働き方改革関連法の施行により、一般労働者の労働時間を抑制する動きが活発化してきました。その一方で、時間外労働が適用除外となる管理職の残業が増加し、しわ寄せが大きくなる悪循環を招くケースも増えているのです。

そこで本記事では、管理職の負担軽減を実現し、企業全体で働き方改革を進めていく方法について解説していきます。

なお、ミイダスでは人材配置やマネジメントに役立つホワイトペーパーを無料配布しております。ぜひ以下からダウンロードしてご活用ください。

▼この記事でわかること

働き方改革で管理職にしわ寄せが来る原因
「名ばかり管理職」が増加する理由
働き方改革で変化した管理職の役割3点
労働安全衛生法で定められた3つの変更点
管理職の負担を軽減するための対処法4選
働き方改革による管理職の負担軽減に役立つ「ミイダス」

働き方改革で管理職にしわ寄せが来る原因

働き方改革で残業規制や有給取得率が増加した点は、一般労働者にとっては喜ばしいと言えるでしょう。しかし、パーソル総合研究所が2019年2月〜3月に公表した調査結果によると、働き方改革を推進する企業ほど中間管理職の業務量が増加（回答割合62.1％）し、しわ寄せが生じている実情が明らかとなっています。

参考：PR TIMES「パーソル総合研究所、中間管理職の負担の実態を調査で明らかに　働き方改革進む企業で負担増す中間管理職。62.1％が自らの業務量増加と回答」

なお、リクルートスタッフィングの「働き方改革における管理職への影響と変化の調査結果」によると、働き方改革関連法が施行されて以降も「残業時間は変わらない」と回答した割合が約6割にものぼりました。

参考：PR TIMES「《調査リリース》6割の管理職が「残業時間変わらない」働き方改革における管理職への影響と変化調査結果」

こうした問題の背景には、一般労働者の労働時間が削減された代わりに、あふれた業務のしわ寄せが管理職に集中している点や、管理職の裁量がないにもかかわらず、労働時間規制の適用除外とされて残業代が支払われない「名ばかり管理職」の増加が要因となっています。

つまり管理職の業務負担を軽減させるには、単に一般労働者の労働時間削減ばかりに目を向けるのではなく、企業全体で業務効率化を意識する必要があるのです。

【関連記事：職場のストレスの原因・対処法は？職場環境・業務内容・人間関係の3つの要因から分析しよう】

管理職の法的な定義

「名ばかり管理職」が増加している点について触れましたが、本来管理職は労働基準法で「管理監督者」と定義されています。

事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者

引用：e-GOV法令検索「労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）　（労働時間等に関する規定の適用除外）　第四十一条　二」

さらに、厚生労働省の資料「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」によると、管理職（管理監督者）は次のように定義されています。

「管理監督者」は労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者をいい、労働基準法で定められた労働時間、休憩、休日の制限を受けません。
「管理監督者」に当てはまるかどうかは、役職名ではなく、その職務内容、責任と権限、勤務態様等の実態によって判断します。

引用：厚生労働省「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために　2ページ」

つまり管理職とは、職場内で従業員の管理・監督や労務管理の業務を担う立場の人を指しているため、肩書きよりも「社内メンバーのマネジメント、および組織や企業全体の方向性に関する決定権を持つ」人を表しているのです。

この前提を踏まえると、「名ばかり管理職」は肩書きのみ管理職のものであり、マネジメントや組織・企業の方向性を決定する立場ではないにもかかわらず、業務負担を押し付けられている状態と言えます。

「名ばかり管理職」が増加する理由

法的な管理職、つまり管理監督者には労働時間と時間外労働に制限がなく、残業手当は支払われません。しかし形式上管理職にすれば残業手当は不要と誤解した企業が「名ばかり管理職」を増やしているのが実情です。

そもそも企業側が業務効率化に向けた取り組みを怠り、ただ労働時間を削減するよう通達する行為そのものが、昨今ではハラスメント（時短ハラスメント）扱いされています。

加えて、「名ばかり管理職」を増やし、実際の業務や待遇が非役職者とほぼ変わらない場合、残業手当を支払わないと労働基準法違反に問われる可能性があります。

労働時間削減ばかりに目を向け、不当な待遇や長時間労働を強制する行為は、働き方改革とはかけ離れたものであると、企業側・労働者側の双方が意識しなければならないのです。

働き方改革で変化した管理職の役割3点

管理職に業務のしわ寄せが生じている要因には、働き方改革の施行に伴う管理職の役割の変化が挙げられます。

1.部下の労働時間や有給休暇の状況把握
2.チーム全体の業務効率化と意識改革
3.部下や従業員とのコミュニケーション機会創出

1.部下の労働時間や有給休暇の状況把握

働き方改革では、従業員の長時間労働を防ぐために以下2つの管理・把握が必須となりました。

労働時間の把握義務化（月45時間・年360時間以内の残業時間を厳守）
年間最低5日間の有給休暇取得の義務化（法定の年次有給休暇付与が10日以上の労働者が該当）

働き方改革によって企業は「始業時間・就業時間の記録」「労働時間を記録した情報を3年間保存」が義務化されたため、規定を超えないよう管理職が部下の時間管理や注意喚起をする必要があるのです。

参考：厚生労働省「働き方改革のポイントをチェック!」

2.チーム全体の業務効率化と意識改革

労働時間を厳格に管理する必要が生じた結果、チーム全体の業務効率化および従業員の意識改革も管理職の業務に追加されました。

とはいえ、労働時間の短縮を目指しつつアウトプットの量を維持、または増加させるには管理職側のアプローチだけでは不足するため、本来であればチームや企業全体で取り組む必要があります。

しかし実際は、労働時間の短縮をトップダウンで管理職に丸投げし、業務効率化や意識改革に関しては着手しない企業も多く見受けられます。

3.部下や従業員とのコミュニケーション機会創出

業務効率化や意識改革を実施するには、部下や従業員とコミュニケーションを図り、報連相を徹底していく必要があります。

日頃から密なコミュニケーションで意思疎通を図るのはもちろん、研修や勉強会でスキルやモチベーションを高める施策を行います。

しかし現実問題としては、労働時間削減に追われた現場であふれた未着手の業務を管理職がさばく以外に方法がなく、企業側も改善策を講じないといった問題が生じているのです。

労働安全衛生法で定められた3つの変更点

これまで解説した働き方改革による管理職へのしわ寄せが問題視され、2019年4月に「労働安全衛生法」が改正されました。

これにより、管理職の労働時間も一般労働者と同様に企業が把握する義務が生じました。具体的には、以下3つの変更点が該当します。

1.残業の上限時間を超えたら罰則対象
2.労働時間把握の義務化
3.有給休暇取得の指定義務化

1.残業の上限時間を超えたら罰則対象

労働基準法で定められた法定労働時間は「1日8時間・週40時間まで」、休日は「週に1日・または4週間のうち4日の休日」です。もし、時間外労働や法定休日を返上した労働をする場合は、あらかじめ「36協定」を結ぶ必要があります。

ただし36協定にも時間外労働の限度が設けられています。「月45時間・年360時間」を超える労働は禁止とされ、上限を超えると事業者に罰則が課されるようになりました。

もし月45時間を超えてしまう場合でも、以下4点を遵守しなければ罰則が課せられます。

月45時間超えの労働は年間6ヶ月以内
残業の通算は年720時間以内
月100時間を超える労働は厳禁（休日労働含む）
複数月の月平均80時間以内（休日労働含む）

参考：厚生労働省「時間外労働の上限規制わかりやすい解説」

2.労働時間把握の義務化

先述のとおり、2019年4月に労働安全衛生法が改正され、労働時間把握が義務化されました。

具体的には、「月100時間を超える残業をした場合、医師による面接指導を受けなければならない」という従来の義務が、改正後は月80時間となりました。

労働時間の把握は企業規模、および管理監督者や裁量労働者も適用対象です。

参考：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」

3.有給休暇取得の指定義務化

半年以上継続的に雇用され出勤日数が全体の8割を超えた従業員は、年間最低5日間の有給休暇取得が義務付けられました。

管理監督者についても、年10日以上の有給休暇がある場合は、事業者が時季を指定して有給を取得させる必要があります。

労働安全衛生法施行後も管理職の残業は多い

労働安全衛生法が施行されて以降も、管理職の労働時間や残業時間には企業によってバラつきがあります。

労働政策研究・研修機構が2020年に実施した「管理職の働き方に関する調査」によると、管理職の労働時間の平均は月177.4時間、残業時間の平均は月19.5時間とされています。

参考：労働政策研究・研修機構「調査シリーズNo.２１２管理職の働き方に関する調査 42・43ページ」

労働時間は事業規模が1,000人以上の企業ほど長時間化しています。また、月の残業時間は0時間が24.7％である一方、40時間以上が17.5％。企業によって管理職の残業時間には大きな差があるのが現状です。

管理職の負担を軽減するための対処法4選

管理職への業務のしわ寄せを軽減し、本来の意味で働き方改革を推進するには以下4つの施策が効果的です。

ITツールの積極的な導入
業務棚卸しによる効率化の実現
ノンコア業務のアウトソーシング
管理職の裁量権拡大

注意点として、経営層が管理職に現場の改善を丸投げせず、企業全体で取り組む必要があります。具体的な方法を見ていきましょう。

ITツールの積極的な導入

管理職の負担になる業務や役割のなかには、ITツールで効率化できるものがあります。たとえば、労働時間の管理や従業員とのコミュニケーション、業務の進捗確認などを効率化するツールが存在します。

ここで、役割別に代表的なITツールを紹介しましょう。

【会議の効率化】Web会議システム：Zoomミーティング・V-CUBEミーティング
【業務の進捗管理】タスク・プロジェクト管理サービス：Backlog・Trello
【社内外でのコミュニケーション円滑化】ビジネスチャットツール：Slack・Chatwork
【リモートワークの進捗管理】バーチャルオフィス：Sococo・Remotty
【データ保存・活用の効率化】オンラインストレージ：Dropbox・Google Drive
【労働・残業時間管理の効率化】勤怠管理システム：ジョブカン勤怠管理・jinjer勤怠
【従業員の特性把握に伴う業務・コミュニケーション円滑化】アセスメントツール：ミイダス

最後に紹介したミイダスには、管理職の業務負担軽減のみならず、企業全体の業務効率化やコミュニケーションの円滑化に貢献できる機能を備えています。

・コンピテンシー診断（特性診断）：人材の適性や資質を可視化する人材アセスメントツール機能
・ミイダス人材・カルチャー分析：活躍人材（ハイパフォーマー）に共通して見られる特性を分析・抽出する機能
・バイアス診断ゲーム：思い込みや偏見などに代表される認知バイアス（全22項目）の強さを測定する機能
・組織サーベイ：5分程度のアンケートで従業員のコンディションを分析し、適切なアクションを起こすタイミングを見定める機能
・はたらきがいサーベイ：従業員の「はたらきがい」や「課題」を「満足度」と「重要度」の両面から可視化する機能
・助成金・補助金検索サービス：3,000種類以上から自社が申請できる助成金・補助金を一度で検索できる機能
・健康経営優良法人認定取得支援サービス：手間がかかる「健康経営優良法人認定制度」の手続きを代行する機能

より詳しく機能を見てみたい方は、以下のボタンから詳細をご確認ください。

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業務棚卸しによる効率化の実現

管理職へのしわ寄せを軽減させるには一旦業務を棚卸しして、ボトルネックになっているフローを洗い出し、プロセス全体の効率化を目指すのも効果的です。

たとえばアウトソーシングできる業務、より効率化可能な業務などをチーム全体で検討し、どのようなフローに改善すればよいかをシミュレーターしてみましょう。

以下に業務効率化に成功した企業例を4つ取り上げますので、ぜひ参考にしてみてください。

事例1：ヨネックス株式会社

大手スポーツブランドの「ヨネックス株式会社」は、大企業の業務デジタル化クラウドサービス「SmartDB」を導入した結果、3割以上の工数と数百万円のコスト削減に成功しました。

以前、社長室の業務には決裁直前の稟議書と報告書の受付チェックがありました。しかし、「適切な承認ルートを経たか？」の確認に多くの時間がかかり、正しい承認ルートを経由するための煩雑な業務に追われていたのです。

そこで2019年6月から「SmartDB」を導入した結果、情報システム部のサポート力が向上し、スピーディな全社展開が可能に。その結果、申請ルートは5分の1・紙の報告書は7分の1に削減され、大幅なコスト削減が実現しました。

参考：SmartDB「複雑なワークフローを、現場主導のデジタライゼーションによって工数3割削減」

事例2：株式会社カクヤス

東京都23区を中心に酒類を販売する「株式会社カクヤス」は、カスタマイズ可能な勤怠管理システム「TimePro-VG」を導入し、保守コストの2割削減を実現しました。

以前は打刻漏れや勤怠エラーを個々人が行っており、発覚したときは人事がその都度声をかける手間が発生していました。

そこで、勤怠エラーが発覚した際にアラートが鳴る「TimePro-VG」のアラート機能を導入。使い勝手もよく各店舗にも浸透し、結果的に人事の労務コストが削減できたのです。

参考：Time＆Air AMANO「大規模企業の勤怠管理課題をカスタマイズなしで解決！小売業界の悩み解消の一手は『アラート機能』」

事例3：東日本電信電話株式会社

東日本電信電話株式会社は、ワーク・ライフ・バランスを実現するために以下の施策を行いました。

《取り組みの三本柱》

① 勤務時間の効率的な活用と柔軟な働き方
・在宅勤務の積極的な活用と外出時・離席時のモバイルワークの活用を促進
・移動時間の節約、費用の効率化の観点から Web 会議を推進
② 目的意識と集中力を高めるメリハリのある働き方
・時間外労働を夜型から朝型へシフトし、20 時以降の時間外労働を原則禁止とする
・朝型時間外労働の対象時間帯は 6:00 から始業時間まで
③ 仕事への意欲と活力を高める積極的な休暇取得

引用：厚生労働省「取組事例」

その結果、労働時間の削減や従業員からの好意的な意見が寄せられるようになりました。

○働き方改革の導入後は、導入前と比べ時間外労働が１３％減少
○総時間外労働における朝型の割合は、５％から１４％に増加
○月間時間外労働を４５時間以上実施した社員（のべ人数）が３４％減少
○社員からは、「家庭と仕事を両立しやすくなった」「夜遅くまで働くよりも体調が優れ、健康面からも効果を感じる」など、ワーク・ライフ・バランスに役立つとの好意的な意見が多数寄せられている
○「終業時間を意識して働くようになり、より計画性を持って仕事に取り組むことになった」などの声も挙がっており、働き方そのものに対する意識の改革も浸透している。

引用：厚生労働省「取組事例」

事例4：株式会社アールナイン

株式会社アールナインは、採用コンサルティングや採用実務のアウトソーシング事業を展開するかたわら、社内ではミイダスの「組織サーベイ」を活用しています。

若手が増えている成長段階にあるため、人材育成やエンゲージメントの向上が大きな課題となっていた同社。そこで組織サーベイを活用し、従業員を多角的に把握するようにしました。

ミイダス導入後は、問題を抱えた従業員を特定し、不定期でコミュニケーションを行ったり、定期面談で悩みを引き出したりする工夫ができるようになりました。その結果、ミイダス導入から3年間は離職者ゼロの実績を出しています。

【関連記事：株式会社アールナイン「ミイダス『組織サーベイ』なら、離職防止から生産性向上まで。組織改善が可能に！」】

ノンコア業務のアウトソーシング

ノンコア業務に負担が生じている場合は、アウトソーシングを検討するのも有効な手段です。

基本的にアウトソーシング向けの業務は「定型業務」や「定期的に発生する業務」で、主に以下のようなものがあります。

テレアポによる見込み客の開拓
カスタマーセンターの運営
ウェブサイトの運営
営業事務
経理の事務処理
給与計算などの労務管理
製品の製造
商品の在庫管理・梱包・発送

アウトソーシングは、コア業務やルーティン業務の効率化といったメリットがある一方で、初期費用が負担になるデメリットもあります。

大掛かりなアウトソーシングになる場合は、企業単位で導入を検討しましょう。

管理職の裁量権拡大

経営層も協力して、管理職の裁量権を拡大させましょう。意思決定時やトラブル発生時などに管理職が迅速に動けるようになると、人的・時間的コストの削減に効果的です。

たとえばマニュアル通りに進めるルーチンワークをアウトソーシングしたり、部下の行動特性や性格に合わせた人材配置を可能にしたりと、業務効率化を実現する施策を迅速に実施できるようになるでしょう。

【関連記事：部下のストレスにどう向き合えばいい？ストレスの原因や対処法を紹介】

働き方改革による管理職の負担軽減に役立つ「ミイダス」

働き方改革を適切に推進し、管理職へのしわ寄せを軽減しながら業務効率化を目指すには、管理職も含めた従業員に以下の施策を講じるのが重要です。

従業員の行動特性（コンピテンシー）に合わせた人材配置や業務分担を行う
考え方のクセ（認知バイアス）を分析し、意思決定の質を高める
定期的なアンケートで従業員のコンディションをチェックし、適宜フォローする

こうした施策をスムーズに行えるツールが、ミイダスのアセスメントツールです。具体的な機能について、以下で詳しく解説していきます。

ミイダスの「コンピテンシー診断（特性診断）」

ミイダスのコンピテンシー診断（特性診断）では、以下に代表される人材の特徴を全52項目で客観的に評価・分析できます。

具体的なコンピテンシー項目の例を以下に紹介します。

【コンピテンシー診断（特性診断）の診断項目一例】

コンピテンシー項目	コンピテンシー定義（5以上）	コンピテンシー定義（5以下）
活力	周囲と競いながらエネルギッシュに業務に取り組むほうが得意である。	競争は好まず、自分のペースと効率を重視して業務に取り組むほうが得意である。
人あたり	相手の意見を尊重し、好印象を与えるほうが得意である。	相手が受ける印象を気にせず自己主張するほうが得意である。
チームワーク	チームに溶け込んで、メンバーと一緒に取り組む方が得意である。	チームの一員として働くよりも、単独で取り組む方が得意である。
創造性	これまでの発想や方法にとらわれず考え、行動するほうが得意である。	これまで通りの発想や方法にならって行動するほうが得意である。
問題解決力	自ら問題を見つけ、その解決に向けて取り組むほうが得意である。	問題意識をあまり持たず、目の前の業務に取り組むほうが得意である。
対応力	臨機応変な対応が必要となる業務のほうが得意である。	一貫性のある考えや行動を求められる業務のほうが得意である。
プレッシャーへの耐性	プレッシャーやストレスが多い業務のほうが得意である。	プレッシャーやストレスが少ない業務のほうが得意である。
調整力	周囲との調整が必要となる業務のほうが得意である。	周囲との調整が少ない業務のほうが得意である。
リーダーシップ	自分が先頭に立ってメンバーを牽引するほうが得意である。	自分は先頭に立たず、誰かをフォローするほうが得意である。

他にもコンピテンシー診断（特性診断）では、上司・部下としての傾向も分析可能です。たとえば、上司が委任型（部下のやり方に干渉せず、仕事を任せることができるタイプ）の場合、上司から指示がなくても自分で考えて行動できる「自律型」の部下と相性が良いとされています。

上司・部下ともに十分なパフォーマンスを発揮し、業務効率化を加速させるには適切な人材配置が重要です。

【1分で登録完了】ミイダスでコンピテンシー診断（特性診断）を試してみる

ミイダスの「バイアス診断ゲーム」

バイアス診断ゲームとは、個人の行動特性（コンピテンシー）や思考性を分析し、業務に活かせる能力の有無や程度を明らかにする診断です。

「認知バイアス」とは、本来誰もが持っている「思考のクセ」です。しかし、以下のような認知バイアスが働くと、業務に不合理な結果をもたらすリスクがあります。

その人の外見だけで「近寄りがたい雰囲気だから接客には向かない」と決めつける
上司にミスを報告せず、もみ消そうとする
失敗が目に見えているプロジェクトを続行させようとする
昇進を打診された際、不安に押しつぶされて辞退してしまう

このような「認知バイアス」の有無や強弱を測定し、意思決定の質を向上させる機能が「バイアス診断ゲーム」です。

バイアス診断ゲームで把握できる22項目の認知バイアスのうち、一部を以下に紹介します。

【バイアス診断ゲームの診断項目一例】

フレーミング効果	表現方法によって判断が変わりにくいか。
現状維持	未知のものや未体験のものを受け入れたくないと思い、現状維持をしたいか。
サンクコスト効果	一度リソースを投資したものの回収できないとわかった場合に、投資し続けてしまうか。
現在志向	将来の利益よりも目の前の利益に価値を置くか。
衝動制御	自分の衝動をコントロールし、集中力を持続させるか。
予測態度	不確かで見通しの悪い状況でも、冷静に規則性や法則性を判断しようとするか。
リスク許容度	リスクを取ることに対する許容度。
協力行動	集団内で行動するときの利益の考え方。
全体注意	多くの情報から必要な情報を選択するときに、俯瞰的に考えて意思決定するか。
焦点注意	多くの情報から必要な情報を選択するときに、全体よりも細部の情報にこだわって意思決定するか。
否定的感情	物事に対するネガティブな感情の抱きやすさ。

さらに測定結果には、認知バイアスをコントロールするための具体的なアドバイスが付いてきます。

たとえば昇進をためらう、といった「現状維持」の傾向が強い場合、「難しい判断を迫られたときに現状維持の理由を探していないか意識してみましょう」というアドバイスを受け取れます。

なおバイアス診断ゲームは、コンピテンシー診断（特性診断）と組み合わせることで、より精度の高い人材配置や育成が可能です。

バイアス診断ゲームについて詳しく見る

ミイダスの「組織サーベイ」と「はたらきがいサーベイ」

ミイダスの「組織サーベイ」と「はたらきがいサーベイ」は、従業員の心身の状態やはたらきがいなどのコンディションを把握し、適切なタイミングでのアドバイスやフォローを実現させる機能です。

まず「組織サーベイ」は、従業員のやる気やモチベーションなど（内面的要素）をグラフで示す機能です。

オンライン上で5分程度のアンケートに回答すると、従業員の心身の状態や不満・要望をいち早く把握でき、問題発生前に予防できる効果が期待できます。

実施時間が短いため、実施者と回答者の双方に負担がかかりにくく、実施頻度やアンケートの内容も自由に決められるのがメリットです。

組織サーベイについて詳しく見る

「はたらきがいサーベイ」は、従業員のエンゲージメントをアンケート形式で集計して「はたらきがい」を分析したり、企業に「はたらきがい」を引き出す環境が整っているかを定量評価したりする機能です。

社員のはたらきがいを可視化
はたらきがいを高い精度で見える化
解決すべき課題の優先順位を明確

たとえば、製造部門が期限に間に合わせるために製品のチェックを怠っていた場合、「はたらきがい」のある環境とは言えません。このような問題をアンケートでいち早く把握し、解決すべき課題を洗い出します。

はたらきがいサーベイについて詳しく見る

【1分で登録完了】ミイダスの機能を無料で体験する

ここまでミイダスの機能を紹介してきましたが、「コンピテンシー診断（特性診断）やバイアス診断ゲームを使いこなせるかわからない」と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこでミイダスでは、ご契約企業様限定で「活躍ラーニング」という学習コンテンツをご用意しています。

各種診断結果を業務で活かす方法を収めた「コンピテンシー活用講座」や「バイアス診断ゲーム活用講座」など、人材配置や育成に役立つコンテンツを多数取り揃えております。

活躍ラーニングについて詳しく知りたい方はコチラ