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書類選考は、面接とはまた違った難しさがあります。自社で活躍してくれる人材かどうか見極めるには、書類選考の精度を高めることが重要です。
本記事では、書類選考を実施する前に企業側が準備すべきポイントや確認すべきポイント、注意点などをご紹介します。「書類選考の精度を高めて優秀な人材を採用したい」と考えている採用担当者の方は参考にしていただけると幸いです。
なお「書類選考の質を改善する必要があることは理解しているものの、忙しくてそこまで手が回っていない」といった課題がある場合は、業務効率化ツールを導入して採用業務全体の生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。
実際にツールを導入することで、8割が業務効率化を実感したというデータもあります。詳しくは下記資料をご確認ください。
本記事では、書類選考を実施する前に企業側が準備すべきポイントや確認すべきポイント、注意点などをご紹介します。「書類選考の精度を高めて優秀な人材を採用したい」と考えている採用担当者の方は参考にしていただけると幸いです。
なお「書類選考の質を改善する必要があることは理解しているものの、忙しくてそこまで手が回っていない」といった課題がある場合は、業務効率化ツールを導入して採用業務全体の生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。
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人事のツール活用と業務効率化に関する実態調査
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目次
書類選考の前に企業側が実施すべきこと
書類選考を行う前に企業が実施すべきポイントをご紹介します。
求める人材像から通過要件を決める
どのような人材に入社してほしいのか、求める人物像を具体的に絞り込みましょう。書類選考の目的は「面接すべき応募者を絞り込む」ことです。
書類選考の段階で通過者を絞り込みすぎると面接に進む人数が少なくなり、求める人材を逃してしまうリスクがあります。一方で、書類選考通過の要件が緩すぎると、面接する人数が多くなり、面接担当者の負担が増えます。
どの部署にどのようなスキル・経験を持った人材が必要か、求める人材像を共通認識として持ち、書類選考の段階ではどこまでを見極めるのか検討しましょう。
【関連記事：自社の「採用したい人材」がわからない！デメリットや解決方法を解説】
「求める人物像は固まったけれど、具体的にどう採用活動に結びつければ良いのかイメージが湧かない」と悩んでいる採用担当者の方は、以下の資料をご確認ください。採用を成功させるための手順を解説しております。
書類選考の段階で通過者を絞り込みすぎると面接に進む人数が少なくなり、求める人材を逃してしまうリスクがあります。一方で、書類選考通過の要件が緩すぎると、面接する人数が多くなり、面接担当者の負担が増えます。
どの部署にどのようなスキル・経験を持った人材が必要か、求める人材像を共通認識として持ち、書類選考の段階ではどこまでを見極めるのか検討しましょう。
【関連記事：自社の「採用したい人材」がわからない！デメリットや解決方法を解説】
「求める人物像は固まったけれど、具体的にどう採用活動に結びつければ良いのかイメージが湧かない」と悩んでいる採用担当者の方は、以下の資料をご確認ください。採用を成功させるための手順を解説しております。
評価基準を設定する
「応募者のキャリアやスキルが自社の合格基準を満たしているか」
「経験やアピールポイントは魅力的か」
これらについて具体的な評価基準を設定することで、面接担当者ごとの評価基準を統一でき、書類選考の精度を高められます。
「経験やアピールポイントは魅力的か」
これらについて具体的な評価基準を設定することで、面接担当者ごとの評価基準を統一でき、書類選考の精度を高められます。
1. 最初にハードスキル（過去の経験や資格など）を満たしているか確認する
2. 1で問題のなかった応募者のソフトスキル（アピールポイントや個別のエピソードを読み込むなど）をチェックする
2. 1で問題のなかった応募者のソフトスキル（アピールポイントや個別のエピソードを読み込むなど）をチェックする
このように書類選考の評価基準を事前に決めておくことで、書類選考を効率的に進められます。採用選考で定めておくべき「基準」については、下記記事を参考にしてみてください。
【関連記事：選考基準とは？決め方や面接点数の付け方、選考時の注意点を解説】
【関連記事：採用基準とは？設定すべき理由や重視すべき項目、おすすめサービスを紹介】
「評価基準をどう設定すべきかわからない」とお悩みの企業担当者の方は、コンピテンシーを活用するのもおすすめです。コンピテンシー（活躍する人材に共通する行動特性）を洗い出して評価基準に落とし込むことで、採用選考の精度が向上します。
【関連記事：【簡単に解説】コンピテンシーとは？意味や使い方、活用事例を紹介】
コンピテンシーを活用した人材採用を実現するなら、人材アセスメントツール「ミイダス」の活用もおすすめです。コンピテンシー診断（特性診断）を活用することで、自社で活躍する人の行動特性を客観的に把握できます。そのうえ、ミイダスに登録している人材の中からコンピテンシーに合致する人材を効率的に洗い出してアプローチできます。
【関連記事：選考基準とは？決め方や面接点数の付け方、選考時の注意点を解説】
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書類選考の流れ
一般的な書類選考を含む採用選考の流れは下記のとおりです。
1. 応募書類の受付
2. 記載内容の確認
3. 通過の判断（応募者に次のステップを案内）
4. 面接
5. 応募者へ合否の連絡（内定通知書の送付）
2. 記載内容の確認
3. 通過の判断（応募者に次のステップを案内）
4. 面接
5. 応募者へ合否の連絡（内定通知書の送付）
【書類別】書類選考で確認すべきポイント
書類選考時にチェックすべきポイントを、書類別に解説します。
履歴書
学歴・資格・経歴などの基本情報は十分か
自社が求める学歴・職歴・経歴などの条件を満たしているかチェックしましょう。明らかに採用対象とならない人材を洗い出すのが目的です。
ただし、条件を満たさない応募者でも、過去の職歴や経歴から「自社でも活躍してくれるかもしれない」と思える人材には、慎重に合否を検討しましょう。学歴や資格の有無を重視しすぎると、優秀な人材を取り逃がすリスクが高まります。
【関連記事：営業職を採用する際に資格を見るべき？主な資格や重視したい点を紹介】
ただし、条件を満たさない応募者でも、過去の職歴や経歴から「自社でも活躍してくれるかもしれない」と思える人材には、慎重に合否を検討しましょう。学歴や資格の有無を重視しすぎると、優秀な人材を取り逃がすリスクが高まります。
【関連記事：営業職を採用する際に資格を見るべき？主な資格や重視したい点を紹介】
応募条件にマッチしているか
自社の応募条件にマッチしているか確認しましょう。実務経験や資格だけではなく、ソフト面の条件をクリアしているかも確認できます。たとえばリーダーシップがある人を求めていることを募集要項に書いてあるのに「リーダーをサポートするのが得意です」といった人は、応募条件にマッチしません。
応募条件にマッチしていないにもかかわらず応募している人材は、企業研究が不十分なケースが多いため、次の選考に進ませないほうが良いでしょう。
応募条件にマッチしていないにもかかわらず応募している人材は、企業研究が不十分なケースが多いため、次の選考に進ませないほうが良いでしょう。
自社への入社意欲は高いか
履歴書の自己PR欄に記載されている内容から、入社意欲があるかどうか、ある程度は判断できます。使い回しの自己PRになっていないか、自社で働くことへの熱意を感じられるかチェックしましょう。
職務経歴書
学習意欲や成長意欲はあるか
応募者がどれくらい仕事に対して意欲を持っているか、書類選考時にチェックしましょう。これまでの仕事で学んできたことや活かせる経験が書かれていれば、自社の求める人物像に照らして評価します。書類選考を通過して面接する場合にも詳しく質問できる項目です。
仕事に対してどのように向き合ってきたか、自社に入社した後は何をしたいか、具体的に記載できているかチェックしましょう。
仕事に対してどのように向き合ってきたか、自社に入社した後は何をしたいか、具体的に記載できているかチェックしましょう。
主体性はあるか
自発的に行動して成果をあげたエピソードがあるか、職務経歴書をチェックしてみましょう。上司からの指示がなければ仕事を進められない人材を採用してしまうと、生産性が向上しにくくなる場合もあります。
【関連記事：仕事における主体性とは？重要視される理由や高める方法を解説】
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最低限の文章力やマナーはあるか
書類選考は、応募者の文章力やマナーを見る場として適しています。読めないほど汚い字を書く人や、応募書類を鉛筆や消せるボールペンで記載する人は、ビジネスパーソンとしてのマナーが身についていない可能性があります。
パソコンやスマホで作成された場合でも、送り方のマナーやITスキルを確認できます。
パソコンやスマホで作成された場合でも、送り方のマナーやITスキルを確認できます。
長く働いてくれる人材か
長く働いてくれそうな人材かどうかは、応募書類からも読み取れます。
たとえば1社で長期間就業した経験がある人は、自社でも長く働いてくれる可能性があります。ただし、勤続年数が長くてもほとんど昇進していなかったりスキルの低さが疑われたりする場合は、成長意欲が低い可能性があるため要注意です。
たとえば1社で長期間就業した経験がある人は、自社でも長く働いてくれる可能性があります。ただし、勤続年数が長くてもほとんど昇進していなかったりスキルの低さが疑われたりする場合は、成長意欲が低い可能性があるため要注意です。
性格やパーソナリティが企業に適しているか
応募書類に記載されている内容から、本人の性格やパーソナリティも読み取れます。職務経歴書に記載されているエピソードや履歴書に記載されている経歴などから、応募者がどのような人材なのか、自社にマッチしそうか判断しましょう。
なお、応募者の性格やパーソナリティを重視して採用するなら、コンピテンシーを活用した人材のマッチングを実施している「ミイダス」の活用がおすすめです。ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）を活用すれば、自社にマッチするパーソナリティの人材に対して、効率的にアプローチできます。
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人手も手間もコストも削減できるミイダス
書類選考時の注意点
書類選考を実施する際に注意したいポイントをご紹介します。
公正な書類選考を行う
採用選考はあくまで公正に行いましょう。たとえば以下のような基準で合否を判断してしまうと、就職差別と捉えられてしまいかねません。
- 本人に責任のない事項（家族や住宅、生活環境など）
- 本来自由であるべき事項（支持政党や宗教など）
個人情報を適切に取り扱う
応募書類は適切に取り扱いましょう。応募者の個人情報を不適切に収集・保管・使用すると、職業安定法に触れる恐れがあります。
応募書類の保管場所にカギをかけたり、一部の人しか立ち入れない場所に保管したりと、セキュリティや取り扱いに注意しましょう。
参考：求職者等の個人情報の取扱いについて｜厚生労働省
応募書類の保管場所にカギをかけたり、一部の人しか立ち入れない場所に保管したりと、セキュリティや取り扱いに注意しましょう。
参考：求職者等の個人情報の取扱いについて｜厚生労働省
職歴や過去の実績にこだわりすぎない
職歴や前職での実績は、採用選考の合否を判断するうえで重要なポイントです。しかし、本人の人柄や特徴を無視した採用選考を行っていると、自社にマッチする人材を取り逃がすリスクが高まります。
実際、職歴やスキルは十分であるのに社風に馴染めず、本来のパフォーマンスを発揮できなかったり早期離職を余儀なくされたりするケースがあります。職歴や実績が十分でなくても、本人の性格や人柄を考慮して自社で活躍できる可能性があるなら、面接を行う価値はあるはずです。
実際、職歴やスキルは十分であるのに社風に馴染めず、本来のパフォーマンスを発揮できなかったり早期離職を余儀なくされたりするケースがあります。職歴や実績が十分でなくても、本人の性格や人柄を考慮して自社で活躍できる可能性があるなら、面接を行う価値はあるはずです。
バイアスに注意する
書類選考に限らず、採用活動では自分が持っている思い込みや偏見（バイアス）に注意する必要があります。強すぎるバイアスは意思決定の質を低下させるリスクが高く、優秀な人材を採用する機会を逃してしまいかねません。
なおミイダスでは、バイアス診断ゲームという、自分が持っているバイアスの傾向やコントロールする方法がわかるサービスを提供しています。詳細は下記の記事をご確認ください。
【関連記事：ミイダスのバイアス診断ゲームとは？活用して優秀な人材を採用する方法を紹介】
なおミイダスでは、バイアス診断ゲームという、自分が持っているバイアスの傾向やコントロールする方法がわかるサービスを提供しています。詳細は下記の記事をご確認ください。
【関連記事：ミイダスのバイアス診断ゲームとは？活用して優秀な人材を採用する方法を紹介】
面接時に重視すべき評価項目
参考までに、面接時に重視すべき主な項目をご紹介します。
- コミュニケーション能力
- 問題解決能力
- 主体性
- ストレス耐性・適応力
- 仕事への熱意・自社への関心
- 人間性・価値観
- 経験・スキル
- 社風へのマッチング
詳細は以下の記事を参考にしていただけると幸いです。
【関連記事：面接における採用基準とは？重要性やメリット、決め方などを解説】
【関連記事：【面接官必見】採用面接の質問内容とは？人材を見抜く質問集80選】
【関連記事：面接における採用基準とは？重要性やメリット、決め方などを解説】
【関連記事：【面接官必見】採用面接の質問内容とは？人材を見抜く質問集80選】
社風に合う人材の確保にはミイダスがおすすめ
ここまで紹介した「書類選考のポイント」を実践することで、自社で活躍してくれる可能性が高い人材を採用しやすくなるはずです。とはいえ、人間の手で1つずつ応募書類をチェックすることは、簡単ではありません。ケアレスミスが発生することもありますし、応募者数が増えれば採用担当者の負担も増加します。
そこでおすすめなのが、人間の目で応募者を評価するのに加えて、アセスメントツールを活用して客観的に応募者を評価することです。たとえば人材アセスメントツール「ミイダス」のコンピテンシー診断（特性診断）を活用すれば、応募者がどのような行動特性を持っているのか、選考前に把握できます。
ミイダスが気になった方は、下記からダウンロードできる無料のお役立ち資料をご確認ください。
そこでおすすめなのが、人間の目で応募者を評価するのに加えて、アセスメントツールを活用して客観的に応募者を評価することです。たとえば人材アセスメントツール「ミイダス」のコンピテンシー診断（特性診断）を活用すれば、応募者がどのような行動特性を持っているのか、選考前に把握できます。
ミイダスが気になった方は、下記からダウンロードできる無料のお役立ち資料をご確認ください。
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ミイダスを活用して社風に合う人材を採用した事例
ミイダスを導入して採用ミスマッチの低減に役立った事例をご紹介します。株式会社エコノワでは「採用ミスマッチがあった」「人材紹介の手数料に負担感を覚えた」といった採用課題がありました。しかし、ミイダスを導入したことで、採用ミスマッチの低減はもちろんのこと、社内のエンゲージメント向上といった効果を感じたそうです。
❝ミイダスを導入して感じたおすすめポイントは「ミスマッチの少ない採用ができること」「定額制でコストパフォーマンスが高いこと」の2点です。採用ミスマッチが発生して早期離職してしまうと、企業はもちろん応募者にとってももったいないことです。
ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）なら面接前にある程度、応募者の内面的な部分や考え方がわかるので、採用ミスマッチの低減に役立っていると思います。さらにミイダスは何人採用しても定額なので、コストパフォーマンスが良いですね。
社内でもコンピテンシー診断（特性診断）を社員に受けてもらったところ、診断結果をラップにして歌ってくれる「ミイダスラップ」という機能が好評でした。立場上どうしても自己開示が難しい人でも、ミイダスラップを通じてお互いに歩み寄り、意見を言えるような良い環境になったと思います。❞
ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）なら面接前にある程度、応募者の内面的な部分や考え方がわかるので、採用ミスマッチの低減に役立っていると思います。さらにミイダスは何人採用しても定額なので、コストパフォーマンスが良いですね。
社内でもコンピテンシー診断（特性診断）を社員に受けてもらったところ、診断結果をラップにして歌ってくれる「ミイダスラップ」という機能が好評でした。立場上どうしても自己開示が難しい人でも、ミイダスラップを通じてお互いに歩み寄り、意見を言えるような良い環境になったと思います。❞
