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ブラックボックス化とは、ある業務プロセスを限られた人しか把握しておらず、それ以外の社内の人が業務内容についてわからなくなる状態のことです。ブラックボックス化を放置しておくと、業務自体に支障をきたしたり、不正を引き起こしたりする恐れがあります。
今回はブラックボックス化の意味や引き起こすリスク、解消方法などを解説します。なおミイダスでは、採用や育成で役立つホワイトペーパーを無料で配布していますので、こちらもあわせてご活用ください。
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▼この記事でわかること
ブラックボックス化とは？意味を簡単に説明
ブラックボックス化と属人化の関係性
ブラックボックス化と似ている言葉として「属人化」が挙げられます。属人化とは、ある業務のオペレーションについて決まった従業員しか把握していない状態のことです。
たとえば、ある従業員が「この業務について教えてほしい」と問い合わせても「その業務を担当しているAさんは今日お休みなので、今日は答えられない」と答えている状況が属人化です。特定の従業員に業務を依存している状態のため、ブラックボックス化が起きてしまいます。また、担当していた従業員が休職や退職してしまった場合も同じような状態となることが予想されます。ブラックボックス化するとどうなる？リスクを説明
- 業務がストップしてしまう
- 不正を引き起こしやすくなる
- 連携が取りづらくなる
- 責任の所在がわからなくなる
それぞれのリスクについて説明します。業務がストップしてしまう
業務がブラックボックス化すると、対応がストップしてしまいます。たとえば、至急対応しなければならない案件があったとしましょう。対応時にやらなければならない作業があるものの、その作業は1人の従業員しか把握していません。
しかしその従業員が休みで連絡してもつながらない場合、業務に支障をきたしてしまいます。クライアントから信頼を失うと同時に、その従業員にとってもストレスになるでしょう。不正を引き起こしやすくなる
ブラックボックス化が慢性すると、不正を引き起こしやすくなります。特定の従業員が作業を行っていると、何かミスやトラブルが起きてもそのまま報告せずに隠す恐れがあります。結果的に不正が発覚し、それがトラブルに発展した場合は会社の信頼を失うことにもつながるでしょう。連携が取りづらくなる
ブラックボックス化は社内の連携を取りづらくする原因となります。それぞれの業務が属人化している場合、自分の業務をこなしていればよいのでコミュニケーションを取る必要はありません。そのため、イレギュラーな動きが必要な際にうまく連携が取れない可能性があります。責任の所在がわからなくなる
責任の所在がわからなくなるのもリスクの一つです。ブラックボックス化していた業務において、何かしらトラブルが発生した場合に責任の所在がわからず、対応が遅れる恐れがあります。対応の遅延は会社の信頼を失う原因にもなりかねません。ブラックボックス化を引き起こす5つの原因
- 専門性の高いスキルが必要な業務がある
- リモートワークの業務管理が徹底されていない
- 人手が足らず教育が行き渡っていない
- 優秀な人材に頼りすぎている
- 現状維持を望む従業員がいる
それぞれの原因を見ていきましょう。専門性の高いスキルが必要な業務がある
専門性の高いスキルが必要な業務は、ブラックボックス化の原因となるでしょう。専門性が高いと管理者側もある程度知識をインプットしなければ、業務内容を把握できません。とはいえ、管理者は忙しいのを理由に「この人に任せておけばいいか」「また時間があるときにしよう」など、対応を後回しにする恐れがあります。
この状態が続くことで結果的にブラックボックス化や属人化を引き起こしてしまい、会社に業務知識が蓄えられていかない状態となるのです。リモートワークの業務管理が徹底されていない
ブラックボックス化は、リモートワークの業務管理が徹底されていないことが原因で起こります。オフィスでは業務している様子を見て確認できますが、リモートワークは従業員の業務態度が把握できません。
また従業員側もオフィスにいるときと比べて質問や相談がしにくい状況なので、ブラックボックス化を生みやすい環境だと言えます。業務管理が徹底されない状況でリモートワークを導入しても結果的に失敗してしまうでしょう。人手が足らず教育が行き渡っていない
人手が足らず教育が行き渡っていないことも、ブラックボックス化となる原因でしょう。人手が足りていないと自分の業務をこなすのに必死になってしまい、周りとのコミュニケーションも減ります。
また新しい従業員が入っても、教える際に時間が割けず簡易な指導のみになってしまいます。社内で決まったマニュアル等がなければそれぞれのやり方で作業を進めてしまうため、ブラックボックス化と属人化が進む一方です。
人手不足に悩む方は、以下の記事に対処法を紹介していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策】優秀な人材に頼りすぎている
優秀な人材に頼りすぎているのも、ブラックボックス化を引き起こす原因の一つです。ブラックボックス化や属人化は「この人に任せれば大丈夫」という安心感によって生まれてしまうものです。
しかし優秀な人材に頼りすぎていると、いざ本人が退職した場合に社内に知識やノウハウが蓄積できず新たな優れた人材に依存してしまうでしょう。それでは根本的な解決にならず、いつになっても知識が蓄えられません。現状維持を望む従業員がいる
現状維持を望む従業員がいるのも、ブラックボックス化の原因です。社内で長い間働いてきた従業員がずっと同じ業務を担当していた場合、いざ新しい業務を任せようとしても変化を避けようとする「現状維持バイアス」が生じる可能性があります。それは今まで社内で属人化が当たり前になっていた職場環境が原因でもあるでしょう。
現状維持バイアスについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：現状維持バイアスとは？起こる原因や外し方を解説】ブラックボックス化を解消すると得られるメリット
- 業務知識を蓄積できる
- 業務のクオリティを保てる
- 業務効率が向上する
- リモートワークにも対応できる
それぞれのメリットを説明します。業務知識を蓄積できる
業務知識を蓄積できるのは、ブラックボックス化解消のメリットです。ブラックボックス化や属人化していると、特定の従業員が辞めるたびに新しい知識や方法を考えなければなりません。しかし普段から社内に知識を蓄えておけば、新しい従業員が入ったときもすぐに引き継ぐことができます。業務のクオリティを保てる
ブラックボックス化を解消すると、業務のクオリティを一定に保てます。そのため優秀な人材が突然休んだり、退職したりしても他の人が対応する体制が整っていることで、業務の質が落ちることはありません。突然休みを取ってしまった従業員の負担も減らすことも可能です。業務効率が向上する
ブラックボックス化が解消されれば、業務知識が蓄積されるため自ずと業務効率も向上するでしょう。効率のよくない方法で作業していたとしても、周りが業務プロセスを把握しているためすぐに改善できます。また1人の従業員に負担が大きければ仕事を分担することもできるでしょう。リモートワークにも対応できる
ブラックボックス化を解消することで、リモートワークにも対応できます。リモートワークは従業員がどのような作業をしているのか把握できないため、ブラックボックス化しやすい環境です。またオフィスで仕事をするよりもコミュニケーションを取るのが難しく、社内での連携も自ずと減ってしまうでしょう。
一方、社内で業務管理の徹底しブラックボックス化が解消されれば、リモートワークの推進を図ることができ業務の効率にもつながります。ブラックボックス化を解消するための対処法
- マニュアルを作成する
- フローチャートで業務を可視化する
- チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
- 業務可視化ツールを導入する
それぞれ説明します。マニュアルを作成する
誰でも業務が遂行できるようにマニュアルを作成しましょう。
業務フローを洗い出したうえで、- 細かい業務内容
- 業務を行う順番
- システムの使い方
- わからない場合のQ＆A
など、誰が読んでも理解ができるように作成します。一度作成したら、業務に対応したことがない従業員にマニュアルを読みながらオペレーションを依頼するのがおすすめです。そこでわかりにくかった箇所を確認し、ブラッシュアップしましょう。フローチャートで業務を可視化する
フローチャートで業務を可視化しましょう。フローチャートとは、業務プロセスや業務フローの順序を示した図のことです。フローチャートにすることでやるべきことや手順が目に見えてわかるため、初めて業務に携わる人でも把握しやすいでしょう。チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
チームの人数を調整し、コミュニケーションを増やすのもブラックボックス化を解消する一つの方法です。チームの人数が多ければ多いほど、一人ひとりの従業員とのコミュニケーションが減ります。
また管理者は1～2人で多くの従業員の業務を管理しなければならないため、10～20人の業務内容をすべて把握するのは現実的に難しいでしょう。チームの人数を細分化することで、コミュニケーションが活性化しブラックボックス化を防げます。業務可視化ツールを導入する
上記の対応をしてもブラックボックス化が解消されない場合は、業務可視化ツールを導入するのもよいでしょう。業務可視化ツールとは、勤務時間中の従業員の業務プロセスやフローを可視化するシステムです。
たとえば、業務可視化ツールで作業用PCのログを取得することで、- どのような業務を抱えているか
- この作業にどのくらい時間をかけているか
- どのようなフローで作業を行っているか
などがわかります。上記のような確認は普段のコミュニケーションだけではなかなか把握できません。業務が進んでいなくても従業員が「順調です」と答える可能性もあります。業務可視化ツールを導入することで、潜在化しやすい業務の進捗が把握できるのです。ブラックボックス化を防止にはミイダス組織サーベイがおすすめ
- やりがい
- ミッション
- 健康
- 支援
- 人間関係
- 組織
6つの要素を取り入れた簡単なアンケートに答えてもらうだけで「仕事量は適切か」「やりがいを感じているのか」などを把握できます。
また回答してもらったアンケート結果は自動でレポート化されるため、業務に対してストレスを感じているかもわかります。そのため、ブラックボックス化によるコミュニケーション不足解消にもなるでしょう。毎月や隔週など定期的に実施することもできるので、こまめなフォローも可能です。
組織サーベイについて詳しく見てみるミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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こまめなコミュニケーションでブラックボックス化を防ごう
また業務が属人化することで社内の連携が取りづらくなったり、場合によっては不正につながってしまったりするでしょう。それは普段のコミュニケーション不足によって、ますます悪化する恐れがあります。定期的に従業員のコンディションを確認し、社内のコミュニケーションを増やしてブラックボックス化を防ぎましょう。
たとえば、ある従業員が「この業務について教えてほしい」と問い合わせても「その業務を担当しているAさんは今日お休みなので、今日は答えられない」と答えている状況が属人化です。特定の従業員に業務を依存している状態のため、ブラックボックス化が起きてしまいます。また、担当していた従業員が休職や退職してしまった場合も同じような状態となることが予想されます。
ブラックボックス化すると、次のようなリスクを生じさせる恐れがあります。
- 業務がストップしてしまう
- 不正を引き起こしやすくなる
- 連携が取りづらくなる
- 責任の所在がわからなくなる
それぞれのリスクについて説明します。
業務がストップしてしまう
業務がブラックボックス化すると、対応がストップしてしまいます。たとえば、至急対応しなければならない案件があったとしましょう。対応時にやらなければならない作業があるものの、その作業は1人の従業員しか把握していません。
しかしその従業員が休みで連絡してもつながらない場合、業務に支障をきたしてしまいます。クライアントから信頼を失うと同時に、その従業員にとってもストレスになるでしょう。
しかしその従業員が休みで連絡してもつながらない場合、業務に支障をきたしてしまいます。クライアントから信頼を失うと同時に、その従業員にとってもストレスになるでしょう。
不正を引き起こしやすくなる
ブラックボックス化が慢性すると、不正を引き起こしやすくなります。特定の従業員が作業を行っていると、何かミスやトラブルが起きてもそのまま報告せずに隠す恐れがあります。結果的に不正が発覚し、それがトラブルに発展した場合は会社の信頼を失うことにもつながるでしょう。
連携が取りづらくなる
ブラックボックス化は社内の連携を取りづらくする原因となります。それぞれの業務が属人化している場合、自分の業務をこなしていればよいのでコミュニケーションを取る必要はありません。そのため、イレギュラーな動きが必要な際にうまく連携が取れない可能性があります。
責任の所在がわからなくなる
責任の所在がわからなくなるのもリスクの一つです。ブラックボックス化していた業務において、何かしらトラブルが発生した場合に責任の所在がわからず、対応が遅れる恐れがあります。対応の遅延は会社の信頼を失う原因にもなりかねません。
ブラックボックス化を引き起こす5つの原因- 専門性の高いスキルが必要な業務がある
- リモートワークの業務管理が徹底されていない
- 人手が足らず教育が行き渡っていない
- 優秀な人材に頼りすぎている
- 現状維持を望む従業員がいる
それぞれの原因を見ていきましょう。専門性の高いスキルが必要な業務がある
専門性の高いスキルが必要な業務は、ブラックボックス化の原因となるでしょう。専門性が高いと管理者側もある程度知識をインプットしなければ、業務内容を把握できません。とはいえ、管理者は忙しいのを理由に「この人に任せておけばいいか」「また時間があるときにしよう」など、対応を後回しにする恐れがあります。
この状態が続くことで結果的にブラックボックス化や属人化を引き起こしてしまい、会社に業務知識が蓄えられていかない状態となるのです。リモートワークの業務管理が徹底されていない
ブラックボックス化は、リモートワークの業務管理が徹底されていないことが原因で起こります。オフィスでは業務している様子を見て確認できますが、リモートワークは従業員の業務態度が把握できません。
また従業員側もオフィスにいるときと比べて質問や相談がしにくい状況なので、ブラックボックス化を生みやすい環境だと言えます。業務管理が徹底されない状況でリモートワークを導入しても結果的に失敗してしまうでしょう。人手が足らず教育が行き渡っていない
人手が足らず教育が行き渡っていないことも、ブラックボックス化となる原因でしょう。人手が足りていないと自分の業務をこなすのに必死になってしまい、周りとのコミュニケーションも減ります。
また新しい従業員が入っても、教える際に時間が割けず簡易な指導のみになってしまいます。社内で決まったマニュアル等がなければそれぞれのやり方で作業を進めてしまうため、ブラックボックス化と属人化が進む一方です。
人手不足に悩む方は、以下の記事に対処法を紹介していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事：人手不足が深刻化する日本｜現状と原因、企業が実施したい6つの対策】優秀な人材に頼りすぎている
優秀な人材に頼りすぎているのも、ブラックボックス化を引き起こす原因の一つです。ブラックボックス化や属人化は「この人に任せれば大丈夫」という安心感によって生まれてしまうものです。
しかし優秀な人材に頼りすぎていると、いざ本人が退職した場合に社内に知識やノウハウが蓄積できず新たな優れた人材に依存してしまうでしょう。それでは根本的な解決にならず、いつになっても知識が蓄えられません。現状維持を望む従業員がいる
現状維持を望む従業員がいるのも、ブラックボックス化の原因です。社内で長い間働いてきた従業員がずっと同じ業務を担当していた場合、いざ新しい業務を任せようとしても変化を避けようとする「現状維持バイアス」が生じる可能性があります。それは今まで社内で属人化が当たり前になっていた職場環境が原因でもあるでしょう。
現状維持バイアスについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：現状維持バイアスとは？起こる原因や外し方を解説】ブラックボックス化を解消すると得られるメリット- 業務知識を蓄積できる
- 業務のクオリティを保てる
- 業務効率が向上する
- リモートワークにも対応できる
それぞれのメリットを説明します。業務知識を蓄積できる
業務知識を蓄積できるのは、ブラックボックス化解消のメリットです。ブラックボックス化や属人化していると、特定の従業員が辞めるたびに新しい知識や方法を考えなければなりません。しかし普段から社内に知識を蓄えておけば、新しい従業員が入ったときもすぐに引き継ぐことができます。業務のクオリティを保てる
ブラックボックス化を解消すると、業務のクオリティを一定に保てます。そのため優秀な人材が突然休んだり、退職したりしても他の人が対応する体制が整っていることで、業務の質が落ちることはありません。突然休みを取ってしまった従業員の負担も減らすことも可能です。業務効率が向上する
ブラックボックス化が解消されれば、業務知識が蓄積されるため自ずと業務効率も向上するでしょう。効率のよくない方法で作業していたとしても、周りが業務プロセスを把握しているためすぐに改善できます。また1人の従業員に負担が大きければ仕事を分担することもできるでしょう。リモートワークにも対応できる
ブラックボックス化を解消することで、リモートワークにも対応できます。リモートワークは従業員がどのような作業をしているのか把握できないため、ブラックボックス化しやすい環境です。またオフィスで仕事をするよりもコミュニケーションを取るのが難しく、社内での連携も自ずと減ってしまうでしょう。
一方、社内で業務管理の徹底しブラックボックス化が解消されれば、リモートワークの推進を図ることができ業務の効率にもつながります。ブラックボックス化を解消するための対処法- マニュアルを作成する
- フローチャートで業務を可視化する
- チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
- 業務可視化ツールを導入する
それぞれ説明します。マニュアルを作成する
誰でも業務が遂行できるようにマニュアルを作成しましょう。
業務フローを洗い出したうえで、- 細かい業務内容
- 業務を行う順番
- システムの使い方
- わからない場合のQ＆A
など、誰が読んでも理解ができるように作成します。一度作成したら、業務に対応したことがない従業員にマニュアルを読みながらオペレーションを依頼するのがおすすめです。そこでわかりにくかった箇所を確認し、ブラッシュアップしましょう。フローチャートで業務を可視化する
フローチャートで業務を可視化しましょう。フローチャートとは、業務プロセスや業務フローの順序を示した図のことです。フローチャートにすることでやるべきことや手順が目に見えてわかるため、初めて業務に携わる人でも把握しやすいでしょう。チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
チームの人数を調整し、コミュニケーションを増やすのもブラックボックス化を解消する一つの方法です。チームの人数が多ければ多いほど、一人ひとりの従業員とのコミュニケーションが減ります。
また管理者は1～2人で多くの従業員の業務を管理しなければならないため、10～20人の業務内容をすべて把握するのは現実的に難しいでしょう。チームの人数を細分化することで、コミュニケーションが活性化しブラックボックス化を防げます。業務可視化ツールを導入する
上記の対応をしてもブラックボックス化が解消されない場合は、業務可視化ツールを導入するのもよいでしょう。業務可視化ツールとは、勤務時間中の従業員の業務プロセスやフローを可視化するシステムです。
たとえば、業務可視化ツールで作業用PCのログを取得することで、- どのような業務を抱えているか
- この作業にどのくらい時間をかけているか
- どのようなフローで作業を行っているか
などがわかります。上記のような確認は普段のコミュニケーションだけではなかなか把握できません。業務が進んでいなくても従業員が「順調です」と答える可能性もあります。業務可視化ツールを導入することで、潜在化しやすい業務の進捗が把握できるのです。ブラックボックス化を防止にはミイダス組織サーベイがおすすめ- やりがい
- ミッション
- 健康
- 支援
- 人間関係
- 組織
6つの要素を取り入れた簡単なアンケートに答えてもらうだけで「仕事量は適切か」「やりがいを感じているのか」などを把握できます。
また回答してもらったアンケート結果は自動でレポート化されるため、業務に対してストレスを感じているかもわかります。そのため、ブラックボックス化によるコミュニケーション不足解消にもなるでしょう。毎月や隔週など定期的に実施することもできるので、こまめなフォローも可能です。
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こまめなコミュニケーションでブラックボックス化を防ごう
また業務が属人化することで社内の連携が取りづらくなったり、場合によっては不正につながってしまったりするでしょう。それは普段のコミュニケーション不足によって、ますます悪化する恐れがあります。定期的に従業員のコンディションを確認し、社内のコミュニケーションを増やしてブラックボックス化を防ぎましょう。
この状態が続くことで結果的にブラックボックス化や属人化を引き起こしてしまい、会社に業務知識が蓄えられていかない状態となるのです。
また従業員側もオフィスにいるときと比べて質問や相談がしにくい状況なので、ブラックボックス化を生みやすい環境だと言えます。業務管理が徹底されない状況でリモートワークを導入しても結果的に失敗してしまうでしょう。
また新しい従業員が入っても、教える際に時間が割けず簡易な指導のみになってしまいます。社内で決まったマニュアル等がなければそれぞれのやり方で作業を進めてしまうため、ブラックボックス化と属人化が進む一方です。
人手不足に悩む方は、以下の記事に対処法を紹介していますので、あわせてご覧ください。
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しかし優秀な人材に頼りすぎていると、いざ本人が退職した場合に社内に知識やノウハウが蓄積できず新たな優れた人材に依存してしまうでしょう。それでは根本的な解決にならず、いつになっても知識が蓄えられません。
現状維持バイアスについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
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ブラックボックス化を解消することで、次のようなメリットが得られます。
- 業務知識を蓄積できる
- 業務のクオリティを保てる
- 業務効率が向上する
- リモートワークにも対応できる
それぞれのメリットを説明します。
業務知識を蓄積できる
業務知識を蓄積できるのは、ブラックボックス化解消のメリットです。ブラックボックス化や属人化していると、特定の従業員が辞めるたびに新しい知識や方法を考えなければなりません。しかし普段から社内に知識を蓄えておけば、新しい従業員が入ったときもすぐに引き継ぐことができます。
業務のクオリティを保てる
ブラックボックス化を解消すると、業務のクオリティを一定に保てます。そのため優秀な人材が突然休んだり、退職したりしても他の人が対応する体制が整っていることで、業務の質が落ちることはありません。突然休みを取ってしまった従業員の負担も減らすことも可能です。
業務効率が向上する
ブラックボックス化が解消されれば、業務知識が蓄積されるため自ずと業務効率も向上するでしょう。効率のよくない方法で作業していたとしても、周りが業務プロセスを把握しているためすぐに改善できます。また1人の従業員に負担が大きければ仕事を分担することもできるでしょう。
リモートワークにも対応できる
ブラックボックス化を解消することで、リモートワークにも対応できます。リモートワークは従業員がどのような作業をしているのか把握できないため、ブラックボックス化しやすい環境です。またオフィスで仕事をするよりもコミュニケーションを取るのが難しく、社内での連携も自ずと減ってしまうでしょう。
一方、社内で業務管理の徹底しブラックボックス化が解消されれば、リモートワークの推進を図ることができ業務の効率にもつながります。
一方、社内で業務管理の徹底しブラックボックス化が解消されれば、リモートワークの推進を図ることができ業務の効率にもつながります。
ブラックボックス化を解消するための対処法- マニュアルを作成する
- フローチャートで業務を可視化する
- チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
- 業務可視化ツールを導入する
それぞれ説明します。マニュアルを作成する
誰でも業務が遂行できるようにマニュアルを作成しましょう。
業務フローを洗い出したうえで、- 細かい業務内容
- 業務を行う順番
- システムの使い方
- わからない場合のQ＆A
など、誰が読んでも理解ができるように作成します。一度作成したら、業務に対応したことがない従業員にマニュアルを読みながらオペレーションを依頼するのがおすすめです。そこでわかりにくかった箇所を確認し、ブラッシュアップしましょう。フローチャートで業務を可視化する
フローチャートで業務を可視化しましょう。フローチャートとは、業務プロセスや業務フローの順序を示した図のことです。フローチャートにすることでやるべきことや手順が目に見えてわかるため、初めて業務に携わる人でも把握しやすいでしょう。チームの人数を調整しコミュニケーションを増やす
チームの人数を調整し、コミュニケーションを増やすのもブラックボックス化を解消する一つの方法です。チームの人数が多ければ多いほど、一人ひとりの従業員とのコミュニケーションが減ります。
また管理者は1～2人で多くの従業員の業務を管理しなければならないため、10～20人の業務内容をすべて把握するのは現実的に難しいでしょう。チームの人数を細分化することで、コミュニケーションが活性化しブラックボックス化を防げます。業務可視化ツールを導入する
上記の対応をしてもブラックボックス化が解消されない場合は、業務可視化ツールを導入するのもよいでしょう。業務可視化ツールとは、勤務時間中の従業員の業務プロセスやフローを可視化するシステムです。
たとえば、業務可視化ツールで作業用PCのログを取得することで、- どのような業務を抱えているか
- この作業にどのくらい時間をかけているか
- どのようなフローで作業を行っているか
などがわかります。上記のような確認は普段のコミュニケーションだけではなかなか把握できません。業務が進んでいなくても従業員が「順調です」と答える可能性もあります。業務可視化ツールを導入することで、潜在化しやすい業務の進捗が把握できるのです。ブラックボックス化を防止にはミイダス組織サーベイがおすすめ- やりがい
- ミッション
- 健康
- 支援
- 人間関係
- 組織
6つの要素を取り入れた簡単なアンケートに答えてもらうだけで「仕事量は適切か」「やりがいを感じているのか」などを把握できます。
また回答してもらったアンケート結果は自動でレポート化されるため、業務に対してストレスを感じているかもわかります。そのため、ブラックボックス化によるコミュニケーション不足解消にもなるでしょう。毎月や隔週など定期的に実施することもできるので、こまめなフォローも可能です。
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こまめなコミュニケーションでブラックボックス化を防ごう
また業務が属人化することで社内の連携が取りづらくなったり、場合によっては不正につながってしまったりするでしょう。それは普段のコミュニケーション不足によって、ますます悪化する恐れがあります。定期的に従業員のコンディションを確認し、社内のコミュニケーションを増やしてブラックボックス化を防ぎましょう。
業務フローを洗い出したうえで、
また管理者は1～2人で多くの従業員の業務を管理しなければならないため、10～20人の業務内容をすべて把握するのは現実的に難しいでしょう。チームの人数を細分化することで、コミュニケーションが活性化しブラックボックス化を防げます。
たとえば、業務可視化ツールで作業用PCのログを取得することで、
ブラックボックス化を防ぐには、日々の従業員のコンディションを確認することが大切です。ミイダス組織サーベイは
- やりがい
- ミッション
- 健康
- 支援
- 人間関係
- 組織
6つの要素を取り入れた簡単なアンケートに答えてもらうだけで「仕事量は適切か」「やりがいを感じているのか」などを把握できます。
また回答してもらったアンケート結果は自動でレポート化されるため、業務に対してストレスを感じているかもわかります。そのため、ブラックボックス化によるコミュニケーション不足解消にもなるでしょう。毎月や隔週など定期的に実施することもできるので、こまめなフォローも可能です。
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ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。
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こまめなコミュニケーションでブラックボックス化を防ごう
また業務が属人化することで社内の連携が取りづらくなったり、場合によっては不正につながってしまったりするでしょう。それは普段のコミュニケーション不足によって、ますます悪化する恐れがあります。定期的に従業員のコンディションを確認し、社内のコミュニケーションを増やしてブラックボックス化を防ぎましょう。
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