイン企画やリペア&メンテナンス、建設施工など多角的な事業を展開している企業です。

新規事業参入やお客様満足度の向上を目指し、建築施工管理技士や建築士などの有資格者を集めるためにミイダスを導入しました。

コンピテンシー診断による組織の可視化に加え、アプローチ次第でさまざまな人材に出会えるところに魅力を感じていただいています。

オオホリ建託株式会社の詳しい導入事例はこちら

採用業務の大幅な削減を目指すなら「ミイダス」の導入がおすすめ

ミイダスで表示される画面の例
自社に適した人材像を把握し採用プロセスの効率化を図るには、ミイダスの「バイアス診断ゲーム」と「コンピテンシー診断」がおすすめです。

バイアス診断ゲームで出される問題に回答すると、認知バイアスの強さを測定できます。それぞれの人材が持つ思考のクセを見抜き、人材配置や応募者の選定に活用できます。

コンピテンシー診断では、社員の職務適性・ストレス要因・マネジメント適性など41項目ものコンピテンシーの可視化が可能です。分析結果は、コンピテンシーモデルの作成による育成計画の策定や、面接だけではわからない人物像の特定に役立ちます。

ミイダスの各種診断を利用するには、無料アカウント登録が必要です。登録完了したらすぐに診断できます。まずはどのような機能なのか試してみてはいかがでしょうか。

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