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既存顧客との関係強化や新規顧客の開拓を行う際に欠かせない「出張」。とはいえ、担当部署にとって出張管理は複雑で苦労が多いものです。
本記事では、出張の定義や従業員に出張を依頼するメリット、出張管理する際のポイントを紹介します。また、ミイダスでは採用に関する資料を無料で提供しています。ぜひこちらもあわせてご活用ください。
【無料ダウンロード】スタートアップ人事必見！ 令和版：採用面接の質問内容とは本記事では、出張の定義や従業員に出張を依頼するメリット、出張管理する際のポイントを紹介します。また、ミイダスでは採用に関する資料を無料で提供しています。ぜひこちらもあわせてご活用ください。
▼この記事でわかること
出張とは？定義を説明
たとえば出張は、以下のようなメリットをもたらします。- 新規顧客の開拓
- 取引先との関係強化
- 市場調査
- 情報収集 など
一方、出張は旅費交通費などの費用や、従業員の労働時間などのコストが発生します。そのため、企業は業務の効率性と費用対効果を考慮しながら、出張を適切に管理していく必要があるのです。企業における出張のメリット
- 既存顧客との関係強化
- 新規顧客の開拓
- 市場調査
- 従業員のスキルアップやモチベーション向上
- 税金対策
それぞれのメリットを説明します。既存顧客との関係強化
出張は既存顧客との関係強化に大きく貢献します。顔を合わせて直接コミュニケーションを取ることで、信頼関係をより一層深めることができるからです。
たとえば定期的な訪問や、顧客の課題解決につながる提案を行うことで顧客満足度を高め、長期的な取引関係を築けます。顧客の企業文化やビジネス慣習を肌で感じ取れるため、より深くニーズを理解し、適切な提案やサポートを提供することも可能です。
さらに顧客との距離が縮まることで、新たなビジネスチャンスにつながる可能性も広がります。顧客との信頼関係を基盤に、新たな製品やサービスの提案、共同プロジェクトの立ち上げなど、さらなるビジネス拡大を目指せるでしょう。新規顧客の開拓
出張は新規顧客の開拓という重要な役割も担っています。企業は既存顧客との取引だけでなく、新規顧客を獲得することで、さらなる事業拡大や収益向上を目指しています。
新規顧客の開拓は、企業が将来的に成長を行ううえで必要不可欠です。新規顧客は企業に新たな収益源をもたらすだけではなく、既存の顧客との取引では得られないような、貴重な意見やアイデアを提供してくれる可能性も秘めているのです。
出張を通じて直接顧客と顔を合わせることで、より深く企業や商品について理解してもらいやすくなります。また顧客のニーズを直接聞き取り、その場で提案を行うなど密接なコミュニケーションを行うことで、成約率の向上も見込めるでしょう。
さらに展示会やセミナーなどに参加するための出張は、多くの潜在顧客にアプローチできる絶好の機会となります。企業は積極的にこれらのイベントに出展・参加することで、効率的に新規顧客の開拓を進められるでしょう。
市場調査
出張を通して実際に現地に赴くことで、机上では得られないリアルな市場調査が可能になります。顧客ニーズや競合の状況、市場トレンドなどを肌で感じ取ることができます。- 顧客への訪問やアンケート調査を通じて、ニーズや潜在的な需要を把握できる
- 競合の店舗やサービスを視察することで、自社の強みや弱みを分析できる
- 展示会や見本市に参加することで、最新の業界動向や技術革新の情報収集ができる
出張で現地を訪れることで、今後の事業戦略や商品開発、マーケティング戦略などに役立つでしょう。従業員のスキルアップやモチベーション向上
出張は、従業員のスキルアップやモチベーション向上にもつながります。
たとえば普段とは異なる環境で業務を行うことで、新しい知識やスキルを習得する機会が得られます。また社外のさまざまな人と関わることで、コミュニケーション能力や問題解決能力を高めることも期待できます。
さらに責任ある仕事を任されることで、従業員のモチベーション向上や企業へのエンゲージメント強化にもつながります。出張は従業員にとって成長の機会となり、なお企業の成長にも貢献すると言えるでしょう。税金対策
出張費のなかには、一定の要件を満たせば従業員の方の所得税の課税対象とならず、会社側も経費として計上できるものがあります。
従業員側が所得税の課税対象とならないためには、出張費が「業務遂行上必要なものであり、かつ社会通念上相当と認められる金額であること」という要件を満たす必要があります。
たとえば業務に必要な交通費や宿泊費などは、一般的に所得税の課税対象となりません。
会社側も業務に関連する費用であることが明確であれば、出張費を経費として計上できます。
適切な出張費の処理を行うことは、従業員・会社双方にとっても税金面でメリットがあると言えるでしょう。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁出張の範囲と判断基準日帰りなのか、宿泊を伴うのか、業務内容はどういったものなのかによって「出張」とみなされる範囲は変わってきます。日帰り出張と宿泊出張の線引き
「日帰り出張」と「宿泊出張」の線引きはおもに、「移動時間」「移動距離」「業務内容」を考慮して判断します。項目 内容 移動時間 片道2～3時間を目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 移動距離 片道100～200kmを目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 業務内容 会議や訪問など、拘束時間が長く、肉体的・精神的負担が大きい場合は宿泊出張を検討
上記はあくまでも一般的な目安であり、企業によっては独自の規定を設けている場合があります。
たとえば就業時間の開始・終了時刻や、休憩時間の扱いなどが定められているケースもあります。
また業界の慣習や、社員の健康面への配慮なども考慮する必要があります。重要なのは、会社として明確な基準を設け、従業員に周知しておくことです。「出張」と「社用外出」
「出張」と「社用外出」は、どちらも業務のために勤務地を離れることを指しますが、その範囲や費用負担、目的などが異なります。
「出張」は、原則として会社が旅費を負担し、従業員は会社の指示に従って業務を行います。 一方「社用外出」は、業務に必要な範囲内での外出であり、費用負担は会社が定めた規定に基づきます。
一般的に「出張」は、より長距離・長期間にわたる業務、「社用外出」は短距離・短時間の業務のことです。ただし、会社によっては「出張」と「社用外出」の定義が異なる場合があります。
「出張」と「社用外出」を適切に区別することで、業務の効率化や経費の適正化を図ることができます。
上記の違いを踏まえて、業務内容や目的、緊急性などを総合的に判断し、「出張」か「社用外出」かを適切に見極める必要があります。出張に伴う手当と経費
出張手当
出張手当とは、社員が業務で会社が命じた業務のために出張する場合に、会社が支給する手当です。移動にかかる時間や労力に対する費用や、宿泊を伴う場合の負担を軽減することを目的としています。
出張手当は、労働基準法で定められたものではありません。そのため、支給の有無や金額、計算方法は会社ごとに異なります。就業規則で「出張旅費規程」などを定めているケースが多く見られます。
一般的には移動距離や時間、宿泊の有無などを考慮して計算されます。たとえば日当や宿泊費、移動費などが含まれます。
従業員にとって、出張手当は金銭的な負担を軽減し、安心して業務に集中できるというメリットがあります。また企業にとっても、従業員のモチベーション向上や優秀な人材の確保につながるのです。出張経費
出張経費とは、社員が出張業務を行う際に実際に必要となる費用のことを指します。企業は、従業員に対してこれらの経費を負担する義務があります。
出張経費として認められる費用項目は企業によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。- 交通費：電車代、バス代、航空券代、タクシー代など
- 宿泊費：ホテル代、旅館代など
- 食費：朝食代、昼食代、夕食代など
- 通信費：電話代、インターネット接続料など
- 雑費：会議費、資料作成費、コピー代など
上記の費用を精算する際には、領収書を必ず保管し、会社に提出する必要があります。企業は、従業員から提出された領収書に基づいて、出張経費の精算を行います。
出張経費の精算方法や上限額は、企業によって異なります。事前に会社の規定を確認しましょう。また企業によっては経費削減のために、従業員に対して格安航空会社やビジネスホテルの利用を推奨している場合があります。【まとめ】出張手当と出張経費の違い
出張手当と出張経費は、どちらも従業員が出張に伴い負担する費用を補填するものです。しかし、その目的や支給基準が異なります。項目 出張手当 出張経費 目的 出張に伴う労働の対価、または精神的・肉体的負担に対する慰労金 実費精算（領収書などが必要） 支給基準 労働時間、移動距離、出張先など 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など） 課税対象 原則として給与所得として課税 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など）
出張手当は、従業員が労働の対価として受け取る賃金の一部とみなされるため、所得税や社会保険料の対象となります。
一方、出張経費は、業務遂行のために必要な費用を会社が負担するものであり、従業員の所得とはみなされません。ただし、業務上必要と認められる範囲を超える部分は、従業員の所得とみなされ、課税対象となる場合があります。
企業は出張手当と出張経費の違いを正しく理解し、適切に支給する必要があります。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁出張を管理する際のポイント
- 業務効率化
- コスト削減
- コンプライアンス遵守
上記3つのポイントを踏まえて、自社の課題や状況に合わせて出張管理体制を構築していくことが大切です。業務効率化
出張管理を効率化することは、企業にとって多くのメリットがあります。従来の紙やExcelを使った管理では、申請・承認プロセスに時間がかかったり、担当者の負担が大きくなったりするなど非効率な側面がありました。
そこで出張管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率を大幅に向上させることができます。
出張管理システムを導入するおもなメリットは、以下のとおりです。- 申請・承認のワークフローを電子化することで、書類のやり取りや押印の手間を省き、業務を迅速化
- 交通機関や宿泊施設の予約をシステム上で行うことで、社員は簡単に予約ができ、企業は出張費用を一括管理
- 出張旅費の精算業務を自動化することで、入力ミスや不正を防ぎ、経理担当者の負担を軽減
- 出張に関するデータの一元管理が可能となり、分析結果に基づいた出張費用の適正化や業務改善
出張管理システムを導入することで、企業は業務効率を大幅に向上させ、コスト削減やコンプライアンス強化、社員の負担軽減を実現できます。コスト削減
出張費は企業にとって大きなコストとなります。そのため、出張費用を削減することは、企業の収益向上に大きく貢献します。
出張費用を削減する方法は以下のとおりです。削減方法 内容 交通手段の見直し 移動距離や時間、費用を比較検討し、LCCや早割などを活用することで、交通費を削減できる 交渉による割引 出張が多い企業の場合、航空会社やホテルと年間契約を結ぶことで、割引を受けられる場合がある 宿泊施設の見直し 会社指定の宿泊施設や、ビジネスホテルの活用、早期予約割引などを利用することで、宿泊費を削減できる オンライン会議の活用 移動を伴わないオンライン会議システムを導入することで、移動費や宿泊費などのコストを大幅に削減できる 従業員の意識改革 出張費を削減するために、なぜコスト削減が必要なのかを社員に理解させ、意識改革を促す
上記の方法を取り入れるだけでも、かなりのコストを削減できます。とはいえ、従業員の負担が大きくなることも避けたいものです。一気に対策するのではなく、一つの方法を取り入れて様子を見るとよいでしょう。コンプライアンス遵守
出張におけるコンプライアンス遵守とは、法令や企業のルールに従って、出張業務を適切に行うことを意味します。 企業が社会的責任を果たし、健全な事業活動を継続していくうえで大切です。
出張費の不正請求や水増し請求は、企業のコンプライアンス違反として厳しく罰せられる恐れがあります。また、出張に関する個人情報の適切な管理も行う必要があります。企業は個人情報保護法などの法令に従い、従業員のプライバシー保護に努めなければなりません。
たとえば内部監査の実施も有効な手段です。定期的に出張費の運用状況をチェックし、問題点があれば改善していくことで、コンプライアンス違反のリスクを低減できるでしょう。
さらにコンプライアンス遵守を徹底するために、出張旅費規程を整備し、従業員への教育や研修を定期的に実施する必要があります。 コンプライアンス違反が発生した場合の報告体制や処分規定を明確化しておくことも重要です。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】出張のよくある質問
Q1.出張の範囲はどこまで？
企業や就業規則によって異なりますが、一般的には業務の必要性、緊急性、重要性、移動時間や距離などを考慮して判断されます。日帰りでも「出張」と認められるケースもあります。Q2.出張中の移動時間は労働時間に含まれる？
原則として労働時間に含まれます。ただし、移動手段や時間帯によって扱いが異なる場合があります。たとえば、始業時間前に自宅から空港へ移動する時間は労働時間として認められないケースがあります。詳しくは、会社の就業規則や労働基準法を確認しましょう。Q3.出張で余った交通費や宿泊費はどうすればいい？
原則として会社に返金する必要があります。ただし、会社によっては一定額までは自己負担となる場合もあります。経費精算のルールに従って手続きを行いましょう。Q4.私用の用事を済ませるため、出張を延長することは可能？
原則として認められません。業務上の必要性がない限り、私用で出張を延長することはできません。ただし、やむを得ない事情がある場合は事前に上司の許可を得るなど、会社のルールに従う必要があります。出張に伴う費用やリスクを考慮し、改めて出張の目的を明確化しよう
出張は、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査や従業員のスキルアップなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。しかし出張に伴う費用や労力、リスクなどを考慮し、適切な計画と管理を行う必要があります。
出張の目的を改めて明確化し、作業効率化やコスト削減、コンプライアンスを遵守したうえで出張を行うことで、企業の成長につながるでしょう。
たとえば出張は、以下のようなメリットをもたらします。
企業において出張はさまざまなメリットをもたらします。
- 既存顧客との関係強化
- 新規顧客の開拓
- 市場調査
- 従業員のスキルアップやモチベーション向上
- 税金対策
それぞれのメリットを説明します。
既存顧客との関係強化
出張は既存顧客との関係強化に大きく貢献します。顔を合わせて直接コミュニケーションを取ることで、信頼関係をより一層深めることができるからです。
たとえば定期的な訪問や、顧客の課題解決につながる提案を行うことで顧客満足度を高め、長期的な取引関係を築けます。顧客の企業文化やビジネス慣習を肌で感じ取れるため、より深くニーズを理解し、適切な提案やサポートを提供することも可能です。
さらに顧客との距離が縮まることで、新たなビジネスチャンスにつながる可能性も広がります。顧客との信頼関係を基盤に、新たな製品やサービスの提案、共同プロジェクトの立ち上げなど、さらなるビジネス拡大を目指せるでしょう。
たとえば定期的な訪問や、顧客の課題解決につながる提案を行うことで顧客満足度を高め、長期的な取引関係を築けます。顧客の企業文化やビジネス慣習を肌で感じ取れるため、より深くニーズを理解し、適切な提案やサポートを提供することも可能です。
さらに顧客との距離が縮まることで、新たなビジネスチャンスにつながる可能性も広がります。顧客との信頼関係を基盤に、新たな製品やサービスの提案、共同プロジェクトの立ち上げなど、さらなるビジネス拡大を目指せるでしょう。
新規顧客の開拓
出張は新規顧客の開拓という重要な役割も担っています。企業は既存顧客との取引だけでなく、新規顧客を獲得することで、さらなる事業拡大や収益向上を目指しています。
新規顧客の開拓は、企業が将来的に成長を行ううえで必要不可欠です。新規顧客は企業に新たな収益源をもたらすだけではなく、既存の顧客との取引では得られないような、貴重な意見やアイデアを提供してくれる可能性も秘めているのです。
出張を通じて直接顧客と顔を合わせることで、より深く企業や商品について理解してもらいやすくなります。また顧客のニーズを直接聞き取り、その場で提案を行うなど密接なコミュニケーションを行うことで、成約率の向上も見込めるでしょう。
さらに展示会やセミナーなどに参加するための出張は、多くの潜在顧客にアプローチできる絶好の機会となります。企業は積極的にこれらのイベントに出展・参加することで、効率的に新規顧客の開拓を進められるでしょう。
新規顧客の開拓は、企業が将来的に成長を行ううえで必要不可欠です。新規顧客は企業に新たな収益源をもたらすだけではなく、既存の顧客との取引では得られないような、貴重な意見やアイデアを提供してくれる可能性も秘めているのです。
出張を通じて直接顧客と顔を合わせることで、より深く企業や商品について理解してもらいやすくなります。また顧客のニーズを直接聞き取り、その場で提案を行うなど密接なコミュニケーションを行うことで、成約率の向上も見込めるでしょう。
さらに展示会やセミナーなどに参加するための出張は、多くの潜在顧客にアプローチできる絶好の機会となります。企業は積極的にこれらのイベントに出展・参加することで、効率的に新規顧客の開拓を進められるでしょう。
市場調査
出張を通して実際に現地に赴くことで、机上では得られないリアルな市場調査が可能になります。顧客ニーズや競合の状況、市場トレンドなどを肌で感じ取ることができます。
- 顧客への訪問やアンケート調査を通じて、ニーズや潜在的な需要を把握できる
- 競合の店舗やサービスを視察することで、自社の強みや弱みを分析できる
- 展示会や見本市に参加することで、最新の業界動向や技術革新の情報収集ができる
出張で現地を訪れることで、今後の事業戦略や商品開発、マーケティング戦略などに役立つでしょう。
従業員のスキルアップやモチベーション向上
出張は、従業員のスキルアップやモチベーション向上にもつながります。
たとえば普段とは異なる環境で業務を行うことで、新しい知識やスキルを習得する機会が得られます。また社外のさまざまな人と関わることで、コミュニケーション能力や問題解決能力を高めることも期待できます。
さらに責任ある仕事を任されることで、従業員のモチベーション向上や企業へのエンゲージメント強化にもつながります。出張は従業員にとって成長の機会となり、なお企業の成長にも貢献すると言えるでしょう。
たとえば普段とは異なる環境で業務を行うことで、新しい知識やスキルを習得する機会が得られます。また社外のさまざまな人と関わることで、コミュニケーション能力や問題解決能力を高めることも期待できます。
さらに責任ある仕事を任されることで、従業員のモチベーション向上や企業へのエンゲージメント強化にもつながります。出張は従業員にとって成長の機会となり、なお企業の成長にも貢献すると言えるでしょう。
税金対策
出張費のなかには、一定の要件を満たせば従業員の方の所得税の課税対象とならず、会社側も経費として計上できるものがあります。
従業員側が所得税の課税対象とならないためには、出張費が「業務遂行上必要なものであり、かつ社会通念上相当と認められる金額であること」という要件を満たす必要があります。
たとえば業務に必要な交通費や宿泊費などは、一般的に所得税の課税対象となりません。
会社側も業務に関連する費用であることが明確であれば、出張費を経費として計上できます。
適切な出張費の処理を行うことは、従業員・会社双方にとっても税金面でメリットがあると言えるでしょう。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁
従業員側が所得税の課税対象とならないためには、出張費が「業務遂行上必要なものであり、かつ社会通念上相当と認められる金額であること」という要件を満たす必要があります。
たとえば業務に必要な交通費や宿泊費などは、一般的に所得税の課税対象となりません。
会社側も業務に関連する費用であることが明確であれば、出張費を経費として計上できます。
適切な出張費の処理を行うことは、従業員・会社双方にとっても税金面でメリットがあると言えるでしょう。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁
出張の範囲と判断基準日帰りなのか、宿泊を伴うのか、業務内容はどういったものなのかによって「出張」とみなされる範囲は変わってきます。日帰り出張と宿泊出張の線引き
「日帰り出張」と「宿泊出張」の線引きはおもに、「移動時間」「移動距離」「業務内容」を考慮して判断します。項目 内容 移動時間 片道2～3時間を目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 移動距離 片道100～200kmを目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 業務内容 会議や訪問など、拘束時間が長く、肉体的・精神的負担が大きい場合は宿泊出張を検討
上記はあくまでも一般的な目安であり、企業によっては独自の規定を設けている場合があります。
たとえば就業時間の開始・終了時刻や、休憩時間の扱いなどが定められているケースもあります。
また業界の慣習や、社員の健康面への配慮なども考慮する必要があります。重要なのは、会社として明確な基準を設け、従業員に周知しておくことです。「出張」と「社用外出」
「出張」と「社用外出」は、どちらも業務のために勤務地を離れることを指しますが、その範囲や費用負担、目的などが異なります。
「出張」は、原則として会社が旅費を負担し、従業員は会社の指示に従って業務を行います。 一方「社用外出」は、業務に必要な範囲内での外出であり、費用負担は会社が定めた規定に基づきます。
一般的に「出張」は、より長距離・長期間にわたる業務、「社用外出」は短距離・短時間の業務のことです。ただし、会社によっては「出張」と「社用外出」の定義が異なる場合があります。
「出張」と「社用外出」を適切に区別することで、業務の効率化や経費の適正化を図ることができます。
上記の違いを踏まえて、業務内容や目的、緊急性などを総合的に判断し、「出張」か「社用外出」かを適切に見極める必要があります。出張に伴う手当と経費出張手当
出張手当とは、社員が業務で会社が命じた業務のために出張する場合に、会社が支給する手当です。移動にかかる時間や労力に対する費用や、宿泊を伴う場合の負担を軽減することを目的としています。
出張手当は、労働基準法で定められたものではありません。そのため、支給の有無や金額、計算方法は会社ごとに異なります。就業規則で「出張旅費規程」などを定めているケースが多く見られます。
一般的には移動距離や時間、宿泊の有無などを考慮して計算されます。たとえば日当や宿泊費、移動費などが含まれます。
従業員にとって、出張手当は金銭的な負担を軽減し、安心して業務に集中できるというメリットがあります。また企業にとっても、従業員のモチベーション向上や優秀な人材の確保につながるのです。出張経費
出張経費とは、社員が出張業務を行う際に実際に必要となる費用のことを指します。企業は、従業員に対してこれらの経費を負担する義務があります。
出張経費として認められる費用項目は企業によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。- 交通費：電車代、バス代、航空券代、タクシー代など
- 宿泊費：ホテル代、旅館代など
- 食費：朝食代、昼食代、夕食代など
- 通信費：電話代、インターネット接続料など
- 雑費：会議費、資料作成費、コピー代など
上記の費用を精算する際には、領収書を必ず保管し、会社に提出する必要があります。企業は、従業員から提出された領収書に基づいて、出張経費の精算を行います。
出張経費の精算方法や上限額は、企業によって異なります。事前に会社の規定を確認しましょう。また企業によっては経費削減のために、従業員に対して格安航空会社やビジネスホテルの利用を推奨している場合があります。【まとめ】出張手当と出張経費の違い
出張手当と出張経費は、どちらも従業員が出張に伴い負担する費用を補填するものです。しかし、その目的や支給基準が異なります。項目 出張手当 出張経費 目的 出張に伴う労働の対価、または精神的・肉体的負担に対する慰労金 実費精算（領収書などが必要） 支給基準 労働時間、移動距離、出張先など 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など） 課税対象 原則として給与所得として課税 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など）
出張手当は、従業員が労働の対価として受け取る賃金の一部とみなされるため、所得税や社会保険料の対象となります。
一方、出張経費は、業務遂行のために必要な費用を会社が負担するものであり、従業員の所得とはみなされません。ただし、業務上必要と認められる範囲を超える部分は、従業員の所得とみなされ、課税対象となる場合があります。
企業は出張手当と出張経費の違いを正しく理解し、適切に支給する必要があります。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁出張を管理する際のポイント- 業務効率化
- コスト削減
- コンプライアンス遵守
上記3つのポイントを踏まえて、自社の課題や状況に合わせて出張管理体制を構築していくことが大切です。業務効率化
出張管理を効率化することは、企業にとって多くのメリットがあります。従来の紙やExcelを使った管理では、申請・承認プロセスに時間がかかったり、担当者の負担が大きくなったりするなど非効率な側面がありました。
そこで出張管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率を大幅に向上させることができます。
出張管理システムを導入するおもなメリットは、以下のとおりです。- 申請・承認のワークフローを電子化することで、書類のやり取りや押印の手間を省き、業務を迅速化
- 交通機関や宿泊施設の予約をシステム上で行うことで、社員は簡単に予約ができ、企業は出張費用を一括管理
- 出張旅費の精算業務を自動化することで、入力ミスや不正を防ぎ、経理担当者の負担を軽減
- 出張に関するデータの一元管理が可能となり、分析結果に基づいた出張費用の適正化や業務改善
出張管理システムを導入することで、企業は業務効率を大幅に向上させ、コスト削減やコンプライアンス強化、社員の負担軽減を実現できます。コスト削減
出張費は企業にとって大きなコストとなります。そのため、出張費用を削減することは、企業の収益向上に大きく貢献します。
出張費用を削減する方法は以下のとおりです。削減方法 内容 交通手段の見直し 移動距離や時間、費用を比較検討し、LCCや早割などを活用することで、交通費を削減できる 交渉による割引 出張が多い企業の場合、航空会社やホテルと年間契約を結ぶことで、割引を受けられる場合がある 宿泊施設の見直し 会社指定の宿泊施設や、ビジネスホテルの活用、早期予約割引などを利用することで、宿泊費を削減できる オンライン会議の活用 移動を伴わないオンライン会議システムを導入することで、移動費や宿泊費などのコストを大幅に削減できる 従業員の意識改革 出張費を削減するために、なぜコスト削減が必要なのかを社員に理解させ、意識改革を促す
上記の方法を取り入れるだけでも、かなりのコストを削減できます。とはいえ、従業員の負担が大きくなることも避けたいものです。一気に対策するのではなく、一つの方法を取り入れて様子を見るとよいでしょう。コンプライアンス遵守
出張におけるコンプライアンス遵守とは、法令や企業のルールに従って、出張業務を適切に行うことを意味します。 企業が社会的責任を果たし、健全な事業活動を継続していくうえで大切です。
出張費の不正請求や水増し請求は、企業のコンプライアンス違反として厳しく罰せられる恐れがあります。また、出張に関する個人情報の適切な管理も行う必要があります。企業は個人情報保護法などの法令に従い、従業員のプライバシー保護に努めなければなりません。
たとえば内部監査の実施も有効な手段です。定期的に出張費の運用状況をチェックし、問題点があれば改善していくことで、コンプライアンス違反のリスクを低減できるでしょう。
さらにコンプライアンス遵守を徹底するために、出張旅費規程を整備し、従業員への教育や研修を定期的に実施する必要があります。 コンプライアンス違反が発生した場合の報告体制や処分規定を明確化しておくことも重要です。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】出張のよくある質問Q1.出張の範囲はどこまで？
企業や就業規則によって異なりますが、一般的には業務の必要性、緊急性、重要性、移動時間や距離などを考慮して判断されます。日帰りでも「出張」と認められるケースもあります。Q2.出張中の移動時間は労働時間に含まれる？
原則として労働時間に含まれます。ただし、移動手段や時間帯によって扱いが異なる場合があります。たとえば、始業時間前に自宅から空港へ移動する時間は労働時間として認められないケースがあります。詳しくは、会社の就業規則や労働基準法を確認しましょう。Q3.出張で余った交通費や宿泊費はどうすればいい？
原則として会社に返金する必要があります。ただし、会社によっては一定額までは自己負担となる場合もあります。経費精算のルールに従って手続きを行いましょう。Q4.私用の用事を済ませるため、出張を延長することは可能？
原則として認められません。業務上の必要性がない限り、私用で出張を延長することはできません。ただし、やむを得ない事情がある場合は事前に上司の許可を得るなど、会社のルールに従う必要があります。出張に伴う費用やリスクを考慮し、改めて出張の目的を明確化しよう
出張は、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査や従業員のスキルアップなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。しかし出張に伴う費用や労力、リスクなどを考慮し、適切な計画と管理を行う必要があります。
出張の目的を改めて明確化し、作業効率化やコスト削減、コンプライアンスを遵守したうえで出張を行うことで、企業の成長につながるでしょう。
| 項目 | 内容 |
| 移動時間 | 片道2～3時間を目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 |
| 移動距離 | 片道100～200kmを目安に、それを超える場合は宿泊出張を検討 |
| 業務内容 | 会議や訪問など、拘束時間が長く、肉体的・精神的負担が大きい場合は宿泊出張を検討 |
たとえば就業時間の開始・終了時刻や、休憩時間の扱いなどが定められているケースもあります。
また業界の慣習や、社員の健康面への配慮なども考慮する必要があります。重要なのは、会社として明確な基準を設け、従業員に周知しておくことです。
「出張」は、原則として会社が旅費を負担し、従業員は会社の指示に従って業務を行います。 一方「社用外出」は、業務に必要な範囲内での外出であり、費用負担は会社が定めた規定に基づきます。
一般的に「出張」は、より長距離・長期間にわたる業務、「社用外出」は短距離・短時間の業務のことです。ただし、会社によっては「出張」と「社用外出」の定義が異なる場合があります。
「出張」と「社用外出」を適切に区別することで、業務の効率化や経費の適正化を図ることができます。
上記の違いを踏まえて、業務内容や目的、緊急性などを総合的に判断し、「出張」か「社用外出」かを適切に見極める必要があります。
出張にかかる費用として「出張手当」「出張経費」があります。それぞれの意味を確認しましょう。
出張手当
出張手当とは、社員が業務で会社が命じた業務のために出張する場合に、会社が支給する手当です。移動にかかる時間や労力に対する費用や、宿泊を伴う場合の負担を軽減することを目的としています。
出張手当は、労働基準法で定められたものではありません。そのため、支給の有無や金額、計算方法は会社ごとに異なります。就業規則で「出張旅費規程」などを定めているケースが多く見られます。
一般的には移動距離や時間、宿泊の有無などを考慮して計算されます。たとえば日当や宿泊費、移動費などが含まれます。
従業員にとって、出張手当は金銭的な負担を軽減し、安心して業務に集中できるというメリットがあります。また企業にとっても、従業員のモチベーション向上や優秀な人材の確保につながるのです。
出張手当は、労働基準法で定められたものではありません。そのため、支給の有無や金額、計算方法は会社ごとに異なります。就業規則で「出張旅費規程」などを定めているケースが多く見られます。
一般的には移動距離や時間、宿泊の有無などを考慮して計算されます。たとえば日当や宿泊費、移動費などが含まれます。
従業員にとって、出張手当は金銭的な負担を軽減し、安心して業務に集中できるというメリットがあります。また企業にとっても、従業員のモチベーション向上や優秀な人材の確保につながるのです。
出張経費
出張経費とは、社員が出張業務を行う際に実際に必要となる費用のことを指します。企業は、従業員に対してこれらの経費を負担する義務があります。
出張経費として認められる費用項目は企業によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。
出張経費として認められる費用項目は企業によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。
- 交通費：電車代、バス代、航空券代、タクシー代など
- 宿泊費：ホテル代、旅館代など
- 食費：朝食代、昼食代、夕食代など
- 通信費：電話代、インターネット接続料など
- 雑費：会議費、資料作成費、コピー代など
上記の費用を精算する際には、領収書を必ず保管し、会社に提出する必要があります。企業は、従業員から提出された領収書に基づいて、出張経費の精算を行います。
出張経費の精算方法や上限額は、企業によって異なります。事前に会社の規定を確認しましょう。また企業によっては経費削減のために、従業員に対して格安航空会社やビジネスホテルの利用を推奨している場合があります。
出張経費の精算方法や上限額は、企業によって異なります。事前に会社の規定を確認しましょう。また企業によっては経費削減のために、従業員に対して格安航空会社やビジネスホテルの利用を推奨している場合があります。
【まとめ】出張手当と出張経費の違い
出張手当と出張経費は、どちらも従業員が出張に伴い負担する費用を補填するものです。しかし、その目的や支給基準が異なります。
| 項目 | 出張手当 | 出張経費 |
| 目的 | 出張に伴う労働の対価、または精神的・肉体的負担に対する慰労金 | 実費精算（領収書などが必要） |
| 支給基準 | 労働時間、移動距離、出張先など | 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など） |
| 課税対象 | 原則として給与所得として課税 | 業務上必要なものであれば、一定の要件を満たす場合、非課税となる場合もある（宿泊費、日当など） |
出張手当は、従業員が労働の対価として受け取る賃金の一部とみなされるため、所得税や社会保険料の対象となります。
一方、出張経費は、業務遂行のために必要な費用を会社が負担するものであり、従業員の所得とはみなされません。ただし、業務上必要と認められる範囲を超える部分は、従業員の所得とみなされ、課税対象となる場合があります。
企業は出張手当と出張経費の違いを正しく理解し、適切に支給する必要があります。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁
一方、出張経費は、業務遂行のために必要な費用を会社が負担するものであり、従業員の所得とはみなされません。ただし、業務上必要と認められる範囲を超える部分は、従業員の所得とみなされ、課税対象となる場合があります。
企業は出張手当と出張経費の違いを正しく理解し、適切に支給する必要があります。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い｜国税庁
出張を管理する際のポイント- 業務効率化
- コスト削減
- コンプライアンス遵守
上記3つのポイントを踏まえて、自社の課題や状況に合わせて出張管理体制を構築していくことが大切です。業務効率化
出張管理を効率化することは、企業にとって多くのメリットがあります。従来の紙やExcelを使った管理では、申請・承認プロセスに時間がかかったり、担当者の負担が大きくなったりするなど非効率な側面がありました。
そこで出張管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率を大幅に向上させることができます。
出張管理システムを導入するおもなメリットは、以下のとおりです。- 申請・承認のワークフローを電子化することで、書類のやり取りや押印の手間を省き、業務を迅速化
- 交通機関や宿泊施設の予約をシステム上で行うことで、社員は簡単に予約ができ、企業は出張費用を一括管理
- 出張旅費の精算業務を自動化することで、入力ミスや不正を防ぎ、経理担当者の負担を軽減
- 出張に関するデータの一元管理が可能となり、分析結果に基づいた出張費用の適正化や業務改善
出張管理システムを導入することで、企業は業務効率を大幅に向上させ、コスト削減やコンプライアンス強化、社員の負担軽減を実現できます。コスト削減
出張費は企業にとって大きなコストとなります。そのため、出張費用を削減することは、企業の収益向上に大きく貢献します。
出張費用を削減する方法は以下のとおりです。削減方法 内容 交通手段の見直し 移動距離や時間、費用を比較検討し、LCCや早割などを活用することで、交通費を削減できる 交渉による割引 出張が多い企業の場合、航空会社やホテルと年間契約を結ぶことで、割引を受けられる場合がある 宿泊施設の見直し 会社指定の宿泊施設や、ビジネスホテルの活用、早期予約割引などを利用することで、宿泊費を削減できる オンライン会議の活用 移動を伴わないオンライン会議システムを導入することで、移動費や宿泊費などのコストを大幅に削減できる 従業員の意識改革 出張費を削減するために、なぜコスト削減が必要なのかを社員に理解させ、意識改革を促す
上記の方法を取り入れるだけでも、かなりのコストを削減できます。とはいえ、従業員の負担が大きくなることも避けたいものです。一気に対策するのではなく、一つの方法を取り入れて様子を見るとよいでしょう。コンプライアンス遵守
出張におけるコンプライアンス遵守とは、法令や企業のルールに従って、出張業務を適切に行うことを意味します。 企業が社会的責任を果たし、健全な事業活動を継続していくうえで大切です。
出張費の不正請求や水増し請求は、企業のコンプライアンス違反として厳しく罰せられる恐れがあります。また、出張に関する個人情報の適切な管理も行う必要があります。企業は個人情報保護法などの法令に従い、従業員のプライバシー保護に努めなければなりません。
たとえば内部監査の実施も有効な手段です。定期的に出張費の運用状況をチェックし、問題点があれば改善していくことで、コンプライアンス違反のリスクを低減できるでしょう。
さらにコンプライアンス遵守を徹底するために、出張旅費規程を整備し、従業員への教育や研修を定期的に実施する必要があります。 コンプライアンス違反が発生した場合の報告体制や処分規定を明確化しておくことも重要です。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】出張のよくある質問Q1.出張の範囲はどこまで？
企業や就業規則によって異なりますが、一般的には業務の必要性、緊急性、重要性、移動時間や距離などを考慮して判断されます。日帰りでも「出張」と認められるケースもあります。Q2.出張中の移動時間は労働時間に含まれる？
原則として労働時間に含まれます。ただし、移動手段や時間帯によって扱いが異なる場合があります。たとえば、始業時間前に自宅から空港へ移動する時間は労働時間として認められないケースがあります。詳しくは、会社の就業規則や労働基準法を確認しましょう。Q3.出張で余った交通費や宿泊費はどうすればいい？
原則として会社に返金する必要があります。ただし、会社によっては一定額までは自己負担となる場合もあります。経費精算のルールに従って手続きを行いましょう。Q4.私用の用事を済ませるため、出張を延長することは可能？
原則として認められません。業務上の必要性がない限り、私用で出張を延長することはできません。ただし、やむを得ない事情がある場合は事前に上司の許可を得るなど、会社のルールに従う必要があります。出張に伴う費用やリスクを考慮し、改めて出張の目的を明確化しよう
出張は、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査や従業員のスキルアップなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。しかし出張に伴う費用や労力、リスクなどを考慮し、適切な計画と管理を行う必要があります。
出張の目的を改めて明確化し、作業効率化やコスト削減、コンプライアンスを遵守したうえで出張を行うことで、企業の成長につながるでしょう。
そこで出張管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率を大幅に向上させることができます。
出張管理システムを導入するおもなメリットは、以下のとおりです。
出張費用を削減する方法は以下のとおりです。
| 削減方法 | 内容 |
| 交通手段の見直し | 移動距離や時間、費用を比較検討し、LCCや早割などを活用することで、交通費を削減できる |
| 交渉による割引 | 出張が多い企業の場合、航空会社やホテルと年間契約を結ぶことで、割引を受けられる場合がある |
| 宿泊施設の見直し | 会社指定の宿泊施設や、ビジネスホテルの活用、早期予約割引などを利用することで、宿泊費を削減できる |
| オンライン会議の活用 | 移動を伴わないオンライン会議システムを導入することで、移動費や宿泊費などのコストを大幅に削減できる |
| 従業員の意識改革 | 出張費を削減するために、なぜコスト削減が必要なのかを社員に理解させ、意識改革を促す |
出張費の不正請求や水増し請求は、企業のコンプライアンス違反として厳しく罰せられる恐れがあります。また、出張に関する個人情報の適切な管理も行う必要があります。企業は個人情報保護法などの法令に従い、従業員のプライバシー保護に努めなければなりません。
たとえば内部監査の実施も有効な手段です。定期的に出張費の運用状況をチェックし、問題点があれば改善していくことで、コンプライアンス違反のリスクを低減できるでしょう。
さらにコンプライアンス遵守を徹底するために、出張旅費規程を整備し、従業員への教育や研修を定期的に実施する必要があります。 コンプライアンス違反が発生した場合の報告体制や処分規定を明確化しておくことも重要です。
【関連記事：コンプライアンスとは？意味や違反事例、遵守する方法をわかりやすく解説】
最後に、出張について寄せられる質問についてまとめて回答します。
Q1.出張の範囲はどこまで？
企業や就業規則によって異なりますが、一般的には業務の必要性、緊急性、重要性、移動時間や距離などを考慮して判断されます。日帰りでも「出張」と認められるケースもあります。
Q2.出張中の移動時間は労働時間に含まれる？
原則として労働時間に含まれます。ただし、移動手段や時間帯によって扱いが異なる場合があります。たとえば、始業時間前に自宅から空港へ移動する時間は労働時間として認められないケースがあります。詳しくは、会社の就業規則や労働基準法を確認しましょう。
Q3.出張で余った交通費や宿泊費はどうすればいい？
原則として会社に返金する必要があります。ただし、会社によっては一定額までは自己負担となる場合もあります。経費精算のルールに従って手続きを行いましょう。
Q4.私用の用事を済ませるため、出張を延長することは可能？
原則として認められません。業務上の必要性がない限り、私用で出張を延長することはできません。ただし、やむを得ない事情がある場合は事前に上司の許可を得るなど、会社のルールに従う必要があります。
出張に伴う費用やリスクを考慮し、改めて出張の目的を明確化しよう
出張は、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査や従業員のスキルアップなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。しかし出張に伴う費用や労力、リスクなどを考慮し、適切な計画と管理を行う必要があります。
出張の目的を改めて明確化し、作業効率化やコスト削減、コンプライアンスを遵守したうえで出張を行うことで、企業の成長につながるでしょう。
出張は、新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化、市場調査や従業員のスキルアップなど、企業にとって多くのメリットをもたらします。しかし出張に伴う費用や労力、リスクなどを考慮し、適切な計画と管理を行う必要があります。
出張の目的を改めて明確化し、作業効率化やコスト削減、コンプライアンスを遵守したうえで出張を行うことで、企業の成長につながるでしょう。
