書面上の情報だけで合否を判断する書類選考は、面接とはまた違う難しさがある作業です。自社で活躍してくれる人材かどうかを見極めるには、書類のチェックだけでなく事前準備も欠かせません。

しかし、選考の準備から書類のチェックまでにかかる時間と量は膨大であるため、いかに効率よく選考を進めていくかがカギとなります。

そこで今回の記事では、選考前の施策から注意点まで、書類選考で重要なポイントを網羅的に解説していきます。優秀な人材の発掘にお悩みの人事担当者や経営者の皆様は、ぜひご一読ください。

また、人材採用についてのお役立ち資料や、アセスメントツールとして話題のコンピテンシー診断についての解説記事もご参考ください。
【お役立ち資料「社風にあった定着人材の採用を成功させる方法」】
【お役立ち資料「活躍する営業社員の採用を成功させる方法」】
【参考記事：コンピテンシー診断とは？導入事例や使用方法も解説】

記事を動画で解説

▼この記事でわかること

書類選考の通過率
書類選考の前に実施すべき2つのポイント
書類選考の流れ
書類選考で見るべき6つのポイント
社風に合う人材の確保には「ミイダス」のアセスメントツールがおすすめ
書類選考時の注意点
自社にマッチした人材を採用するなら「ミイダス」がおすすめ

書類選考の通過率

事業規模だけでなく、募集しているポジションによっても通過率は変化します。これまで自社で実施した書類選考の通過率を把握しておくと「1人採用するには何名募集すればよいか」が分かってきます。

ここからは、一般的な通過率と大企業の通過率を紹介します。

【一般的な通過率】

マイナビ転職の調査：30〜50％
ちばキャリの調査：20〜30％

このうち、一般企業はおおむね30％の通過率です。大手企業に比べると通過率は高いものの、応募者も多いため相対的に低めの数値となっています。

対してベンチャー企業は応募者が少ないため、総じて40％〜50％と高い通過率になります。

もしも自社の書類選考率が極端に低い場合は、優秀な人材を逃してしまう可能性があります。求める人材像は絞り込みすぎないよう気をつけなければなりません。

【大手企業の通過率】

ちばキャリの調査：10％以下

大手企業や人気企業は欠員補充で募集するケースが多く、少ない枠を争って応募が殺到します。その結果、書類選考の通過率も大幅に低くなるのです。

【通過率の出典】
マイナビ転職：【転職活動、何社応募した？】平均応募社数や、選考通過・内定の確率はどれくらい？
ちばキャリ：最終面接は100%合格！？転職活動の選考通過率・内定率とは

書類選考の前に実施すべき2つのポイント

書類選考を効率よく実施するには、求める人材像の絞り込みと評価基準の設定が必須です。

この2つが明確になっていないと、応募者の選定条件があいまいになり、本当に必要とする人材の確保につながりません。採用活動の第一歩となる重要な作業なので、しっかり確認していきましょう。

定義された人物像や評価ポイントは、採用選考だけでなく中長期的なマネジメントにも影響を与えます。人事課題の解決については、以下の記事もぜひ参考にしてください。
【関連記事：人事課題の解決にはタレントマネジメントが重要！難しい理由と対処法】

求める人材像を絞り込む

入社後のギャップを生じさせないためにも、書類選考前に具体的な人材像を絞り込む必要があります。

そもそも書類選考を行う目的は「面接する人数の絞り込み」です。書類から厳選した人材を次のステップに進ませるためにも、人材像の絞り込みには慎重に取り組みましょう。

どこの部署に必要な人材なのか
どのような業務を担当してもらうのか
必要なスキル・資格・経験は何か
どんな人柄・性格ならば既存のメンバーとの相性が良いか

などを定義します。

人事担当者だけでなく、現場のメンバーからヒアリングした内容も参考にしながら、採用後の活躍を見据えた人材像の絞り込みが重要です。

評価基準の設定

履歴書のフォーマットは統一されていないため、評価で重要視するポイントを決めておかなければ、チェックのために長い時間を要してしまいます。膨大な情報に左右されないよう、一定の評価基準を設定しておきましょう。

書類選考では、以下のように2段階で応募書類を確認することが一般的です。

1. 履歴情報やハードスキルで絞り込む
2. ソフトスキルや具体的経験、アピールポイントを読み込む

最初に、職歴・学歴などの客観的に判断しやすい履歴や「ハードスキル」と呼ばれる専門知識・技能、資格などの項目を確認します。

この際、あらかじめ設定していた人材像と照らし合わせ、求めるスキル・転職回数・学歴の最低ライン・資格の有無などをピンポイントでチェックします。事前に定義した客観的な数値や事実で判断を行うため、短時間でおおまかに候補者を絞り込めるのがメリットです。

その後、履歴書や職務経歴書などの体裁や内容、ソフトスキルにつながる自己PRをチェックしていきます。履歴情報やハードスキルに比べ読み込む時間がかかりますが、これらについても評価基準を設定することで効率化が可能です。

担当者が実際にチェックすべき項目は「書類選考で見るべき6つのポイント」の項目で紹介しています。

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書類選考の流れ

一般的な書類選考の流れは、以下の4ステップで進行します。

応募書類の受付
記載内容の確認
合否判断
応募者へ合否の連絡

それぞれのステップで重要なポイントを解説していきます。ぜひ参考にしてください。

応募書類の受付

応募者に対し、以下の方法のうちいずれかで書類を提出してもらいます。あらかじめ期限を通達しておくと、早めの提出を促せるメリットがあります。

【書類の受付方法】

転職サイトやエージェントからのエントリー
自社ホームページからの応募
Eメール（応募専用アドレスを用意）
郵送
FAX
持参

このときに、選考にかかる日数を応募者に通達しておきましょう。基本的に求職者は複数の企業へ同時並行で書類選考に臨むため、選考にかかる日数を把握できなければ、先に結果が出た他社に入社してしまいます。面接に進んでほしい人材を逃さないよう注意してください。

記載内容の確認

あらかじめ設定した評価基準に沿って記載内容を確認していきます。

【例】

応募書類の記載マナー	・指定した体裁で書かれているか・略語を使用していないか・誤字脱字はないか　など
学歴・職歴	・自社が基準としている学歴があるか・これまでの勤続年数・転職理由がしっかり書かれているか　など
スキル・資格	・求める人材像に適したスキルを持っているか　　　　　・資格の取得時期　など

なかには募集条件に満たない応募者もいる可能性もありますが、それを補える能力や経験があれば、合否判断に加えても良いと考えられます。

合否判断

企業によっては、書類選考と並行して電話等によるスクリーニングを実施していると思います。スクリーニングとは、書類の内容を掘り下げるほか、応募者の人柄をより深く知るために実施される確認作業です。

そして書類やスクリーニングで集めた情報を元に、面接へ案内する候補者を選定。速やかに合否を通達しましょう。

この際、求人に「不採用者への連絡は行わない」と記載しない限り、不採用者にも速やかな連絡が求められます。連絡を怠った場合、人材を大事にしない企業として悪い口コミが流れる可能性があるためです。

応募者へ合否の連絡

選考結果の通知は、企業によって方法が異なります。（Eメール・電話・郵送など）

応募者は複数の企業に併願していることが一般的なので、結果はなるべく早めに伝えましょう。特に郵送は時間がかかるため注意が必要です。

他にも選考結果の通知で注意すべき点は、以下のとおりです。

Eメールや郵送の場合、宛名が別人でないか注意する
電話で通知する場合は、事前に着信拒否の解除を依頼する
郵送の場合、封筒の中身が別人の書類でないか注意する

書類選考で見るべき6つのポイント

ここからは、実際の書類選考で見るべき6つのポイントを解説します。

企業によっては、職務経歴書と履歴書以外にも提出を求めるケースもありますが、ここでは職務経歴書と履歴書の見方で重要なポイントを取り上げています。

書類選考の質を向上させたい、または初めて選考に携わる人事担当者の方はぜひご一読ください。

また、採用ミスマッチに関する以下の記事もぜひお役立て下さい。

【関連記事：採用ミスマッチはなぜ起こる？原因と対策を詳しく解説します】

学歴・資格・経歴などの基本情報

最初に、応募者の基本情報を確認していきます。自社の採用条件に見合う学歴・職歴・資格等を最低限満たしているか1つずつチェックし、会わなくても不採用と判断できる応募者を洗い出す作業です。

ただし、なかには条件を満たしていない応募者でも、過去の経歴から自社での活躍が見込まれる可能性もあるので、人事担当者は慎重に検討しなければなりません。

判断に迷う応募者については、改めて担当者同士で検討を重ねる必要があります。

文章力

応募書類は、応募者の論理的思考力・慎重さ・謙虚な姿勢を見極めるための判断材料になります。応募書類に表れる文章力を評価しましょう。

実際に文章力をチェックする際は、以下のようなリストを作成しておくと便利です。

・誤字脱字はないか
・略語を用いていないか
・論理的な文章か
・意見を押し付ける自己PRになっていないか
・企業研究や自己分析ができている文章か　
・枠の大きさに見合う量の文章か　など

文章力をチェックする際は、次項で解説するマナーも併せて確認すると、効率よく応募者の適性を割り出せます。

最低限のマナー

応募者に文章を書く際のマナーが身についているか、これも書類から読み取れます。前項の文章力と併せて確認していきましょう。

先程と同様にチェックリストを作成しておくと、見るべきポイントがすぐ分かって便利です。

・書類の様式は整っているか
・シャーペンや鉛筆の線の消し忘れはないか
・修正液や修正テープを使っていないか
・文章のトーンやマナーは整っているか
・消えるボールペンや鉛筆で書かれていないか
・文字がかすれていないか
・字は丁寧に書かれているか　など

さらに、書類の提出方法にもマナーが存在します。Eメール・郵送・持参それぞれのマナーを守っているかもチェックが必要です。

【Eメールのマナー】

・履歴書データはPDFで送信しているか
・セキュリティに配慮されているか
・簡潔に要点のみ書かれているか
・企業名・部署名・担当者名を間違えていないか
・メールの最後に署名されているか　など

【郵送のマナー】

・封筒は白色の角形2号（角2）か（持参のときも同様）
・封筒の宛名は正しい書き方になっているか
・応募書類はクリアファイルに入っているか
・送付状の様式・書き方は正しいか　など

【持参のマナー】

・赤色の油性ボールペンで「履歴書在中」と書かれているか（スタンプも可）
・封筒の裏面に持参日・住所・名前が書かれているか
・送付状は付けていないか
・封筒にのりづけはされていないか　など

郵送または持参の場合、担当者がそれぞれ異なるケースもあります。書類を受け取った担当者から、マナーが守られているかを聞き取りをするのがよいでしょう。

応募条件にマッチしているか

事前に設定した「自社が必要とする人材像」に当てはめて、応募条件にどれだけマッチしているかをチェックしていきます。

たとえば、応募要項に「リーダーシップがある人」と記載した場合、それに対して「営業部門を支える業務に携わってきました」と書いてあると、条件にマッチしない人材と判断できます。

このように、条件にマッチしない経験やスキルを記載する応募者は企業研究をしていないケースが多いため、この段階で候補から外すのが賢明です。

仮に「野球部で部長として活動しました」と記載されていても、具体的な取り組みを挙げて論理的な説明が展開されていなければ、根拠に足る情報として活用できません。他にも、必要な資格が書かれていない場合も同様です。

長く働いてくれる人材か

応募者が長期的に活躍できる人材かどうかは、書類の内容でおおまかに把握できます。

たとえば候補者に長期的な勤続を期待する場合、1社の経験年数が長い応募者であれば、書類選考での評価は高得点になります。他にも、自己の最終キャリアとして自社を希望している旨を書いているときも同様です。

ただし、なかには注意すべき履歴書も存在します。具体的な例を見ていきましょう。

【経歴のギャップが疑われる書き方】

入社月や退社月を記載せず、西暦のみ記載している
転職した会社の入社年月日と退職月が重複している　など

経歴をごまかした書類すべてを見抜くのは難しいものの、一目でギャップが疑われる書き方をしている場合は候補から除外しておきましょう。

【転職回数がとても多い】

1年〜3年以内の転職が多い
関連性のない業界への転職を繰り返している

転職回数が多いときは、人事担当者が納得できる理由が記載されているか確認します。関連性のない業界への転職が多い場合は、1つの業界で長続きしない傾向があると考えられるため、より注意深く選考しましょう。

【経験年数に対するスキルの低さが懸念される】

1社における経験年数が長いにもかかわらず、昇給や昇格をしていない

たとえば10年以上もの間1社に在籍していても、昇給や昇格、およびジョブローテーションをしていない場合、スキルアップへの意欲や向上心が見られない人材だとも考えられます。経験年数だけで判断しないよう注意しましょう。

性格やパーソナリティが企業に適しているか

記載内容や書き方から応募者の性格やパーソナリティを推測し、自社に適した人材であるかを判断します。

これまでに解説した5つのポイントを吟味し、面接に進んでほしい応募者を選出しましょう。書類だけで判断できないときは、電話等によるスクリーニングも視野に入れてみてください。

社風に合う人材の確保には「ミイダス」のアセスメントツールがおすすめ

社風や企業理念に合う人材を確保するには、推測や勘に頼って選考するのではなく、あらかじめ自社に在籍する人材の傾向を分析し把握しておくことが重要です。

高い成果を出している社員の特性、すなわち「コンピテンシー」を分析し、特性が似ている人材を採用するのがよいでしょう。

こうした「コンピテンシーモデル」の作成や、自社にマッチした人材に効率よくアプローチできるアセスメントツールに「ミイダス」があります。

コンピテンシーについては、こちらの記事と動画もぜひご覧ください。
【関連記事：コンピテンシー診断とは？導入事例や使用方法も解説】

ミイダスの『フィッティング人材分析』（活躍要因診断）を活用すると、社員のコンピテンシーから業務の適性を割り出し、必要な人材像の設定に役立てられます。

診断ツール以外にも、「ミイダス」には採用活動の効率化を図るシステムを搭載。

求人の募集
求職者の検索
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自社が必要とする人材像を導き出し、条件に合致した人材には積極的にアプローチ。これが「ミイダス」が持つ中途採用・転職ツールとしての強みです。

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書類選考時の注意点

書類選考の実施には、2つの注意点があります。1つは選考の長期化により採用し損ねる可能性、2つ目は人材像を絞りすぎて欲しい人材が見つからない点です。
これらの注意点を解決する方法について、以下で解説していきます。

選考が長引くと優秀な人材を逃してしまう

書類選考に概ね2週間以上かかってしまうと、先に選考を終わらせた他社に、優秀な人材を取られてしまう可能性が高まります。

マイナビの調査によると、21年卒学生のプレエントリー数は24.2社、転職での応募社数平均は8.4社。求職者は他社と並行して書類選考に臨んでいるのが分かります。

このことから、書類選考の合格者には速やかな結果の通知が必須です。それだけでなく、予告なく選考が長引くことが常態化すると、企業の評判にも影響する可能性が。

もしも選考に2週間以上の時間を要するのであれば、事前にその旨を連絡しておきましょう。

【通過率の出典】
マイナビ転職：【転職活動、何社応募した？】平均応募社数や、選考通過・内定の確率はどれくらい？
マイナビ：マイナビ 2021年卒学生就職モニター調査 8月の活動状況

転職市場に求める人材がいない可能性がある

求めるスキルがマニアックすぎる、もしくは最先端のものでありすぎる場合、そもそも転職市場に理想の人材が存在しないケースが考えられます。

その理由として、候補者の母数がそもそも少なかったり、ハイスペックな人材が自社に興味を示さなかったりする可能性があるためです。

対策として、求める人材像を絞り込みすぎないことや、社員の育成にシフトするといった方法があります。

しかし、理想の人材がいないと分かってから施策を講じるのは非効率です。そこで、自社の人材データを一元管理し、効率的な人材募集や育成のサポートを行う「ミイダス」の導入をおすすめします。

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「ミイダス」は求職者が自社に適した人材かどうかを判断し、採用に活かすアセスメントリクルーティングサービスです。

中途採用の場合は、既存の社員からデータを収集し、優れた行動特性を持つ社員の「コンピテンシーモデル」を作成します。

【採用までの流れ】

・分析
・要件定義
・評価
・採用

作成したコンピテンシーモデルは人材像の設定、および評価基準の設定に役立ち、書類選考前に実施する作業の負荷を軽減可能。

さらに、コンピテンシーモデルは求める人材像の設定だけでなく、既存の社員に対する評価基準や育成目標にも活用できます。

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