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従業員から「在職証明書がほしい」と言われて困ったことはありませんか。あるいは、なんとなく発行しているものの、自信を持てないときがあるかもしれません。
本記事では、従業員から在職証明書の発行依頼を受けた際にスムーズに対応できるよう、在職証明書の書き方、発行手順、注意点などを網羅的に解説します。コピペですぐに使えるテンプレートもあります。
従業員が安心して手続きを進められるよう、人事担当者として必要な知識を身につけましょう。
また、在職証明書の発行をはじめとして、人事担当者はあらゆる業務に対応しなければなりません。本記事とあわせて、忙しい業務の効率化を図るポイントを解説した以下のお役立ち資料もご覧ください。
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▼この記事でわかること
在職証明書とは
在職証明書の定義
在職証明書は、労働者が対象期間に会社に在籍している事実、および在籍期間や雇用形態などを証明するために、会社が発行する公式文書です。行政手続上の書類とは限らないため、法的な定義や厳密な書式は定められておらず、一般的に会社独自のフォーマットで作成されます。ただし、提出先の機関によっては、指定の書式が用意されている場合もあります。在職証明書が必要となるとき
在職証明書は、さまざまな場面で要求されます。主な例として、以下が挙げられます。用途 提出先 具体例 保育園の入園申し込み時 自治体 保育の必要性を証明するため 家を借りるとき 不動産業者・貸主 安定した収入を証明するため ローンを組むとき 金融機関 返済能力を証明するため 就労ビザ申請時 出入国在留管理局 就労資格を証明するため 教育機関への入学・願書提出時 教育機関 就学状況を証明するため 転職・副業をするとき 転職先・副業先企業 現在の就業状況を証明するため
上記以外にも、公的な補助金や助成金の申請、遺族年金の請求など、さまざまな状況で必要となる場合があります。状況に応じて、提出先に必要な情報を確認しましょう。たとえば、保育施設入園に必要な在職証明書には、多くの自治体で勤務時間や就労日数なども記載が必要となります。
【関連記事：女性の採用はデメリットが多い？必要性や採用するメリットを紹介】
【関連記事：スラッシャーとは複業時代の人材戦略｜受け入れメリットと企業事例】在職証明書の記載事項
氏名
従業員の氏名をフルネームで正確に記載します。戸籍上の氏名を用いることが原則ですが、提出先や目的によってはビジネスネームの記載が必要となるケースもあります。生年月日
従業員の生年月日を西暦または和暦で記載します。年齢ではなく生年月日を記載するのが一般的です。住所
従業員の現住所を都道府県から番地まで正確に記載します。住民票に記載されている住所を記載するのが原則です。アパート名やマンション名、部屋番号も忘れずに記載しましょう。会社名・住所・電話番号
会社名を正式名称で記載します。株式会社や合同会社などの法人格も省略せずに記載します。住所は登記上の本店所在地を記載し、電話番号は代表番号を記載するのが一般的です。支社や支店に所属している従業員の場合は、その支社や支店の名称・住所・電話番号を記載することもあります。その場合は、所属部署の欄で明確に記載しましょう。所属部署
従業員が所属する部署名を記載します。部署名がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。異動歴がある場合でも、現在の所属部署のみを記載することが原則です。近い将来異動予定がある場合は、提出先に確認したうえで、必要があれば異動予定先の部署を記載しましょう。役職
従業員の役職名を正式名称で記載します。役職がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。雇用形態
従業員の雇用形態を正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなどから選択して記載します。試用期間中の場合は、その旨も併せて記載することがあります。在職期間
従業員の入社年月日から証明書発行日までの期間を記載します。西暦または和暦で記載し、年月日まで正確に記載することが重要です。退職済みの場合は、入社年月日から退職年月日までを記載します。発行日
在職証明書を発行した日付を西暦または和暦で記載します。発行日を証明書に記載することで、証明書の有効性を担保します。事業者（使用者）名・連絡先
会社名と代表者名、および会社の連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。代表者名は、法人の場合は代表取締役などの役職名と氏名を記載します。個人事業主の場合は、事業主の氏名を記載します。
ここまでに解説した内容とそれぞれの注意点を、以下の表にまとめました。記載項目 記載内容 注意点（原則） 氏名 従業員の氏名（フルネーム） 戸籍上の氏名を使用 生年月日 従業員の生年月日（西暦または和暦） 年齢ではなく生年月日を記載 住所 従業員の現住所 住民票の住所を記載 会社名・住所・電話番号 会社名（正式名称）、住所（登記上の本店所在地）、電話番号（代表番号） 支社・支店所属の場合はその旨を記載 所属部署 従業員の所属部署名 部署名がない場合は空欄またはその旨を記載 役職 従業員の役職名 役職がない場合は空欄またはその旨を記載 雇用形態 従業員の雇用形態（正社員、契約社員など） 試用期間中の場合はその旨を記載 在職期間 入社年月日～証明書発行日（または退職年月日） 年月日まで正確に記載 発行日 証明書を発行した日付（西暦または和暦） 証明書の有効性を担保 事業者（使用者）名・連絡先 会社名、代表者名、連絡先（電話番号、メールアドレスなど） 代表者名は役職名と氏名を記載
これらの記載事項は、提出先の機関によって異なる場合があるので、事前に確認することが重要です。記載要領が添付・公表されている場合もあります。たとえば、金融機関に提出する在職証明書には、年収や勤続年数を記載する欄が設けられていることが一般的です。
また、在職証明書は重要な個人情報を含む書類であるため、取り扱いには十分注意する必要があります。発行後は適切に管理し、不要になった場合や書き損じはシュレッダーなどで破棄するようにしましょう。
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また、記載内容に誤りがあると従業員に不利益が生じる可能性があるため、細心の注意を払わなくてはなりません。記載方法や書式が示されている場合の対応
在職証明書の書式は、提出先によって指定されている場合があります。たとえば、金融機関がローン審査に用いるための書式や、出入国在留管理局がビザ申請に際して求める書式などです。
同じ提出先でも、目的によって書式が異なることもあり得ます。提出先から書式が指定されている場合は、その書式に従って作成しましょう。書式が指定されていない場合は、一般的に使用されている書式を参考にしたり、後述するテンプレートを利用したりすると良いでしょう。用紙とフォントの選び方
在職証明書を作成するための特別な用紙は規定されていません。会社の用紙を使用してもよく、A4のコピー用紙で作成しても問題ありません。書式の指定がなければ、会社名やロゴが入った正式な書式を使用することで、書類の信頼性を高められるでしょう。
フォントは、読みやすい明朝体やゴシック体を使用し、サイズは10.5～12ポイント程度が適切です。黒か濃い青色（ブルーブラック）のインクを使用しましょう。記載方法の注意点
在職証明書には、誤りや漏れがないように正確に記載することが重要です。とくに、氏名、生年月日、在職期間などは、公的な書類と一致しているかを確認しましょう。また、発行日も忘れずに記載し、押印が必要な場合は、適切な印鑑を使用します。訂正がある場合は、二重線で訂正し、訂正印を押しましょう。記載内容の確認については後述します。申請から発行までの流れ
従業員から在職証明書の発行依頼があった場合、スムーズに手続きを進めるために、社内での発行手順を明確にしておくことが重要です。以下は一般的な流れの例です。- 1. 従業員からの申請：従業員は、所定の申請書に必要事項を記入し、人事部に提出します。
- 2. 申請内容の確認：人事部は、申請内容に不備がないかを確認します。
- 3. 在職証明書の作成：人事部は、申請内容に基づき在職証明書を作成します。
- 4. 承認と発行：作成した在職証明書は、上長または担当者の承認を得て、従業員に発行します。
発行までにかかる期間については後述します。
育児休業を取得している場合など、出勤していない従業員から発行依頼があることも珍しくありません。休業中に在職証明書の発行依頼がスムーズにできるよう、フローを整えておくことも必要です。
【関連記事：人事と労務の違いとは？仕事内容と求められるスキルを解説】発行までの期間
申請から発行までにかかる期間は、会社によって異なりますが、通常は数日以内に発行できるものです。従業員が急いでいる場合は、その旨を伝えてもらい、期日に間に合うよう迅速に対応しましょう。
会社都合で在職証明書の発行が間に合わなければ、従業員が非常に困るだけでなく、自社の信用が低下してしまいかねません。
申請から発行までの標準的な処理期間を社内規定などで定めておくことで、従業員からの問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。
【関連記事：レピュテーションリスクとは？意味や具体例、人事・採用への影響を解説】電子媒体での発行・提出が可能な場合
近年、ペーパーレス化の流れを受けて、電子媒体での在職証明書の発行・提出を認める機関も増えています。電子署名やタイムスタンプなどを活用することで、偽造や改ざんのリスクを軽減し、より安全な発行が可能です。
提出先に電子媒体での提出が可能かどうかを確認し、対応可能な場合は積極的に活用することで、業務効率化にもつながります。在職証明書テンプレート
このテンプレートは一般的な形式を想定したものであり、提出先から指定の書式がある場合は必ずそちらを優先してください。コピペして使える在職証明書テンプレート
必要に応じて、言い回しの変更や項目の削除などを行ってお使いください。項目 記載内容 タイトル 在職証明書 氏名 山田 太郎 生年月日 1980年1月1日 住所 〒123-4567 東京都中央区○○町1-1-1 会社名 株式会社〇〇 会社所在地 〒123-4568 東京都中央区△△町2-2-2 会社電話番号 03-XXXX-XXXX 所属部署 営業部 役職 課長 雇用形態 正社員 在職期間 2010年4月1日 から現在まで 発行日 2025年1月1日 事業者（使用者）名 株式会社〇〇 代表者名 鈴木 一郎 担当者連絡先 03-XXXX-XXXX 会社印 （会社印を押印）
上記のほかに、社員番号や資格、具体的な職務内容、年収などを追加で記載することも可能です。また、在職証明書に記入しない場合は、送付状などに人事担当者の氏名と連絡先を記入し、提出先からの質問に回答できるようにしておきましょう。在職証明書の注意点
人事担当者が注意すべき点
人事担当者は、在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速かつ正確な対応を心がけましょう。誤った情報や不備のある証明書を発行してしまうと、従業員に多大な迷惑をかける可能性があります。記載内容の確認
従業員から提出された申請内容と、社内システムに登録されている情報に相違がないか、必ず確認しましょう。氏名、生年月日、住所、在職期間、雇用形態などはとくに注意が必要です。発行日
在職証明書には必ず発行日を記載し、提出先の指定がある場合を除き、有効期限は設けないことが一般的です。発行日と提出日があまりにも離れていると、発行日から事情が変わっていることもあるため、提出先から再提出を求められることもあります。発行日から1ヶ月以内に提出するのが目安だと従業員に伝えても良いでしょう。フォーマットの統一
提出先からの指定がなく、会社で定められたフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。フォーマットがない場合は、社内で統一した書式を作成し、運用することで、作業効率の向上とミスの防止につながります。証明書の保管
発行した在職証明書のコピーを保管しておきましょう。後日、問い合わせがあった場合に迅速に対応できます。また、再発行の依頼があった際にも、内容確認の手間を省くことが可能です。重要な個人情報を含むため、保管時には必要な人以外が閲覧できないようにする工夫も求められます。
【関連記事：インテグリティとは？コンプライアンスとの違いや組織に必要な理由】従業員に注意を促すべき点
従業員にも、在職証明書の申請方法や注意点について、周知徹底することが重要です。以下のような点を伝えることで、スムーズな発行手続きにつながります。申請方法と必要書類
社内規定で定められた申請方法を守るよう指導しましょう。申請に必要な書類や、提出期限なども明確に伝え、漏れがないように注意を促します。提出期限ぎりぎりに書類の作成を依頼されると、期日に間に合わないことも考えられます。「書類作成依頼日の締め切りは提出期限の何営業日前」などの規定を設けるのも一案です。記載内容の確認
従業員自身も、申請前に記載内容をよく確認するよう指導しましょう。とくに、提出先の指定する書式や記載事項がある場合は、それに従っているかを確認するよう促します。提出期限の厳守
提出期限を過ぎてしまうと、希望するサービスの利用開始が遅れるなど、従業員に不利益が生じる可能性があります。余裕を持って書類作成申請と提出をするよう指導し、期限厳守の重要性を伝えましょう。
【関連記事：社員が仕事を辞める理由とは？離職する人の特徴や前兆、対策を紹介】よくあるトラブル事例と対策
在職証明書に関するよくあるトラブル事例を理解することで、未然に防げます。トラブル 原因 対策 記載内容の誤り 人事担当者による確認不足、従業員による申請ミス ダブルチェック体制の導入、申請内容の確認を徹底 発行の遅延 人事担当者の多忙、手続きの煩雑さ 業務フローの見直し、電子化による効率化 フォーマットの不備 社内規定の未整備、提出先指定フォーマットの未確認 フォーマットの統一、提出先への確認徹底
これらのトラブルを避けるためにも、日頃から社内規定の整備や従業員への周知徹底を図ることが重要です。在職証明書に関するよくある質問
有効期限は設けるべき？
在職証明書に法的な有効期限はありません。ただし、提出先の機関によっては有効期限を設けている場合があります。たとえば、金融機関のローン審査では、発行日から一定期間以内の在職証明書を求められることが一般的です。そのため、発行時に有効期限を設定するのではなく、提出先に確認し、必要に応じてその機関が指定する有効期限を記載するのが適切です。有効期限ではなく、発行日を入れることは必須です。発行手数料・切手代の扱いは？
法律で発行手数料の上限や徴収の可否が定められているわけではありませんが、通常は無料で発行します。企業によっては、退職後に必要となった場合など、一定の理由があれば在職証明書の発行に手数料を徴収することもあります。手数料を徴収する場合は、就業規則などで事前に明示しておくことが重要です。
また、郵送で提出する場合の切手代についても、企業の規定に従って対応します。従業員に負担させる場合は、事前に説明し、理解を得るようにしましょう。従業員が負担する場合、金額を明示しておくと丁寧です。退職後に発行する場合はある？
退職後に在職証明書の発行依頼を受けることは少なくありません。退職者の権利として、退職後も一定期間は在職証明書の発行を求めることができます。退職後も対応できるように、発行手順や保管方法を明確にしておきましょう。
退職証明書と混同しないように注意が必要です。退職証明書は、退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類です。一方、在職証明書は、在職中における雇用関係を証明する書類です。退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。
在職証明書と似た文書として、実務経験を証明する書類があります。国家資格の受験や資格維持に必要なものとして、退職後も発行しなければならないケースがあるでしょう。実務経験を証明する場合は、具体的な職務内容や配属・職種などを当時の人事データに基づいて正確に記載します。年収や所得は記載する？
在職証明書に年収や所得を記載する法的義務はありません。ただし、提出先から求められる場合は、記載する必要があります。その際、源泉徴収票や給与明細などの書類と内容が一致するように注意しましょう。記載する場合は、正確な情報を記載することが重要です。
また、プライバシー保護の観点から、従業員本人に確認し、同意を得たうえで記載するようにしましょう。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】スムーズに在職証明書を発行して従業員を応援しよう
以下に、スムーズな在職証明書発行のためのポイントをまとめました。発行手順の明確化と簡素化
社内規定やマニュアルなどで、在職証明書の発行手順を明確化し、従業員が簡単に申請できるようにしましょう。申請方法をオンライン化するなども有効です。たとえば、社内ポータルサイトに申請フォームを用意し、必要事項を入力するだけで申請が完了するシステムを構築することで、従業員の手間を大幅に削減できます。また、人事担当者も申請内容を一覧で確認できるため、効率的な処理が可能です。迅速な対応
在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速な対応を心がけましょう。従業員が手続きに間に合わないといった事態を防ぐためにも、期限を設けて対応し、遅延が発生しそうな場合は、従業員に事前に連絡を入れるなどの配慮も重要です。標準的な処理期間を設け、たとえば「3営業日以内に発行」といった目安を従業員に伝えることで、安心して手続きを進めてもらえます。問い合わせ対応窓口の一本化
在職証明書に関する問い合わせ窓口を一本化することで、従業員が誰に問い合わせれば良いか迷うことなく、スムーズに情報を得られます。窓口担当者は、在職証明書の発行手順や必要書類、よくある質問などを熟知している必要があります。問い合わせ対応マニュアルを作成しておくことで、担当者不在時でも対応できる体制を整えましょう。電子化の推進
電子媒体での発行・提出が可能な場合は、積極的に活用しましょう。郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、紛失のリスクも軽減できます。また、従業員にとっても、自宅や外出先から申請・受領できるため、利便性が向上します。ただし、提出先が紙媒体での提出を必須としている場合もあるので、事前に確認が必要です。従業員への周知徹底
社内ポータルサイトや社内報などを活用し、在職証明書の申請方法や必要書類、発行までの期間などを従業員に周知徹底しましょう。また、よくある質問とその回答を掲載することで、問い合わせ件数を減らせます。定期的に情報を更新し、常に最新の情報を提供することも重要です。柔軟な対応
従業員の状況に合わせて柔軟な対応を心がけましょう。たとえば、退職後の発行依頼や、記載内容に関する特別な要望など、個別の事情にも配慮することで、従業員との信頼関係を築けます。在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」
- コンピテンシー診断（特性診断）：活躍する従業員を52の項目から分析し、自社に必要な人材のモデル（コンピテンシーモデル）を簡単に作成
- 可能性診断：コンピテンシーモデルを参考に採用活動を行うことで、採用時のミスマッチを減らせる
- 従業員名簿：人事評価・採用したい人物像から研修まで一括で管理できる
- 活躍ラーニング：一人ひとりに合った内容を効率よく学べる学習コンテンツ
- 組織サーベイ：定期的なアンケートを通じて従業員のコンディションと組織全体の状態を把握できる
- はたらきがいサーベイ：従業員の不満・小さなトラブルの芽を可視化し、早期発見・対処できる
他の業務と並行して在職証明書の発行をスムーズに進めるためには、人事関連業務の効率化が欠かせません。複数のツールを行き来しながら書類を作成すると、煩雑でミスが増えやすくなるのも問題です。ツールを一本化し、必要な情報をミイダスで取りまとめられるのは非常に効率的です。
書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る
はたらきがいサーベイについてくわしく見る
在職証明書は転職のタイミングで必要となることもありますが、採用・配置・育成の段階で適材適所の人材配置ができていれば、避けられる離職が減ることにもなります。離職防止のためにも、人事業務を網羅的に見直してみるのもおすすめです。
効率化をしたい一方でツールの導入費用にお悩みの場合は、助成金・補助金の利用を検討しましょう。ミイダスには助成金・補助金検索サービスがあります。3,000種類以上もある中から、申請できる助成金・補助金だけをピンポイントで探せます。複雑で理解しにくい膨大な書類を読み漁ることなく、簡単に助成金・補助金を有効活用できます。
自社に合った助成金・補助金を探し出し、書類を揃えて申請するまでの労力を大幅にカットできるため、助成金・補助金活用のハードルが大きく下がります。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
助成金・補助金のうち、人事領域に多い助成金は要件を満たせば助成を受けられるため、ぜひ活用したいものです。人事の業務を効率化し、最速で助成金・補助金申請を行えるミイダスをぜひご活用ください。
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| 用途 | 提出先 | 具体例 |
|---|---|---|
| 保育園の入園申し込み時 | 自治体 | 保育の必要性を証明するため |
| 家を借りるとき | 不動産業者・貸主 | 安定した収入を証明するため |
| ローンを組むとき | 金融機関 | 返済能力を証明するため |
| 就労ビザ申請時 | 出入国在留管理局 | 就労資格を証明するため |
| 教育機関への入学・願書提出時 | 教育機関 | 就学状況を証明するため |
| 転職・副業をするとき | 転職先・副業先企業 | 現在の就業状況を証明するため |
【関連記事：女性の採用はデメリットが多い？必要性や採用するメリットを紹介】
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在職証明書には、いくつかの必須事項と任意の記載事項があります。手続きに支障をきたさないよう、漏れなく正確に記載することが重要です。以下、主な記載事項を説明します。
氏名
従業員の氏名をフルネームで正確に記載します。戸籍上の氏名を用いることが原則ですが、提出先や目的によってはビジネスネームの記載が必要となるケースもあります。
生年月日
従業員の生年月日を西暦または和暦で記載します。年齢ではなく生年月日を記載するのが一般的です。
住所
従業員の現住所を都道府県から番地まで正確に記載します。住民票に記載されている住所を記載するのが原則です。アパート名やマンション名、部屋番号も忘れずに記載しましょう。
会社名・住所・電話番号
会社名を正式名称で記載します。株式会社や合同会社などの法人格も省略せずに記載します。住所は登記上の本店所在地を記載し、電話番号は代表番号を記載するのが一般的です。支社や支店に所属している従業員の場合は、その支社や支店の名称・住所・電話番号を記載することもあります。その場合は、所属部署の欄で明確に記載しましょう。
所属部署
従業員が所属する部署名を記載します。部署名がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。異動歴がある場合でも、現在の所属部署のみを記載することが原則です。近い将来異動予定がある場合は、提出先に確認したうえで、必要があれば異動予定先の部署を記載しましょう。
役職
従業員の役職名を正式名称で記載します。役職がない場合は、その旨を記載するか空欄にします。
雇用形態
従業員の雇用形態を正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなどから選択して記載します。試用期間中の場合は、その旨も併せて記載することがあります。
在職期間
従業員の入社年月日から証明書発行日までの期間を記載します。西暦または和暦で記載し、年月日まで正確に記載することが重要です。退職済みの場合は、入社年月日から退職年月日までを記載します。
発行日
在職証明書を発行した日付を西暦または和暦で記載します。発行日を証明書に記載することで、証明書の有効性を担保します。
事業者（使用者）名・連絡先
会社名と代表者名、および会社の連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。代表者名は、法人の場合は代表取締役などの役職名と氏名を記載します。個人事業主の場合は、事業主の氏名を記載します。
ここまでに解説した内容とそれぞれの注意点を、以下の表にまとめました。
ここまでに解説した内容とそれぞれの注意点を、以下の表にまとめました。
| 記載項目 | 記載内容 | 注意点（原則） |
|---|---|---|
| 氏名 | 従業員の氏名（フルネーム） | 戸籍上の氏名を使用 |
| 生年月日 | 従業員の生年月日（西暦または和暦） | 年齢ではなく生年月日を記載 |
| 住所 | 従業員の現住所 | 住民票の住所を記載 |
| 会社名・住所・電話番号 | 会社名（正式名称）、住所（登記上の本店所在地）、電話番号（代表番号） | 支社・支店所属の場合はその旨を記載 |
| 所属部署 | 従業員の所属部署名 | 部署名がない場合は空欄またはその旨を記載 |
| 役職 | 従業員の役職名 | 役職がない場合は空欄またはその旨を記載 |
| 雇用形態 | 従業員の雇用形態（正社員、契約社員など） | 試用期間中の場合はその旨を記載 |
| 在職期間 | 入社年月日～証明書発行日（または退職年月日） | 年月日まで正確に記載 |
| 発行日 | 証明書を発行した日付（西暦または和暦） | 証明書の有効性を担保 |
| 事業者（使用者）名・連絡先 | 会社名、代表者名、連絡先（電話番号、メールアドレスなど） | 代表者名は役職名と氏名を記載 |
これらの記載事項は、提出先の機関によって異なる場合があるので、事前に確認することが重要です。記載要領が添付・公表されている場合もあります。たとえば、金融機関に提出する在職証明書には、年収や勤続年数を記載する欄が設けられていることが一般的です。
また、在職証明書は重要な個人情報を含む書類であるため、取り扱いには十分注意する必要があります。発行後は適切に管理し、不要になった場合や書き損じはシュレッダーなどで破棄するようにしましょう。
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また、在職証明書は重要な個人情報を含む書類であるため、取り扱いには十分注意する必要があります。発行後は適切に管理し、不要になった場合や書き損じはシュレッダーなどで破棄するようにしましょう。
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在職証明書の書き方と発行手順
また、記載内容に誤りがあると従業員に不利益が生じる可能性があるため、細心の注意を払わなくてはなりません。記載方法や書式が示されている場合の対応
在職証明書の書式は、提出先によって指定されている場合があります。たとえば、金融機関がローン審査に用いるための書式や、出入国在留管理局がビザ申請に際して求める書式などです。
同じ提出先でも、目的によって書式が異なることもあり得ます。提出先から書式が指定されている場合は、その書式に従って作成しましょう。書式が指定されていない場合は、一般的に使用されている書式を参考にしたり、後述するテンプレートを利用したりすると良いでしょう。用紙とフォントの選び方
在職証明書を作成するための特別な用紙は規定されていません。会社の用紙を使用してもよく、A4のコピー用紙で作成しても問題ありません。書式の指定がなければ、会社名やロゴが入った正式な書式を使用することで、書類の信頼性を高められるでしょう。
フォントは、読みやすい明朝体やゴシック体を使用し、サイズは10.5～12ポイント程度が適切です。黒か濃い青色（ブルーブラック）のインクを使用しましょう。記載方法の注意点
在職証明書には、誤りや漏れがないように正確に記載することが重要です。とくに、氏名、生年月日、在職期間などは、公的な書類と一致しているかを確認しましょう。また、発行日も忘れずに記載し、押印が必要な場合は、適切な印鑑を使用します。訂正がある場合は、二重線で訂正し、訂正印を押しましょう。記載内容の確認については後述します。申請から発行までの流れ
従業員から在職証明書の発行依頼があった場合、スムーズに手続きを進めるために、社内での発行手順を明確にしておくことが重要です。以下は一般的な流れの例です。- 1. 従業員からの申請：従業員は、所定の申請書に必要事項を記入し、人事部に提出します。
- 2. 申請内容の確認：人事部は、申請内容に不備がないかを確認します。
- 3. 在職証明書の作成：人事部は、申請内容に基づき在職証明書を作成します。
- 4. 承認と発行：作成した在職証明書は、上長または担当者の承認を得て、従業員に発行します。
発行までにかかる期間については後述します。
育児休業を取得している場合など、出勤していない従業員から発行依頼があることも珍しくありません。休業中に在職証明書の発行依頼がスムーズにできるよう、フローを整えておくことも必要です。
【関連記事：人事と労務の違いとは？仕事内容と求められるスキルを解説】発行までの期間
申請から発行までにかかる期間は、会社によって異なりますが、通常は数日以内に発行できるものです。従業員が急いでいる場合は、その旨を伝えてもらい、期日に間に合うよう迅速に対応しましょう。
会社都合で在職証明書の発行が間に合わなければ、従業員が非常に困るだけでなく、自社の信用が低下してしまいかねません。
申請から発行までの標準的な処理期間を社内規定などで定めておくことで、従業員からの問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。
【関連記事：レピュテーションリスクとは？意味や具体例、人事・採用への影響を解説】電子媒体での発行・提出が可能な場合
近年、ペーパーレス化の流れを受けて、電子媒体での在職証明書の発行・提出を認める機関も増えています。電子署名やタイムスタンプなどを活用することで、偽造や改ざんのリスクを軽減し、より安全な発行が可能です。
提出先に電子媒体での提出が可能かどうかを確認し、対応可能な場合は積極的に活用することで、業務効率化にもつながります。在職証明書テンプレート
このテンプレートは一般的な形式を想定したものであり、提出先から指定の書式がある場合は必ずそちらを優先してください。コピペして使える在職証明書テンプレート
必要に応じて、言い回しの変更や項目の削除などを行ってお使いください。項目 記載内容 タイトル 在職証明書 氏名 山田 太郎 生年月日 1980年1月1日 住所 〒123-4567 東京都中央区○○町1-1-1 会社名 株式会社〇〇 会社所在地 〒123-4568 東京都中央区△△町2-2-2 会社電話番号 03-XXXX-XXXX 所属部署 営業部 役職 課長 雇用形態 正社員 在職期間 2010年4月1日 から現在まで 発行日 2025年1月1日 事業者（使用者）名 株式会社〇〇 代表者名 鈴木 一郎 担当者連絡先 03-XXXX-XXXX 会社印 （会社印を押印）
上記のほかに、社員番号や資格、具体的な職務内容、年収などを追加で記載することも可能です。また、在職証明書に記入しない場合は、送付状などに人事担当者の氏名と連絡先を記入し、提出先からの質問に回答できるようにしておきましょう。在職証明書の注意点人事担当者が注意すべき点
人事担当者は、在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速かつ正確な対応を心がけましょう。誤った情報や不備のある証明書を発行してしまうと、従業員に多大な迷惑をかける可能性があります。記載内容の確認
従業員から提出された申請内容と、社内システムに登録されている情報に相違がないか、必ず確認しましょう。氏名、生年月日、住所、在職期間、雇用形態などはとくに注意が必要です。発行日
在職証明書には必ず発行日を記載し、提出先の指定がある場合を除き、有効期限は設けないことが一般的です。発行日と提出日があまりにも離れていると、発行日から事情が変わっていることもあるため、提出先から再提出を求められることもあります。発行日から1ヶ月以内に提出するのが目安だと従業員に伝えても良いでしょう。フォーマットの統一
提出先からの指定がなく、会社で定められたフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。フォーマットがない場合は、社内で統一した書式を作成し、運用することで、作業効率の向上とミスの防止につながります。証明書の保管
発行した在職証明書のコピーを保管しておきましょう。後日、問い合わせがあった場合に迅速に対応できます。また、再発行の依頼があった際にも、内容確認の手間を省くことが可能です。重要な個人情報を含むため、保管時には必要な人以外が閲覧できないようにする工夫も求められます。
【関連記事：インテグリティとは？コンプライアンスとの違いや組織に必要な理由】従業員に注意を促すべき点
従業員にも、在職証明書の申請方法や注意点について、周知徹底することが重要です。以下のような点を伝えることで、スムーズな発行手続きにつながります。申請方法と必要書類
社内規定で定められた申請方法を守るよう指導しましょう。申請に必要な書類や、提出期限なども明確に伝え、漏れがないように注意を促します。提出期限ぎりぎりに書類の作成を依頼されると、期日に間に合わないことも考えられます。「書類作成依頼日の締め切りは提出期限の何営業日前」などの規定を設けるのも一案です。記載内容の確認
従業員自身も、申請前に記載内容をよく確認するよう指導しましょう。とくに、提出先の指定する書式や記載事項がある場合は、それに従っているかを確認するよう促します。提出期限の厳守
提出期限を過ぎてしまうと、希望するサービスの利用開始が遅れるなど、従業員に不利益が生じる可能性があります。余裕を持って書類作成申請と提出をするよう指導し、期限厳守の重要性を伝えましょう。
【関連記事：社員が仕事を辞める理由とは？離職する人の特徴や前兆、対策を紹介】よくあるトラブル事例と対策
在職証明書に関するよくあるトラブル事例を理解することで、未然に防げます。トラブル 原因 対策 記載内容の誤り 人事担当者による確認不足、従業員による申請ミス ダブルチェック体制の導入、申請内容の確認を徹底 発行の遅延 人事担当者の多忙、手続きの煩雑さ 業務フローの見直し、電子化による効率化 フォーマットの不備 社内規定の未整備、提出先指定フォーマットの未確認 フォーマットの統一、提出先への確認徹底
これらのトラブルを避けるためにも、日頃から社内規定の整備や従業員への周知徹底を図ることが重要です。在職証明書に関するよくある質問有効期限は設けるべき？
在職証明書に法的な有効期限はありません。ただし、提出先の機関によっては有効期限を設けている場合があります。たとえば、金融機関のローン審査では、発行日から一定期間以内の在職証明書を求められることが一般的です。そのため、発行時に有効期限を設定するのではなく、提出先に確認し、必要に応じてその機関が指定する有効期限を記載するのが適切です。有効期限ではなく、発行日を入れることは必須です。発行手数料・切手代の扱いは？
法律で発行手数料の上限や徴収の可否が定められているわけではありませんが、通常は無料で発行します。企業によっては、退職後に必要となった場合など、一定の理由があれば在職証明書の発行に手数料を徴収することもあります。手数料を徴収する場合は、就業規則などで事前に明示しておくことが重要です。
また、郵送で提出する場合の切手代についても、企業の規定に従って対応します。従業員に負担させる場合は、事前に説明し、理解を得るようにしましょう。従業員が負担する場合、金額を明示しておくと丁寧です。退職後に発行する場合はある？
退職後に在職証明書の発行依頼を受けることは少なくありません。退職者の権利として、退職後も一定期間は在職証明書の発行を求めることができます。退職後も対応できるように、発行手順や保管方法を明確にしておきましょう。
退職証明書と混同しないように注意が必要です。退職証明書は、退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類です。一方、在職証明書は、在職中における雇用関係を証明する書類です。退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。
在職証明書と似た文書として、実務経験を証明する書類があります。国家資格の受験や資格維持に必要なものとして、退職後も発行しなければならないケースがあるでしょう。実務経験を証明する場合は、具体的な職務内容や配属・職種などを当時の人事データに基づいて正確に記載します。年収や所得は記載する？
在職証明書に年収や所得を記載する法的義務はありません。ただし、提出先から求められる場合は、記載する必要があります。その際、源泉徴収票や給与明細などの書類と内容が一致するように注意しましょう。記載する場合は、正確な情報を記載することが重要です。
また、プライバシー保護の観点から、従業員本人に確認し、同意を得たうえで記載するようにしましょう。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】スムーズに在職証明書を発行して従業員を応援しよう
以下に、スムーズな在職証明書発行のためのポイントをまとめました。発行手順の明確化と簡素化
社内規定やマニュアルなどで、在職証明書の発行手順を明確化し、従業員が簡単に申請できるようにしましょう。申請方法をオンライン化するなども有効です。たとえば、社内ポータルサイトに申請フォームを用意し、必要事項を入力するだけで申請が完了するシステムを構築することで、従業員の手間を大幅に削減できます。また、人事担当者も申請内容を一覧で確認できるため、効率的な処理が可能です。迅速な対応
在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速な対応を心がけましょう。従業員が手続きに間に合わないといった事態を防ぐためにも、期限を設けて対応し、遅延が発生しそうな場合は、従業員に事前に連絡を入れるなどの配慮も重要です。標準的な処理期間を設け、たとえば「3営業日以内に発行」といった目安を従業員に伝えることで、安心して手続きを進めてもらえます。問い合わせ対応窓口の一本化
在職証明書に関する問い合わせ窓口を一本化することで、従業員が誰に問い合わせれば良いか迷うことなく、スムーズに情報を得られます。窓口担当者は、在職証明書の発行手順や必要書類、よくある質問などを熟知している必要があります。問い合わせ対応マニュアルを作成しておくことで、担当者不在時でも対応できる体制を整えましょう。電子化の推進
電子媒体での発行・提出が可能な場合は、積極的に活用しましょう。郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、紛失のリスクも軽減できます。また、従業員にとっても、自宅や外出先から申請・受領できるため、利便性が向上します。ただし、提出先が紙媒体での提出を必須としている場合もあるので、事前に確認が必要です。従業員への周知徹底
社内ポータルサイトや社内報などを活用し、在職証明書の申請方法や必要書類、発行までの期間などを従業員に周知徹底しましょう。また、よくある質問とその回答を掲載することで、問い合わせ件数を減らせます。定期的に情報を更新し、常に最新の情報を提供することも重要です。柔軟な対応
従業員の状況に合わせて柔軟な対応を心がけましょう。たとえば、退職後の発行依頼や、記載内容に関する特別な要望など、個別の事情にも配慮することで、従業員との信頼関係を築けます。在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」- コンピテンシー診断（特性診断）：活躍する従業員を52の項目から分析し、自社に必要な人材のモデル（コンピテンシーモデル）を簡単に作成
- 可能性診断：コンピテンシーモデルを参考に採用活動を行うことで、採用時のミスマッチを減らせる
- 従業員名簿：人事評価・採用したい人物像から研修まで一括で管理できる
- 活躍ラーニング：一人ひとりに合った内容を効率よく学べる学習コンテンツ
- 組織サーベイ：定期的なアンケートを通じて従業員のコンディションと組織全体の状態を把握できる
- はたらきがいサーベイ：従業員の不満・小さなトラブルの芽を可視化し、早期発見・対処できる
他の業務と並行して在職証明書の発行をスムーズに進めるためには、人事関連業務の効率化が欠かせません。複数のツールを行き来しながら書類を作成すると、煩雑でミスが増えやすくなるのも問題です。ツールを一本化し、必要な情報をミイダスで取りまとめられるのは非常に効率的です。
書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る
はたらきがいサーベイについてくわしく見る
在職証明書は転職のタイミングで必要となることもありますが、採用・配置・育成の段階で適材適所の人材配置ができていれば、避けられる離職が減ることにもなります。離職防止のためにも、人事業務を網羅的に見直してみるのもおすすめです。
効率化をしたい一方でツールの導入費用にお悩みの場合は、助成金・補助金の利用を検討しましょう。ミイダスには助成金・補助金検索サービスがあります。3,000種類以上もある中から、申請できる助成金・補助金だけをピンポイントで探せます。複雑で理解しにくい膨大な書類を読み漁ることなく、簡単に助成金・補助金を有効活用できます。
自社に合った助成金・補助金を探し出し、書類を揃えて申請するまでの労力を大幅にカットできるため、助成金・補助金活用のハードルが大きく下がります。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
助成金・補助金のうち、人事領域に多い助成金は要件を満たせば助成を受けられるため、ぜひ活用したいものです。人事の業務を効率化し、最速で助成金・補助金申請を行えるミイダスをぜひご活用ください。
ミイダスの法人アカウントをお持ちであれば、どなたでも検索し、情報を得られます。まずは無料でアカウントを登録して検索をお試しください。
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日々多忙な人事担当者だからこそ、人事関連業務全体を効率化し、データの一元管理をしておくメリットがあります。在職証明書の発行をスムーズかつ正確に行うためにも、ぜひミイダスの機能を試してみてください。
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また、記載内容に誤りがあると従業員に不利益が生じる可能性があるため、細心の注意を払わなくてはなりません。
同じ提出先でも、目的によって書式が異なることもあり得ます。提出先から書式が指定されている場合は、その書式に従って作成しましょう。書式が指定されていない場合は、一般的に使用されている書式を参考にしたり、後述するテンプレートを利用したりすると良いでしょう。
フォントは、読みやすい明朝体やゴシック体を使用し、サイズは10.5～12ポイント程度が適切です。黒か濃い青色（ブルーブラック）のインクを使用しましょう。
育児休業を取得している場合など、出勤していない従業員から発行依頼があることも珍しくありません。休業中に在職証明書の発行依頼がスムーズにできるよう、フローを整えておくことも必要です。
【関連記事：人事と労務の違いとは？仕事内容と求められるスキルを解説】
会社都合で在職証明書の発行が間に合わなければ、従業員が非常に困るだけでなく、自社の信用が低下してしまいかねません。
申請から発行までの標準的な処理期間を社内規定などで定めておくことで、従業員からの問い合わせにもスムーズに対応できるでしょう。
【関連記事：レピュテーションリスクとは？意味や具体例、人事・採用への影響を解説】
提出先に電子媒体での提出が可能かどうかを確認し、対応可能な場合は積極的に活用することで、業務効率化にもつながります。
ここでは、コピペで使える在職証明書のテンプレートを掲載します。状況に合わせて適宜修正してご使用ください。
このテンプレートは一般的な形式を想定したものであり、提出先から指定の書式がある場合は必ずそちらを優先してください。
このテンプレートは一般的な形式を想定したものであり、提出先から指定の書式がある場合は必ずそちらを優先してください。
コピペして使える在職証明書テンプレート
必要に応じて、言い回しの変更や項目の削除などを行ってお使いください。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| タイトル | 在職証明書 |
| 氏名 | 山田 太郎 |
| 生年月日 | 1980年1月1日 |
| 住所 | 〒123-4567 東京都中央区○○町1-1-1 |
| 会社名 | 株式会社〇〇 |
| 会社所在地 | 〒123-4568 東京都中央区△△町2-2-2 |
| 会社電話番号 | 03-XXXX-XXXX |
| 所属部署 | 営業部 |
| 役職 | 課長 |
| 雇用形態 | 正社員 |
| 在職期間 | 2010年4月1日 から現在まで |
| 発行日 | 2025年1月1日 |
| 事業者（使用者）名 | 株式会社〇〇 |
| 代表者名 | 鈴木 一郎 |
| 担当者連絡先 | 03-XXXX-XXXX |
| 会社印 | （会社印を押印） |
上記のほかに、社員番号や資格、具体的な職務内容、年収などを追加で記載することも可能です。また、在職証明書に記入しない場合は、送付状などに人事担当者の氏名と連絡先を記入し、提出先からの質問に回答できるようにしておきましょう。
在職証明書の注意点人事担当者が注意すべき点
人事担当者は、在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速かつ正確な対応を心がけましょう。誤った情報や不備のある証明書を発行してしまうと、従業員に多大な迷惑をかける可能性があります。記載内容の確認
従業員から提出された申請内容と、社内システムに登録されている情報に相違がないか、必ず確認しましょう。氏名、生年月日、住所、在職期間、雇用形態などはとくに注意が必要です。発行日
在職証明書には必ず発行日を記載し、提出先の指定がある場合を除き、有効期限は設けないことが一般的です。発行日と提出日があまりにも離れていると、発行日から事情が変わっていることもあるため、提出先から再提出を求められることもあります。発行日から1ヶ月以内に提出するのが目安だと従業員に伝えても良いでしょう。フォーマットの統一
提出先からの指定がなく、会社で定められたフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。フォーマットがない場合は、社内で統一した書式を作成し、運用することで、作業効率の向上とミスの防止につながります。証明書の保管
発行した在職証明書のコピーを保管しておきましょう。後日、問い合わせがあった場合に迅速に対応できます。また、再発行の依頼があった際にも、内容確認の手間を省くことが可能です。重要な個人情報を含むため、保管時には必要な人以外が閲覧できないようにする工夫も求められます。
【関連記事：インテグリティとは？コンプライアンスとの違いや組織に必要な理由】従業員に注意を促すべき点
従業員にも、在職証明書の申請方法や注意点について、周知徹底することが重要です。以下のような点を伝えることで、スムーズな発行手続きにつながります。申請方法と必要書類
社内規定で定められた申請方法を守るよう指導しましょう。申請に必要な書類や、提出期限なども明確に伝え、漏れがないように注意を促します。提出期限ぎりぎりに書類の作成を依頼されると、期日に間に合わないことも考えられます。「書類作成依頼日の締め切りは提出期限の何営業日前」などの規定を設けるのも一案です。記載内容の確認
従業員自身も、申請前に記載内容をよく確認するよう指導しましょう。とくに、提出先の指定する書式や記載事項がある場合は、それに従っているかを確認するよう促します。提出期限の厳守
提出期限を過ぎてしまうと、希望するサービスの利用開始が遅れるなど、従業員に不利益が生じる可能性があります。余裕を持って書類作成申請と提出をするよう指導し、期限厳守の重要性を伝えましょう。
【関連記事：社員が仕事を辞める理由とは？離職する人の特徴や前兆、対策を紹介】よくあるトラブル事例と対策
在職証明書に関するよくあるトラブル事例を理解することで、未然に防げます。トラブル 原因 対策 記載内容の誤り 人事担当者による確認不足、従業員による申請ミス ダブルチェック体制の導入、申請内容の確認を徹底 発行の遅延 人事担当者の多忙、手続きの煩雑さ 業務フローの見直し、電子化による効率化 フォーマットの不備 社内規定の未整備、提出先指定フォーマットの未確認 フォーマットの統一、提出先への確認徹底
これらのトラブルを避けるためにも、日頃から社内規定の整備や従業員への周知徹底を図ることが重要です。在職証明書に関するよくある質問有効期限は設けるべき？
在職証明書に法的な有効期限はありません。ただし、提出先の機関によっては有効期限を設けている場合があります。たとえば、金融機関のローン審査では、発行日から一定期間以内の在職証明書を求められることが一般的です。そのため、発行時に有効期限を設定するのではなく、提出先に確認し、必要に応じてその機関が指定する有効期限を記載するのが適切です。有効期限ではなく、発行日を入れることは必須です。発行手数料・切手代の扱いは？
法律で発行手数料の上限や徴収の可否が定められているわけではありませんが、通常は無料で発行します。企業によっては、退職後に必要となった場合など、一定の理由があれば在職証明書の発行に手数料を徴収することもあります。手数料を徴収する場合は、就業規則などで事前に明示しておくことが重要です。
また、郵送で提出する場合の切手代についても、企業の規定に従って対応します。従業員に負担させる場合は、事前に説明し、理解を得るようにしましょう。従業員が負担する場合、金額を明示しておくと丁寧です。退職後に発行する場合はある？
退職後に在職証明書の発行依頼を受けることは少なくありません。退職者の権利として、退職後も一定期間は在職証明書の発行を求めることができます。退職後も対応できるように、発行手順や保管方法を明確にしておきましょう。
退職証明書と混同しないように注意が必要です。退職証明書は、退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類です。一方、在職証明書は、在職中における雇用関係を証明する書類です。退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。
在職証明書と似た文書として、実務経験を証明する書類があります。国家資格の受験や資格維持に必要なものとして、退職後も発行しなければならないケースがあるでしょう。実務経験を証明する場合は、具体的な職務内容や配属・職種などを当時の人事データに基づいて正確に記載します。年収や所得は記載する？
在職証明書に年収や所得を記載する法的義務はありません。ただし、提出先から求められる場合は、記載する必要があります。その際、源泉徴収票や給与明細などの書類と内容が一致するように注意しましょう。記載する場合は、正確な情報を記載することが重要です。
また、プライバシー保護の観点から、従業員本人に確認し、同意を得たうえで記載するようにしましょう。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】スムーズに在職証明書を発行して従業員を応援しよう
以下に、スムーズな在職証明書発行のためのポイントをまとめました。発行手順の明確化と簡素化
社内規定やマニュアルなどで、在職証明書の発行手順を明確化し、従業員が簡単に申請できるようにしましょう。申請方法をオンライン化するなども有効です。たとえば、社内ポータルサイトに申請フォームを用意し、必要事項を入力するだけで申請が完了するシステムを構築することで、従業員の手間を大幅に削減できます。また、人事担当者も申請内容を一覧で確認できるため、効率的な処理が可能です。迅速な対応
在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速な対応を心がけましょう。従業員が手続きに間に合わないといった事態を防ぐためにも、期限を設けて対応し、遅延が発生しそうな場合は、従業員に事前に連絡を入れるなどの配慮も重要です。標準的な処理期間を設け、たとえば「3営業日以内に発行」といった目安を従業員に伝えることで、安心して手続きを進めてもらえます。問い合わせ対応窓口の一本化
在職証明書に関する問い合わせ窓口を一本化することで、従業員が誰に問い合わせれば良いか迷うことなく、スムーズに情報を得られます。窓口担当者は、在職証明書の発行手順や必要書類、よくある質問などを熟知している必要があります。問い合わせ対応マニュアルを作成しておくことで、担当者不在時でも対応できる体制を整えましょう。電子化の推進
電子媒体での発行・提出が可能な場合は、積極的に活用しましょう。郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、紛失のリスクも軽減できます。また、従業員にとっても、自宅や外出先から申請・受領できるため、利便性が向上します。ただし、提出先が紙媒体での提出を必須としている場合もあるので、事前に確認が必要です。従業員への周知徹底
社内ポータルサイトや社内報などを活用し、在職証明書の申請方法や必要書類、発行までの期間などを従業員に周知徹底しましょう。また、よくある質問とその回答を掲載することで、問い合わせ件数を減らせます。定期的に情報を更新し、常に最新の情報を提供することも重要です。柔軟な対応
従業員の状況に合わせて柔軟な対応を心がけましょう。たとえば、退職後の発行依頼や、記載内容に関する特別な要望など、個別の事情にも配慮することで、従業員との信頼関係を築けます。在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」- コンピテンシー診断（特性診断）：活躍する従業員を52の項目から分析し、自社に必要な人材のモデル（コンピテンシーモデル）を簡単に作成
- 可能性診断：コンピテンシーモデルを参考に採用活動を行うことで、採用時のミスマッチを減らせる
- 従業員名簿：人事評価・採用したい人物像から研修まで一括で管理できる
- 活躍ラーニング：一人ひとりに合った内容を効率よく学べる学習コンテンツ
- 組織サーベイ：定期的なアンケートを通じて従業員のコンディションと組織全体の状態を把握できる
- はたらきがいサーベイ：従業員の不満・小さなトラブルの芽を可視化し、早期発見・対処できる
他の業務と並行して在職証明書の発行をスムーズに進めるためには、人事関連業務の効率化が欠かせません。複数のツールを行き来しながら書類を作成すると、煩雑でミスが増えやすくなるのも問題です。ツールを一本化し、必要な情報をミイダスで取りまとめられるのは非常に効率的です。
書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る
はたらきがいサーベイについてくわしく見る
在職証明書は転職のタイミングで必要となることもありますが、採用・配置・育成の段階で適材適所の人材配置ができていれば、避けられる離職が減ることにもなります。離職防止のためにも、人事業務を網羅的に見直してみるのもおすすめです。
効率化をしたい一方でツールの導入費用にお悩みの場合は、助成金・補助金の利用を検討しましょう。ミイダスには助成金・補助金検索サービスがあります。3,000種類以上もある中から、申請できる助成金・補助金だけをピンポイントで探せます。複雑で理解しにくい膨大な書類を読み漁ることなく、簡単に助成金・補助金を有効活用できます。
自社に合った助成金・補助金を探し出し、書類を揃えて申請するまでの労力を大幅にカットできるため、助成金・補助金活用のハードルが大きく下がります。
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助成金・補助金のうち、人事領域に多い助成金は要件を満たせば助成を受けられるため、ぜひ活用したいものです。人事の業務を効率化し、最速で助成金・補助金申請を行えるミイダスをぜひご活用ください。
ミイダスの法人アカウントをお持ちであれば、どなたでも検索し、情報を得られます。まずは無料でアカウントを登録して検索をお試しください。
【最短5分】助成金・補助金を検索してみる
日々多忙な人事担当者だからこそ、人事関連業務全体を効率化し、データの一元管理をしておくメリットがあります。在職証明書の発行をスムーズかつ正確に行うためにも、ぜひミイダスの機能を試してみてください。
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| トラブル | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 記載内容の誤り | 人事担当者による確認不足、従業員による申請ミス | ダブルチェック体制の導入、申請内容の確認を徹底 |
| 発行の遅延 | 人事担当者の多忙、手続きの煩雑さ | 業務フローの見直し、電子化による効率化 |
| フォーマットの不備 | 社内規定の未整備、提出先指定フォーマットの未確認 | フォーマットの統一、提出先への確認徹底 |
在職証明書に関して、人事担当者や従業員の間でよく挙がる質問とその回答をまとめました。
有効期限は設けるべき？
在職証明書に法的な有効期限はありません。ただし、提出先の機関によっては有効期限を設けている場合があります。たとえば、金融機関のローン審査では、発行日から一定期間以内の在職証明書を求められることが一般的です。そのため、発行時に有効期限を設定するのではなく、提出先に確認し、必要に応じてその機関が指定する有効期限を記載するのが適切です。有効期限ではなく、発行日を入れることは必須です。
発行手数料・切手代の扱いは？
法律で発行手数料の上限や徴収の可否が定められているわけではありませんが、通常は無料で発行します。企業によっては、退職後に必要となった場合など、一定の理由があれば在職証明書の発行に手数料を徴収することもあります。手数料を徴収する場合は、就業規則などで事前に明示しておくことが重要です。
また、郵送で提出する場合の切手代についても、企業の規定に従って対応します。従業員に負担させる場合は、事前に説明し、理解を得るようにしましょう。従業員が負担する場合、金額を明示しておくと丁寧です。
また、郵送で提出する場合の切手代についても、企業の規定に従って対応します。従業員に負担させる場合は、事前に説明し、理解を得るようにしましょう。従業員が負担する場合、金額を明示しておくと丁寧です。
退職後に発行する場合はある？
退職後に在職証明書の発行依頼を受けることは少なくありません。退職者の権利として、退職後も一定期間は在職証明書の発行を求めることができます。退職後も対応できるように、発行手順や保管方法を明確にしておきましょう。
退職証明書と混同しないように注意が必要です。退職証明書は、退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類です。一方、在職証明書は、在職中における雇用関係を証明する書類です。退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。
在職証明書と似た文書として、実務経験を証明する書類があります。国家資格の受験や資格維持に必要なものとして、退職後も発行しなければならないケースがあるでしょう。実務経験を証明する場合は、具体的な職務内容や配属・職種などを当時の人事データに基づいて正確に記載します。
退職証明書と混同しないように注意が必要です。退職証明書は、退職の事実、退職日、在職期間などを証明する書類です。一方、在職証明書は、在職中における雇用関係を証明する書類です。退職後に発行依頼があった場合は、退職日時点での情報に基づいて作成します。
在職証明書と似た文書として、実務経験を証明する書類があります。国家資格の受験や資格維持に必要なものとして、退職後も発行しなければならないケースがあるでしょう。実務経験を証明する場合は、具体的な職務内容や配属・職種などを当時の人事データに基づいて正確に記載します。
年収や所得は記載する？
在職証明書に年収や所得を記載する法的義務はありません。ただし、提出先から求められる場合は、記載する必要があります。その際、源泉徴収票や給与明細などの書類と内容が一致するように注意しましょう。記載する場合は、正確な情報を記載することが重要です。
また、プライバシー保護の観点から、従業員本人に確認し、同意を得たうえで記載するようにしましょう。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】
また、プライバシー保護の観点から、従業員本人に確認し、同意を得たうえで記載するようにしましょう。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】
スムーズに在職証明書を発行して従業員を応援しよう
以下に、スムーズな在職証明書発行のためのポイントをまとめました。発行手順の明確化と簡素化
社内規定やマニュアルなどで、在職証明書の発行手順を明確化し、従業員が簡単に申請できるようにしましょう。申請方法をオンライン化するなども有効です。たとえば、社内ポータルサイトに申請フォームを用意し、必要事項を入力するだけで申請が完了するシステムを構築することで、従業員の手間を大幅に削減できます。また、人事担当者も申請内容を一覧で確認できるため、効率的な処理が可能です。迅速な対応
在職証明書の発行依頼を受けたら、迅速な対応を心がけましょう。従業員が手続きに間に合わないといった事態を防ぐためにも、期限を設けて対応し、遅延が発生しそうな場合は、従業員に事前に連絡を入れるなどの配慮も重要です。標準的な処理期間を設け、たとえば「3営業日以内に発行」といった目安を従業員に伝えることで、安心して手続きを進めてもらえます。問い合わせ対応窓口の一本化
在職証明書に関する問い合わせ窓口を一本化することで、従業員が誰に問い合わせれば良いか迷うことなく、スムーズに情報を得られます。窓口担当者は、在職証明書の発行手順や必要書類、よくある質問などを熟知している必要があります。問い合わせ対応マニュアルを作成しておくことで、担当者不在時でも対応できる体制を整えましょう。電子化の推進
電子媒体での発行・提出が可能な場合は、積極的に活用しましょう。郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、紛失のリスクも軽減できます。また、従業員にとっても、自宅や外出先から申請・受領できるため、利便性が向上します。ただし、提出先が紙媒体での提出を必須としている場合もあるので、事前に確認が必要です。従業員への周知徹底
社内ポータルサイトや社内報などを活用し、在職証明書の申請方法や必要書類、発行までの期間などを従業員に周知徹底しましょう。また、よくある質問とその回答を掲載することで、問い合わせ件数を減らせます。定期的に情報を更新し、常に最新の情報を提供することも重要です。柔軟な対応
従業員の状況に合わせて柔軟な対応を心がけましょう。たとえば、退職後の発行依頼や、記載内容に関する特別な要望など、個別の事情にも配慮することで、従業員との信頼関係を築けます。在職証明書の発行もスムーズに「ミイダス」- コンピテンシー診断（特性診断）：活躍する従業員を52の項目から分析し、自社に必要な人材のモデル（コンピテンシーモデル）を簡単に作成
- 可能性診断：コンピテンシーモデルを参考に採用活動を行うことで、採用時のミスマッチを減らせる
- 従業員名簿：人事評価・採用したい人物像から研修まで一括で管理できる
- 活躍ラーニング：一人ひとりに合った内容を効率よく学べる学習コンテンツ
- 組織サーベイ：定期的なアンケートを通じて従業員のコンディションと組織全体の状態を把握できる
- はたらきがいサーベイ：従業員の不満・小さなトラブルの芽を可視化し、早期発見・対処できる
他の業務と並行して在職証明書の発行をスムーズに進めるためには、人事関連業務の効率化が欠かせません。複数のツールを行き来しながら書類を作成すると、煩雑でミスが増えやすくなるのも問題です。ツールを一本化し、必要な情報をミイダスで取りまとめられるのは非常に効率的です。
書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る
はたらきがいサーベイについてくわしく見る
在職証明書は転職のタイミングで必要となることもありますが、採用・配置・育成の段階で適材適所の人材配置ができていれば、避けられる離職が減ることにもなります。離職防止のためにも、人事業務を網羅的に見直してみるのもおすすめです。
効率化をしたい一方でツールの導入費用にお悩みの場合は、助成金・補助金の利用を検討しましょう。ミイダスには助成金・補助金検索サービスがあります。3,000種類以上もある中から、申請できる助成金・補助金だけをピンポイントで探せます。複雑で理解しにくい膨大な書類を読み漁ることなく、簡単に助成金・補助金を有効活用できます。
自社に合った助成金・補助金を探し出し、書類を揃えて申請するまでの労力を大幅にカットできるため、助成金・補助金活用のハードルが大きく下がります。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
助成金・補助金のうち、人事領域に多い助成金は要件を満たせば助成を受けられるため、ぜひ活用したいものです。人事の業務を効率化し、最速で助成金・補助金申請を行えるミイダスをぜひご活用ください。
ミイダスの法人アカウントをお持ちであれば、どなたでも検索し、情報を得られます。まずは無料でアカウントを登録して検索をお試しください。
【最短5分】助成金・補助金を検索してみる
日々多忙な人事担当者だからこそ、人事関連業務全体を効率化し、データの一元管理をしておくメリットがあります。在職証明書の発行をスムーズかつ正確に行うためにも、ぜひミイダスの機能を試してみてください。
【1分で登録完了】ミイダスの機能を無料で体験する
以下に、スムーズな在職証明書発行のためのポイントをまとめました。
人事領域の業務を一気通貫でサポートするツール「ミイダス」には、採用から人材配置・マネジメント・組織開発に至るまで人事業務全般に役立つ以下のような便利な機能が備わっています。
- コンピテンシー診断（特性診断）：活躍する従業員を52の項目から分析し、自社に必要な人材のモデル（コンピテンシーモデル）を簡単に作成
- 可能性診断：コンピテンシーモデルを参考に採用活動を行うことで、採用時のミスマッチを減らせる
- 従業員名簿：人事評価・採用したい人物像から研修まで一括で管理できる
- 活躍ラーニング：一人ひとりに合った内容を効率よく学べる学習コンテンツ
- 組織サーベイ：定期的なアンケートを通じて従業員のコンディションと組織全体の状態を把握できる
- はたらきがいサーベイ：従業員の不満・小さなトラブルの芽を可視化し、早期発見・対処できる
他の業務と並行して在職証明書の発行をスムーズに進めるためには、人事関連業務の効率化が欠かせません。複数のツールを行き来しながら書類を作成すると、煩雑でミスが増えやすくなるのも問題です。ツールを一本化し、必要な情報をミイダスで取りまとめられるのは非常に効率的です。
書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る書類作成や従業員の雇用管理だけでなく、採用業務にもミイダスが役立ちます。活躍する従業員をモデルとして求める人材像を言語化し、自社に合う候補者に自動でスカウトを送ることも可能です。さらに、人材育成や異動の検討においても、コンピテンシー診断（特性診断）を役立てられます。
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」を使えば、人事業務におけるPDCAを効率化できます。組織サーベイでは従業員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが可能です。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、アンケートを通して従業員のエンゲージメントを可視化し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
在職証明書は転職のタイミングで必要となることもありますが、採用・配置・育成の段階で適材適所の人材配置ができていれば、避けられる離職が減ることにもなります。離職防止のためにも、人事業務を網羅的に見直してみるのもおすすめです。
効率化をしたい一方でツールの導入費用にお悩みの場合は、助成金・補助金の利用を検討しましょう。ミイダスには助成金・補助金検索サービスがあります。3,000種類以上もある中から、申請できる助成金・補助金だけをピンポイントで探せます。複雑で理解しにくい膨大な書類を読み漁ることなく、簡単に助成金・補助金を有効活用できます。
自社に合った助成金・補助金を探し出し、書類を揃えて申請するまでの労力を大幅にカットできるため、助成金・補助金活用のハードルが大きく下がります。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
助成金・補助金のうち、人事領域に多い助成金は要件を満たせば助成を受けられるため、ぜひ活用したいものです。人事の業務を効率化し、最速で助成金・補助金申請を行えるミイダスをぜひご活用ください。
ミイダスの法人アカウントをお持ちであれば、どなたでも検索し、情報を得られます。まずは無料でアカウントを登録して検索をお試しください。
日々多忙な人事担当者だからこそ、人事関連業務全体を効率化し、データの一元管理をしておくメリットがあります。在職証明書の発行をスムーズかつ正確に行うためにも、ぜひミイダスの機能を試してみてください。
