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コロナ禍での不要不急の外出自粛を受け、オンライン環境での採用面接が急速に普及しました。オンライン上で面談をおこなう「Web面談」も同様に、コロナ禍で広がりを見せた手法のひとつです。
2023年現在はウィズコロナの生活スタイルも定着し、対面の割合を増やしたり、オンラインと対面のハイブリッド型で実施したりする企業も少なくありません。とはいえ、Web面談の実施で企業が得られるメリットは大きいため、バランスを見ながら取り入れていくことが重要です。
当記事では、Web面談のメリット・デメリットや活用できる面談の種類、事前準備の方法などを解説します。オンライン上で人材とコミュニケーションを取る機会を増やしたい方は、ぜひご一読ください。
なお、「採用活動を続けているのに、なかなか自社の社風に合う人材と出会えない」といった課題を抱える方に向けた、お役立ち資料もご用意しています。課題解決のヒントとしてご活用ください。
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2023年現在はウィズコロナの生活スタイルも定着し、対面の割合を増やしたり、オンラインと対面のハイブリッド型で実施したりする企業も少なくありません。とはいえ、Web面談の実施で企業が得られるメリットは大きいため、バランスを見ながら取り入れていくことが重要です。
当記事では、Web面談のメリット・デメリットや活用できる面談の種類、事前準備の方法などを解説します。オンライン上で人材とコミュニケーションを取る機会を増やしたい方は、ぜひご一読ください。
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記事を動画で解説
▼この記事でわかること
Web面談（ウェブ面談）とは？Web面談とは、オンライン上で面談する方法です。オンライン会議システムの「Zoom」「Google Meet」「Skype」などを利用して参加者とコミュニケーションを取ります。
Web面談を実施する企業によって「オンライン面談」「リモート面談」など、呼び方が異なります。名称が異なっても、内容や準備すべきことはWeb面談と同様です。
オンライン会議システムは、以下のような流れで利用します。- オンライン会議システムで、ミーティングのIDやURLを発行する
- 発行されたものを参加者に共有する
- Web面談の日時に、オンライン会議システムから入室する
- 共有したURLに参加者がアクセスすることで、画面と音声でのやり取りが開始される
オンライン会議システムには、パソコンだけではなく、スマホやタブレットからでもアクセスが可能です。参加者は、自分の使いやすい機器を選択してWeb面談に参加できます。
ただし、企業側はトラブル回避のために安定して稼働するパソコンからアクセスすると良いでしょう。
また、オンライン会議システム上で資料などを画面に映して共有することも可能です。自社の紹介や説明をするときなどに機能を活用できます。Web面談とWeb面接の違い
Web面接は、求職者の採用合否を見極めるために実施します。人材を見極め、評価する場となるため、Web面談よりは緊張感を持っておこなわれることが多いでしょう。
一方のWeb面談は、採用選考の一環で実施するWeb面接と比較すると、フランクな雰囲気でおこなわれます。求職者が採用選考に応募する前段階で、自社の説明や魅力を伝える場として活用されています。
また、採用の場面だけではなく、社内評価や育成の一環としてWeb面談を取り入れることも可能です。
【Web面談とWeb面接の違い】Web面談 Web面接 対象者 求職者・内定者・社員など 求職者 目的 対象者とのコミュニケーション 採用合否の見極め・評価 雰囲気 フランク・ざっくばらん 緊張感がある
しかし、企業の担当者によっては、Web面談とWeb面接を同一のものと認識している人もいます。「Web面談のつもりで気軽に参加したら面接だった」という求職者もいるため、それぞれの違いを理解したうえでの検討・実施が重要です。Web面談を実施する5つのメリット
1.幅広い地域で母集団形成が期待できる
2.不要不急の外出自粛になった場合でも中断せずに話を進められる
3.参加者と日程調整がしやすい
4.会場を確保するコストを抑えられる
5.選考辞退や内定辞退の防止につながる
ひとつずつ解説します。1.幅広い地域で母集団形成が期待できる
Web面談は、母集団形成（自社に興味がある人材の集団をつくること）に有効です。
対面の場合は、自社まで出向いてもらう必要があるため、移動時間が発生します。求職者の居住地と自社の所在地が近いなら、それほど問題になりませんが、距離が遠い場合は大きなハードルになることも少なくありません。
たとえば、地方在住の人材が興味を持っている企業が首都圏にある場合、訪問するまでの移動時間や費用がネックになる可能性があります。いくら興味があっても、距離的な問題で諦められてしまうのは企業にとって機会損失です。自社で活躍できる可能性がある人材と出会えるチャンスを失ってしまいます。
しかし、Web面談を実施していれば、人材がどこに住んでいようと関係ありません。自社から遠く離れた場所に住む人材でも、興味を持ってもらえれば母集団に加えられます。
幅広い地域に住む人からWeb面談に参加してもらうことで、母集団形成の幅も広がり、自社に合う人材を採用できる確率も高まるのです。
母集団形成の詳細は、以下の記事にてまとめています。あわせてご一読ください。
【関連記事：母集団形成とは？採用の質を高める実践8ステップと13の形成手法】2.不要不急の外出自粛になった場合でも中断せずに話を進められる
新型コロナウイルスの感染拡大を防止するために、不要不急の外出自粛が求められたことは記憶に新しいのではないでしょうか。会社に出社できなくなったり、対面で実施していた採用活動が中断したり、さまざまな対応を強いられた企業も多くあります。
マスクの着用判断が個人に委ねられるなど、新型コロナウイルスと共存する生活へシフトしていますが、いつまた不要不急の外出自粛を求められるかわかりません。
万が一の事態が再び起きた場合でも、Web面談をする方向で進めていれば、中断したり再調整したりすることなく進められます。3.参加者と日程調整がしやすい
対面で面談しようとすると、参加者は移動時間も考慮してスケジューリングしなければなりません。特に参加者が求職者や内定者だった場合、学校や仕事の都合もあるため、企業側のスケジュールに合わせにくいことがあります。
しかし、Web面談なら移動時間は不要になり、スマホなどの機器があれば自宅でなくてもアクセス可能です。対面と比べてWebでの実施のほうが、参加者にとって日程調整しやすい場合があることを念頭に置いて計画しましょう。4.会場を確保するコストを抑えられる
採用選考の前段階として面談や企業説明会などを対面で実施することがあります。しかし、社内の会議室が確保できなかったり、広さが十分でなかったりする場合には、別の会場を用意しなければなりません。
すると、会場を借りる料金が発生するほか、場所の選定や当日の準備・対応をするための人件費もかかるでしょう。対面での面談を実施する回数が増えるほど、コストが膨らんでしまうのです。
しかし、Web面談の場合はオンライン会議システムを利用するため、会場を借りる費用や準備に必要な人件費を抑えられます。オンライン会議システムの利用にも料金がかかる場合がありますが、対面での会場設営にかかる費用と比較したら低いコストで済むのがメリットです。5.選考辞退や内定辞退の防止につながる
採用現場のWeb面談は、自社の事業内容や魅力などを知ってもらい、求職者の興味を高めるためにおこないます。 求職者は、あらかじめどのような企業なのかを知ったうえで採用選考に応募するため、途中で「イメージと違った」といった理由で辞退されることが少なくなります。
応募の段階から、自社に対するイメージのミスマッチを減らした状態で進められるため、入社に至った場合も大きな認識のズレは起こりにくいのです。
また、新卒採用の場合、内定を出してから入社するまでに期間を要します。この期間中に内定者のフォローを怠ると、他社の選考を受け直し、内定辞退してしまう可能性もあるでしょう。
内定を出したあとにWeb面談を実施することで、内定者の近況を確認し、自社で働く意欲を高められます。
ここまで企業がWeb面談を実施するメリットを5つ 解説しました。しかし、メリットばかりではなく、デメリットになる部分があるのも事実です。
続いて、企業の担当者が知っておきたいWeb面談実施のデメリットを見ていきましょう。Web面談を実施する4つのデメリット
1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
2.対面と比べて得られる情報が制限される
3.自社の雰囲気を伝えきれない
4.画面越しの面談には慣れが必要になる
ひとつずつ見ていきましょう。1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
インターネット回線やパソコン・カメラなどの接続トラブルが起こる可能性はゼロではありません。Web面談を主催する企業側でトラブルが起こると、イメージ低下に直結します。
とはいえ、事前に接続テストをするなどの対策は可能です。企業はできるだけトラブルが起こらないように最善を尽くしたうえで、Web面談を実施することが求められます。
トラブル回避の対策方法は、後述する「Web面談実施の事前準備」と共通しているので、あわせてご覧ください。2.対面と比べて得られる情報が制限される
対面でコミュニケーションをするときは、参加者の表情や身ぶり手ぶりなど、会話以外の情報もキャッチしながら総合的に印象を判断します。しかし、Web面談の場合は画面越しでのコミュニケーションになるため、本来は感じられたはずの細かな情報を読み取りづらくなる点に留意が必要です。
たとえば、オンライン環境で読み取りづらくなる情報には以下のものがあります。- 表情
- 姿勢
- しぐさ
- 立ち振る舞い
- 声の張り・抑揚
- 視線 など
得られる情報が制限されることを踏まえて「参加者の人柄や悩みなどを引き出すコミュニケーションをする」「わかりやすい言葉で質問して回答してもらう」などの工夫が重要です。
また、オンライン上で少ない情報しか得られないために「参加者はこういう人だろう」と決めつけたり思い込んだりするのは注意が必要です。たとえば「有名大学に通っているから優秀だ」「女性だから細かい気配りができそうだ」といった思考をしてしまうケースがあります。
このような無意識のうちに起こる偏った思考によって、誤った判断をしてしまう可能性も。そこで、ミイダスが提供する「バイアス診断ゲーム」がおすすめです。自分自身の思考の癖を知り、コントロールすることで意思決定の質向上につながります。
社員それぞれが持つ思考の癖を把握し、適切な意思決定をする頻度を高めたい方は、以下からバイアス診断ゲームをお試しください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。
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3.自社の雰囲気を伝えきれない
参加者が自社に来訪できれば、社内の様子や雰囲気を実際に感じてもらえます。ところがWeb面談では、画面上の担当者の顔や資料の情報しか判断材料を提供できません。
Web面談で自社の魅力をアピールしたい場合には、すべてを伝えきれず、不利になることがあります。そのため、オンライン上でも最大限に自社をアピールするための対策が重要です。- 会社紹介のプレゼンテーション資料を魅力的にする
- オフィス内を紹介する動画を制作する
- 社内の活動風景や活躍している社員を写真・動画で紹介する
- 先輩社員が同席し、自社で働く魅力を話してもらう
上記のような取り組みを加えることで、自社の魅力や雰囲気を伝える一助となります。4.画面越しのコミュニケーションには慣れが必要になる
社内ミーティングなどでオンライン会議システムに触れる機会が増え、画面越しのコミュニケーションに慣れている人もいるでしょう。
しかし、初めてWeb面談の担当になった場合には、ある程度の練習が必要です。たとえば、以下のような練習ができていると円滑なコミュニケーションが期待できます。- 要点をまとめて、わかりやすく伝える
- 相手の声に耳を傾け、途中で話を遮らない
- 大きくうなずいたりジェスチャーを加えたりする
また、参加者側もWeb面談に慣れていない可能性があるため、広い心で受け入れる寛大さも必要です。
ここまでWeb面談を実施するデメリットをお伝えしましたが、どれも対策次第で回避できます。デメリットになり得る部分の対策を強化して、当日を迎えましょう。Webで実施できる面談の種類
ここではオンライン環境でできる面談の種類として、次の4つを解説します。- カジュアル面談
- 派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
- 内定者面談
- 社内面談
それぞれの詳細を見ていきましょう。カジュアル面談
カジュアル面談とは、人材と企業が相互理解を深め、情報交換のために実施する面談のこと。参加者は、自社の採用選考を受ける前の求職者です。
自社で働く魅力や事業内容などを伝え、興味を持ってもらえるように働きかけます。採用選考の合否に影響しない面談のため、参加者も自由に気になることを質問可能です。
お互いに相互理解が深まれば、本格的に採用選考へ進むように促せるでしょう。
カジュアル面談の詳しいメリットや進め方は、以下の記事にて解説しています。あわせてご一読ください。
【関連記事：カジュアル面談とは？企業が導入するメリットや事前準備、当日の進め方は？】派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
正社員だけではなく、派遣・アルバイトなどの非正規雇用の人材を採用するときにもWeb面談が活用されています。
派遣の場合は、派遣会社と求職者が初めに面談をして、働く意思確認をするのが一般的です。そのあと、派遣先企業（自社）と顔合わせや業務内容のすり合わせなどをおこなう面談があります。
派遣やアルバイトの場合でも、採用ミスマッチが起こる可能性はゼロではありません。教育し始めてから「自社には合わないかもしれない」と思うことのないよう、あらかじめ職歴やスキルを確認し、労働条件などの認識のすり合わせが重要です。内定者面談
内定者面談は、採用選考を通過した内定者が対象となる面談です。主に新卒採用でおこなわれ、実施の有無は企業の方針によって異なります。
内定から入社までの期間が長い場合は、漠然とした不安を抱く内定者もいるかもしれません。その不安や悩みを放置すると内定辞退につながる可能性もあるため、フォローの意味も込めて実施します。
内定者面談では、以下のことを内定者とすり合わせると良いでしょう。- 入社の意思確認
- 給与・勤務時間などの労働条件や福利厚生制度などの説明
- 希望する配属先
- 現状で感じている不安や悩み
内定者の人数が少ない場合は、対面での実施も可能です。しかし、人数が多い場合はスケジュール調整が難しくなるため、オンラインでの実施にするとスムーズに進められます。
内定辞退率を減らすことは、企業にとっての大きな課題です。内定辞退が起こる原因や防止策については以下の記事にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】
内定者が入社したあとの配属先を決定する方法は、こちらの記事も役立ちます。
【関連記事：入社後における配属先の決め方！企業が意識したいポイントは？】社内面談
Web面談は採用現場だけではなく、社内の各種面談でも導入できます。たとえば、上司と社員が1対1で課題や方針などを話し合う「1on1」や、先輩社員の中から任命された「メンター」に新人社員が相談できる定期面談などで取り入れられるでしょう。
Web面談の方法で実施すると、リモートワーク中でも進めやすくなります。
また、メンターは基本的に他部署の先輩社員が担当しますが、Web面談なら距離を考慮する必要がありません。メンターの居住地や部署の所在地を問わず、幅広い社員の中から任命し、制度を進行できる利点も得られるでしょう。
1on1やメンターの詳細については、以下の記事にてまとめています。あわせてご覧ください。
【関連記事：1on1ミーティングは意味ない？失敗する理由と成功させる方法】
【関連記事：メンター制度の導入で得られる効果やデメリット、制度を成功させるポイントを解説】
ここまで、Webで実施できる面談の種類を4つお伝えしました。続いてWeb面談を実施するための事前準備を解説するので、参考にしながら進めてみてください。Web面談実施の事前準備
- 面談を実施する目的と内容を明確にする
- Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
- Web面談で使うツールを決定する
- 面談当日の場所を確保する
- カメラ・マイクなどの接続をテストする
- 電源を用意する
- 参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
Web面談の当日にトラブルが起こらないように、対策するのが重要です。それでは、それぞれの準備内容を見ていきましょう。面談を実施する目的と内容を明確にする
まず、Web面談を実施する目的は何なのか、対象者は誰になるのかを明確にします。ここが曖昧だと、Web面談とWeb面接を混同したり、面談当日の成果が得られにくくなったりするため、しっかりと検討しましょう。
場合によっては対面のほうが良いケースもあるので、目的に合わせた柔軟な対応が求められます。
Web面談の内容を決める際には、どのようなテーマで話して参加者とコミュニケーションを取るのか、流れをある程度つくっておくとスムーズです。Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
Web面談の実施には、一般的に3～10Mbps程度の通信速度が必要と言われています。画面共有で高画質のビデオ映像を流す場合は、15Mbps以上あると安心です。
スマホのテザリング機能やモバイルWi-Fiなどを使った場合でも通信可能な速度ではありますが、周辺の環境に左右されて接続が不安定になることもゼロではありません。接続が不安定になると、画面が止まったり音声が途切れたりして会話が中断します。
企業の担当者としてWeb面談を実施するときには、光回線をはじめとする固定インターネット回線の利用がおすすめです。Web面談を有意義な時間にするために、インターネット回線の速度も確認しておきましょう。Web面談で使うツールを決定する
オンライン会議システムとして、さまざまなツールが開発されています。代表的なオンライン会議システムは次の3つです。- ZOOM（ズーム）
- Google Meet（グーグルミート）
- Skype（スカイプ）
種類によって、無料で使える時間や機能が異なります。使い方次第で有料版に切り替えたほうが良い場合もあるので、どのような面談をしたいのかによって最適なツールを選択しましょう。
また、上記以外にも、独自に開発したオンライン会議システムを提供しているところや、Zoomなどと連携して利用するツールもあります。たとえば、Web面談の登録があった時点で当日のURLを自動発行して参加者に通知したり、日程管理・記録が簡単になったりするツールが挙げられます。面談当日の場所を確保する
Web面談をする場所の確保も重要です。- 画面の背景に社内で貼ってある掲示物が映り込む
- 担当ではない社員が、移動している姿が映り込む
- まわりで会話している内容が参加者にも聞こえる
- 自宅からのリモートワークで担当者の生活感が見える
上記のような環境では、自社のイメージを損ねる可能性があります。
そのため、可能なら個室の会議室やWebミーティングスペースなどを確保して実施しましょう。ほかの社員もいる自席ではなく、静かな場所でおこなうのが基本です。社内情報を話すこともあるため、カフェなどのオープンな場所の選択は避けます。
リモートワークなどで生活感を隠しきれない場合は、バーチャル背景を用意して設定しておくのも有効です。カメラ・マイクなどの接続をテストする
カメラやマイクなどの周辺機器が接続できているか、しっかり確認が必要です。Web面談が開始されてから「マイクが接続できていない」といったアクシデントが起こると、慌てている姿が参加者にも伝わってしまいます。
カメラは、接続の確認と同時に角度もチェックしておきましょう。顔の位置よりもカメラが下になると、上から見下ろすような角度で映るため、印象が悪くなる可能性があります。
また、部屋の関係で映像が暗くなる場合には、Web会議用のリングライトを設置すると顔が明るく映るのでおすすめです。
一方のマイクは、自分の音声が相手に届くか、相手の声が聞こえるかテストしておくと安心です。
事前にチェックしておいても、当日になってから機器の接続がうまくいかないケースもあります。Web面談を開始する直前にも、一度チェックしておくと良いでしょう。電源を用意する
忘れてはならないのがパソコンの電源です。Web面談を始めたあとにパソコンのバッテリー切れで電源が落ちると中断してしまいます。
Web面談をする部屋にあるコンセントの位置や持ち運べる電源ケーブルの有無も確認すると安心です。参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
企業側だけではなく、参加者側にトラブルが起こることもあります。参加者側に起こるトラブルの例は以下のとおりです。- オンライン会議システムにアクセスできない
- 通信回線の速度が遅く、会話が成り立たない
- 映像は届いていても、音声が聞こえない
- Web面談の約束を忘れている
このようなトラブルを想定して、対応方法を事前に決めておきましょう。
たとえば「当日の緊急連絡先として電話番号を伝えておく」「連絡なく15分経過したらキャンセルと見なす」などです。オンライン会議システムに不慣れな参加者のために、操作手順を説明する動画や資料を渡す方法もあります。Web面談実施のポイントと注意点
- キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
- 聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
- 普段よりも大きめのリアクションをする
ひとつずつ解説します。キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
前述のように、参加者側の把握漏れや勘違い、突然のキャンセルによってWeb面談が予定どおりに実施できない場合があります。リソースの確保や準備に手間をかけているため、できるだけキャンセルを防いでいく工夫が必要です。
Web面談の日程確定の案内メールを送ったあと、3日前・前日などにもリマインドメールを送っておくと良いでしょう。そのとき「都合がつかなくなった場合には連絡をするように」と一言添えておくと、当日のキャンセルは防ぎやすくなります。
また、オンライン会議システムで発行された、当日のアクセス先URLも一緒にリマインドします。そうすることで「アクセス先を紛失して参加できない」といった理由のキャンセルも防止できます。聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
Web面談は画面上でのコミュニケーションになるため、対面のときと比べて声の大きさやスピードに留意する必要があります。声が小さいと参加者に伝わりづらくなりますし、話すスピードが早いと聞き取りづらくなります。
いつも以上にハッキリしゃべり、緊張で早口になっていないか気を付けながら会話しましょう。普段よりも大きめのリアクションをする
Web面談時は、普段よりもオーバー気味なリアクションが効果的です。- 相づちに合わせて大きくうなずく
- 手の動きを取り入れる
- 無表情ではなく、微笑んだ顔にする
画面上からは顔の表情しかわかりません。そのため、どのような感情なのかわかりにくく、参加者を不安な気持ちにさせてしまう可能性があります。
安心して参加してもらうためにも、大きめな動きを意識していきましょう。Web面談を効果的に進めるには、アセスメントツールの併用もおすすめ
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
通常、アセスメントツールを導入するには費用がかかりますが、コンピテンシー診断なら社員15名まで無料でお試しいただけます。採用や人材配置、育成などにも結果を活用することで、ミスマッチの解消や離職防止に効果的です。
【ミイダスのコンピテンシー診断を無料で試してみる】
また、ミイダスの「バイアス診断ゲーム」では、誰もが持っている認知バイアスの強さを知ることができます。自分自身が持つ思考の癖を知って意識的にコントロールできるようになると、意思決定の質が高まり、業務の生産性向上にもつながるのです。
バイアス診断ゲームの詳細は、以下のページをご覧ください。
【仕事の生産性を高めるバイアス診断ゲーム】
なお、ミイダスをご契約いただく方には「コンピテンシー活用講座」を無料でご用意しています。コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームで表示される項目ごとに、どのように活用すべきか解説している動画コンテンツです。
採用・育成などに、ぜひお役立てください。
Web面談を実施する企業によって「オンライン面談」「リモート面談」など、呼び方が異なります。名称が異なっても、内容や準備すべきことはWeb面談と同様です。
オンライン会議システムは、以下のような流れで利用します。
ただし、企業側はトラブル回避のために安定して稼働するパソコンからアクセスすると良いでしょう。
また、オンライン会議システム上で資料などを画面に映して共有することも可能です。自社の紹介や説明をするときなどに機能を活用できます。
Web面談と似た言葉に「Web面接」があります。
Web面接は、求職者の採用合否を見極めるために実施します。人材を見極め、評価する場となるため、Web面談よりは緊張感を持っておこなわれることが多いでしょう。
一方のWeb面談は、採用選考の一環で実施するWeb面接と比較すると、フランクな雰囲気でおこなわれます。求職者が採用選考に応募する前段階で、自社の説明や魅力を伝える場として活用されています。
また、採用の場面だけではなく、社内評価や育成の一環としてWeb面談を取り入れることも可能です。
【Web面談とWeb面接の違い】
Web面接は、求職者の採用合否を見極めるために実施します。人材を見極め、評価する場となるため、Web面談よりは緊張感を持っておこなわれることが多いでしょう。
一方のWeb面談は、採用選考の一環で実施するWeb面接と比較すると、フランクな雰囲気でおこなわれます。求職者が採用選考に応募する前段階で、自社の説明や魅力を伝える場として活用されています。
また、採用の場面だけではなく、社内評価や育成の一環としてWeb面談を取り入れることも可能です。
【Web面談とWeb面接の違い】
| Web面談 | Web面接 | |
| 対象者 | 求職者・内定者・社員など | 求職者 |
| 目的 | 対象者とのコミュニケーション | 採用合否の見極め・評価 |
| 雰囲気 | フランク・ざっくばらん | 緊張感がある |
しかし、企業の担当者によっては、Web面談とWeb面接を同一のものと認識している人もいます。「Web面談のつもりで気軽に参加したら面接だった」という求職者もいるため、それぞれの違いを理解したうえでの検討・実施が重要です。
Web面談を実施する5つのメリット
1.幅広い地域で母集団形成が期待できる
2.不要不急の外出自粛になった場合でも中断せずに話を進められる
3.参加者と日程調整がしやすい
4.会場を確保するコストを抑えられる
5.選考辞退や内定辞退の防止につながる
ひとつずつ解説します。1.幅広い地域で母集団形成が期待できる
Web面談は、母集団形成（自社に興味がある人材の集団をつくること）に有効です。
対面の場合は、自社まで出向いてもらう必要があるため、移動時間が発生します。求職者の居住地と自社の所在地が近いなら、それほど問題になりませんが、距離が遠い場合は大きなハードルになることも少なくありません。
たとえば、地方在住の人材が興味を持っている企業が首都圏にある場合、訪問するまでの移動時間や費用がネックになる可能性があります。いくら興味があっても、距離的な問題で諦められてしまうのは企業にとって機会損失です。自社で活躍できる可能性がある人材と出会えるチャンスを失ってしまいます。
しかし、Web面談を実施していれば、人材がどこに住んでいようと関係ありません。自社から遠く離れた場所に住む人材でも、興味を持ってもらえれば母集団に加えられます。
幅広い地域に住む人からWeb面談に参加してもらうことで、母集団形成の幅も広がり、自社に合う人材を採用できる確率も高まるのです。
母集団形成の詳細は、以下の記事にてまとめています。あわせてご一読ください。
【関連記事：母集団形成とは？採用の質を高める実践8ステップと13の形成手法】2.不要不急の外出自粛になった場合でも中断せずに話を進められる
新型コロナウイルスの感染拡大を防止するために、不要不急の外出自粛が求められたことは記憶に新しいのではないでしょうか。会社に出社できなくなったり、対面で実施していた採用活動が中断したり、さまざまな対応を強いられた企業も多くあります。
マスクの着用判断が個人に委ねられるなど、新型コロナウイルスと共存する生活へシフトしていますが、いつまた不要不急の外出自粛を求められるかわかりません。
万が一の事態が再び起きた場合でも、Web面談をする方向で進めていれば、中断したり再調整したりすることなく進められます。3.参加者と日程調整がしやすい
対面で面談しようとすると、参加者は移動時間も考慮してスケジューリングしなければなりません。特に参加者が求職者や内定者だった場合、学校や仕事の都合もあるため、企業側のスケジュールに合わせにくいことがあります。
しかし、Web面談なら移動時間は不要になり、スマホなどの機器があれば自宅でなくてもアクセス可能です。対面と比べてWebでの実施のほうが、参加者にとって日程調整しやすい場合があることを念頭に置いて計画しましょう。4.会場を確保するコストを抑えられる
採用選考の前段階として面談や企業説明会などを対面で実施することがあります。しかし、社内の会議室が確保できなかったり、広さが十分でなかったりする場合には、別の会場を用意しなければなりません。
すると、会場を借りる料金が発生するほか、場所の選定や当日の準備・対応をするための人件費もかかるでしょう。対面での面談を実施する回数が増えるほど、コストが膨らんでしまうのです。
しかし、Web面談の場合はオンライン会議システムを利用するため、会場を借りる費用や準備に必要な人件費を抑えられます。オンライン会議システムの利用にも料金がかかる場合がありますが、対面での会場設営にかかる費用と比較したら低いコストで済むのがメリットです。5.選考辞退や内定辞退の防止につながる
採用現場のWeb面談は、自社の事業内容や魅力などを知ってもらい、求職者の興味を高めるためにおこないます。 求職者は、あらかじめどのような企業なのかを知ったうえで採用選考に応募するため、途中で「イメージと違った」といった理由で辞退されることが少なくなります。
応募の段階から、自社に対するイメージのミスマッチを減らした状態で進められるため、入社に至った場合も大きな認識のズレは起こりにくいのです。
また、新卒採用の場合、内定を出してから入社するまでに期間を要します。この期間中に内定者のフォローを怠ると、他社の選考を受け直し、内定辞退してしまう可能性もあるでしょう。
内定を出したあとにWeb面談を実施することで、内定者の近況を確認し、自社で働く意欲を高められます。
ここまで企業がWeb面談を実施するメリットを5つ 解説しました。しかし、メリットばかりではなく、デメリットになる部分があるのも事実です。
続いて、企業の担当者が知っておきたいWeb面談実施のデメリットを見ていきましょう。Web面談を実施する4つのデメリット
1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
2.対面と比べて得られる情報が制限される
3.自社の雰囲気を伝えきれない
4.画面越しの面談には慣れが必要になる
ひとつずつ見ていきましょう。1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
インターネット回線やパソコン・カメラなどの接続トラブルが起こる可能性はゼロではありません。Web面談を主催する企業側でトラブルが起こると、イメージ低下に直結します。
とはいえ、事前に接続テストをするなどの対策は可能です。企業はできるだけトラブルが起こらないように最善を尽くしたうえで、Web面談を実施することが求められます。
トラブル回避の対策方法は、後述する「Web面談実施の事前準備」と共通しているので、あわせてご覧ください。2.対面と比べて得られる情報が制限される
対面でコミュニケーションをするときは、参加者の表情や身ぶり手ぶりなど、会話以外の情報もキャッチしながら総合的に印象を判断します。しかし、Web面談の場合は画面越しでのコミュニケーションになるため、本来は感じられたはずの細かな情報を読み取りづらくなる点に留意が必要です。
たとえば、オンライン環境で読み取りづらくなる情報には以下のものがあります。- 表情
- 姿勢
- しぐさ
- 立ち振る舞い
- 声の張り・抑揚
- 視線 など
得られる情報が制限されることを踏まえて「参加者の人柄や悩みなどを引き出すコミュニケーションをする」「わかりやすい言葉で質問して回答してもらう」などの工夫が重要です。
また、オンライン上で少ない情報しか得られないために「参加者はこういう人だろう」と決めつけたり思い込んだりするのは注意が必要です。たとえば「有名大学に通っているから優秀だ」「女性だから細かい気配りができそうだ」といった思考をしてしまうケースがあります。
このような無意識のうちに起こる偏った思考によって、誤った判断をしてしまう可能性も。そこで、ミイダスが提供する「バイアス診断ゲーム」がおすすめです。自分自身の思考の癖を知り、コントロールすることで意思決定の質向上につながります。
社員それぞれが持つ思考の癖を把握し、適切な意思決定をする頻度を高めたい方は、以下からバイアス診断ゲームをお試しください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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3.自社の雰囲気を伝えきれない
参加者が自社に来訪できれば、社内の様子や雰囲気を実際に感じてもらえます。ところがWeb面談では、画面上の担当者の顔や資料の情報しか判断材料を提供できません。
Web面談で自社の魅力をアピールしたい場合には、すべてを伝えきれず、不利になることがあります。そのため、オンライン上でも最大限に自社をアピールするための対策が重要です。- 会社紹介のプレゼンテーション資料を魅力的にする
- オフィス内を紹介する動画を制作する
- 社内の活動風景や活躍している社員を写真・動画で紹介する
- 先輩社員が同席し、自社で働く魅力を話してもらう
上記のような取り組みを加えることで、自社の魅力や雰囲気を伝える一助となります。4.画面越しのコミュニケーションには慣れが必要になる
社内ミーティングなどでオンライン会議システムに触れる機会が増え、画面越しのコミュニケーションに慣れている人もいるでしょう。
しかし、初めてWeb面談の担当になった場合には、ある程度の練習が必要です。たとえば、以下のような練習ができていると円滑なコミュニケーションが期待できます。- 要点をまとめて、わかりやすく伝える
- 相手の声に耳を傾け、途中で話を遮らない
- 大きくうなずいたりジェスチャーを加えたりする
また、参加者側もWeb面談に慣れていない可能性があるため、広い心で受け入れる寛大さも必要です。
ここまでWeb面談を実施するデメリットをお伝えしましたが、どれも対策次第で回避できます。デメリットになり得る部分の対策を強化して、当日を迎えましょう。Webで実施できる面談の種類
ここではオンライン環境でできる面談の種類として、次の4つを解説します。- カジュアル面談
- 派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
- 内定者面談
- 社内面談
それぞれの詳細を見ていきましょう。カジュアル面談
カジュアル面談とは、人材と企業が相互理解を深め、情報交換のために実施する面談のこと。参加者は、自社の採用選考を受ける前の求職者です。
自社で働く魅力や事業内容などを伝え、興味を持ってもらえるように働きかけます。採用選考の合否に影響しない面談のため、参加者も自由に気になることを質問可能です。
お互いに相互理解が深まれば、本格的に採用選考へ進むように促せるでしょう。
カジュアル面談の詳しいメリットや進め方は、以下の記事にて解説しています。あわせてご一読ください。
【関連記事：カジュアル面談とは？企業が導入するメリットや事前準備、当日の進め方は？】派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
正社員だけではなく、派遣・アルバイトなどの非正規雇用の人材を採用するときにもWeb面談が活用されています。
派遣の場合は、派遣会社と求職者が初めに面談をして、働く意思確認をするのが一般的です。そのあと、派遣先企業（自社）と顔合わせや業務内容のすり合わせなどをおこなう面談があります。
派遣やアルバイトの場合でも、採用ミスマッチが起こる可能性はゼロではありません。教育し始めてから「自社には合わないかもしれない」と思うことのないよう、あらかじめ職歴やスキルを確認し、労働条件などの認識のすり合わせが重要です。内定者面談
内定者面談は、採用選考を通過した内定者が対象となる面談です。主に新卒採用でおこなわれ、実施の有無は企業の方針によって異なります。
内定から入社までの期間が長い場合は、漠然とした不安を抱く内定者もいるかもしれません。その不安や悩みを放置すると内定辞退につながる可能性もあるため、フォローの意味も込めて実施します。
内定者面談では、以下のことを内定者とすり合わせると良いでしょう。- 入社の意思確認
- 給与・勤務時間などの労働条件や福利厚生制度などの説明
- 希望する配属先
- 現状で感じている不安や悩み
内定者の人数が少ない場合は、対面での実施も可能です。しかし、人数が多い場合はスケジュール調整が難しくなるため、オンラインでの実施にするとスムーズに進められます。
内定辞退率を減らすことは、企業にとっての大きな課題です。内定辞退が起こる原因や防止策については以下の記事にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】
内定者が入社したあとの配属先を決定する方法は、こちらの記事も役立ちます。
【関連記事：入社後における配属先の決め方！企業が意識したいポイントは？】社内面談
Web面談は採用現場だけではなく、社内の各種面談でも導入できます。たとえば、上司と社員が1対1で課題や方針などを話し合う「1on1」や、先輩社員の中から任命された「メンター」に新人社員が相談できる定期面談などで取り入れられるでしょう。
Web面談の方法で実施すると、リモートワーク中でも進めやすくなります。
また、メンターは基本的に他部署の先輩社員が担当しますが、Web面談なら距離を考慮する必要がありません。メンターの居住地や部署の所在地を問わず、幅広い社員の中から任命し、制度を進行できる利点も得られるでしょう。
1on1やメンターの詳細については、以下の記事にてまとめています。あわせてご覧ください。
【関連記事：1on1ミーティングは意味ない？失敗する理由と成功させる方法】
【関連記事：メンター制度の導入で得られる効果やデメリット、制度を成功させるポイントを解説】
ここまで、Webで実施できる面談の種類を4つお伝えしました。続いてWeb面談を実施するための事前準備を解説するので、参考にしながら進めてみてください。Web面談実施の事前準備- 面談を実施する目的と内容を明確にする
- Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
- Web面談で使うツールを決定する
- 面談当日の場所を確保する
- カメラ・マイクなどの接続をテストする
- 電源を用意する
- 参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
Web面談の当日にトラブルが起こらないように、対策するのが重要です。それでは、それぞれの準備内容を見ていきましょう。面談を実施する目的と内容を明確にする
まず、Web面談を実施する目的は何なのか、対象者は誰になるのかを明確にします。ここが曖昧だと、Web面談とWeb面接を混同したり、面談当日の成果が得られにくくなったりするため、しっかりと検討しましょう。
場合によっては対面のほうが良いケースもあるので、目的に合わせた柔軟な対応が求められます。
Web面談の内容を決める際には、どのようなテーマで話して参加者とコミュニケーションを取るのか、流れをある程度つくっておくとスムーズです。Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
Web面談の実施には、一般的に3～10Mbps程度の通信速度が必要と言われています。画面共有で高画質のビデオ映像を流す場合は、15Mbps以上あると安心です。
スマホのテザリング機能やモバイルWi-Fiなどを使った場合でも通信可能な速度ではありますが、周辺の環境に左右されて接続が不安定になることもゼロではありません。接続が不安定になると、画面が止まったり音声が途切れたりして会話が中断します。
企業の担当者としてWeb面談を実施するときには、光回線をはじめとする固定インターネット回線の利用がおすすめです。Web面談を有意義な時間にするために、インターネット回線の速度も確認しておきましょう。Web面談で使うツールを決定する
オンライン会議システムとして、さまざまなツールが開発されています。代表的なオンライン会議システムは次の3つです。- ZOOM（ズーム）
- Google Meet（グーグルミート）
- Skype（スカイプ）
種類によって、無料で使える時間や機能が異なります。使い方次第で有料版に切り替えたほうが良い場合もあるので、どのような面談をしたいのかによって最適なツールを選択しましょう。
また、上記以外にも、独自に開発したオンライン会議システムを提供しているところや、Zoomなどと連携して利用するツールもあります。たとえば、Web面談の登録があった時点で当日のURLを自動発行して参加者に通知したり、日程管理・記録が簡単になったりするツールが挙げられます。面談当日の場所を確保する
Web面談をする場所の確保も重要です。- 画面の背景に社内で貼ってある掲示物が映り込む
- 担当ではない社員が、移動している姿が映り込む
- まわりで会話している内容が参加者にも聞こえる
- 自宅からのリモートワークで担当者の生活感が見える
上記のような環境では、自社のイメージを損ねる可能性があります。
そのため、可能なら個室の会議室やWebミーティングスペースなどを確保して実施しましょう。ほかの社員もいる自席ではなく、静かな場所でおこなうのが基本です。社内情報を話すこともあるため、カフェなどのオープンな場所の選択は避けます。
リモートワークなどで生活感を隠しきれない場合は、バーチャル背景を用意して設定しておくのも有効です。カメラ・マイクなどの接続をテストする
カメラやマイクなどの周辺機器が接続できているか、しっかり確認が必要です。Web面談が開始されてから「マイクが接続できていない」といったアクシデントが起こると、慌てている姿が参加者にも伝わってしまいます。
カメラは、接続の確認と同時に角度もチェックしておきましょう。顔の位置よりもカメラが下になると、上から見下ろすような角度で映るため、印象が悪くなる可能性があります。
また、部屋の関係で映像が暗くなる場合には、Web会議用のリングライトを設置すると顔が明るく映るのでおすすめです。
一方のマイクは、自分の音声が相手に届くか、相手の声が聞こえるかテストしておくと安心です。
事前にチェックしておいても、当日になってから機器の接続がうまくいかないケースもあります。Web面談を開始する直前にも、一度チェックしておくと良いでしょう。電源を用意する
忘れてはならないのがパソコンの電源です。Web面談を始めたあとにパソコンのバッテリー切れで電源が落ちると中断してしまいます。
Web面談をする部屋にあるコンセントの位置や持ち運べる電源ケーブルの有無も確認すると安心です。参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
企業側だけではなく、参加者側にトラブルが起こることもあります。参加者側に起こるトラブルの例は以下のとおりです。- オンライン会議システムにアクセスできない
- 通信回線の速度が遅く、会話が成り立たない
- 映像は届いていても、音声が聞こえない
- Web面談の約束を忘れている
このようなトラブルを想定して、対応方法を事前に決めておきましょう。
たとえば「当日の緊急連絡先として電話番号を伝えておく」「連絡なく15分経過したらキャンセルと見なす」などです。オンライン会議システムに不慣れな参加者のために、操作手順を説明する動画や資料を渡す方法もあります。Web面談実施のポイントと注意点- キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
- 聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
- 普段よりも大きめのリアクションをする
ひとつずつ解説します。キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
前述のように、参加者側の把握漏れや勘違い、突然のキャンセルによってWeb面談が予定どおりに実施できない場合があります。リソースの確保や準備に手間をかけているため、できるだけキャンセルを防いでいく工夫が必要です。
Web面談の日程確定の案内メールを送ったあと、3日前・前日などにもリマインドメールを送っておくと良いでしょう。そのとき「都合がつかなくなった場合には連絡をするように」と一言添えておくと、当日のキャンセルは防ぎやすくなります。
また、オンライン会議システムで発行された、当日のアクセス先URLも一緒にリマインドします。そうすることで「アクセス先を紛失して参加できない」といった理由のキャンセルも防止できます。聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
Web面談は画面上でのコミュニケーションになるため、対面のときと比べて声の大きさやスピードに留意する必要があります。声が小さいと参加者に伝わりづらくなりますし、話すスピードが早いと聞き取りづらくなります。
いつも以上にハッキリしゃべり、緊張で早口になっていないか気を付けながら会話しましょう。普段よりも大きめのリアクションをする
Web面談時は、普段よりもオーバー気味なリアクションが効果的です。- 相づちに合わせて大きくうなずく
- 手の動きを取り入れる
- 無表情ではなく、微笑んだ顔にする
画面上からは顔の表情しかわかりません。そのため、どのような感情なのかわかりにくく、参加者を不安な気持ちにさせてしまう可能性があります。
安心して参加してもらうためにも、大きめな動きを意識していきましょう。Web面談を効果的に進めるには、アセスメントツールの併用もおすすめ
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
通常、アセスメントツールを導入するには費用がかかりますが、コンピテンシー診断なら社員15名まで無料でお試しいただけます。採用や人材配置、育成などにも結果を活用することで、ミスマッチの解消や離職防止に効果的です。
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また、ミイダスの「バイアス診断ゲーム」では、誰もが持っている認知バイアスの強さを知ることができます。自分自身が持つ思考の癖を知って意識的にコントロールできるようになると、意思決定の質が高まり、業務の生産性向上にもつながるのです。
バイアス診断ゲームの詳細は、以下のページをご覧ください。
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なお、ミイダスをご契約いただく方には「コンピテンシー活用講座」を無料でご用意しています。コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームで表示される項目ごとに、どのように活用すべきか解説している動画コンテンツです。
採用・育成などに、ぜひお役立てください。
1.幅広い地域で母集団形成が期待できる
2.不要不急の外出自粛になった場合でも中断せずに話を進められる
3.参加者と日程調整がしやすい
4.会場を確保するコストを抑えられる
5.選考辞退や内定辞退の防止につながる
ひとつずつ解説します。
対面の場合は、自社まで出向いてもらう必要があるため、移動時間が発生します。求職者の居住地と自社の所在地が近いなら、それほど問題になりませんが、距離が遠い場合は大きなハードルになることも少なくありません。
たとえば、地方在住の人材が興味を持っている企業が首都圏にある場合、訪問するまでの移動時間や費用がネックになる可能性があります。いくら興味があっても、距離的な問題で諦められてしまうのは企業にとって機会損失です。自社で活躍できる可能性がある人材と出会えるチャンスを失ってしまいます。
しかし、Web面談を実施していれば、人材がどこに住んでいようと関係ありません。自社から遠く離れた場所に住む人材でも、興味を持ってもらえれば母集団に加えられます。
幅広い地域に住む人からWeb面談に参加してもらうことで、母集団形成の幅も広がり、自社に合う人材を採用できる確率も高まるのです。
母集団形成の詳細は、以下の記事にてまとめています。あわせてご一読ください。
【関連記事：母集団形成とは？採用の質を高める実践8ステップと13の形成手法】
マスクの着用判断が個人に委ねられるなど、新型コロナウイルスと共存する生活へシフトしていますが、いつまた不要不急の外出自粛を求められるかわかりません。
万が一の事態が再び起きた場合でも、Web面談をする方向で進めていれば、中断したり再調整したりすることなく進められます。
しかし、Web面談なら移動時間は不要になり、スマホなどの機器があれば自宅でなくてもアクセス可能です。対面と比べてWebでの実施のほうが、参加者にとって日程調整しやすい場合があることを念頭に置いて計画しましょう。
すると、会場を借りる料金が発生するほか、場所の選定や当日の準備・対応をするための人件費もかかるでしょう。対面での面談を実施する回数が増えるほど、コストが膨らんでしまうのです。
しかし、Web面談の場合はオンライン会議システムを利用するため、会場を借りる費用や準備に必要な人件費を抑えられます。オンライン会議システムの利用にも料金がかかる場合がありますが、対面での会場設営にかかる費用と比較したら低いコストで済むのがメリットです。
応募の段階から、自社に対するイメージのミスマッチを減らした状態で進められるため、入社に至った場合も大きな認識のズレは起こりにくいのです。
また、新卒採用の場合、内定を出してから入社するまでに期間を要します。この期間中に内定者のフォローを怠ると、他社の選考を受け直し、内定辞退してしまう可能性もあるでしょう。
内定を出したあとにWeb面談を実施することで、内定者の近況を確認し、自社で働く意欲を高められます。
ここまで企業がWeb面談を実施するメリットを5つ 解説しました。しかし、メリットばかりではなく、デメリットになる部分があるのも事実です。
続いて、企業の担当者が知っておきたいWeb面談実施のデメリットを見ていきましょう。
Web面談では、以下のデメリットが発生する恐れがあります。ここでは4つに分けて解説します。
1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
2.対面と比べて得られる情報が制限される
3.自社の雰囲気を伝えきれない
4.画面越しの面談には慣れが必要になる
ひとつずつ見ていきましょう。
1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
2.対面と比べて得られる情報が制限される
3.自社の雰囲気を伝えきれない
4.画面越しの面談には慣れが必要になる
ひとつずつ見ていきましょう。
1.通信や機材トラブルが起こる可能性がある
インターネット回線やパソコン・カメラなどの接続トラブルが起こる可能性はゼロではありません。Web面談を主催する企業側でトラブルが起こると、イメージ低下に直結します。
とはいえ、事前に接続テストをするなどの対策は可能です。企業はできるだけトラブルが起こらないように最善を尽くしたうえで、Web面談を実施することが求められます。
トラブル回避の対策方法は、後述する「Web面談実施の事前準備」と共通しているので、あわせてご覧ください。
とはいえ、事前に接続テストをするなどの対策は可能です。企業はできるだけトラブルが起こらないように最善を尽くしたうえで、Web面談を実施することが求められます。
トラブル回避の対策方法は、後述する「Web面談実施の事前準備」と共通しているので、あわせてご覧ください。
2.対面と比べて得られる情報が制限される
対面でコミュニケーションをするときは、参加者の表情や身ぶり手ぶりなど、会話以外の情報もキャッチしながら総合的に印象を判断します。しかし、Web面談の場合は画面越しでのコミュニケーションになるため、本来は感じられたはずの細かな情報を読み取りづらくなる点に留意が必要です。
たとえば、オンライン環境で読み取りづらくなる情報には以下のものがあります。
たとえば、オンライン環境で読み取りづらくなる情報には以下のものがあります。
- 表情
- 姿勢
- しぐさ
- 立ち振る舞い
- 声の張り・抑揚
- 視線 など
得られる情報が制限されることを踏まえて「参加者の人柄や悩みなどを引き出すコミュニケーションをする」「わかりやすい言葉で質問して回答してもらう」などの工夫が重要です。
また、オンライン上で少ない情報しか得られないために「参加者はこういう人だろう」と決めつけたり思い込んだりするのは注意が必要です。たとえば「有名大学に通っているから優秀だ」「女性だから細かい気配りができそうだ」といった思考をしてしまうケースがあります。
このような無意識のうちに起こる偏った思考によって、誤った判断をしてしまう可能性も。そこで、ミイダスが提供する「バイアス診断ゲーム」がおすすめです。自分自身の思考の癖を知り、コントロールすることで意思決定の質向上につながります。
社員それぞれが持つ思考の癖を把握し、適切な意思決定をする頻度を高めたい方は、以下からバイアス診断ゲームをお試しください。
また、オンライン上で少ない情報しか得られないために「参加者はこういう人だろう」と決めつけたり思い込んだりするのは注意が必要です。たとえば「有名大学に通っているから優秀だ」「女性だから細かい気配りができそうだ」といった思考をしてしまうケースがあります。
このような無意識のうちに起こる偏った思考によって、誤った判断をしてしまう可能性も。そこで、ミイダスが提供する「バイアス診断ゲーム」がおすすめです。自分自身の思考の癖を知り、コントロールすることで意思決定の質向上につながります。
社員それぞれが持つ思考の癖を把握し、適切な意思決定をする頻度を高めたい方は、以下からバイアス診断ゲームをお試しください。
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3.自社の雰囲気を伝えきれない
参加者が自社に来訪できれば、社内の様子や雰囲気を実際に感じてもらえます。ところがWeb面談では、画面上の担当者の顔や資料の情報しか判断材料を提供できません。
Web面談で自社の魅力をアピールしたい場合には、すべてを伝えきれず、不利になることがあります。そのため、オンライン上でも最大限に自社をアピールするための対策が重要です。
Web面談で自社の魅力をアピールしたい場合には、すべてを伝えきれず、不利になることがあります。そのため、オンライン上でも最大限に自社をアピールするための対策が重要です。
- 会社紹介のプレゼンテーション資料を魅力的にする
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- 先輩社員が同席し、自社で働く魅力を話してもらう
上記のような取り組みを加えることで、自社の魅力や雰囲気を伝える一助となります。
4.画面越しのコミュニケーションには慣れが必要になる
社内ミーティングなどでオンライン会議システムに触れる機会が増え、画面越しのコミュニケーションに慣れている人もいるでしょう。
しかし、初めてWeb面談の担当になった場合には、ある程度の練習が必要です。たとえば、以下のような練習ができていると円滑なコミュニケーションが期待できます。
しかし、初めてWeb面談の担当になった場合には、ある程度の練習が必要です。たとえば、以下のような練習ができていると円滑なコミュニケーションが期待できます。
- 要点をまとめて、わかりやすく伝える
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また、参加者側もWeb面談に慣れていない可能性があるため、広い心で受け入れる寛大さも必要です。
ここまでWeb面談を実施するデメリットをお伝えしましたが、どれも対策次第で回避できます。デメリットになり得る部分の対策を強化して、当日を迎えましょう。
ここまでWeb面談を実施するデメリットをお伝えしましたが、どれも対策次第で回避できます。デメリットになり得る部分の対策を強化して、当日を迎えましょう。
Webで実施できる面談の種類
ここではオンライン環境でできる面談の種類として、次の4つを解説します。- カジュアル面談
- 派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
- 内定者面談
- 社内面談
それぞれの詳細を見ていきましょう。カジュアル面談
カジュアル面談とは、人材と企業が相互理解を深め、情報交換のために実施する面談のこと。参加者は、自社の採用選考を受ける前の求職者です。
自社で働く魅力や事業内容などを伝え、興味を持ってもらえるように働きかけます。採用選考の合否に影響しない面談のため、参加者も自由に気になることを質問可能です。
お互いに相互理解が深まれば、本格的に採用選考へ進むように促せるでしょう。
カジュアル面談の詳しいメリットや進め方は、以下の記事にて解説しています。あわせてご一読ください。
【関連記事：カジュアル面談とは？企業が導入するメリットや事前準備、当日の進め方は？】派遣・アルバイトなどの採用に関わる面談
正社員だけではなく、派遣・アルバイトなどの非正規雇用の人材を採用するときにもWeb面談が活用されています。
派遣の場合は、派遣会社と求職者が初めに面談をして、働く意思確認をするのが一般的です。そのあと、派遣先企業（自社）と顔合わせや業務内容のすり合わせなどをおこなう面談があります。
派遣やアルバイトの場合でも、採用ミスマッチが起こる可能性はゼロではありません。教育し始めてから「自社には合わないかもしれない」と思うことのないよう、あらかじめ職歴やスキルを確認し、労働条件などの認識のすり合わせが重要です。内定者面談
内定者面談は、採用選考を通過した内定者が対象となる面談です。主に新卒採用でおこなわれ、実施の有無は企業の方針によって異なります。
内定から入社までの期間が長い場合は、漠然とした不安を抱く内定者もいるかもしれません。その不安や悩みを放置すると内定辞退につながる可能性もあるため、フォローの意味も込めて実施します。
内定者面談では、以下のことを内定者とすり合わせると良いでしょう。- 入社の意思確認
- 給与・勤務時間などの労働条件や福利厚生制度などの説明
- 希望する配属先
- 現状で感じている不安や悩み
内定者の人数が少ない場合は、対面での実施も可能です。しかし、人数が多い場合はスケジュール調整が難しくなるため、オンラインでの実施にするとスムーズに進められます。
内定辞退率を減らすことは、企業にとっての大きな課題です。内定辞退が起こる原因や防止策については以下の記事にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
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内定者が入社したあとの配属先を決定する方法は、こちらの記事も役立ちます。
【関連記事：入社後における配属先の決め方！企業が意識したいポイントは？】社内面談
Web面談は採用現場だけではなく、社内の各種面談でも導入できます。たとえば、上司と社員が1対1で課題や方針などを話し合う「1on1」や、先輩社員の中から任命された「メンター」に新人社員が相談できる定期面談などで取り入れられるでしょう。
Web面談の方法で実施すると、リモートワーク中でも進めやすくなります。
また、メンターは基本的に他部署の先輩社員が担当しますが、Web面談なら距離を考慮する必要がありません。メンターの居住地や部署の所在地を問わず、幅広い社員の中から任命し、制度を進行できる利点も得られるでしょう。
1on1やメンターの詳細については、以下の記事にてまとめています。あわせてご覧ください。
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ここまで、Webで実施できる面談の種類を4つお伝えしました。続いてWeb面談を実施するための事前準備を解説するので、参考にしながら進めてみてください。Web面談実施の事前準備- 面談を実施する目的と内容を明確にする
- Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
- Web面談で使うツールを決定する
- 面談当日の場所を確保する
- カメラ・マイクなどの接続をテストする
- 電源を用意する
- 参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
Web面談の当日にトラブルが起こらないように、対策するのが重要です。それでは、それぞれの準備内容を見ていきましょう。面談を実施する目的と内容を明確にする
まず、Web面談を実施する目的は何なのか、対象者は誰になるのかを明確にします。ここが曖昧だと、Web面談とWeb面接を混同したり、面談当日の成果が得られにくくなったりするため、しっかりと検討しましょう。
場合によっては対面のほうが良いケースもあるので、目的に合わせた柔軟な対応が求められます。
Web面談の内容を決める際には、どのようなテーマで話して参加者とコミュニケーションを取るのか、流れをある程度つくっておくとスムーズです。Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
Web面談の実施には、一般的に3～10Mbps程度の通信速度が必要と言われています。画面共有で高画質のビデオ映像を流す場合は、15Mbps以上あると安心です。
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企業の担当者としてWeb面談を実施するときには、光回線をはじめとする固定インターネット回線の利用がおすすめです。Web面談を有意義な時間にするために、インターネット回線の速度も確認しておきましょう。Web面談で使うツールを決定する
オンライン会議システムとして、さまざまなツールが開発されています。代表的なオンライン会議システムは次の3つです。- ZOOM（ズーム）
- Google Meet（グーグルミート）
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種類によって、無料で使える時間や機能が異なります。使い方次第で有料版に切り替えたほうが良い場合もあるので、どのような面談をしたいのかによって最適なツールを選択しましょう。
また、上記以外にも、独自に開発したオンライン会議システムを提供しているところや、Zoomなどと連携して利用するツールもあります。たとえば、Web面談の登録があった時点で当日のURLを自動発行して参加者に通知したり、日程管理・記録が簡単になったりするツールが挙げられます。面談当日の場所を確保する
Web面談をする場所の確保も重要です。- 画面の背景に社内で貼ってある掲示物が映り込む
- 担当ではない社員が、移動している姿が映り込む
- まわりで会話している内容が参加者にも聞こえる
- 自宅からのリモートワークで担当者の生活感が見える
上記のような環境では、自社のイメージを損ねる可能性があります。
そのため、可能なら個室の会議室やWebミーティングスペースなどを確保して実施しましょう。ほかの社員もいる自席ではなく、静かな場所でおこなうのが基本です。社内情報を話すこともあるため、カフェなどのオープンな場所の選択は避けます。
リモートワークなどで生活感を隠しきれない場合は、バーチャル背景を用意して設定しておくのも有効です。カメラ・マイクなどの接続をテストする
カメラやマイクなどの周辺機器が接続できているか、しっかり確認が必要です。Web面談が開始されてから「マイクが接続できていない」といったアクシデントが起こると、慌てている姿が参加者にも伝わってしまいます。
カメラは、接続の確認と同時に角度もチェックしておきましょう。顔の位置よりもカメラが下になると、上から見下ろすような角度で映るため、印象が悪くなる可能性があります。
また、部屋の関係で映像が暗くなる場合には、Web会議用のリングライトを設置すると顔が明るく映るのでおすすめです。
一方のマイクは、自分の音声が相手に届くか、相手の声が聞こえるかテストしておくと安心です。
事前にチェックしておいても、当日になってから機器の接続がうまくいかないケースもあります。Web面談を開始する直前にも、一度チェックしておくと良いでしょう。電源を用意する
忘れてはならないのがパソコンの電源です。Web面談を始めたあとにパソコンのバッテリー切れで電源が落ちると中断してしまいます。
Web面談をする部屋にあるコンセントの位置や持ち運べる電源ケーブルの有無も確認すると安心です。参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
企業側だけではなく、参加者側にトラブルが起こることもあります。参加者側に起こるトラブルの例は以下のとおりです。- オンライン会議システムにアクセスできない
- 通信回線の速度が遅く、会話が成り立たない
- 映像は届いていても、音声が聞こえない
- Web面談の約束を忘れている
このようなトラブルを想定して、対応方法を事前に決めておきましょう。
たとえば「当日の緊急連絡先として電話番号を伝えておく」「連絡なく15分経過したらキャンセルと見なす」などです。オンライン会議システムに不慣れな参加者のために、操作手順を説明する動画や資料を渡す方法もあります。Web面談実施のポイントと注意点- キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
- 聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
- 普段よりも大きめのリアクションをする
ひとつずつ解説します。キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
前述のように、参加者側の把握漏れや勘違い、突然のキャンセルによってWeb面談が予定どおりに実施できない場合があります。リソースの確保や準備に手間をかけているため、できるだけキャンセルを防いでいく工夫が必要です。
Web面談の日程確定の案内メールを送ったあと、3日前・前日などにもリマインドメールを送っておくと良いでしょう。そのとき「都合がつかなくなった場合には連絡をするように」と一言添えておくと、当日のキャンセルは防ぎやすくなります。
また、オンライン会議システムで発行された、当日のアクセス先URLも一緒にリマインドします。そうすることで「アクセス先を紛失して参加できない」といった理由のキャンセルも防止できます。聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
Web面談は画面上でのコミュニケーションになるため、対面のときと比べて声の大きさやスピードに留意する必要があります。声が小さいと参加者に伝わりづらくなりますし、話すスピードが早いと聞き取りづらくなります。
いつも以上にハッキリしゃべり、緊張で早口になっていないか気を付けながら会話しましょう。普段よりも大きめのリアクションをする
Web面談時は、普段よりもオーバー気味なリアクションが効果的です。- 相づちに合わせて大きくうなずく
- 手の動きを取り入れる
- 無表情ではなく、微笑んだ顔にする
画面上からは顔の表情しかわかりません。そのため、どのような感情なのかわかりにくく、参加者を不安な気持ちにさせてしまう可能性があります。
安心して参加してもらうためにも、大きめな動きを意識していきましょう。Web面談を効果的に進めるには、アセスメントツールの併用もおすすめ
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
通常、アセスメントツールを導入するには費用がかかりますが、コンピテンシー診断なら社員15名まで無料でお試しいただけます。採用や人材配置、育成などにも結果を活用することで、ミスマッチの解消や離職防止に効果的です。
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また、ミイダスの「バイアス診断ゲーム」では、誰もが持っている認知バイアスの強さを知ることができます。自分自身が持つ思考の癖を知って意識的にコントロールできるようになると、意思決定の質が高まり、業務の生産性向上にもつながるのです。
バイアス診断ゲームの詳細は、以下のページをご覧ください。
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なお、ミイダスをご契約いただく方には「コンピテンシー活用講座」を無料でご用意しています。コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームで表示される項目ごとに、どのように活用すべきか解説している動画コンテンツです。
採用・育成などに、ぜひお役立てください。
ここではオンライン環境でできる面談の種類として、次の4つを解説します。
自社で働く魅力や事業内容などを伝え、興味を持ってもらえるように働きかけます。採用選考の合否に影響しない面談のため、参加者も自由に気になることを質問可能です。
お互いに相互理解が深まれば、本格的に採用選考へ進むように促せるでしょう。
カジュアル面談の詳しいメリットや進め方は、以下の記事にて解説しています。あわせてご一読ください。
【関連記事：カジュアル面談とは？企業が導入するメリットや事前準備、当日の進め方は？】
派遣の場合は、派遣会社と求職者が初めに面談をして、働く意思確認をするのが一般的です。そのあと、派遣先企業（自社）と顔合わせや業務内容のすり合わせなどをおこなう面談があります。
派遣やアルバイトの場合でも、採用ミスマッチが起こる可能性はゼロではありません。教育し始めてから「自社には合わないかもしれない」と思うことのないよう、あらかじめ職歴やスキルを確認し、労働条件などの認識のすり合わせが重要です。
内定から入社までの期間が長い場合は、漠然とした不安を抱く内定者もいるかもしれません。その不安や悩みを放置すると内定辞退につながる可能性もあるため、フォローの意味も込めて実施します。
内定者面談では、以下のことを内定者とすり合わせると良いでしょう。
内定辞退率を減らすことは、企業にとっての大きな課題です。内定辞退が起こる原因や防止策については以下の記事にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】
内定者が入社したあとの配属先を決定する方法は、こちらの記事も役立ちます。
【関連記事：入社後における配属先の決め方！企業が意識したいポイントは？】
Web面談の方法で実施すると、リモートワーク中でも進めやすくなります。
また、メンターは基本的に他部署の先輩社員が担当しますが、Web面談なら距離を考慮する必要がありません。メンターの居住地や部署の所在地を問わず、幅広い社員の中から任命し、制度を進行できる利点も得られるでしょう。
1on1やメンターの詳細については、以下の記事にてまとめています。あわせてご覧ください。
【関連記事：1on1ミーティングは意味ない？失敗する理由と成功させる方法】
【関連記事：メンター制度の導入で得られる効果やデメリット、制度を成功させるポイントを解説】
ここまで、Webで実施できる面談の種類を4つお伝えしました。続いてWeb面談を実施するための事前準備を解説するので、参考にしながら進めてみてください。
Web面談を実施するには、次の事前準備が必要です。
- 面談を実施する目的と内容を明確にする
- Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
- Web面談で使うツールを決定する
- 面談当日の場所を確保する
- カメラ・マイクなどの接続をテストする
- 電源を用意する
- 参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
Web面談の当日にトラブルが起こらないように、対策するのが重要です。それでは、それぞれの準備内容を見ていきましょう。
面談を実施する目的と内容を明確にする
まず、Web面談を実施する目的は何なのか、対象者は誰になるのかを明確にします。ここが曖昧だと、Web面談とWeb面接を混同したり、面談当日の成果が得られにくくなったりするため、しっかりと検討しましょう。
場合によっては対面のほうが良いケースもあるので、目的に合わせた柔軟な対応が求められます。
Web面談の内容を決める際には、どのようなテーマで話して参加者とコミュニケーションを取るのか、流れをある程度つくっておくとスムーズです。
場合によっては対面のほうが良いケースもあるので、目的に合わせた柔軟な対応が求められます。
Web面談の内容を決める際には、どのようなテーマで話して参加者とコミュニケーションを取るのか、流れをある程度つくっておくとスムーズです。
Web面談がスムーズにできるインターネット回線を用意する
Web面談の実施には、一般的に3～10Mbps程度の通信速度が必要と言われています。画面共有で高画質のビデオ映像を流す場合は、15Mbps以上あると安心です。
スマホのテザリング機能やモバイルWi-Fiなどを使った場合でも通信可能な速度ではありますが、周辺の環境に左右されて接続が不安定になることもゼロではありません。接続が不安定になると、画面が止まったり音声が途切れたりして会話が中断します。
企業の担当者としてWeb面談を実施するときには、光回線をはじめとする固定インターネット回線の利用がおすすめです。Web面談を有意義な時間にするために、インターネット回線の速度も確認しておきましょう。
スマホのテザリング機能やモバイルWi-Fiなどを使った場合でも通信可能な速度ではありますが、周辺の環境に左右されて接続が不安定になることもゼロではありません。接続が不安定になると、画面が止まったり音声が途切れたりして会話が中断します。
企業の担当者としてWeb面談を実施するときには、光回線をはじめとする固定インターネット回線の利用がおすすめです。Web面談を有意義な時間にするために、インターネット回線の速度も確認しておきましょう。
Web面談で使うツールを決定する
オンライン会議システムとして、さまざまなツールが開発されています。代表的なオンライン会議システムは次の3つです。
- ZOOM（ズーム）
- Google Meet（グーグルミート）
- Skype（スカイプ）
種類によって、無料で使える時間や機能が異なります。使い方次第で有料版に切り替えたほうが良い場合もあるので、どのような面談をしたいのかによって最適なツールを選択しましょう。
また、上記以外にも、独自に開発したオンライン会議システムを提供しているところや、Zoomなどと連携して利用するツールもあります。たとえば、Web面談の登録があった時点で当日のURLを自動発行して参加者に通知したり、日程管理・記録が簡単になったりするツールが挙げられます。
また、上記以外にも、独自に開発したオンライン会議システムを提供しているところや、Zoomなどと連携して利用するツールもあります。たとえば、Web面談の登録があった時点で当日のURLを自動発行して参加者に通知したり、日程管理・記録が簡単になったりするツールが挙げられます。
面談当日の場所を確保する
Web面談をする場所の確保も重要です。
- 画面の背景に社内で貼ってある掲示物が映り込む
- 担当ではない社員が、移動している姿が映り込む
- まわりで会話している内容が参加者にも聞こえる
- 自宅からのリモートワークで担当者の生活感が見える
上記のような環境では、自社のイメージを損ねる可能性があります。
そのため、可能なら個室の会議室やWebミーティングスペースなどを確保して実施しましょう。ほかの社員もいる自席ではなく、静かな場所でおこなうのが基本です。社内情報を話すこともあるため、カフェなどのオープンな場所の選択は避けます。
リモートワークなどで生活感を隠しきれない場合は、バーチャル背景を用意して設定しておくのも有効です。
そのため、可能なら個室の会議室やWebミーティングスペースなどを確保して実施しましょう。ほかの社員もいる自席ではなく、静かな場所でおこなうのが基本です。社内情報を話すこともあるため、カフェなどのオープンな場所の選択は避けます。
リモートワークなどで生活感を隠しきれない場合は、バーチャル背景を用意して設定しておくのも有効です。
カメラ・マイクなどの接続をテストする
カメラやマイクなどの周辺機器が接続できているか、しっかり確認が必要です。Web面談が開始されてから「マイクが接続できていない」といったアクシデントが起こると、慌てている姿が参加者にも伝わってしまいます。
カメラは、接続の確認と同時に角度もチェックしておきましょう。顔の位置よりもカメラが下になると、上から見下ろすような角度で映るため、印象が悪くなる可能性があります。
また、部屋の関係で映像が暗くなる場合には、Web会議用のリングライトを設置すると顔が明るく映るのでおすすめです。
一方のマイクは、自分の音声が相手に届くか、相手の声が聞こえるかテストしておくと安心です。
事前にチェックしておいても、当日になってから機器の接続がうまくいかないケースもあります。Web面談を開始する直前にも、一度チェックしておくと良いでしょう。
カメラは、接続の確認と同時に角度もチェックしておきましょう。顔の位置よりもカメラが下になると、上から見下ろすような角度で映るため、印象が悪くなる可能性があります。
また、部屋の関係で映像が暗くなる場合には、Web会議用のリングライトを設置すると顔が明るく映るのでおすすめです。
一方のマイクは、自分の音声が相手に届くか、相手の声が聞こえるかテストしておくと安心です。
事前にチェックしておいても、当日になってから機器の接続がうまくいかないケースもあります。Web面談を開始する直前にも、一度チェックしておくと良いでしょう。
電源を用意する
忘れてはならないのがパソコンの電源です。Web面談を始めたあとにパソコンのバッテリー切れで電源が落ちると中断してしまいます。
Web面談をする部屋にあるコンセントの位置や持ち運べる電源ケーブルの有無も確認すると安心です。
Web面談をする部屋にあるコンセントの位置や持ち運べる電源ケーブルの有無も確認すると安心です。
参加者側にトラブルが起きたときの対応を決めておく
企業側だけではなく、参加者側にトラブルが起こることもあります。参加者側に起こるトラブルの例は以下のとおりです。
- オンライン会議システムにアクセスできない
- 通信回線の速度が遅く、会話が成り立たない
- 映像は届いていても、音声が聞こえない
- Web面談の約束を忘れている
このようなトラブルを想定して、対応方法を事前に決めておきましょう。
たとえば「当日の緊急連絡先として電話番号を伝えておく」「連絡なく15分経過したらキャンセルと見なす」などです。オンライン会議システムに不慣れな参加者のために、操作手順を説明する動画や資料を渡す方法もあります。
たとえば「当日の緊急連絡先として電話番号を伝えておく」「連絡なく15分経過したらキャンセルと見なす」などです。オンライン会議システムに不慣れな参加者のために、操作手順を説明する動画や資料を渡す方法もあります。
Web面談実施のポイントと注意点- キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
- 聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
- 普段よりも大きめのリアクションをする
ひとつずつ解説します。キャンセル防止のために、案内メール・リマインドメールを送信する
前述のように、参加者側の把握漏れや勘違い、突然のキャンセルによってWeb面談が予定どおりに実施できない場合があります。リソースの確保や準備に手間をかけているため、できるだけキャンセルを防いでいく工夫が必要です。
Web面談の日程確定の案内メールを送ったあと、3日前・前日などにもリマインドメールを送っておくと良いでしょう。そのとき「都合がつかなくなった場合には連絡をするように」と一言添えておくと、当日のキャンセルは防ぎやすくなります。
また、オンライン会議システムで発行された、当日のアクセス先URLも一緒にリマインドします。そうすることで「アクセス先を紛失して参加できない」といった理由のキャンセルも防止できます。聞き取りやすい声の大きさとスピードで話す
Web面談は画面上でのコミュニケーションになるため、対面のときと比べて声の大きさやスピードに留意する必要があります。声が小さいと参加者に伝わりづらくなりますし、話すスピードが早いと聞き取りづらくなります。
いつも以上にハッキリしゃべり、緊張で早口になっていないか気を付けながら会話しましょう。普段よりも大きめのリアクションをする
Web面談時は、普段よりもオーバー気味なリアクションが効果的です。- 相づちに合わせて大きくうなずく
- 手の動きを取り入れる
- 無表情ではなく、微笑んだ顔にする
画面上からは顔の表情しかわかりません。そのため、どのような感情なのかわかりにくく、参加者を不安な気持ちにさせてしまう可能性があります。
安心して参加してもらうためにも、大きめな動きを意識していきましょう。Web面談を効果的に進めるには、アセスメントツールの併用もおすすめ
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
通常、アセスメントツールを導入するには費用がかかりますが、コンピテンシー診断なら社員15名まで無料でお試しいただけます。採用や人材配置、育成などにも結果を活用することで、ミスマッチの解消や離職防止に効果的です。
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バイアス診断ゲームの詳細は、以下のページをご覧ください。
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なお、ミイダスをご契約いただく方には「コンピテンシー活用講座」を無料でご用意しています。コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームで表示される項目ごとに、どのように活用すべきか解説している動画コンテンツです。
採用・育成などに、ぜひお役立てください。
Web面談の日程確定の案内メールを送ったあと、3日前・前日などにもリマインドメールを送っておくと良いでしょう。そのとき「都合がつかなくなった場合には連絡をするように」と一言添えておくと、当日のキャンセルは防ぎやすくなります。
また、オンライン会議システムで発行された、当日のアクセス先URLも一緒にリマインドします。そうすることで「アクセス先を紛失して参加できない」といった理由のキャンセルも防止できます。
いつも以上にハッキリしゃべり、緊張で早口になっていないか気を付けながら会話しましょう。
安心して参加してもらうためにも、大きめな動きを意識していきましょう。
Web面談は採用活動や社内面談で活用できます。
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
通常、アセスメントツールを導入するには費用がかかりますが、コンピテンシー診断なら社員15名まで無料でお試しいただけます。採用や人材配置、育成などにも結果を活用することで、ミスマッチの解消や離職防止に効果的です。
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また、ミイダスの「バイアス診断ゲーム」では、誰もが持っている認知バイアスの強さを知ることができます。自分自身が持つ思考の癖を知って意識的にコントロールできるようになると、意思決定の質が高まり、業務の生産性向上にもつながるのです。
バイアス診断ゲームの詳細は、以下のページをご覧ください。
【仕事の生産性を高めるバイアス診断ゲーム】
なお、ミイダスをご契約いただく方には「コンピテンシー活用講座」を無料でご用意しています。コンピテンシー診断とバイアス診断ゲームで表示される項目ごとに、どのように活用すべきか解説している動画コンテンツです。
採用・育成などに、ぜひお役立てください。
採用選考の前段階で実施するカジュアル面談においては、参加者の評価をすることはありません。しかし、内定者の配属先決定や社内の人事異動、人材の育成プランの検討においては何らかの評価が加わり、これまでの経験やスキル、業績などで判断することになるでしょう。
このような評価が伴う面談をする際、気を付けたいのが評価者の主観が入り込むことです。上司や人事担当者などの主観が入った評価は適切とはいえません。
たとえば「学歴が高いから、あの部署に合いそうだ」「業績を出しているからマネジメントもできるだろう」といった評価には気を付ける必要があります。
客観的で公平な評価をするには、アセスメントツールの併用がおすすめです。表面的にはわからない行動特性や職務適性が把握できるため、自社にフィットする人材採用・適材適所の人材配置に役立てられます。
アセスメントツールを使うなら、中途採用サービス「ミイダス」が提供する「コンピテンシー診断」がおすすめ。人材の職務適性・パーソナリティの特徴・ストレス要因・上下関係適性を可視化するアセスメントツールです。
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