「部下に『5W1Hを使って報告するように』と伝えているのに、うまく情報伝達ができていない」
「5W1Hの具体的な活用例を知って、部下の指導に活かしたい」
と思っていませんか？

5W1Hは、情報の整理や伝達に活用できるフレームワークの1つ。ビジネスにおけるコミュニケーションの基本として、新人研修などで教えることも多い概念です。

しかし、5W1Hが何なのかを知っていても「実際に活用しようとすると、うまく使いこなせない」という部下もいるのではないでしょうか。適切に情報整理や伝達ができないと、業務進捗に影響する可能性すらあります。

そこで当記事では、5W1Hの基礎知識からシーン別の活用方法などを紹介します。5W1Hのフレームワークを活用して、社内・社外のビジネスコミュニケーションを円滑にしたいとお考えの方はぜひご一読ください。

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▼この記事でわかること

5W1Hとは？目的や読み方などを解説
5W1Hを活用するメリット・効果
5W1Hの各要素の意味
5W1Hを活用できる7つのシーンと具体的な使い方
5W1Hと類似するフレームワークとの違い
採用活動に5W1Hを取り入れて戦略を立てるなら主観に頼らないことが重要
自社にフィットする人材採用を目指すなら「ミイダス」へ

5W1Hとは？目的や読み方などを解説

5W1Hとは、次の英単語の頭文字を取ったものです。

Who：誰が
What：何を
When：いつ
Where：どこで
Why：なぜ
How：どのように

5つの「W」と1つの「H」をあわせて「5W1H」と呼ばれています。ビジネスコミュニケーションの基本とされており、情報の整理や伝達などの際に活用できるフレームワークです。

ここでは、5W1Hの基礎知識として次のポイントを解説します。

5W1Hの読み方
5W1Hを活用する目的
5W1Hをビジネスで活用する必要性

それぞれ見ていきましょう。

5W1Hの読み方

5W1Hは「ご・ダブリュー・いち・エイチ」と読みます。すべて英語で読むのではなく、数字は日本語で読むのが一般的です。

5W1Hを活用する目的

5W1Hを活用する目的は、ポイントを押さえて情報の整理・伝達をすることです。

職場では、さまざまな情報が行き来します。その中で、要点を絞った情報を簡潔に伝えられないと「結局、伝えたいのは何だったのか」となるでしょう。

5W1Hに沿って情報を整理したうえで伝達できれば、業務上のコミュニケーションも円滑にできます。

また、5W1Hの活用で伝達をスムーズにするだけではなく、以下のことにも役立てられます。

現状把握
原因分析
問題解決
戦略立案
新しいアイデアの構想　など

自身の思考整理や起こっていることの現状分析、新しいアイデア出しなどにも活用可能です。シンプルなフレームワークでありながら、さまざまなシーンで活用できます。

5W1Hをビジネスで活用する必要性

「連絡事項がスムーズに行き渡っていなかった」「重要な業務報告が漏れていて対応に時間がかかった」など、コミュニケーションのすれ違いによって、業務進捗に影響することがあります。

情報が伝わりにくい文章や会話は、相手に誤解を与える原因になるのです。

コミュニケーションのすれ違いから生じた問題を解決するために、本来は必要なかった労力を割く必要があるでしょう。場合によっては、顧客や取引先に迷惑をかける可能性もあります。

5W1Hを活用し、誰が見聞きしてもわかりやすい情報伝達ができれば、コミュニケーションのすれ違いから生じる誤解を防ぎ、スムーズに物事を進行させることが可能です。

5W1Hを活用するメリット・効果

5W1Hをビジネスの場で活用すると、さまざまなメリットが得られます。代表的なメリットは以下の6つです。

相手に伝えたいことを明確にできる
順序立てて過不足なく説明できる
具体的で現実的な戦略構築や目標設定に役立つ
課題や問題点などの深掘り・可視化ができる
解釈の違いや誤解など、コミュニケーションのすれ違いを防げる
お互いに気持ちの良いコミュニケーションが取れる

5W1Hに当てはめてメールや報告書、企画書などを作成すると、相手にポイントが伝わりやすくなります。そのため、伝達漏れを防ぎながら、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

しかし、あくまでも情報伝達をスムーズにする手段であるのを忘れてはなりません。フレームワークに当てはめようとしすぎて「情報伝達が遅くなる」「重要な情報が埋もれて見落としてしまう」といった事態になると本末転倒です。

社内研修時にロールプレイングをして実践の場を設けるなど、5W1Hを取り入れたコミュニケーションが円滑にできるようにトレーニングし、社員にスキルを身に付けてもらうのも重要です。

5W1Hの各要素の意味

5W1Hに使われている要素の意味について、それぞれ解説します。

Who：誰が

「Who」は、誰の部分を表します。文章で言うと、主語にあたるところです。Whoを明らかにすることで、実行者が明確になります。

【社内の場合】

担当者
チームメンバー
上司
経営陣
内定者　など

【社外の場合】

取引先
顧客
イベントの参加者
株主　など

対象となるのは人だけではなく、チームや部署、企業などの組織も入れられます。たとえば、競合他社・営業部・マーケティングチームなどが当てはめられるでしょう。

また、商品のターゲットを決定する際には、性別や年齢、職業なども細かく洗い出すことで、ペルソナ設定に役立ちます。

What：何を

「What」では、何が起こったのか・何をするのか・何が問題なのかなど、対象や状況を示します。Whatには、次の要素を入れられるでしょう。

自社のサービスや商品
抱えている課題や問題点
会議の議題やテーマ

会議やミーティングの実施予定を伝える場合には、議題の部分にあたります。

Whatを明確にすることで、「Who」で挙げた人が何をしたのか、これから何をするのか具体的にできます。

When：いつ

「When」は、いつ起こった・いつ行われるのかなど、時間を表す部分です。日時・期間・期限・季節などを当てはめます。

たとえば、会議の日時やプロジェクトの実施期間、商品を納品する期限を明確にすることで、いつまでに対応すべきかわかりやすくなります。季節を入れれば、シーズンごとの企画立案などにも活かせるでしょう。

Where：どこで

「Where」では、どこで起こったのか・どこで行われるのか・どこが問題点なのかなど、場所を指定します。

会議の開催場所や訪問する取引先の所在地を入れたり、渋谷区などのエリアを入れたりできるでしょう。オンラインでイベントや会議が開催される場合には、アクセス先のURLが入ります。

Why：なぜ

「Why」は、理由や原因、目的を伝える部分です。なぜ起こったのか、なぜ行動するのかなど、理由や目的が明確に伝わることでスムーズに物事が進行します。

Whyが定められないと、理由がはっきりせずに行動できなかったり、実行する目的として不十分だったりする場合が考えられるでしょう。

How：どのように

「How」では、実施の手段や方法を明確にします。どのようにして起こったのか・どのように行われたのか・どのように問題が解決できるのかなどを具体的にすることが可能です。

Howには、以下のような要素を当てはめられます。

プロジェクトを実施する手順
商品開発を進める方法
課題を解決する手段　など

Howが明確ではないと行動する内容が具体的にわからず、業務進捗に遅れが出るかもしれません。

このように、5W1Hの要素をそれぞれ具体的にすることで、伝達事項や思考の整理に役立ちます。次の項目では、具体的な活用シーンごとにフレームワークの使い方を見ていきましょう。

5W1Hを活用できる7つのシーンと具体的な使い方

ここでは、5W1Hが活用できる場面として以下の7つを紹介します。

1.メールでの業務報告
2.課題の整理
3.新商品の開発
4.マーケティング戦略の検討
5.イベントのお知らせ
6.採用活動の明確化
7.人材育成戦略の検討

ご自身で考える際の例としてご活用ください。

事例では、Who（誰が）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）・Why（なぜ）・How（どのように）の順番で紹介しています。順番に使うことで伝え漏れが少なくなりますが、順序を入れ替えたほうが効果的になる場合もあります。型にとらわれず、臨機応変に活用していきましょう。

【5W1Hの活用シーン1】メールでの業務報告

メールやチャットなどを使って、上司に業務報告をする場面があるのではないでしょうか。まず、5W1Hを使って情報を整理することで報告内容が明確になります。そのうえで文章にすると、相手に情報が伝わりやすくなるでしょう。

たとえば、採用面接の実施を上司に報告する場合を想定して、それぞれの要素を挙げてみました。

Who（誰が）	面接官：営業部部長、人事担当の私応募者：A様
What（何を）	採用の二次面接を実施した。
When（いつ）	採用面接を実施した日時〇〇年〇月〇日（火）10:00～11:00
Where（どこで）	採用面接を実施した場所（たとえば、自社の会議室やオンライン会議ツールの名称など）
Why（なぜ）	営業部◯◯チームの欠員補充のため。
How（どのように）	構造化面接を実施。評価点5。内定。

必要に応じて、応募者の名前と共に履歴書データの添付、評価シート、入社予定日なども入れられます。

上記の要素を元にしたメールの例文は、次のようになります。

＜件名＞営業部◯◯チームの採用二次面接の実施報告

＜本文＞
◯◯人事部長

お疲れさまです。本日、営業部◯◯チームの採用二次面接を実施しましたので報告します。

採用面接日時：〇〇年〇月〇日（火）10:00～11:00
面接官：営業部部長〇〇〇〇さん、人事部〇〇〇〇（私）
面接者：A様
面接場所：当社会議室
面接実施の理由：営業部◯◯チームの欠員補充のため
面接の内容：構造化面接を実施
結果：評価点5。内定を出すことに決定しました。
　　　A様はコミュニケーションスキルも高く、自社の社風にも合致すると判断しました。
入社予定日：〇〇年〇月〇日（月）

A様の履歴書と面接時の評価シートを添付していますので、確認してください。

以上、よろしくお願いします。

【5W1Hの活用シーン2】課題の整理

課題の整理・解決にも5W1Hが有効です。まず課題を整理することで、どのような対策を取るべきか見えてきます。

以下は、顧客からのクレームが減らない課題を整理するときの例です。

Who（誰が）	顧客関係者：顧客サポートチーム、製品開発チーム
What（何を）	顧客からのクレームが減らない。原因が特定できていない。
When（いつ）	過去半年間でクレームが増加傾向にある。
Where（どこで）	顧客サポートチームのコールセンター窓口にクレームが寄せられる。顧客は◯◯で製品を使用する。
Why（なぜ）	製品品質の低下、サポート対応の不備。
How（どのように）	製造工程の再確認、サポート体制の強化、クレーム発生時の対応をマニュアル化。

【5W1Hの活用シーン3】新商品の開発

新商品の開発には、顧客ニーズの把握や競合分析、商品コンセプトの決定など、多くの課題があるものです。5W1Hを使うことで、以下のような視点から新商品の開発を進められます。

たとえば、30代女性をターゲットとした化粧水を開発する際、市場動向の調査をする場合を見てみましょう。

Who（誰が）	調査対象者：化粧水を使用している30代女性関係者：自社のマーケティングチーム
What（何を）	消費者のニーズを確認するためのアンケートを実施・化粧水に求める要望や効果・現在使っている化粧水・購入している化粧水の価格・購買経路　など
When（いつ）	〇〇年〇月〇日（月）～〇〇年〇月〇日（金）
Where（どこで）	全国に住む30代女性を対象にオンラインで実施
Why（なぜ）	新商品を開発するために需要や他社の状況を把握する必要がある。他社との差別化が図れるのか分析するため。
How（どのように）	自社のマーケティングチームがアンケートを作成。Webアンケート調査ができる会社に実施を依頼。

市場調査をするときのほか、商品のコンセプト決めや製造スケジュールの検討などにも活用できます。

【5W1Hの活用シーン4】マーケティング戦略の検討

マーケティング戦略を立てる際には、5W1Hを使うことで、より具体的な戦略立案が可能です。対象となるターゲットやマーケティングを実施する目的が明確になります。

たとえば、自社商品のクラウドソフトの認知を上げるために、SNS広告を使用するケースを見てみましょう。

Who（誰が）	ターゲット：企業の総務担当者関係者：自社のマーケティングチーム
What（何を）	SNS広告
When（いつ）	〇〇年〇月〇日（月）～〇〇年〇月〇日（金）の約1ヶ月（期間や時間帯、曜日なども明記する）
Where（どこで）	Facebook・Twitter・Instagram
Why（なぜ）	自社のクラウドソフトを認知向上させると共に潜在顧客を増やし、売上を拡大することが目的
How（どのように）	ターゲットに合わせた広告デザインやキャッチコピーなどを制作。配信対象を企業の担当者に絞り込み、広告を配信したあと効果測定する。

上記は広告戦略を例にしたものですが、ほかにもサービスの特徴を整理したり、キャンペーンを検討したりするときにも活用できるでしょう。

【5W1Hの活用シーン5】イベントのお知らせ

イベントの告知にも5W1Hが使えます。それぞれの要素を明確にすると、誰が対象のどんなイベントが、いつ・どこで・どのように行われるのかしっかり伝えることが可能です。

たとえば、人事戦略の動向や事例を紹介するウェビナーを主催すると想定した5W1Hは次のようになります。

Who（誰が）	参加者：企業の経営者・人事担当者関係者：動向を解説する講師、自社のウェビナー担当者
What（何を）	人事戦略の動向や事例を紹介するウェビナー＜ウェビナーの内容＞人事戦略の動向や事例を伝える講義参加企業による情報交換質疑応答
When（いつ）	開催日時：◯月◯日（水）13時～15時申し込み締め切り：◯月◯日（金）まで
Where（どこで）	オンライン会議ツールを使用。アクセス先のURL
Why（なぜ）	外部環境の影響により人事戦略も柔軟に変化させる必要がある。実践に使える事例を講師が紹介することで、今後の人事戦略改善に活かしてもらう。参加企業との交流も目的。
How（どのように）	・講義内容の検討：◯◯さん・講師の選定、依頼：◯◯さん・参加者の連絡窓口：◯◯さん・ウェビナー配信の準備：◯◯さん・参加者アンケートの実施、分析：◯◯さん

Howの部分で誰が担当者なのか決めておくと、計画もスムーズに進みます。

【5W1Hの活用シーン6】採用活動の明確化

「優秀な人材が欲しい」という漠然とした考えでは、自社に合った人材の獲得は難しいでしょう。採用活動を成功させるには、自社で求める人材の定義を明確にすることが重要です。

求める人材像を定義し、採用活動の方向性を決める際には、以下のように5W1Hが活用できます。営業部における管理職候補の採用を強化する場合を例にしてみました。

Who（誰が）	30～40代の男女
What（何を）	持っているスキル・資格：マネジメント経験があれば優遇学歴・職歴：営業経験3年以上求める行動特性や思考性：バイタリティがある・何事も諦めない
When（いつ）	採用の時期：◯年◯月までに選考を実施し、◯年◯月までに内定営業部の営業担当（管理職候補）
Where（どこで）	営業部の営業担当（管理職候補）
Why（なぜ）	営業部において、管理職候補となる人材が必要になるため。
How（どのように）	選考ステップ：書類選考・適性検査・一次面接・二次面接評価基準：自社で定めた評価基準求職者へのアプローチ方法：ダイレクトリクルーティングでスカウトを送る、求人サイトで募集する

上記の例では5W1Hで採用ターゲットや採用活動の方向性を明確にできますが、以下のポイントについては不明瞭のままです。

自社の社風や価値観に合致する人材を定義できているのか
本当に入社したあとの活躍が期待できるのか

これらを適切に設定できていないと、ターゲットがブレて採用活動が長期化したり、採用できても早期離職してしまったりします。自社で求める人材像をより明確にして採用活動の方向性を定めるには、ミイダスが提供する「活躍要因診断（フィッティング人材分析）」がおすすめです。

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【5W1Hの活用シーン7】人材育成戦略の検討

自社の成長や生産性向上に貢献できる人材を育てるには、事業・組織の課題に合った教育プログラムが必要です。他社と同じ教育プログラムを導入しても同レベルの成果が得られるとは限りません。

そのため、自社の人材育成戦略の課題を洗い出して、それに合った教育プログラムを導入することが重要です。

以下で「新入社員にビジネスマナーを身に付けたい」という課題がある場合の5W1Hを紹介します。

Who（誰が）	参加対象者：◯年◯月～◯月に入社した新入社員
What（何を）	正しいビジネスマナーを習得し、実践を通して定着させる研修＜研修名称＞ビジネスマナー研修
When（いつ）	実施日：◯年◯月◯日実施時間：10時～12時
Where（どこで）	本社研修室
Why（なぜ）	ビジネスマナーが身についていない新入社員が多く見受けられるため。社会人としてのビジネスマナーの基礎を習得させる。
How（どのように）	・ビジネスマナー講師による講義（一般的なビジネスマナー、電話応対・メールでのマナーなど基礎的な内容）・コミュニケーションを円滑にするビジネスマナーの実践。受講者同士でロールプレイングを行う。

ここまで、5W1Hが活用できるシーンを7つに分け、それぞれの具体例を紹介しました。5W1Hのフレームワークを使うことで、情報整理や戦略立案などにも活用できます。

しかし、5W1Hだけでは要素が足りず、情報整理が不十分になるケースもあります。次の項目で紹介する5W1Hに類似したフレームワークの活用で、より明確な情報整理が可能です。場面に応じて使い分けてみてください。

5W1Hと類似するフレームワークとの違い

5W1Hに類似するフレームワークとして、以下の5つを紹介します。

5W2H
5W3H
5W1H1R
6W1H
7W2H

それぞれ見ていきましょう。

5W2H

5W1Hに「How much：いくらで」の要素が追加されたものです。商品の価格や必要となるコストに関する情報が入ってくる場合に使えます。

競合他社の分析や新規プロジェクトを立ち上げる場合などに活用できるフレームワークです。

5W3H

5W1Hに「How much：いくらで」「How many：どれくらいの規模や量、頻度」がプラスされたフレームワークです。

「How much」の金額面のほか「How many」の情報が追加されることで、より具体的な戦略立案が可能となります。

「How many」には、面積、製造量、人数、販売数、回数などの数値を入れてみましょう。戦略立案や成果の分析がしやすくなります。

5W1H1R

5W1Hに「Result：結果」を追加したものです。施策などの目標設定のほか、実行した結果や効果を伝えるときに活用できます。

目標設定の際には、想定する結果まで考慮して考えるため、達成すべきゴールをより明確にした状態でスタートを切ることができます。実行した結果や効果を伝えるときには、より相手に伝わりやすくなるでしょう。

6W1H

5W1Hに「Whom：誰に」が追加され、Wの要素が6つになります。場合によっては「Which：どちら」を入れることもあるようです。

「誰が誰に」の部分を明確にしたいときや、複数の選択肢を検討するときに使ってみてください。

7W2H

5W1Hに「Which：どちら」「Whom：誰に」「How much：いくらで」を追加したものです。

7W2Hは、より詳細な情報を使って戦略を立案したり、伝達したりする場面に適しています。金額や人数などの数値情報が入ると、戦略や目標に具体性が増すのです。

ここまで、5W1Hに類似するフレームワークを紹介しました。要素が増える分、情報も増えるため、使う場面を適切に選んで活用していきましょう。

5W1Hは幅広い場面で使えるフレームワークです。しかし、採用活動のターゲットや戦略を設定するときには注意しなければなりません。なぜなら、主観に頼った戦略の立案で、採用活動の成果に大きな影響を受けるからです。

採用活動に5W1Hを取り入れて戦略を立てるなら主観に頼らないことが重要

採用活動の場面では、採用ターゲットの設定、選考の方法、求職者へのアプローチ方法などの検討に5W1Hが役立ちます。

しかし、5W1Hのフレームワークを使いさえすれば、人材採用がうまくいくとは限りません。それは、各要素を組み立てるときに担当者の主観が入り込んでしまうからです。

たとえば採用ターゲットを決める際に「自社で求める人物像は、明るくて人当たりの良い人だろう」と人事担当者が考えていたとします。けれども「明るくて人当たりの良い人」は担当者の主観であって、本当に自社が求めている人物像とは限りません。

根本がズレてしまうと、採用のターゲット設定から評価基準、面接での質問項目なども変わってしまうのです。誤った要件定義に気付かず、そのまま人材を採用すると、ミスマッチを起こして早期離職を招いてしまうこともあります。

本当に自社が求める人物像を明確にした採用ターゲットの設定が重要ですが、「目には見えにくいことを可視化するにはどうしたらいいか」と悩む方もいるのではないでしょうか。

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フィッティング人材分析で得られた結果を採用の要件定義や評価基準に加えることで、自社での活躍が期待できる人材に絞って採用活動ができるというわけです。

そのため、担当者や上司の主観をベースとした判断ではなくなり、より活躍人材の採用に近づきます。入社後のミスマッチも防ぐことができるでしょう。

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