従業員から「在職証明書がほしい」と依頼され、対応に戸惑ったことがある人事担当者の方もいるのではないでしょうか。あるいは、発行後に「これで正しいのだろうか」と不安に感じることもあるかもしれません。

在職証明書とは、従業員が会社に勤務していることを示す証明書のことです。

本記事では、在職証明書の記載事項や発行手順、注意点などを解説します。コピーして使えるテンプレートもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

さらに、在職証明書の発行に限らず、日々の人事業務の効率化を図るためのポイントをまとめたお役立ち資料も以下にご用意しています。こちらもぜひ、ご活用ください。

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▼この記事でわかること

在職証明書とは
在職証明書の記載事項
在職証明書の発行手順
在職証明書テンプレート【コピペして使える】
在職証明書の注意点
在職証明書に関する疑問
在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」

在職証明書とは

在職証明書とは「従業員が対象期間に会社に在籍している事実を証明する公式な書類」のことを指します。

会社が従業員に代わって作成・発行し、氏名、住所、在職期間、雇用形態などの情報が記載されます。子どもの保育園入園や住宅ローンの申込みといった手続きで、従業員の所属や勤務状況を証明するために必要となる書類です。

在職証明書の定義

在職証明書は、労働者が対象の期間に会社に在籍していた事実、および在籍期間や雇用形態などを証明するために会社が発行する公式文書です。「就労証明書」や「雇用証明書」とも呼ばれることもあり、いずれも同じ意味で使われます。

行政の手続き上の書類のみとは限らないため、法的な定義や厳密な書式は定められていません。一般的には会社独自のフォーマットで作成されますが、提出先の機関によっては、指定の書式が用意されているケースもあります。

従業員が在職証明書を必要とする場面は？

在職証明書が必要となる場面は、主に以下が挙げられます。

用途	提出先	具体例
保育園の入園を申し込むとき	自治体	保育の必要性を証明するため
家を借りるとき	不動産業者・貸主	安定した収入を証明するため
住宅ローンを組むとき	金融機関	返済能力を証明するため
就労ビザを申請するとき	出入国在留管理局	就労資格を証明するため
教育機関への入学・願書を提出するとき	教育機関	就学状況を証明するため
転職・副業をするとき	転職先・副業先企業	就業状況や経歴を証明するため

上記以外にも、公的な補助金や助成金の申請、遺族年金の請求など、さまざまな状況で必要となる場合があります。状況に応じて、提出先に必要な情報を確認しましょう。

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在職証明書の記載事項

在職証明書には、いくつかの必須事項と任意の記載事項があります。手続きに支障をきたさないよう、漏れなく・正確に記載することが重要です。

以下に、主な項目と注意点を表にまとめました。

記載項目	記載内容	注意点（原則）
氏名	従業員の氏名（フルネーム）	戸籍上の氏名を使用
生年月日	従業員の生年月日（西暦または和暦）	年齢ではなく生年月日を記載
住所	従業員の現住所	住民票の住所を記載
会社名・住所・電話番号	会社名（正式名称）、住所（登記上の本店所在地）、電話番号（代表番号）	支社・支店所属の場合はその旨を記載
所属部署	所属部署名	部署名がない場合は空欄またはその旨を記載
役職	従業員の役職名	役職がない場合は空欄またはその旨を記載
雇用形態	従業員の雇用形態（正社員、パートタイマー、契約社員など）	試用期間中の場合はその旨を記載
在職期間	入社年月日～証明書発行日（または退職年月日）	年月日まで正確に記載
発行日	証明書を発行した日付	証明書の有効性を担保
事業者（使用者）名・連絡先・会社印	会社名、代表者名、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）、会社印	代表者名は役職名と氏名を記載

ただし、これらの記載事項は、提出先の機関によって異なる場合があるため、事前に確認することが重要です。たとえば、金融機関に提出する在職証明書には、「年収」や「勤続年数」を記載する欄が設けられているケースがあります。

それぞれの項目について、1つずつ解説していきます。

氏名

従業員の氏名をフルネームで正確に記載します。戸籍上の氏名を用いることが原則ですが、提出先や目的によってはビジネスネームの記載が必要となるケースもあります。

生年月日

従業員の生年月日を西暦または和暦で記載します。年齢ではなく生年月日を記載するのが一般的です。

住所

従業員の現住所を都道府県から番地まで正確に記載します。住民票に記載されている住所を記載するのが原則です。アパート名やマンション名、部屋番号も忘れずに記載しましょう。

会社名・住所・電話番号

会社名を正式名称で記載します。株式会社や合同会社などの法人格も省略せずに記載します。住所は登記上の本店所在地を記載し、電話番号は代表番号を記載するのが一般的です。支社や支店に所属している従業員の場合は、支社や支店の情報を記載することもあります。その場合は、所属部署の欄で明確に記載しましょう。

所属部署

従業員が所属する部署名を記載します。部署名がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。異動歴がある場合でも、現在の所属部署のみを記載することが原則です。

役職

従業員の役職名を正式名称で記載します。役職がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。

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雇用形態

従業員の雇用形態を正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなどから選択して記載します。試用期間中の場合は、その旨もあわせて記載する場合があります。

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在職期間

従業員の入社年月日から証明書発行日までの期間を記載します。西暦または和暦で記載し、年月日まで正確に記載しましょう。退職済みの場合は、入社年月日から退職年月日までを記載します。

発行日

在職証明書を発行した日付を西暦または和暦で記載します。発行日を証明書に記載することで、証明書の有効性を担保する役割があります。

なお、在職証明書に法的な有効期限はありません。ただし、提出先の機関によっては有効期限を設けているケースがあるため、提出先へ事前に有効期限の有無を確認し、従業員には期限内に提出するように伝えましょう。

事業者（使用者）名・連絡先・会社印

会社名と代表者名、および会社の連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。代表者名は、法人の場合は代表取締役などの役職名と氏名を記載し、会社員を押印。個人事業主の場合は、事業主の氏名を記載します。

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在職証明書の発行手順

一般的な在職証明書の発行の流れは次の通りです。

▼申請から発行までの流れの例

1. 従業員からの申請：従業員は、所定の申請書に必要事項を記入し、人事部に提出する。
2. 申請内容の確認：人事部は、申請内容に不備がないかを確認する。
3. 在職証明書の作成：人事部は、申請内容に基づき在職証明書を作成する。
4. 承認と発行：上長または担当者の承認を得て、従業員に在職証明書を交付する。

従業員から在職証明書の発行依頼があった際、円滑に手続きを進めるためには、社内での発行手順を明確にし、従業員にも周知しておくことが効果的です。たとえば、問い合わせ窓口を統一し、申請から発行までの標準的な処理期間を「3営業日以内」など社内規定で定めておけば、スムーズに対応できるでしょう。

また、育児休業中や長期休職中の従業員から発行依頼を受けることもあるため、休業中でも申請・発行ができるフローを整備しておくことも大切です。

さらに近年はペーパーレス化の流れから、電子媒体での在職証明書の発行・提出を認める機関も増えています。電子署名やタイムスタンプなどを活用すれば、偽造や改ざんのリスクを軽減し、より安全な発行が可能です。提出先に電子媒体での提出が可能かを確認し、対応している場合は積極的に活用すると業務効率化につながるでしょう。

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在職証明書テンプレート【コピペして使える】

ここでは、コピペで使える在職証明書のテンプレートを紹介します。一般的な形式を想定しているため、必要に応じて言い回しの変更や不要な項目の削除・追加を行ってご活用ください。

ただし、提出先に指定の書式がある場合は、必ずそちらを優先してください。

▼在職証明書（テンプレート）

項目	記載内容
タイトル	在職証明書
氏名	山田　太郎
生年月日	1980年1月1日
住所	〒123-4567 東京都中央区○○町1-1-1
会社名	株式会社〇〇
会社所在地	〒123-4568 東京都中央区△△町2-2-2
会社電話番号	03-XXXX-XXXX
所属部署	営業部
役職	課長
雇用形態	正社員
在職期間	2010年4月1日　から現在まで
発行日	2025年1月1日
事業者（使用者）名	株式会社〇〇
代表者名	鈴木　一郎
担当者連絡先	03-XXXX-XXXX
会社印	（会社印を押印）

上記のほか、社員番号や資格、具体的な職務内容、年収などを追加で記載するケースもあります。

また、在職証明書に担当者名を記載しない場合は、送付状に人事担当者の氏名と連絡先を明記し、提出先からの問い合わせに対応できる体制に整えるとスムーズです。

在職証明書の注意点

在職証明書を発行する際、スムーズな発行手続きとトラブル防止のための注意点を3つ解説します。

記載内容を確認する

従業員から提出された申請内容と、社内システムに登録されている情報に相違がないかを必ず確認しましょう。氏名、生年月日、住所、在職期間、雇用形態など公的な書類と一致しているかを確認することが重要です。

また、発行日を忘れずに記載し、押印が必要な場合は適切な印鑑を使用します。記載内容に訂正がある場合は、二重線で訂正して訂正印を押しましょう。さらに従業員側にも、申請前に記載内容や指定する書式の有無などを確認してもらうように周知しておくことが大切です。

在職証明書に関するよくあるトラブル事例と原因、対処法を次の通りまとめました。参考にしてみてください。

トラブル	原因	対策
トラブル記載内容の誤り	・人事担当者の確認不足・従業員の申請ミス	・ダブルチェック体制の導入・申請内容の確認を徹底
発行の遅延	・人事担当者の多忙・手続きの煩雑さ	・業務フローの見直し・電子化による効率化
フォーマットの不備	・社内規定の未整備・提出先指定フォーマットの未確認	・フォーマットの統一・提出先への確認徹底

こうしたトラブルを避けるためは、社内規定の整備や従業員への周知徹底を日常的に行うことが欠かせません。

提出先と提出日を確認する

在職証明書を作成する際は、必ず「提出先」と「提出日」を確認し、十分に注意を払いましょう。

提出期限を過ぎてしまうと、希望するサービスの利用開始が遅れるなど、従業員に不利益が生じる可能性があります。余裕を持って書類作成申請と提出をするよう従業員に周知し、期限厳守の重要性を伝えることが大切です。「書類作成は、提出期限の〇営業日前まで」といった社内規定を設けるのも一案です。

個人情報に注意し在職証明書を適切に保管する

発行した在職証明書は、コピーやデータを残し、個人情報に十分注意して社内で保管しましょう。コピーやデータを残しておくことで、後日問い合わせがあった場合や、再発行の際に手間を省き、迅速に対応できます。

ただし、在職証明書には重要な個人情報が含まれるため、保管時には必要な人以外が閲覧できないようシステムにアクセス制限を設けるなど、適切な管理が必要です。不要になった証明書や書き損じは放置せず、シュレッダーなどで確実に破棄するよう徹底しましょう。

適切な保管と廃棄を行うことで、情報漏洩のリスクを防げます。

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在職証明書に関する疑問

在職証明書に関して、人事担当者や従業員の間でよく挙がる質問と回答をまとめました。

在籍証明と在職証明の違いは？

「在籍証明書」と「在職証明書」は基本的には同じ意味で、呼び方が異なるだけです。ほかにも、同様の意味を持つ用語には「雇用証明書」や「就労証明書」があります。

書類の名称の違いは提出先の機関によるため、提出先が指定している書類の名称と記載内容を事前に確認するとよいでしょう。

記載方法や書式が示されている場合は？

在職証明書の書式は、提出先によって指定されている場合があります。たとえば、金融機関がローン審査に用いるための書式や、出入国在留管理局がビザ申請に際して求める書式などです。書式が指定されている場合は、その書式に従って作成しましょう。

もし、書式が指定されていない場合は、一般的に利用されている形式を参考にしたり、先述したテンプレートを活用したりすると便利です。

退職後に発行する場合はある？

退職後に在職証明書の発行依頼を受けることは珍しくありません。労働者は、退職後も一定期間は在職証明書の発行を求める権利があります。

退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。そのため、退職後も対応できるように、発行手順や保管方法を社内で明確にしておくことが大切です。

その際は、「退職証明書」と混同しないように注意が必要です。

退職証明書：退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類
在職証明書：在職中の雇用関係を証明する書類

人事担当者は両者の違いを理解したうえで、作成・発行しましょう。

在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」

本記事では、在職証明書の記載事項や発行手順、注意点やよくある疑問などを詳しく解説しました。

在職証明書の発行は、日常の人事業務と並行して行うため、効率的に処理できる仕組みづくりが大切です。複数のツールを行き来しながら作業すると煩雑になり、ミスが発生するリスクも高まるため、ツールを一本化して管理することが効果的です。

人事領域の業務を効率化するツール「ミイダス」には、書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用から人材配置・育成・組織開発に活用できる幅広い機能が備わっています。

▼ミイダスの機能（一例）