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「相見積もり（あいみつ）」は、ビジネスの場では当たり前のように行われていることのひとつです。しかし、実際どのようなメリットがあるのかを説明できる人は少ないかもしれません。あるいは相見積もりをとっても、適切な業者の選び方や稟議のあげ方がわからないケースもあるでしょう。
本記事では、相見積もりの基本的な定義から、企業における具体的な活用事例、稟議をスムーズに進めるためのポイントまで、わかりやすく解説します。パソコン購入やオフィスクリーニング、オフィス改装工事、人事システムの導入など、さまざまなシーンにおける相見積もりの実践例を見てみましょう。さらに相見積もりと競争入札の違いや、見積もり内容が複雑な場合の対処法、稟議却下への対応策など、一歩踏み込んだ内容にも触れています。
コスト削減や業務効率化を実現し、より良い意思決定を行うためのスキルを身につけたい方はぜひ最後までご覧ください。
相見積もりと同時に、購入・導入を検討している製品・サービスについてくわしく知ることも大切です。採用・選考から人材の適正配置・育成・組織開発に至るまで人事領域を一気通貫で支えるサービス「ミイダス」の資料もぜひご一読ください。
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▼この記事でわかること
相見積もり（あいみつ）とは
相見積もりの定義
相見積もりは、単に複数の見積もりを取得するだけでなく、それらを比較分析し、自社にとって最も有利な条件を見極めるプロセス全体を包含します。価格だけでなく、納期、品質、アフターサービスなども重要な比較項目です。複数の業者から見積もりを取得することで、市場価格の把握にも役立ちます。相見積もりのメリット
相見積もりを実施するメリットは多岐にわたります。例として以下の5点が挙げられます。- コスト削減：複数の業者から見積もりを取ることで価格競争が生まれ、より低い価格での契約が可能になる
- 品質向上：価格だけでなく品質やサービス内容も比較することで、より高品質な製品やサービスを選択できる
- 適正価格の把握：市場における適正価格を把握し、不当に高い価格での契約を避けられる
- 業者選定の最適化：価格、品質、対応力などさまざまな観点から業者を比較し、最適な業者を選定できる
- 透明性の確保：取引における透明性を高め、公正な取引を実現できる。また、組織の内外への説明責任を果たすことにもつながる
相見積もりのデメリット
相見積もりにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。適切な運用を心がけることが重要です。
よくあるデメリットの例を見てみましょう。- 時間と手間がかかる：複数の業者に連絡を取り、見積もりを依頼し、内容を比較検討するには時間と手間がかかる
- 業者との関係悪化の可能性：価格交渉が過度になると、業者との関係が悪化する可能性がある
- 情報漏洩のリスク：機密性の高い情報が含まれる見積もりを複数の業者に開示することで、情報漏洩のリスクが生じる
これらのデメリットを踏まえ、相見積もりのメリット・デメリットを比較検討し、状況に応じて適切に活用することが重要です。
たとえば時間や手間がかかることについては、計画を立てて動くことで余裕を持って相見積もりを進められます。年度の途中で予定外に製品・サービスの購入が生じることがありますが、イレギュラーを減らすために経営計画を十分に立てておくことは、どのような組織にとっても経営面でプラスの働きをするでしょう。
【関連記事：採用計画の立て方を7ステップで解説！テンプレートや計画立案後の注意点も】
また情報漏洩に関しては、相見積もりをとる時点で業者に提供しなければならない場合、とくに注意が必要です。機密保持契約（NDA）を取り交わしておくなどの対策が考えられます。くわしくは後述します。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】企業における相見積もりの活用法
物品購入における相見積もり
物品購入、とくに高額な物品や大量購入の場合は、相見積もりが効果的です。複数の業者から見積もりを取得することで、価格競争を促し、より有利な条件で購入できます。また、各社のサービス内容や納期なども比較検討できます。パソコン購入の事例
たとえば、10台のパソコンを新規購入する場合を考えてみましょう。
A社・B社・C社の3社から見積もりを取得します。A社は1台あたり15万円、B社は14万円、C社は16万円でした。単純な価格比較ではB社が最も安いことになりますが、保証内容や納期、アフターサービスなども考慮する必要があります。たとえば、C社は価格が高いものの、3年間の長期保証と迅速な訪問サポートを提供していると仮定します。
【参考例】業者 価格（1台あたり） 保証 サポート 納期 A社 15万円 1年 電話サポート 2週間 B社 14万円 1年 電話サポート 3週間 C社 16万円 3年 訪問サポート 1週間
大半のパソコンのトラブルシューティングを社内で完結できる場合、B社からの購入が合理的だと判断できそうです。一方でITに関する知識や社内資源が少ない場合、サポートや保証外の対応に関する費用もあわせて尋ねておき、どの業者から購入するか検討することが望ましいでしょう。
企業のニーズに合わせて最適な業者を選択することが重要です。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】サービス契約における相見積もり
サービス契約においても、相見積もりは有効です。価格だけでなく、サービス内容や契約期間、解約条件なども比較検討することで、自社に最適なサービスを選択できます。オフィスクリーニングの事例
オフィスクリーニングを委託する場合、清掃範囲や頻度、時間帯などの希望を明確に提示し、複数の業者から見積もりを取得します。価格だけでなく、清掃スタッフの質や使用する洗剤の種類なども重要な比較ポイントです。
たとえば、環境に配慮した洗剤を使用している業者やダイバーシティ採用を行っている業者を選ぶことで、企業イメージの向上にもつながります。
オフィスクリーニングの例でもう一つ考えておきたいのは、定型的な依頼とスポットの依頼の違いについてです。毎日のオフィスフロア清掃を依頼している業者に、季節ごとのワックスがけを依頼したり、オフィス移転時・拡張時の大掛かりな清掃を発注したりすることもあります。日ごろの発注内容がベースとなり、値引きが受けられることもあります。今後発生しそうなイレギュラーな依頼や対応可能範囲についても、見積もりの時点で情報を得ておきましょう。人事関連システム導入の事例
人事関連システムを導入する場合、システムの機能・導入費用・保守費用・サポート体制などを総合的に比較検討します。自社の規模やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要であり、刻々と変化する社内外の事情に合わせて、現在導入しているシステムから乗り換えることも積極的に考えたい領域です。
たとえば、オンプレミス型のシステムを用いている場合は、時代の流れにあわせてクラウド型のシステムに変更することを考えていきます。また、導入後のサポート体制が充実している業者を選ぶことも重要です。人事関連システムについては、採用に関するタスクやプライバシーレベルの極めて高い情報を扱うこともあり、急ぎの対応が発生しやすい特徴があります。業者が訪問対応するよりも、チャット対応やよくある質問集、ヘルプデスクなどが充実していて、担当者が即座に疑問や不安を解消できる手立てがあるかを見極めましょう。
また、既存の業務を自動化・簡略化できたり、効率化だけでなく組織改善のためのデータが得られたりしてDXにつながったりするシステムもあります。業務負荷が下がり、企業価値が向上するシステムであれば、費用対効果を人事業務から組織全体に広げて検討することが必要です。
人事領域の業務を一貫してサポートする「ミイダス」は、採用管理ツールとしての機能はもちろんのこと、採用した社員のコンディションを測る機能や社員の特性に応じたマネジメントを行う機能、さらに社員自らがスキルアップできる学習コンテンツなどを備えています。【関連記事：業務負荷が高くなる要因とは？軽減する方法や企業事例を紹介】
【関連記事：労働生産性とは？計算式と判定基準をわかりやすく解説】
【関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介】工事における相見積もり
オフィス改装や設備導入などの工事においても、相見積もりは必須です。工事内容や工期、費用などを比較検討し、信頼できる業者を選びましょう。オフィス改装工事の事例
オフィス改装工事を行う場合、設計図や仕様書を作成し、複数の業者から見積もりを取得します。
価格だけでなく、施工実績や技術力、アフターサービスなども重要な比較ポイントです。過去の施工事例を確認することで、業者の得意分野や品質を把握できます。また、工事中の近隣への配慮や安全対策なども確認しておく必要があります。相見積もりと競争入札の違い
相見積もりは、より良い条件で取引先を選定するための情報収集を目的として行われるのに対し、競争入札は、公正かつ透明性の高い方法で契約相手を決定することを目的としています。手続きの違い
相見積もりは、企業が自社のニーズに合わせて自由に業者を選定し、見積もりを依頼します。一方、競争入札は、公的な機関や大企業などが、事前に定められた規則に基づいて入札参加者を募集し、公開の場で開札を行います。そのため、手続きの透明性や公平性が重視されます。項目 相見積もり 競争入札 目的 最適な業者選定 公正な業者選定 業者選定 発注者側が自由に選定 入札公告に基づき応募してきた業者 見積もり依頼 個別に依頼 入札仕様書に基づき作成・提出 価格決定 交渉による調整が可能 最低価格または総合評価落札方式 透明性 非公開 公開 法的拘束力 原則としてなし 原則としてあり
適用される場面の違い
相見積もりは、物品の購入からサービスの契約、工事の発注まで、幅広い場面で活用されます。企業の規模や業種をとわず、日常的に行われている手法です。一方、競争入札は、公共工事や大規模なシステム開発など、多額の予算が組まれるプロジェクトで採用されることが多い手法です。また、法令で競争入札の実施が義務付けられているケースもあります。メリット・デメリット
相見積もりと競争入札のメリットとデメリットを見てみましょう。相見積もりのメリット・デメリット
- メリット：
複数の業者から見積もりを取得することで、価格やサービス内容を比較検討し、自社にとって最適な条件で契約できる - デメリット：
見積もり依頼や比較検討に時間と手間がかかる
競争入札のメリット・デメリット
- メリット：
公正で透明性の高い業者選定プロセスにより、不正や癒着を防ぐことができる - デメリット：
手続きが複雑で、時間と費用がかかる場合がある。また、最低価格を重視するあまり、品質が犠牲になる可能性も懸念される
相見積もりと競争入札は、それぞれ異なる特徴を持つため、状況に応じて適切な方法を選択することが重要です。たとえば、少額の物品購入であれば相見積もりで十分ですが、大規模な公共工事の場合は競争入札が適しています。一旦相見積もりを取得して費用の概算を知り、具体的な計画を練って競争入札を実施することもあります。
それぞれのメリット・デメリットを理解し、プロジェクトの規模や性質、予算などを考慮して最適な方法を選びましょう。相見積もりをスムーズに進めるためのポイント
適切な業者選定
相見積もりを依頼する業者は、最低でも3社以上が推奨されています。ただし、業種や案件の規模によっては、2社でも十分な場合もありますが、5社以上で比較検討することもあります。
重要なのは価格だけでなく、実績や信頼性も考慮して業者を選定することです。インターネット検索や業界団体への問い合わせ、既存取引先からの紹介などを活用して、候補となる業者をリストアップしましょう。
類似の案件を扱った実績がある業者を選ぶことで、より精度の高い見積もりを取得できるケースがあります。見積もり前に業者の実績を尋ねるために、問い合わせや顔合わせをして、業者側に希望を伝えてみるのもおすすめです。
また、購入・導入予定の製品・サービスがカスタマイズや施工・オーダーメイドを要する場合や、長期的なサポートが必要な場合は、業者を信頼し、良い付き合いができることがきわめて重要です。業者の規模や経営状況も確認することで、契約後のトラブルリスクを軽減できます。IR情報なども確認してみましょう。明確な依頼内容の提示
業者に見積もりを依頼する際には、依頼内容を明確に伝えることが非常に重要です。あいまいな依頼内容では、業者によって見積もりの範囲や内容が異なり、正確な比較ができません。以下の点を意識して、依頼内容を具体的に伝えましょう。項目 説明 例 納期 いつまでに納品が必要か 2024年3月末 数量 必要な数量 100個 仕様 製品やサービスの具体的な仕様 A4サイズ、カラー印刷、片面印刷 納品場所 どこに納品するか 東京都千代田区〇〇 その他条件 その他特別な条件 環境配慮型の資材を使用
これらの情報を書面でまとめて業者に提出することで認識の齟齬を防ぎ、スムーズな見積もり取得につながります。また複数業者に同じ内容を提示することで、公平な比較が可能になります。十分な比較検討期間の設定
見積もりを比較検討する際には、十分な時間を取りましょう。急いで決定すると、後からより良い条件の業者を見つける可能性を逃してしまうかもしれません。また、見積もり内容をしっかりと理解するためにも、時間をかけて詳細まで確認することが重要です。複雑な見積もり内容の場合は、専門家のアドバイスを受けることも検討しましょう。
業者から提出された見積書は、価格だけでなく、提供されるサービス内容や保証内容、アフターサービスなども含めて総合的に比較することが大切です。価格が安い業者を選んだ結果、品質が低かったりトラブル発生時の対応が不十分だったりするケースも少なくありません。長期的な視点で、自社にとって最適な業者を選定しましょう。機密事項保持
見積もりの段階で業者にニーズを伝えるのに際し、ある程度自社の情報を提供しなければなりません。中には機密事項も含まれることがあります。機密保持契約（NDA）を結び、自社の機密事項を守れる手立てを講じることが必要な場面もあります。
たとえば、業者が知り得る情報に以下のようなものが含まれる場合は、機密保持契約の締結を検討しましょう。- 新規事業開発に関する情報
- 人事情報
- 顧客情報
- 財務情報
- 知的財産に関する情報
- クリエイティブデータ（制作中・完成後の画像・音源・動画など）
相見積もりで稟議をあげる際の注意点
稟議書作成のポイント
稟議書は、なぜその物品やサービスが必要なのか、相見積もりを実施した結果どの業者を選定するのが最適なのかを明確に示す必要があります。以下のポイントを踏まえて作成しましょう。- 件名の明確化：稟議の内容がひと目でわかるように、具体的な件名を設定する。例：「コピー機リース契約更新に伴う相見積もり結果および選定業者に関する稟議」
- 目的の明示：なぜこの稟議が必要なのか、目的を明確に記述する。例：「現行コピー機リース契約の満了に伴い、最新機種への更新による業務効率化およびコスト削減を目的とする。」
- 相見積もり結果の提示：各社から取得した見積もり内容をわかりやすく提示する。金額だけでなく、各社のサービス内容や保証についても比較できるように記載。
- 選定理由の明確化：相見積もり結果を踏まえ、どの業者を選定したのか、その理由を具体的に説明する。価格だけでなく、性能、納期、アフターサービスなども考慮した選定理由を記載することで、稟議の承認を得やすくなる。
- 導入後の効果：導入によって期待される効果を具体的に示すことで、稟議の承認を得やすくなる。数値で示せる場合は、具体的な数値を用いると効果的。例：「印刷速度の向上により、1日あたり約30分の作業時間短縮を見込む。」
必要な添付書類
稟議書には、相見積もり結果を裏付ける資料を添付する必要があります。主な添付書類は以下のとおりです。書類名 内容 各社の見積書 相見積もりで取得した全ての見積書 選定業者との契約書（案） 契約内容を確認するための資料 カタログや仕様書 選定した製品やサービスの詳細がわかる資料 社内規定（該当する場合） 稟議に関連する社内規定
その他、導入するサービスのWebサイトなども確認しておきましょう。稟議書だけでなく会議で説明する場合には、画面共有を行うなど活用すれば説明の補助資料としても使えます。承認を得やすくするための説明方法
稟議をスムーズに承認してもらうために、以下の点に注意して説明しましょう。- 簡潔でわかりやすい説明：専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で説明する
- 論理的な説明：感情論ではなく、客観的なデータや根拠に基づいて説明する
- 質問への対応：承認者からの質問には、的確に回答できるように準備しておく
導入の根拠資料を用意するだけでなく、自らが理解しておくことで、補足説明を求められた際に対応できます。購入・導入予定の製品・サービスによっては、お役立ち資料を配布している場合もあるため、それらの資料を活用することで、資料準備の手間が省けるだけでなく、より説得力の高い情報が得られます。
【無料ダウンロード】調査リリースあり／ミイダスのお役立ち資料一覧稟議却下への対応策
稟議が却下された場合は、その理由をしっかりと確認し、改善策を検討する必要があります。却下理由によっては、再稟議が必要になる場合もあります。よくある稟議却下の理由は以下のとおりです。- 明確な必要性がわからないため・根拠があいまいであるため
- 費用対効果が望ましくないため
- 購入・導入しても使いこなせそうにないため
- 同様の稟議が競合し、他方を採択したため
- 経営上の判断により、優先されなかったため
却下理由が不明確な場合は、承認者に直接確認して改善点を明確にしましょう。再稟議の際には、修正内容を明記し、なぜ修正が必要だったのかを説明することで、承認を得やすくなります。
【関連記事：稟議制度とは？種類・流れ・メリット・デメリットや承認・決裁をスムーズにするコツを解説】下請法の確認
近年の改正により、下請法（下請代金支払遅延等防止法）とガイドラインがより厳格化されています。購入・導入予定の製品・サービス提供事業者に対して、法令遵守のもと公正な取引ができるよう取り計らわなければなりません。
とくに重要なのは、いわゆる「買いたたき」の禁止です。下請法では買いたたきが禁止されています。以下のような行為は買いたたきとみなされるため、絶対に行わないようにしましょう。- 物価や原材料費が高騰しているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 人件費が上がっているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 代金・料金を著しく低い価格にするよう強要する
よくある質問（FAQ）
相見積もりは何社から取れば良い？
相見積もりは、一般的には3社以上から取得することが推奨されています。3社程度の相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の比較がしやすくなり、適正価格の把握にもつながるためです。ただし、案件の規模や複雑さによっては、より多くの見積もりを取得する必要がある場合もあります。逆に、小規模な案件であれば2社でも十分な場合もあります。
重要なのは、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討を行うことです。相見積もりを行う理由を明確にし、検討すべきポイントを組織内で共有しておくことが重要です。見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は？
見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は、各社に見積もりフォーマットを統一してもらうか、主要な項目を抜き出して比較表を作成すると良いでしょう。たとえば価格、納期、サービス内容、保証期間といった項目を比較することで、業者ごとの違いが明確になります。
また不明点や疑問点があれば、各社に問い合わせて確認することも重要です。どうしても比較が難しい場合は、専門家のアドバイスを求めるのも一つの方法です。
比較表の例は以下のとおりです。項目 A社 B社 C社 価格 100万円 120万円 110万円 納期 1ヶ月 2ヶ月 1.5ヶ月 サービス内容 〇〇を含む 〇〇は別料金 〇〇を含む 保証期間 1年 2年 1年
稟議をあげたり経営会議などで説明したりする場合は、いずれにしても比較表を作成しなければなりません。稟議のフォーマットに組み込んでおくことも一案です。相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースは？
相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースとしては、以下の場合が考えられます。- 緊急性の高い案件：災害復旧など、一刻を争う場合は、迅速な対応が求められるため、相見積もりを取らずに契約することがある
- 少額の案件：少額の案件の場合、相見積もりにかかる時間や手間を考えると、相見積もりを取らずに契約する方が効率的な場合がある。ただし、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、金額にかかわらず相見積もりを取得する必要がある。
- 特殊な技術やサービスを提供できる業者が限られている場合：特定の分野で高い専門性を持つ業者や、独自の技術を持つ業者など、代替となる業者が存在しない場合は、相見積もりを取るのが難しい場合がある。ただし、その場合でも、価格やサービス内容について十分に交渉することが重要。
- 継続的な取引実績があり、信頼関係が構築されている場合：長年の取引実績があり、価格やサービス内容に問題がないと判断できる場合は、相見積もりを取らずに契約を更新することもある。ただし、定期的に相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の妥当性を確認することも重要。
上記の場合でも、価格やサービス内容について十分に確認し、納得したうえで契約することが重要です。また、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、必ず相見積もりを取得しましょう。
【関連記事：PDCAサイクルとは？基本知識、古いと言われる理由、成功事例などを解説】相見積もりを取って検討～稟議～導入を円滑化しよう相見積もりは、価格競争を促し、コスト削減につながるだけでなく、より良いサービスの提供を受けることにもつながります。適切な業者選定、明確な依頼内容の提示、十分な比較検討期間の設定など、スムーズな相見積もりのためのポイントを押さえ、稟議作成の注意点も理解したうえで、円滑な製品・サービスの購入・導入を実現しましょう。人事業務を一気通貫で支える「ミイダス」
43万7,342社（2024年1月現在）が導入するアセスメントリクルーティングサービス「ミイダス」には、「活躍要因診断」という診断機能があります。活躍要因診断は人材の適材適所配置と育成に役立つ判断材料を簡単に採用に取り入れられる機能です。自社でどのような社員が定着・活躍できるのかについて定量的な分析が可能です。活躍する社員を多項目で分析し、自社に必要な人材のコンピテンシーモデルを簡単に作成できます。
診断の内容を用いて社風や現在のチームにフィットしやすい人材を分析し、可視化できる「フィッティング人材分析」の機能もあります。採用だけではなく、異動や配置転換を検討する場合のミスマッチ回避にも重要な機能です。
採用や人材配置に役立つ客観的なデータが得られるため、稟議の承認者に対しても説明がしやすいのが特長です。実務の面でも、採用や人材配置を担当する人の感覚や力量による差やブレを防ぎ、質の高い採用活動や人事業務が可能となります。
ミイダスには活躍要因診断を受験した求職者が20万人以上登録しています。1,733もの項目から重視する特徴を絞り込んで検索でき、応募者の獲得に頭を悩ませることもありません。フィットする人材に自動でアプローチすることも可能で、採用担当者の工数を削減できるのも嬉しいポイントです。
ミイダスは採用だけに用いるのではなく、人材育成や組織開発にも役立つのが嬉しいポイント。ミイダスご契約企業様のみお使いいただける、組織に合う人材を育て、人事の力を高める「活躍ラーニング」という学習コンテンツも用意しています。活躍ラーニングには「コンピテンシー活用講座」と「バイアス診断ゲーム研修講座」があります。
各講座については以下の紹介動画もぜひご覧ください。
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人事に関するシステムは数も多いため、一つのサービスで一貫して対応できるミイダスの導入は多くの企業にとって合理的な選択となります。まずは一度、ミイダスの機能をお試しください。
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よくあるデメリットの例を見てみましょう。
たとえば時間や手間がかかることについては、計画を立てて動くことで余裕を持って相見積もりを進められます。年度の途中で予定外に製品・サービスの購入が生じることがありますが、イレギュラーを減らすために経営計画を十分に立てておくことは、どのような組織にとっても経営面でプラスの働きをするでしょう。
【関連記事：採用計画の立て方を7ステップで解説！テンプレートや計画立案後の注意点も】
また情報漏洩に関しては、相見積もりをとる時点で業者に提供しなければならない場合、とくに注意が必要です。機密保持契約（NDA）を取り交わしておくなどの対策が考えられます。くわしくは後述します。
【関連記事：費用対効果とは？注目される理由や人事・採用業務を効率化する方法を紹介】
企業活動において、コスト削減や最適なサービス導入は重要な課題です。相見積もりは、これらの課題解決に大きく貢献する手法です。物品購入からサービス契約、工事まで、さまざまな場面で活用できます。それぞれ具体的な事例を交えて解説します。
物品購入における相見積もり
物品購入、とくに高額な物品や大量購入の場合は、相見積もりが効果的です。複数の業者から見積もりを取得することで、価格競争を促し、より有利な条件で購入できます。また、各社のサービス内容や納期なども比較検討できます。
パソコン購入の事例
たとえば、10台のパソコンを新規購入する場合を考えてみましょう。
A社・B社・C社の3社から見積もりを取得します。A社は1台あたり15万円、B社は14万円、C社は16万円でした。単純な価格比較ではB社が最も安いことになりますが、保証内容や納期、アフターサービスなども考慮する必要があります。たとえば、C社は価格が高いものの、3年間の長期保証と迅速な訪問サポートを提供していると仮定します。
【参考例】
A社・B社・C社の3社から見積もりを取得します。A社は1台あたり15万円、B社は14万円、C社は16万円でした。単純な価格比較ではB社が最も安いことになりますが、保証内容や納期、アフターサービスなども考慮する必要があります。たとえば、C社は価格が高いものの、3年間の長期保証と迅速な訪問サポートを提供していると仮定します。
【参考例】
| 業者 | 価格（1台あたり） | 保証 | サポート | 納期 |
| A社 | 15万円 | 1年 | 電話サポート | 2週間 |
| B社 | 14万円 | 1年 | 電話サポート | 3週間 |
| C社 | 16万円 | 3年 | 訪問サポート | 1週間 |
大半のパソコンのトラブルシューティングを社内で完結できる場合、B社からの購入が合理的だと判断できそうです。一方でITに関する知識や社内資源が少ない場合、サポートや保証外の対応に関する費用もあわせて尋ねておき、どの業者から購入するか検討することが望ましいでしょう。
企業のニーズに合わせて最適な業者を選択することが重要です。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
企業のニーズに合わせて最適な業者を選択することが重要です。
【関連記事：中小企業向けの助成金・補助金のおすすめ12選 【採用・経営・震災で活用】】
サービス契約における相見積もり
サービス契約においても、相見積もりは有効です。価格だけでなく、サービス内容や契約期間、解約条件なども比較検討することで、自社に最適なサービスを選択できます。
オフィスクリーニングの事例
オフィスクリーニングを委託する場合、清掃範囲や頻度、時間帯などの希望を明確に提示し、複数の業者から見積もりを取得します。価格だけでなく、清掃スタッフの質や使用する洗剤の種類なども重要な比較ポイントです。
たとえば、環境に配慮した洗剤を使用している業者やダイバーシティ採用を行っている業者を選ぶことで、企業イメージの向上にもつながります。
オフィスクリーニングの例でもう一つ考えておきたいのは、定型的な依頼とスポットの依頼の違いについてです。毎日のオフィスフロア清掃を依頼している業者に、季節ごとのワックスがけを依頼したり、オフィス移転時・拡張時の大掛かりな清掃を発注したりすることもあります。日ごろの発注内容がベースとなり、値引きが受けられることもあります。今後発生しそうなイレギュラーな依頼や対応可能範囲についても、見積もりの時点で情報を得ておきましょう。
たとえば、環境に配慮した洗剤を使用している業者やダイバーシティ採用を行っている業者を選ぶことで、企業イメージの向上にもつながります。
オフィスクリーニングの例でもう一つ考えておきたいのは、定型的な依頼とスポットの依頼の違いについてです。毎日のオフィスフロア清掃を依頼している業者に、季節ごとのワックスがけを依頼したり、オフィス移転時・拡張時の大掛かりな清掃を発注したりすることもあります。日ごろの発注内容がベースとなり、値引きが受けられることもあります。今後発生しそうなイレギュラーな依頼や対応可能範囲についても、見積もりの時点で情報を得ておきましょう。
人事関連システム導入の事例
人事関連システムを導入する場合、システムの機能・導入費用・保守費用・サポート体制などを総合的に比較検討します。自社の規模やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要であり、刻々と変化する社内外の事情に合わせて、現在導入しているシステムから乗り換えることも積極的に考えたい領域です。
たとえば、オンプレミス型のシステムを用いている場合は、時代の流れにあわせてクラウド型のシステムに変更することを考えていきます。また、導入後のサポート体制が充実している業者を選ぶことも重要です。人事関連システムについては、採用に関するタスクやプライバシーレベルの極めて高い情報を扱うこともあり、急ぎの対応が発生しやすい特徴があります。業者が訪問対応するよりも、チャット対応やよくある質問集、ヘルプデスクなどが充実していて、担当者が即座に疑問や不安を解消できる手立てがあるかを見極めましょう。
また、既存の業務を自動化・簡略化できたり、効率化だけでなく組織改善のためのデータが得られたりしてDXにつながったりするシステムもあります。業務負荷が下がり、企業価値が向上するシステムであれば、費用対効果を人事業務から組織全体に広げて検討することが必要です。
人事領域の業務を一貫してサポートする「ミイダス」は、採用管理ツールとしての機能はもちろんのこと、採用した社員のコンディションを測る機能や社員の特性に応じたマネジメントを行う機能、さらに社員自らがスキルアップできる学習コンテンツなどを備えています。
たとえば、オンプレミス型のシステムを用いている場合は、時代の流れにあわせてクラウド型のシステムに変更することを考えていきます。また、導入後のサポート体制が充実している業者を選ぶことも重要です。人事関連システムについては、採用に関するタスクやプライバシーレベルの極めて高い情報を扱うこともあり、急ぎの対応が発生しやすい特徴があります。業者が訪問対応するよりも、チャット対応やよくある質問集、ヘルプデスクなどが充実していて、担当者が即座に疑問や不安を解消できる手立てがあるかを見極めましょう。
また、既存の業務を自動化・簡略化できたり、効率化だけでなく組織改善のためのデータが得られたりしてDXにつながったりするシステムもあります。業務負荷が下がり、企業価値が向上するシステムであれば、費用対効果を人事業務から組織全体に広げて検討することが必要です。
人事領域の業務を一貫してサポートする「ミイダス」は、採用管理ツールとしての機能はもちろんのこと、採用した社員のコンディションを測る機能や社員の特性に応じたマネジメントを行う機能、さらに社員自らがスキルアップできる学習コンテンツなどを備えています。
【関連記事：業務負荷が高くなる要因とは？軽減する方法や企業事例を紹介】
【関連記事：労働生産性とは？計算式と判定基準をわかりやすく解説】
【関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介】
【関連記事：労働生産性とは？計算式と判定基準をわかりやすく解説】
【関連記事：採用DXとは？導入するメリットやミイダスの事例を紹介】
工事における相見積もり
オフィス改装や設備導入などの工事においても、相見積もりは必須です。工事内容や工期、費用などを比較検討し、信頼できる業者を選びましょう。
オフィス改装工事の事例
オフィス改装工事を行う場合、設計図や仕様書を作成し、複数の業者から見積もりを取得します。
価格だけでなく、施工実績や技術力、アフターサービスなども重要な比較ポイントです。過去の施工事例を確認することで、業者の得意分野や品質を把握できます。また、工事中の近隣への配慮や安全対策なども確認しておく必要があります。
価格だけでなく、施工実績や技術力、アフターサービスなども重要な比較ポイントです。過去の施工事例を確認することで、業者の得意分野や品質を把握できます。また、工事中の近隣への配慮や安全対策なども確認しておく必要があります。
相見積もりと競争入札の違い
相見積もりは、より良い条件で取引先を選定するための情報収集を目的として行われるのに対し、競争入札は、公正かつ透明性の高い方法で契約相手を決定することを目的としています。手続きの違い
相見積もりは、企業が自社のニーズに合わせて自由に業者を選定し、見積もりを依頼します。一方、競争入札は、公的な機関や大企業などが、事前に定められた規則に基づいて入札参加者を募集し、公開の場で開札を行います。そのため、手続きの透明性や公平性が重視されます。項目 相見積もり 競争入札 目的 最適な業者選定 公正な業者選定 業者選定 発注者側が自由に選定 入札公告に基づき応募してきた業者 見積もり依頼 個別に依頼 入札仕様書に基づき作成・提出 価格決定 交渉による調整が可能 最低価格または総合評価落札方式 透明性 非公開 公開 法的拘束力 原則としてなし 原則としてあり
適用される場面の違い
相見積もりは、物品の購入からサービスの契約、工事の発注まで、幅広い場面で活用されます。企業の規模や業種をとわず、日常的に行われている手法です。一方、競争入札は、公共工事や大規模なシステム開発など、多額の予算が組まれるプロジェクトで採用されることが多い手法です。また、法令で競争入札の実施が義務付けられているケースもあります。メリット・デメリット
相見積もりと競争入札のメリットとデメリットを見てみましょう。相見積もりのメリット・デメリット
- メリット：
複数の業者から見積もりを取得することで、価格やサービス内容を比較検討し、自社にとって最適な条件で契約できる - デメリット：
見積もり依頼や比較検討に時間と手間がかかる
競争入札のメリット・デメリット
- メリット：
公正で透明性の高い業者選定プロセスにより、不正や癒着を防ぐことができる - デメリット：
手続きが複雑で、時間と費用がかかる場合がある。また、最低価格を重視するあまり、品質が犠牲になる可能性も懸念される
相見積もりと競争入札は、それぞれ異なる特徴を持つため、状況に応じて適切な方法を選択することが重要です。たとえば、少額の物品購入であれば相見積もりで十分ですが、大規模な公共工事の場合は競争入札が適しています。一旦相見積もりを取得して費用の概算を知り、具体的な計画を練って競争入札を実施することもあります。
それぞれのメリット・デメリットを理解し、プロジェクトの規模や性質、予算などを考慮して最適な方法を選びましょう。相見積もりをスムーズに進めるためのポイント適切な業者選定
相見積もりを依頼する業者は、最低でも3社以上が推奨されています。ただし、業種や案件の規模によっては、2社でも十分な場合もありますが、5社以上で比較検討することもあります。
重要なのは価格だけでなく、実績や信頼性も考慮して業者を選定することです。インターネット検索や業界団体への問い合わせ、既存取引先からの紹介などを活用して、候補となる業者をリストアップしましょう。
類似の案件を扱った実績がある業者を選ぶことで、より精度の高い見積もりを取得できるケースがあります。見積もり前に業者の実績を尋ねるために、問い合わせや顔合わせをして、業者側に希望を伝えてみるのもおすすめです。
また、購入・導入予定の製品・サービスがカスタマイズや施工・オーダーメイドを要する場合や、長期的なサポートが必要な場合は、業者を信頼し、良い付き合いができることがきわめて重要です。業者の規模や経営状況も確認することで、契約後のトラブルリスクを軽減できます。IR情報なども確認してみましょう。明確な依頼内容の提示
業者に見積もりを依頼する際には、依頼内容を明確に伝えることが非常に重要です。あいまいな依頼内容では、業者によって見積もりの範囲や内容が異なり、正確な比較ができません。以下の点を意識して、依頼内容を具体的に伝えましょう。項目 説明 例 納期 いつまでに納品が必要か 2024年3月末 数量 必要な数量 100個 仕様 製品やサービスの具体的な仕様 A4サイズ、カラー印刷、片面印刷 納品場所 どこに納品するか 東京都千代田区〇〇 その他条件 その他特別な条件 環境配慮型の資材を使用
これらの情報を書面でまとめて業者に提出することで認識の齟齬を防ぎ、スムーズな見積もり取得につながります。また複数業者に同じ内容を提示することで、公平な比較が可能になります。十分な比較検討期間の設定
見積もりを比較検討する際には、十分な時間を取りましょう。急いで決定すると、後からより良い条件の業者を見つける可能性を逃してしまうかもしれません。また、見積もり内容をしっかりと理解するためにも、時間をかけて詳細まで確認することが重要です。複雑な見積もり内容の場合は、専門家のアドバイスを受けることも検討しましょう。
業者から提出された見積書は、価格だけでなく、提供されるサービス内容や保証内容、アフターサービスなども含めて総合的に比較することが大切です。価格が安い業者を選んだ結果、品質が低かったりトラブル発生時の対応が不十分だったりするケースも少なくありません。長期的な視点で、自社にとって最適な業者を選定しましょう。機密事項保持
見積もりの段階で業者にニーズを伝えるのに際し、ある程度自社の情報を提供しなければなりません。中には機密事項も含まれることがあります。機密保持契約（NDA）を結び、自社の機密事項を守れる手立てを講じることが必要な場面もあります。
たとえば、業者が知り得る情報に以下のようなものが含まれる場合は、機密保持契約の締結を検討しましょう。- 新規事業開発に関する情報
- 人事情報
- 顧客情報
- 財務情報
- 知的財産に関する情報
- クリエイティブデータ（制作中・完成後の画像・音源・動画など）
相見積もりで稟議をあげる際の注意点稟議書作成のポイント
稟議書は、なぜその物品やサービスが必要なのか、相見積もりを実施した結果どの業者を選定するのが最適なのかを明確に示す必要があります。以下のポイントを踏まえて作成しましょう。- 件名の明確化：稟議の内容がひと目でわかるように、具体的な件名を設定する。例：「コピー機リース契約更新に伴う相見積もり結果および選定業者に関する稟議」
- 目的の明示：なぜこの稟議が必要なのか、目的を明確に記述する。例：「現行コピー機リース契約の満了に伴い、最新機種への更新による業務効率化およびコスト削減を目的とする。」
- 相見積もり結果の提示：各社から取得した見積もり内容をわかりやすく提示する。金額だけでなく、各社のサービス内容や保証についても比較できるように記載。
- 選定理由の明確化：相見積もり結果を踏まえ、どの業者を選定したのか、その理由を具体的に説明する。価格だけでなく、性能、納期、アフターサービスなども考慮した選定理由を記載することで、稟議の承認を得やすくなる。
- 導入後の効果：導入によって期待される効果を具体的に示すことで、稟議の承認を得やすくなる。数値で示せる場合は、具体的な数値を用いると効果的。例：「印刷速度の向上により、1日あたり約30分の作業時間短縮を見込む。」
必要な添付書類
稟議書には、相見積もり結果を裏付ける資料を添付する必要があります。主な添付書類は以下のとおりです。書類名 内容 各社の見積書 相見積もりで取得した全ての見積書 選定業者との契約書（案） 契約内容を確認するための資料 カタログや仕様書 選定した製品やサービスの詳細がわかる資料 社内規定（該当する場合） 稟議に関連する社内規定
その他、導入するサービスのWebサイトなども確認しておきましょう。稟議書だけでなく会議で説明する場合には、画面共有を行うなど活用すれば説明の補助資料としても使えます。承認を得やすくするための説明方法
稟議をスムーズに承認してもらうために、以下の点に注意して説明しましょう。- 簡潔でわかりやすい説明：専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で説明する
- 論理的な説明：感情論ではなく、客観的なデータや根拠に基づいて説明する
- 質問への対応：承認者からの質問には、的確に回答できるように準備しておく
導入の根拠資料を用意するだけでなく、自らが理解しておくことで、補足説明を求められた際に対応できます。購入・導入予定の製品・サービスによっては、お役立ち資料を配布している場合もあるため、それらの資料を活用することで、資料準備の手間が省けるだけでなく、より説得力の高い情報が得られます。
【無料ダウンロード】調査リリースあり／ミイダスのお役立ち資料一覧稟議却下への対応策
稟議が却下された場合は、その理由をしっかりと確認し、改善策を検討する必要があります。却下理由によっては、再稟議が必要になる場合もあります。よくある稟議却下の理由は以下のとおりです。- 明確な必要性がわからないため・根拠があいまいであるため
- 費用対効果が望ましくないため
- 購入・導入しても使いこなせそうにないため
- 同様の稟議が競合し、他方を採択したため
- 経営上の判断により、優先されなかったため
却下理由が不明確な場合は、承認者に直接確認して改善点を明確にしましょう。再稟議の際には、修正内容を明記し、なぜ修正が必要だったのかを説明することで、承認を得やすくなります。
【関連記事：稟議制度とは？種類・流れ・メリット・デメリットや承認・決裁をスムーズにするコツを解説】下請法の確認
近年の改正により、下請法（下請代金支払遅延等防止法）とガイドラインがより厳格化されています。購入・導入予定の製品・サービス提供事業者に対して、法令遵守のもと公正な取引ができるよう取り計らわなければなりません。
とくに重要なのは、いわゆる「買いたたき」の禁止です。下請法では買いたたきが禁止されています。以下のような行為は買いたたきとみなされるため、絶対に行わないようにしましょう。- 物価や原材料費が高騰しているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 人件費が上がっているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 代金・料金を著しく低い価格にするよう強要する
よくある質問（FAQ）相見積もりは何社から取れば良い？
相見積もりは、一般的には3社以上から取得することが推奨されています。3社程度の相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の比較がしやすくなり、適正価格の把握にもつながるためです。ただし、案件の規模や複雑さによっては、より多くの見積もりを取得する必要がある場合もあります。逆に、小規模な案件であれば2社でも十分な場合もあります。
重要なのは、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討を行うことです。相見積もりを行う理由を明確にし、検討すべきポイントを組織内で共有しておくことが重要です。見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は？
見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は、各社に見積もりフォーマットを統一してもらうか、主要な項目を抜き出して比較表を作成すると良いでしょう。たとえば価格、納期、サービス内容、保証期間といった項目を比較することで、業者ごとの違いが明確になります。
また不明点や疑問点があれば、各社に問い合わせて確認することも重要です。どうしても比較が難しい場合は、専門家のアドバイスを求めるのも一つの方法です。
比較表の例は以下のとおりです。項目 A社 B社 C社 価格 100万円 120万円 110万円 納期 1ヶ月 2ヶ月 1.5ヶ月 サービス内容 〇〇を含む 〇〇は別料金 〇〇を含む 保証期間 1年 2年 1年
稟議をあげたり経営会議などで説明したりする場合は、いずれにしても比較表を作成しなければなりません。稟議のフォーマットに組み込んでおくことも一案です。相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースは？
相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースとしては、以下の場合が考えられます。- 緊急性の高い案件：災害復旧など、一刻を争う場合は、迅速な対応が求められるため、相見積もりを取らずに契約することがある
- 少額の案件：少額の案件の場合、相見積もりにかかる時間や手間を考えると、相見積もりを取らずに契約する方が効率的な場合がある。ただし、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、金額にかかわらず相見積もりを取得する必要がある。
- 特殊な技術やサービスを提供できる業者が限られている場合：特定の分野で高い専門性を持つ業者や、独自の技術を持つ業者など、代替となる業者が存在しない場合は、相見積もりを取るのが難しい場合がある。ただし、その場合でも、価格やサービス内容について十分に交渉することが重要。
- 継続的な取引実績があり、信頼関係が構築されている場合：長年の取引実績があり、価格やサービス内容に問題がないと判断できる場合は、相見積もりを取らずに契約を更新することもある。ただし、定期的に相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の妥当性を確認することも重要。
上記の場合でも、価格やサービス内容について十分に確認し、納得したうえで契約することが重要です。また、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、必ず相見積もりを取得しましょう。
【関連記事：PDCAサイクルとは？基本知識、古いと言われる理由、成功事例などを解説】相見積もりを取って検討～稟議～導入を円滑化しよう相見積もりは、価格競争を促し、コスト削減につながるだけでなく、より良いサービスの提供を受けることにもつながります。適切な業者選定、明確な依頼内容の提示、十分な比較検討期間の設定など、スムーズな相見積もりのためのポイントを押さえ、稟議作成の注意点も理解したうえで、円滑な製品・サービスの購入・導入を実現しましょう。人事業務を一気通貫で支える「ミイダス」
43万7,342社（2024年1月現在）が導入するアセスメントリクルーティングサービス「ミイダス」には、「活躍要因診断」という診断機能があります。活躍要因診断は人材の適材適所配置と育成に役立つ判断材料を簡単に採用に取り入れられる機能です。自社でどのような社員が定着・活躍できるのかについて定量的な分析が可能です。活躍する社員を多項目で分析し、自社に必要な人材のコンピテンシーモデルを簡単に作成できます。
診断の内容を用いて社風や現在のチームにフィットしやすい人材を分析し、可視化できる「フィッティング人材分析」の機能もあります。採用だけではなく、異動や配置転換を検討する場合のミスマッチ回避にも重要な機能です。
採用や人材配置に役立つ客観的なデータが得られるため、稟議の承認者に対しても説明がしやすいのが特長です。実務の面でも、採用や人材配置を担当する人の感覚や力量による差やブレを防ぎ、質の高い採用活動や人事業務が可能となります。
ミイダスには活躍要因診断を受験した求職者が20万人以上登録しています。1,733もの項目から重視する特徴を絞り込んで検索でき、応募者の獲得に頭を悩ませることもありません。フィットする人材に自動でアプローチすることも可能で、採用担当者の工数を削減できるのも嬉しいポイントです。
ミイダスは採用だけに用いるのではなく、人材育成や組織開発にも役立つのが嬉しいポイント。ミイダスご契約企業様のみお使いいただける、組織に合う人材を育て、人事の力を高める「活躍ラーニング」という学習コンテンツも用意しています。活躍ラーニングには「コンピテンシー活用講座」と「バイアス診断ゲーム研修講座」があります。
各講座については以下の紹介動画もぜひご覧ください。
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採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」では、ポイントを絞った組織改善ができ、働きやすい職場づくりが可能となります。組織サーベイでは社員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが行えます。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、社員のエンゲージメントをアンケートを通して集計し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
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人事に関するシステムは数も多いため、一つのサービスで一貫して対応できるミイダスの導入は多くの企業にとって合理的な選択となります。まずは一度、ミイダスの機能をお試しください。
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相見積もりは、より良い条件で取引先を選定するための情報収集を目的として行われるのに対し、競争入札は、公正かつ透明性の高い方法で契約相手を決定することを目的としています。
| 項目 | 相見積もり | 競争入札 |
| 目的 | 最適な業者選定 | 公正な業者選定 |
| 業者選定 | 発注者側が自由に選定 | 入札公告に基づき応募してきた業者 |
| 見積もり依頼 | 個別に依頼 | 入札仕様書に基づき作成・提出 |
| 価格決定 | 交渉による調整が可能 | 最低価格または総合評価落札方式 |
| 透明性 | 非公開 | 公開 |
| 法的拘束力 | 原則としてなし | 原則としてあり |
複数の業者から見積もりを取得することで、価格やサービス内容を比較検討し、自社にとって最適な条件で契約できる
見積もり依頼や比較検討に時間と手間がかかる
公正で透明性の高い業者選定プロセスにより、不正や癒着を防ぐことができる
手続きが複雑で、時間と費用がかかる場合がある。また、最低価格を重視するあまり、品質が犠牲になる可能性も懸念される
それぞれのメリット・デメリットを理解し、プロジェクトの規模や性質、予算などを考慮して最適な方法を選びましょう。
相見積もりをスムーズに進めるためには、事前の準備と業者との適切なコミュニケーションが重要です。以下のポイントを踏まえることで、より効率的に、そして効果的に相見積もりを実施できます。
適切な業者選定
相見積もりを依頼する業者は、最低でも3社以上が推奨されています。ただし、業種や案件の規模によっては、2社でも十分な場合もありますが、5社以上で比較検討することもあります。
重要なのは価格だけでなく、実績や信頼性も考慮して業者を選定することです。インターネット検索や業界団体への問い合わせ、既存取引先からの紹介などを活用して、候補となる業者をリストアップしましょう。
類似の案件を扱った実績がある業者を選ぶことで、より精度の高い見積もりを取得できるケースがあります。見積もり前に業者の実績を尋ねるために、問い合わせや顔合わせをして、業者側に希望を伝えてみるのもおすすめです。
また、購入・導入予定の製品・サービスがカスタマイズや施工・オーダーメイドを要する場合や、長期的なサポートが必要な場合は、業者を信頼し、良い付き合いができることがきわめて重要です。業者の規模や経営状況も確認することで、契約後のトラブルリスクを軽減できます。IR情報なども確認してみましょう。
重要なのは価格だけでなく、実績や信頼性も考慮して業者を選定することです。インターネット検索や業界団体への問い合わせ、既存取引先からの紹介などを活用して、候補となる業者をリストアップしましょう。
類似の案件を扱った実績がある業者を選ぶことで、より精度の高い見積もりを取得できるケースがあります。見積もり前に業者の実績を尋ねるために、問い合わせや顔合わせをして、業者側に希望を伝えてみるのもおすすめです。
また、購入・導入予定の製品・サービスがカスタマイズや施工・オーダーメイドを要する場合や、長期的なサポートが必要な場合は、業者を信頼し、良い付き合いができることがきわめて重要です。業者の規模や経営状況も確認することで、契約後のトラブルリスクを軽減できます。IR情報なども確認してみましょう。
明確な依頼内容の提示
業者に見積もりを依頼する際には、依頼内容を明確に伝えることが非常に重要です。あいまいな依頼内容では、業者によって見積もりの範囲や内容が異なり、正確な比較ができません。以下の点を意識して、依頼内容を具体的に伝えましょう。
| 項目 | 説明 | 例 |
| 納期 | いつまでに納品が必要か | 2024年3月末 |
| 数量 | 必要な数量 | 100個 |
| 仕様 | 製品やサービスの具体的な仕様 | A4サイズ、カラー印刷、片面印刷 |
| 納品場所 | どこに納品するか | 東京都千代田区〇〇 |
| その他条件 | その他特別な条件 | 環境配慮型の資材を使用 |
これらの情報を書面でまとめて業者に提出することで認識の齟齬を防ぎ、スムーズな見積もり取得につながります。また複数業者に同じ内容を提示することで、公平な比較が可能になります。
十分な比較検討期間の設定
見積もりを比較検討する際には、十分な時間を取りましょう。急いで決定すると、後からより良い条件の業者を見つける可能性を逃してしまうかもしれません。また、見積もり内容をしっかりと理解するためにも、時間をかけて詳細まで確認することが重要です。複雑な見積もり内容の場合は、専門家のアドバイスを受けることも検討しましょう。
業者から提出された見積書は、価格だけでなく、提供されるサービス内容や保証内容、アフターサービスなども含めて総合的に比較することが大切です。価格が安い業者を選んだ結果、品質が低かったりトラブル発生時の対応が不十分だったりするケースも少なくありません。長期的な視点で、自社にとって最適な業者を選定しましょう。
業者から提出された見積書は、価格だけでなく、提供されるサービス内容や保証内容、アフターサービスなども含めて総合的に比較することが大切です。価格が安い業者を選んだ結果、品質が低かったりトラブル発生時の対応が不十分だったりするケースも少なくありません。長期的な視点で、自社にとって最適な業者を選定しましょう。
機密事項保持
見積もりの段階で業者にニーズを伝えるのに際し、ある程度自社の情報を提供しなければなりません。中には機密事項も含まれることがあります。機密保持契約（NDA）を結び、自社の機密事項を守れる手立てを講じることが必要な場面もあります。
たとえば、業者が知り得る情報に以下のようなものが含まれる場合は、機密保持契約の締結を検討しましょう。
たとえば、業者が知り得る情報に以下のようなものが含まれる場合は、機密保持契約の締結を検討しましょう。
- 新規事業開発に関する情報
- 人事情報
- 顧客情報
- 財務情報
- 知的財産に関する情報
- クリエイティブデータ（制作中・完成後の画像・音源・動画など）
相見積もりで稟議をあげる際の注意点稟議書作成のポイント
稟議書は、なぜその物品やサービスが必要なのか、相見積もりを実施した結果どの業者を選定するのが最適なのかを明確に示す必要があります。以下のポイントを踏まえて作成しましょう。- 件名の明確化：稟議の内容がひと目でわかるように、具体的な件名を設定する。例：「コピー機リース契約更新に伴う相見積もり結果および選定業者に関する稟議」
- 目的の明示：なぜこの稟議が必要なのか、目的を明確に記述する。例：「現行コピー機リース契約の満了に伴い、最新機種への更新による業務効率化およびコスト削減を目的とする。」
- 相見積もり結果の提示：各社から取得した見積もり内容をわかりやすく提示する。金額だけでなく、各社のサービス内容や保証についても比較できるように記載。
- 選定理由の明確化：相見積もり結果を踏まえ、どの業者を選定したのか、その理由を具体的に説明する。価格だけでなく、性能、納期、アフターサービスなども考慮した選定理由を記載することで、稟議の承認を得やすくなる。
- 導入後の効果：導入によって期待される効果を具体的に示すことで、稟議の承認を得やすくなる。数値で示せる場合は、具体的な数値を用いると効果的。例：「印刷速度の向上により、1日あたり約30分の作業時間短縮を見込む。」
必要な添付書類
稟議書には、相見積もり結果を裏付ける資料を添付する必要があります。主な添付書類は以下のとおりです。書類名 内容 各社の見積書 相見積もりで取得した全ての見積書 選定業者との契約書（案） 契約内容を確認するための資料 カタログや仕様書 選定した製品やサービスの詳細がわかる資料 社内規定（該当する場合） 稟議に関連する社内規定
その他、導入するサービスのWebサイトなども確認しておきましょう。稟議書だけでなく会議で説明する場合には、画面共有を行うなど活用すれば説明の補助資料としても使えます。承認を得やすくするための説明方法
稟議をスムーズに承認してもらうために、以下の点に注意して説明しましょう。- 簡潔でわかりやすい説明：専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で説明する
- 論理的な説明：感情論ではなく、客観的なデータや根拠に基づいて説明する
- 質問への対応：承認者からの質問には、的確に回答できるように準備しておく
導入の根拠資料を用意するだけでなく、自らが理解しておくことで、補足説明を求められた際に対応できます。購入・導入予定の製品・サービスによっては、お役立ち資料を配布している場合もあるため、それらの資料を活用することで、資料準備の手間が省けるだけでなく、より説得力の高い情報が得られます。
【無料ダウンロード】調査リリースあり／ミイダスのお役立ち資料一覧稟議却下への対応策
稟議が却下された場合は、その理由をしっかりと確認し、改善策を検討する必要があります。却下理由によっては、再稟議が必要になる場合もあります。よくある稟議却下の理由は以下のとおりです。- 明確な必要性がわからないため・根拠があいまいであるため
- 費用対効果が望ましくないため
- 購入・導入しても使いこなせそうにないため
- 同様の稟議が競合し、他方を採択したため
- 経営上の判断により、優先されなかったため
却下理由が不明確な場合は、承認者に直接確認して改善点を明確にしましょう。再稟議の際には、修正内容を明記し、なぜ修正が必要だったのかを説明することで、承認を得やすくなります。
【関連記事：稟議制度とは？種類・流れ・メリット・デメリットや承認・決裁をスムーズにするコツを解説】下請法の確認
近年の改正により、下請法（下請代金支払遅延等防止法）とガイドラインがより厳格化されています。購入・導入予定の製品・サービス提供事業者に対して、法令遵守のもと公正な取引ができるよう取り計らわなければなりません。
とくに重要なのは、いわゆる「買いたたき」の禁止です。下請法では買いたたきが禁止されています。以下のような行為は買いたたきとみなされるため、絶対に行わないようにしましょう。- 物価や原材料費が高騰しているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 人件費が上がっているにもかかわらず、代金・料金を据え置くよう強要する
- 代金・料金を著しく低い価格にするよう強要する
よくある質問（FAQ）相見積もりは何社から取れば良い？
相見積もりは、一般的には3社以上から取得することが推奨されています。3社程度の相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の比較がしやすくなり、適正価格の把握にもつながるためです。ただし、案件の規模や複雑さによっては、より多くの見積もりを取得する必要がある場合もあります。逆に、小規模な案件であれば2社でも十分な場合もあります。
重要なのは、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討を行うことです。相見積もりを行う理由を明確にし、検討すべきポイントを組織内で共有しておくことが重要です。見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は？
見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は、各社に見積もりフォーマットを統一してもらうか、主要な項目を抜き出して比較表を作成すると良いでしょう。たとえば価格、納期、サービス内容、保証期間といった項目を比較することで、業者ごとの違いが明確になります。
また不明点や疑問点があれば、各社に問い合わせて確認することも重要です。どうしても比較が難しい場合は、専門家のアドバイスを求めるのも一つの方法です。
比較表の例は以下のとおりです。項目 A社 B社 C社 価格 100万円 120万円 110万円 納期 1ヶ月 2ヶ月 1.5ヶ月 サービス内容 〇〇を含む 〇〇は別料金 〇〇を含む 保証期間 1年 2年 1年
稟議をあげたり経営会議などで説明したりする場合は、いずれにしても比較表を作成しなければなりません。稟議のフォーマットに組み込んでおくことも一案です。相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースは？
相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースとしては、以下の場合が考えられます。- 緊急性の高い案件：災害復旧など、一刻を争う場合は、迅速な対応が求められるため、相見積もりを取らずに契約することがある
- 少額の案件：少額の案件の場合、相見積もりにかかる時間や手間を考えると、相見積もりを取らずに契約する方が効率的な場合がある。ただし、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、金額にかかわらず相見積もりを取得する必要がある。
- 特殊な技術やサービスを提供できる業者が限られている場合：特定の分野で高い専門性を持つ業者や、独自の技術を持つ業者など、代替となる業者が存在しない場合は、相見積もりを取るのが難しい場合がある。ただし、その場合でも、価格やサービス内容について十分に交渉することが重要。
- 継続的な取引実績があり、信頼関係が構築されている場合：長年の取引実績があり、価格やサービス内容に問題がないと判断できる場合は、相見積もりを取らずに契約を更新することもある。ただし、定期的に相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の妥当性を確認することも重要。
上記の場合でも、価格やサービス内容について十分に確認し、納得したうえで契約することが重要です。また、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、必ず相見積もりを取得しましょう。
【関連記事：PDCAサイクルとは？基本知識、古いと言われる理由、成功事例などを解説】相見積もりを取って検討～稟議～導入を円滑化しよう相見積もりは、価格競争を促し、コスト削減につながるだけでなく、より良いサービスの提供を受けることにもつながります。適切な業者選定、明確な依頼内容の提示、十分な比較検討期間の設定など、スムーズな相見積もりのためのポイントを押さえ、稟議作成の注意点も理解したうえで、円滑な製品・サービスの購入・導入を実現しましょう。人事業務を一気通貫で支える「ミイダス」
43万7,342社（2024年1月現在）が導入するアセスメントリクルーティングサービス「ミイダス」には、「活躍要因診断」という診断機能があります。活躍要因診断は人材の適材適所配置と育成に役立つ判断材料を簡単に採用に取り入れられる機能です。自社でどのような社員が定着・活躍できるのかについて定量的な分析が可能です。活躍する社員を多項目で分析し、自社に必要な人材のコンピテンシーモデルを簡単に作成できます。
診断の内容を用いて社風や現在のチームにフィットしやすい人材を分析し、可視化できる「フィッティング人材分析」の機能もあります。採用だけではなく、異動や配置転換を検討する場合のミスマッチ回避にも重要な機能です。
採用や人材配置に役立つ客観的なデータが得られるため、稟議の承認者に対しても説明がしやすいのが特長です。実務の面でも、採用や人材配置を担当する人の感覚や力量による差やブレを防ぎ、質の高い採用活動や人事業務が可能となります。
ミイダスには活躍要因診断を受験した求職者が20万人以上登録しています。1,733もの項目から重視する特徴を絞り込んで検索でき、応募者の獲得に頭を悩ませることもありません。フィットする人材に自動でアプローチすることも可能で、採用担当者の工数を削減できるのも嬉しいポイントです。
ミイダスは採用だけに用いるのではなく、人材育成や組織開発にも役立つのが嬉しいポイント。ミイダスご契約企業様のみお使いいただける、組織に合う人材を育て、人事の力を高める「活躍ラーニング」という学習コンテンツも用意しています。活躍ラーニングには「コンピテンシー活用講座」と「バイアス診断ゲーム研修講座」があります。
各講座については以下の紹介動画もぜひご覧ください。
活躍ラーニングについてくわしく見る
採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」では、ポイントを絞った組織改善ができ、働きやすい職場づくりが可能となります。組織サーベイでは社員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが行えます。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、社員のエンゲージメントをアンケートを通して集計し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
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| 書類名 | 内容 |
| 各社の見積書 | 相見積もりで取得した全ての見積書 |
| 選定業者との契約書（案） | 契約内容を確認するための資料 |
| カタログや仕様書 | 選定した製品やサービスの詳細がわかる資料 |
| 社内規定（該当する場合） | 稟議に関連する社内規定 |
【関連記事：稟議制度とは？種類・流れ・メリット・デメリットや承認・決裁をスムーズにするコツを解説】
とくに重要なのは、いわゆる「買いたたき」の禁止です。下請法では買いたたきが禁止されています。以下のような行為は買いたたきとみなされるため、絶対に行わないようにしましょう。
相見積もりに関するよくある質問と回答をまとめました。
相見積もりは何社から取れば良い？
相見積もりは、一般的には3社以上から取得することが推奨されています。3社程度の相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の比較がしやすくなり、適正価格の把握にもつながるためです。ただし、案件の規模や複雑さによっては、より多くの見積もりを取得する必要がある場合もあります。逆に、小規模な案件であれば2社でも十分な場合もあります。
重要なのは、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討を行うことです。相見積もりを行う理由を明確にし、検討すべきポイントを組織内で共有しておくことが重要です。
重要なのは、複数の業者から見積もりを取得し、比較検討を行うことです。相見積もりを行う理由を明確にし、検討すべきポイントを組織内で共有しておくことが重要です。
見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は？
見積もり内容が複雑で比較しにくい場合は、各社に見積もりフォーマットを統一してもらうか、主要な項目を抜き出して比較表を作成すると良いでしょう。たとえば価格、納期、サービス内容、保証期間といった項目を比較することで、業者ごとの違いが明確になります。
また不明点や疑問点があれば、各社に問い合わせて確認することも重要です。どうしても比較が難しい場合は、専門家のアドバイスを求めるのも一つの方法です。
比較表の例は以下のとおりです。
また不明点や疑問点があれば、各社に問い合わせて確認することも重要です。どうしても比較が難しい場合は、専門家のアドバイスを求めるのも一つの方法です。
比較表の例は以下のとおりです。
| 項目 | A社 | B社 | C社 |
| 価格 | 100万円 | 120万円 | 110万円 |
| 納期 | 1ヶ月 | 2ヶ月 | 1.5ヶ月 |
| サービス内容 | 〇〇を含む | 〇〇は別料金 | 〇〇を含む |
| 保証期間 | 1年 | 2年 | 1年 |
稟議をあげたり経営会議などで説明したりする場合は、いずれにしても比較表を作成しなければなりません。稟議のフォーマットに組み込んでおくことも一案です。
相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースは？
相見積もりを取らずに契約しても問題ないケースとしては、以下の場合が考えられます。
- 緊急性の高い案件：災害復旧など、一刻を争う場合は、迅速な対応が求められるため、相見積もりを取らずに契約することがある
- 少額の案件：少額の案件の場合、相見積もりにかかる時間や手間を考えると、相見積もりを取らずに契約する方が効率的な場合がある。ただし、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、金額にかかわらず相見積もりを取得する必要がある。
- 特殊な技術やサービスを提供できる業者が限られている場合：特定の分野で高い専門性を持つ業者や、独自の技術を持つ業者など、代替となる業者が存在しない場合は、相見積もりを取るのが難しい場合がある。ただし、その場合でも、価格やサービス内容について十分に交渉することが重要。
- 継続的な取引実績があり、信頼関係が構築されている場合：長年の取引実績があり、価格やサービス内容に問題がないと判断できる場合は、相見積もりを取らずに契約を更新することもある。ただし、定期的に相見積もりを取得することで、価格やサービス内容の妥当性を確認することも重要。
上記の場合でも、価格やサービス内容について十分に確認し、納得したうえで契約することが重要です。また、社内規定で相見積もりが義務付けられている場合は、必ず相見積もりを取得しましょう。
【関連記事：PDCAサイクルとは？基本知識、古いと言われる理由、成功事例などを解説】
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相見積もりを取って検討～稟議～導入を円滑化しよう相見積もりは、価格競争を促し、コスト削減につながるだけでなく、より良いサービスの提供を受けることにもつながります。適切な業者選定、明確な依頼内容の提示、十分な比較検討期間の設定など、スムーズな相見積もりのためのポイントを押さえ、稟議作成の注意点も理解したうえで、円滑な製品・サービスの購入・導入を実現しましょう。人事業務を一気通貫で支える「ミイダス」
43万7,342社（2024年1月現在）が導入するアセスメントリクルーティングサービス「ミイダス」には、「活躍要因診断」という診断機能があります。活躍要因診断は人材の適材適所配置と育成に役立つ判断材料を簡単に採用に取り入れられる機能です。自社でどのような社員が定着・活躍できるのかについて定量的な分析が可能です。活躍する社員を多項目で分析し、自社に必要な人材のコンピテンシーモデルを簡単に作成できます。
診断の内容を用いて社風や現在のチームにフィットしやすい人材を分析し、可視化できる「フィッティング人材分析」の機能もあります。採用だけではなく、異動や配置転換を検討する場合のミスマッチ回避にも重要な機能です。
採用や人材配置に役立つ客観的なデータが得られるため、稟議の承認者に対しても説明がしやすいのが特長です。実務の面でも、採用や人材配置を担当する人の感覚や力量による差やブレを防ぎ、質の高い採用活動や人事業務が可能となります。
ミイダスには活躍要因診断を受験した求職者が20万人以上登録しています。1,733もの項目から重視する特徴を絞り込んで検索でき、応募者の獲得に頭を悩ませることもありません。フィットする人材に自動でアプローチすることも可能で、採用担当者の工数を削減できるのも嬉しいポイントです。
ミイダスは採用だけに用いるのではなく、人材育成や組織開発にも役立つのが嬉しいポイント。ミイダスご契約企業様のみお使いいただける、組織に合う人材を育て、人事の力を高める「活躍ラーニング」という学習コンテンツも用意しています。活躍ラーニングには「コンピテンシー活用講座」と「バイアス診断ゲーム研修講座」があります。
各講座については以下の紹介動画もぜひご覧ください。
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採用後のマネジメントに役立つ機能「ミイダス組織サーベイ」「はたらきがいサーベイ」では、ポイントを絞った組織改善ができ、働きやすい職場づくりが可能となります。組織サーベイでは社員に定期的なアンケートを実施し、組織の現状把握とタイミングを逃さないフォローアップが行えます。どなたでも利用できるはたらきがいサーベイを活用すれば、社員のエンゲージメントをアンケートを通して集計し、従業員満足度や貢献意欲などを数値で分析。会社の「はたらきがい」を正確に算定できます。
組織サーベイについてくわしく見る
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診断の内容を用いて社風や現在のチームにフィットしやすい人材を分析し、可視化できる「フィッティング人材分析」の機能もあります。採用だけではなく、異動や配置転換を検討する場合のミスマッチ回避にも重要な機能です。
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ミイダスには活躍要因診断を受験した求職者が20万人以上登録しています。1,733もの項目から重視する特徴を絞り込んで検索でき、応募者の獲得に頭を悩ませることもありません。フィットする人材に自動でアプローチすることも可能で、採用担当者の工数を削減できるのも嬉しいポイントです。
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