アクションプランとは？作成するメリットやポイントを解説

「なかなか目標が達成できない」「計画倒れに終わってしまう」とお悩みではありませんか？目標達成には、具体的な行動計画が不可欠です。

本記事では、アクションプランを作成するメリットや、目標達成を成功に導くアクションプランの作成方法、具体例までを網羅的に解説します。すぐに使えるテンプレートや、部門別の事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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アクションプランとは？
アクションプランの重要性
アクションプランを作成する6つのメリット
アクションプランを作成する方法
アクションプランの具体例
アクションプランを実行する際のポイント
アクションプランで、企業の作業効率を上げよう

アクションプランとは？

アクションプランとは、目標を達成するために必要な行動を具体的に計画したものです。目標達成までの手順を明確化し、実行可能なタスクに落とし込むことで、計画の実現可能性を高めます。

具体的には以下のような項目を定義します。

目標達成に必要なタスク
各タスクの担当者
必要なリソース（人材、予算、時間など）
タスクの実行期限
進捗管理の方法

単なる目標設定とは異なり、具体的な行動計画まで落とし込む点がアクションプランの特徴です。「何を」「誰が」「いつまでに」「どのように」実行するかを明確にすることで、目標達成の可能性を高め、効果的な行動を促します。

アクションプランの重要性

目標達成のためには、アクションプランの作成が重要です。アクションプランを作成することで、目標達成までの道筋を明確化し、具体的な行動計画を立てられます。

一方アクションプランがない状態では、目標達成への道筋が曖昧になるため、具体的な行動計画を立てられず、目標達成は難しくなるでしょう。

目標達成のためには現状を分析し、目標達成のための課題を明確にする必要があります。次に、その課題を解決するために行うべきことを具体的に記述したアクションプランを作成します。アクションプランを作成することで、目標達成に向けて何をすべきかが明確になり、効率良く目標達成に取り組めるのです。

アクションプランを作成する6つのメリット

アクションプランを作成するメリットは、以下の6つです。

1. やるべきことが明確になる
2. やるべきことの優先順位がつけやすくなる
3. 作業効率化につながる
4. 進捗管理がしやすくなる
5. 時間を有効活用できる
6. モチベーション維持につながる

それぞれのメリットを見ていきましょう。

1. やるべきことが明確になる

アクションプランを作成すると、目標達成のために具体的に何をすべきかが明確になります。漠然と目標を掲げるだけでは、何から手を付ければ良いか分からず、時間だけが過ぎてしまう可能性があります。アクションプランによってやるべきことが明確になれば、無駄な時間を減らし、目標達成に集中できるのです。

たとえば「新規顧客獲得」という目標を掲げているとしましょう。この目標だけでは、具体的に何をすれば良いのか分かりません。しかしアクションプランを作成すれば、以下のようにやるべきことが明確になります。

項目	内容	期限	担当者
見込み客リストの作成	既存顧客の取引先リストから抽出	1週間後	Aさん
テレマーケティングの実施	リストに基づき、電話でアプローチ	2週間後	Bさん
セミナーの開催	新規顧客獲得のためのセミナーを企画・実施	1ヶ月後	Cさん

このようにアクションプランを作成することで、目標達成に必要なタスクを具体的に洗い出し、担当者や期限を明確にできます。結果として各担当者は何をすべきか理解し、効率的に業務を進められるでしょう。

2. やるべきことの優先順位がつけやすくなる

アクションプランでは複数のタスクをリスト化し、それぞれのタスクの重要度や緊急度を評価するため、優先順位をつけやすくなります。

たとえば、以下のようにタスクを整理するとします。

タスク	重要度	緊急度	優先順位
顧客Aへの提案資料作成	高	高	1
社内会議の資料準備	中	高	2
新規顧客開拓のための市場調査	高	低	3
ウェブサイトの更新	低	低	4

このように整理することで、限られた時間の中で、どのタスクに優先的に取り組むべきかが明確になります。優先順位の高いタスクから順に取り組むことで、効率的に目標達成に近づけるのです。

また緊急度の高いタスクに追われることなく、重要なタスクに十分な時間を割けるようになります。結果として、より効果的に目標を達成できるでしょう。

3. 作業効率化につながる

アクションプランを作成することで、作業効率化につながります。アクションプランがない状態では、何から手を付けて良いのか分からず、無駄な時間を過ごしてしまう可能性があります。

たとえば「資料作成」というタスク1つとっても、アクションプランがない状態では以下のような問題が生じるかもしれません。

課題	詳細
何をすれば良いのか分からない	資料の構成、必要な情報などが不明瞭なまま作業を進めてしまい、後から大幅な修正が必要となる
必要な資料が揃っていない	資料作成に必要な資料がどこにあるのか、誰に聞けば良いのか分からず、探し回るのに時間がかかる
関係者との連携が不足している	資料の内容について、関係者との認識に齟齬があり、修正作業が発生する

アクションプランを作成することで、これらの課題を解決できるでしょう。アクションプランには、タスクの期日や担当者、必要なリソースなどが明確に記載されます。そのため、迷うことなく作業を進められ、無駄な時間を削減できるのです。

また関係者間で情報を共有することで、認識の齟齬を防ぎ、スムーズに作業を進められます。結果として、作業効率の向上につながるでしょう。

4. 進捗管理がしやすくなる

アクションプランは進捗管理を容易にします。計画段階でタスクを細分化し、それぞれに期限を設定することで、現在の進捗状況を客観的に把握できます。

たとえば、以下のような表形式で進捗を管理すれば、全体の進捗度が一目で分かります。

タスク名	期限	進捗状況	担当者
市場調査	10/31	完了	Aさん
競合分析	11/7	進行中	Bさん
顧客へのヒアリング	11/14	未着手	Cさん

また、アクションプランに基づいて定期的に進捗状況を確認することで、計画の遅延や問題点を早期に発見できます。問題が発生した場合には、迅速に対応策を講じられるため、目標達成の可能性を高めます。

さらに進捗状況を可視化することは、チームメンバー間での情報共有にも有効です。全員が現状を把握することで、協力体制が強化され、よりスムーズにプロジェクトを進められるでしょう。

5. 時間を有効活用できる

アクションプランを作成することで、時間を有効活用できるようになります。

アクションプランがない状態では、行き当たりばったりで仕事を進めてしまいがちです。たとえば「今日は何をしようかな？」と、その日の気分で仕事を決めてしまい、重要な仕事に十分な時間を割けなかったり、無駄な時間を過ごしてしまったりする可能性があります。

アクションプランを作成すれば、事前にやるべきことを洗い出し、優先順位を決めておくことが可能です。

そのため、限られた時間の中で、重要な仕事に集中して取り組めるようになります。また日々の業務に追われることなく、中長期的な視点で仕事を進めることも可能になります。

アクションプランの有無	時間の活用	業務への集中	中長期的な視点
なし	行き当たりばったり	困難	困難
あり	効率的	容易	容易

このように、アクションプランは時間を有効活用し、生産性を高めるための非常に有効なツールと言えるでしょう。

6. モチベーション維持につながる

アクションプランは、目標達成へのモチベーション維持にもつながります。漠然とした目標だけでは、なかなか行動に移すのが難しい、または行動が続かないという方もいるのではないでしょうか。

アクションプランを作成することで、「いつまでに」「何を」「どのように」やるべきかが明確になります。目標達成までの道のりが可視化されることで、次に何をすべきか迷うことがなくなります。

また、小さなタスクを1つずつクリアしていくたびに達成感を得られるため、モチベーションを高く維持したまま、最後までやり遂げられる可能性が高まります。

目標達成までのプロセスを可視化し、こまめな達成感を味わうことは、モチベーション維持に効果的です。

行動	メリット
目標設定	達成したい目標を明確にすることで、モチベーション維持につながる
細分化	小さなタスクをクリアしていくことで達成感を味わえる
可視化	進捗状況を把握しやすく、モチベーション維持につながる

たとえば「資格試験に合格する」という目標を立てたとします。この目標だけでは、何から始めたら良いのかわからず、なかなか勉強を始める気になれない方もいるでしょう。

しかし試験日までの期間で、いつまでにどの科目を勉強するか、1日にどれくらいの時間勉強するかといったアクションプランを作成すれば、具体的な行動目標が明確になり、勉強を継続するためのモチベーション維持につながります。

アクションプランを作成する方法

ではアクションプランをどのように作成すればよいのでしょうか。アクションプランを作成する流れは以下のとおりです。

1. 目標を設定する
2. 目標を達成するために、何をやるべきかを明確にする
3. リソースを割り当てる
4. タスクの優先順位を決める
5. 期限を決める
6. 実行・モニタリングを実施する

1. 目標を設定する

アクションプランを作成するにあたって、まず何よりも重要なのが目標設定です。目標を定めなければ、具体的な行動計画も立てられません。目標設定を適切に行うことで、アクションプランはより効果を発揮します。

目標設定では「SMARTの法則」を意識することが重要です。SMARTの法則とは、目標設定の際に考慮すべき5つの要素の頭文字をとったものです。

要素	説明	例
Specific（具体的）	誰が見ても理解できるくらい具体的な目標を設定する	新規顧客獲得数を100件増やす
Measurable（測定可能）	達成度を測る数値目標を設定する	売上高を前年比120%にする
Achievable（達成可能）	現実的で達成可能な目標を設定する	社内アンケートの満足度を10ポイント向上させる
Relevant（関連性）	目標が上位目標と関連しているかを確認する	新規事業の立ち上げ
Time-bound（期限付き）	目標達成のための期限を設定する	3ヶ月以内に達成する

SMARTの法則に基づいて目標を設定することで、目標達成の可能性を高められます。

2. 目標を達成するために、何をやるべきかを明確にする

目標を達成するためには、何をやるべきかを明確にする必要があります。そのためには、目標を細分化し、具体的なタスクに落とし込むことが重要です。

たとえば「新規顧客100社獲得」という目標を立てたとします。この目標を達成するためには、どのようなタスクが必要でしょうか。以下に、タスクの例を挙げます。

タスク	内容
営業リストの作成	潜在顧客のリストを作成する
テレアポの実施	潜在顧客に電話をかけ、アポイントを獲得する
訪問の実施	顧客を訪問し、提案を行う
提案資料の作成	顧客に提案するための資料を作成する
見積書の作成	顧客に見積書を提出する
契約の締結	顧客と契約を締結する

このように目標を細分化し、具体的なタスクに落とし込むことで、何をやるべきかが明確になります。また、タスクを細分化することで、各タスクにかかる時間や工数を見積もりやすくなります。

タスクを洗い出す際には、ブレインストーミングやKJ法などを活用すると、多くのアイデアを創出できます。関係者と議論しながら、抜け漏れなくタスクを洗い出しましょう。

【関連記事：KJ法とは？やり方やメリット・デメリット、ビジネスでの活用方法を紹介】

3. リソースを割り当てる

アクションプランを実行するには、必要なリソースを適切に割り当てる必要があります。リソースには、人、モノ、金、情報、時間などさまざまなものがあります。

たとえば新しい商品を開発する場合、開発に必要な人員、開発費用、開発期間などを確保する必要があります。

リソース割り当ての際には、以下の点を考慮すると良いでしょう。

考慮すべき点	説明
目標	目標を達成するために必要なリソースは何か？
制約	利用できるリソースにはどのような制約があるか？（予算、人員、期間など）
優先順位	どのタスクにどの程度のリソースを割り当てるべきか？
リスク	リソースが不足した場合、どのようなリスクがあるか？

限られたリソースを有効活用するためには、各タスクに必要なリソースを明確にし、適切に配分することが重要です。必要に応じて、リソースの追加や再配分も検討しましょう。

4. タスクの優先順位を決める

目標達成のために必要なタスクを洗い出したら、次に優先順位を決めましょう。優先順位を決めることで、限られた時間とリソースを効率的に活用できます。

優先順位を決めるための代表的な方法は、以下のとおりです。

緊急度と重要度で判断する

緊急度と重要度の2軸でタスクを分類する「緊急度・重要度マトリクス」を用いることで、どのタスクに優先的に取り組むべきかを判断できます。

	緊急度　高	緊急度　低
重要度　高	最優先で取り組む	計画的に取り組む
重要度　低	必要に応じて取り組む	後回しにするかやらない

期限が近いタスクを優先する

期限が近いタスクを優先的に処理することで、締め切りに間に合わないといったリスクを回避できます。

工数が少ないタスクを優先する

工数が少ないタスクを優先的に処理することで、短時間で多くのタスクを完了できます。これは、モチベーションの維持にも効果的です。

これらの方法を参考に、状況に応じて適切な方法を選択しましょう。

5. 期限を決める

アクションプランに期限を設定することは、計画の実行と目標達成において非常に重要です。期限は、タスクの完了目標時期を示すだけでなく、モチベーション維持と進捗管理にも役立ちます。

期限設定には、タスクの規模や複雑さを考慮する必要があります。小さくて簡単なタスクには短い期限を、複雑で時間のかかるタスクには、より長い期限を設定します。複数のタスクが関連している場合は、依存関係を明確にして、それぞれのタスクの期限を調整しましょう。

具体的な期限設定の方法としては、カレンダーやガントチャートなどを活用する方法が効果的です。ガントチャートは、プロジェクトの開始日と終了日、タスクの依存関係、各タスクの担当者などを視覚的に表示できるため、進捗状況を把握しやすくなります。

タスク名	開始日	終了日	担当者
市場調査	2024/1/5	2024/1/15	Aさん
競合分析	2024/1/8	2024/1/22	Bさん
製品開発	2024/1/15	2024/2/28	Cさん

のように期限を明確に設定することで、各タスクの進捗を把握しやすくなり、遅延が発生した場合にも迅速に対応できます。また期限を意識することで、集中力と生産性を高め、目標達成の可能性を高められます。

6. 実行・モニタリングを実施する

アクションプランを作成したら、いよいよ実行です。計画に沿ってタスクを着実に実施していきましょう。

実行にあたっては、モニタリングも欠かせません。進捗状況を定期的に確認することで、計画通りに進んでいるか、遅延が発生していないかなどを把握できます。

モニタリングは以下のような表を用いて行うと便利です。

タスク名	期限	担当者	進捗状況
資料作成	10/27	Aさん	完了
顧客訪問	10/30	Bさん	50%
契約締結	11/15	Cさん	未着手

もし遅延が発生している場合は、その原因を分析し、対策を講じる必要があります。たとえば担当者に負荷が集中している場合は、タスクを再割り当てしたり、期限を調整したりするなどの対応が必要です。

また、状況の変化に応じてアクションプランを修正することも重要です。市場環境の変化や予期せぬトラブルなどによって、当初の計画通りに進まない場合もあります。そのような場合は柔軟に計画を見直し、軌道修正を行いましょう。

モニタリングと軌道修正を繰り返すことで、アクションプランを効果的に実行し、目標達成に近づけられます。

アクションプランの具体例

理解を深めるために、アクションプランの具体例を紹介します。

営業の場合
人事の場合
教育の場合

営業の場合

営業部門におけるアクションプラン策定は、売上目標の達成に不可欠です。ここでは新規顧客獲得に焦点を当てた例を挙げ、具体的な内容を解説します。

項目	内容
目標	3ヶ月で新規顧客を10社獲得する
戦略	ウェブ広告、展示会出展、紹介営業
行動	・ウェブ広告：毎月10万円の予算で広告掲載、週次で効果測定・展示会出展：月1回ペースで出展、展示会後1週間以内にフォローアップ・紹介営業：既存顧客へ紹介依頼、月に5件の紹介獲得を目指す
期限	月末まで
担当者	営業部員全員
KPI	ウェブ広告からの問い合わせ数、展示会来場者数、紹介成立数

このように、目標達成に必要な具体的な行動を明確化することで、営業活動の効率化と売上向上を実現できます。

人事の場合

人事におけるアクションプラン策定は、組織目標達成に直結する重要な業務です。たとえば「採用」「教育」「評価」などの各分野で具体的な目標を設定し、達成に向けた計画を立てます。

項目	具体的な内容	KPI/KGI	期限	担当者
新卒採用	説明会参加者100名、採用内定者10名	説明会参加人数、内定承諾人数	4月末	採用担当
社員研修	研修参加率100%、参加者満足度90%	参加率、満足度アンケート結果	6月末	人事教育担当
人事評価制度改定	従業員満足度80%以上	満足度アンケート結果	12月末	人事企画担当

上記は一例ですが、各項目にKPI/KGI、期限、担当者を設定することで進捗管理を行いやすくなります。目標達成の妨げとなるリスクも事前に予測し、対応策を検討しておくことも重要です。状況に応じて柔軟に計画を見直すことで、効果的な人事施策を実現できるでしょう。

教育の場合

教育分野におけるアクションプラン策定は、生徒の学習効果向上や教員の指導力向上、学校全体の質的向上に役立ちます。ここでは、具体的な例を3つ紹介します。

1. 生徒の学習成果向上のための個別学習プラン

項目	内容
目標	英単語テストで80点以上取得する
具体的な行動	毎日30個の英単語を暗記する、アプリを活用して発音練習を行う
リソース	英単語帳、単語学習アプリ、担任の先生への質問
期限	3ヶ月後

2. 教員の指導力向上のための研修プラン

項目	内容
目標	最新のICT機器を活用した授業を展開できるようになる
具体的な行動	ICT機器操作研修に参加する、研修内容を踏まえた模擬授業を実施する
リソース	研修費用、ICT機器、指導教官
期限	半年後

3. 学校全体の質的向上のための環境整備プラン

項目	内容
目標	生徒が安心して学習できる環境を整備する
具体的な行動	図書館の蔵書を増やす、老朽化した校舎の改修を進める
リソース	予算、業者選定、PTAとの連携
期限	1年後

これらのプランは、定期的な進捗管理と必要に応じた修正を行うことで、より効果的なものとなります。

アクションプランを実行する際のポイント

アクションプランを実行する際のポイントは以下のとおりです。

KPIを整える
リスクを予測する
進捗管理を行う
状況に合わせて柔軟に対応する
目的を見失わない

それぞれのポイントを見ていきましょう。

KPIを整える

アクションプランを実行する上でKPIの設定は非常に重要です。KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「主要業績評価指標」と言います。簡単に言うと、目標達成度合いを測るための指標のことです。

KPIを設定することで、目標達成に向けた進捗状況を客観的に把握できます。KPIの設定方法は以下のとおりです。

1. 目標を明確にする
2. 目標達成のための具体的な施策を決定する
3. 各施策のKPIを設定する（KPIは目標と関連性があり、測定可能なものにする）
4. KPIの目標値を設定する
5. 定期的にKPIをモニタリングし、進捗状況を把握する
6. 必要に応じてアクションプランの内容を修正する

たとえば、ある商品の売上を向上させるという目標を立てたとしましょう。この場合、KPIとして「売上高」「顧客数」「ウェブサイトへのアクセス数」などを設定できます。これらのKPIを定期的にモニタリングすることで、目標達成に向けた進捗状況を把握し、必要に応じて軌道修正を行えます。

【関連記事：人事組織のKPI指標例を一覧で紹介！人材管理や育成・採用など】

リスクを予測する

アクションプランを実行するうえで、リスクの予測は欠かせません。リスクを予測することで、事前に対策を講じられるため、目標達成の可能性を高められます。

リスクには、大きく分けて「内的リスク」と「外的リスク」があります。

リスク	内容	例
内的リスク	自身に起因するリスク	担当者のスキル不足、モチベーションの低下
外的リスク	自身ではコントロールできないリスク	競合他社の動向、市場環境の変化

リスクを予測する際は、起こりうるリスクを洗い出し、それぞれの発生確率と影響度を評価します。そのうえで、発生確率と影響度が高いリスクへの対策を優先的に検討します。

たとえば「営業目標を達成できない」というリスクに対して、以下のように対策を検討しましょう。

リスク	発生確率	影響度	対策
目標未達	高	高	顧客へのアプローチ回数を増やす、新たな販売チャネルを開拓する

このようにリスクを予測し、適切な対策を講じることで、アクションプランを成功に導けるのです。

進捗管理を行う

アクションプランは作って終わりではありません。計画通りに実行されているか、定期的に進捗管理を行いましょう。そうすることで現状を把握し、問題点や課題を早期に発見できます。

進捗管理を行う方法として、ガントチャートの作成がおすすめです。ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールを視覚的に管理するための表を指し、以下のような項目を記載します。

タスク名	開始日	終了日	担当者名	進捗状況
顧客へのヒアリング	2024/04/01	2024/04/07	営業担当A	100%
提案書の作成	2024/04/08	2024/04/14	営業担当B	50%
顧客へのプレゼンテーション	2024/04/15	2024/04/15	営業担当C	0%

このようにタスク名、開始日、終了日、担当者名、進捗状況を記入することで、プロジェクトの進捗状況を可視化できます。

進捗が遅れている場合は、その原因を分析し、対策を講じます。たとえば、担当者に負荷が集中している場合は、タスクの再割り当てや、人員の追加を検討します。また、想定外の事態が発生した場合は、アクションプラン自体を見直す必要もあるでしょう。

このように進捗管理を行うことで、アクションプランを成功に導けます。

状況に合わせて柔軟に対応する

アクションプランは、あくまで目標達成のための「道筋」です。ビジネス環境や組織の状況は常に変化するため、当初の計画通りに進まない場合も想定されます。

たとえば予期せぬトラブルが発生したり、市場の動向が変化したりするなど、計画の修正が必要となる場合もあるでしょう。

そのため、定期的に進捗状況を確認し、必要に応じてアクションプランの内容を柔軟に見直すことが重要です。

状況の変化	対応
競合他社の参入	新たな顧客獲得戦略の策定
担当者の急な異動	タスクの再割り振り、引継ぎの徹底
予期せぬトラブル発生	原因分析と対策、代替案の実施

状況の変化に柔軟に対応することで、目標達成の可能性を高められます。変化を恐れず、常に最適な方法を模索する姿勢が重要です。

目的を見失わない

アクションプランは、設定した目標を達成するための具体的な行動計画です。しかし、計画を実行していくうちに、当初の目的を見失ってしまうことがあります。目的を見失ってしまうと、アクションプランは効果を発揮しません。

見失いがちな状況	対応策
日々の業務に追われて、本来の目的を忘れてしまう	定期的に目標を確認する
周囲の意見に流されて、自分の考えが分からなくなる	自分の考えを明確に持つ
困難に直面して、諦めてしまう	困難を乗り越えるための方法を考える

目的を見失わないためには、以下の点に注意することが重要です。

目標を常に意識する
周囲の意見に惑わされない
困難にぶつかっても諦めない

これらの点に注意することで、アクションプランを効果的に実行し、目標を達成できます。常に目標を意識し、周囲の意見に惑わされず、困難にぶつかっても諦めないようにしましょう。

アクションプランで、企業の作業効率を上げよう

本記事では、アクションプランとは何か、作成するメリット、作成する際のポイントなどを解説しました。

アクションプランとは、目標達成のための具体的な手順を記した計画のことです。目標達成をより確実なものにするために重要な役割を果たします。アクションプランを作成することで、やるべきことの明確化や作業効率化など多くのメリットをもたらします。

アクションプランを作成し実行することで、目標達成の可能性を高め成功へと導けるでしょう。計画的に目標達成を目指したい方は、ぜひアクションプランを活用してみてください。