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ビジネスの場ではとくに重要視されるスケジュール管理。しかし必ずしも全員が効率よく行えるものではなく、人によっては苦手意識を抱く方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、スケジュール管理の重要性や管理する際のポイントをご紹介します。
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▼この記事でわかること
スケジュール管理とは
スケジュール管理ができているかによって、仕事の進み具合は変わってきます。きちんと管理できていれば周りからの信頼度も厚くなるでしょう。多くの人は学校でスケジュール管理を習慣化していますが、一方で、具体的な管理方法を教わる機会がないため苦手意識を持っている方も多いと考えられます。スケジュール管理が重要な理由スケジュール管理が重要な理由として、- 常に業務に追われる
- 作業効率が下がる
- 無駄な残業時間が生じる
- 職場の仲間やクライアントに迷惑をかける
などが挙げられます。
スケジュール管理が十分にできていない状態だと、常に業務に追われるため仕事に対するモチベーションや作業効率にも大きく影響してきます。また組織で一緒に動く場合、一人でもスケジュール管理ができていないと、納期遅れやクライアントへの信頼も失う恐れがあるでしょう。一人のスケジュール管理不足で会社の信用や尊厳を失うと言っても過言ではありません。スケジュール管理を行うメリット
- 作業の効率化が図れる
- タスク管理ができる
- 優先順位が把握できる
- 残業を減らせる
- 共同作業がスムーズになる
それぞれのメリットを確認しておきましょう。作業の効率化が図れる
スケジュール管理をきちんと行うことで、作業の効率化が図れます。スケジュールが管理できていれば、どの案件を優先的に行うべきか、いつまでに終わらせられるかなど、把握する習慣が身につくため、自然と作業のスピードが上がるでしょう。
一方でスケジュールがきちんと確認できていない場合、優先順位がわからないまま作業を行ってしまうため効率が下がる可能性があります。
【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】タスク管理ができる
スケジュール管理は同時にタスクの管理も可能になります。スケジュール管理を行うと、頭の整理ができるため「納期まで1週間しかないから、不明点があれば今日中に確認しないと」「土日に入る前に、上司にチェックしてもらう」など必要なタスクが把握できるのです。優先順位が把握できる
スケジュール管理を行うことで、優先順位が把握できるのもメリットの一つです。どの順番で作業するかを決めるのは、仕事において非常に大切です。優先順位がわからないまま作業を始めてしまうと「重要な仕事を締め切りギリギリで行うことになってしまった……」といった状況にもなりかねません。そのような状況は、従業員自身のメンタルにも影響してしまうのです。しかしスケジュール管理をきちんと行っておけば優先順位を把握でき、落ち着いて作業に取り組めます。残業を減らせる
スケジュール管理は残業の軽減にもつながります。スケジュールをきちんと管理しておけば「この作業は明日までに終わらせれば間に合う」「これは時間がかかるから午前中からやっておこう」など優先順位をつけて業務に対応できるようになります。時間にも余裕が出るため、緊急に対応しなければならない限り残業時間を減らせるようになるでしょう。
残業を減らすことは、企業の採用コスト削減にもつながります。採用コストの削減方法について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】共同作業がスムーズになる
スケジュールが管理できていると、共同作業もスムーズになります。個人だけではなく、組織で動くプロジェクトの場合はとくに、スケジュール管理ができているかによって進捗状況も大きく変わってくるでしょう。
お互いのスケジュールを把握しておくことで、「〇〇さんのタスク、スケジュールに余裕があるから別の作業少し手伝ってもらってもいい？」「スケジュールより早めに動けているから、私も今日中に対応するね」など、作業がスムーズに進むようになります。スケジュール管理ができていないと起こるデメリット
- 時間に追われて作業に支障が生じる
- 納期に遅れる
- 急な依頼に対応できない
それぞれのデメリットを説明します。時間に追われて作業に支障が生じる
スケジュール管理をきちんと行っていないと、時間に追われて作業に支障が生じます。時間の余裕は心の余裕にもつながるため、時間に追われて行うか行わないかで仕事のクオリティも変わってくるでしょう。また従業員にとっても大きな負担となり、仕事に対するモチベーションが下がってしまう恐れがあります。
モチベーションについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：モチベーションとは？やる気を引き出す動機づけ要因とモチベーションマネジメントの手法を解説】
モチベーションの低下は従業員の問題だけではなく、会社にも大きな損失を生む原因となります。そこで活用できるのが従業員のモチベーションを可視化できる「ミイダス組織サーベイ」です。
ミイダス組織サーベイは、毎月従業員に簡単なアンケートに回答してもらうだけで、従業員やチームのコンディションを確認できます。集めたデータは自動でレポート化されるため、一人ひとりの変化や兆候を見逃しません。
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アカウントを登録してフィッティング人材分析機能を利用する※アカウントの登録及びご登録後のご利用は無料です。
納期に遅れる
スケジュール管理が行えていない場合、納期遅れが生じる場合があります。納期はクライアントとの大きな約束であり、守れなかった場合は契約が終了したり、会社の信用を失ったりするリスクがあります。スケジュール管理は会社の経営にも直結するほど大切な工程なのです。急な依頼に対応できない
スケジュール管理ができていないと、急な依頼に対応できません。スケジュール管理すれば「この作業は何時間くらいかかるか」を推測して作業できます。しかし管理ができていない場合、どのくらいの時間を費やすべきか把握できていないため緊急を要する作業に対応できません。結果的に、スケジュール管理ができている人に負担がかかってしまう可能性もあるでしょう。スケジュール管理の種類スケジュール管理はおもに「積算型」と「逆算型」の2つにわかれます。それぞれの意味を簡単に確認しておきましょう。積算型
積算型とは、細かいスケジュールを決めたうえで大きなスケジュールを積み上げていく方法です。はじめに細かなタスクやWBS（作業分解構造）を確認し、どのくらいの作業があるか把握します。それから担当者と期限を設定し、時系列ごとに並べていき、全体のスケジュールを把握するのが積算型です。逆算型
逆算型とは、締め切りから逆算してスケジュールを決めていく方法です。はじめに期限内に終わらせるために必要なタスクを洗い出します。そしてどの従業員にどの作業を依頼し、いつまでに作業してもらうかを決めていきます。スケジュール管理の方法
- 手帳
- スマートフォン
- エクセルやスプレッドシート
- スケジュール管理システム
手帳
スケジュール管理でまず思い浮かぶのは手帳ではないでしょうか。手帳は用途や個人の使い勝手が叶えられるのが特徴です。予定が入った際もすぐに書き込むことができ、予定が可視化できます。自分の好きなデザインを選べるため、仕事におけるモチベーションアップの一つにもなります。
一方で個人のスケジュール管理はできますが、チーム一人ひとりのスケジュールを把握する際は使いにくいでしょう。スマートフォン
スマートフォンでスケジュール管理するのも一つの方法です。手帳の場合、人と共有しにくいのがデメリットですが、スマートフォンのカレンダーアプリであれば従業員同士のスケジュールを共有できます。リマインド機能も搭載されているので「つい予定を忘れてしまう……」という方におすすめです。またカレンダーアプリの種類は豊富なため、自分に合ったものを選ぶこともできます。
ただしスマートフォンでスケジュールを確認する習慣がない場合、習慣づけるまでに時間がかかる可能性があります。エクセルやスプレッドシート
管理者や全体のスケジュールを組む人は、エクセルやスプレッドシートを使ってスケジュール管理をするとよいでしょう。エクセルやスプレッドシートであれば、細かくスケジュールを記入し、可視化もできます。また共有も可能なので、従業員たちにも全体のスケジュールの動きを確認してもらえます。
ただしエクセルやスプレッドシートに慣れていない場合、かなりの時間を要するでしょう。スケジュール管理システム
スケジュール管理システムを導入するのもよいでしょう。組織において「事前に上司に私のスケジュールは伝えておいたのに忘れられていた」「ここは休みと伝えたのに出勤扱いになっていた」といったトラブルは日常茶飯事です。
しかしスケジュール管理に特化したシステムを活用すれば、従業員のスケジュールを一括管理してくれるため、そのような面倒なやりとりをする必要はありません。またお互いのスケジュールも把握できるため、仕事の分担もスムーズになります。
ただし、スケジュール管理システムを使う場合は費用が発生する場合もあります。
部署によっては、スケジュール管理が必須なところもあるでしょう。たとえば人事部の採用業務であれば、社内外の関係者との日程調整は欠かせません。そのため、ATS（採用管理システム）を導入するのも一つの方法です。
ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説】
さらに「採用力を高めたい」「人事業務を効率化したい」なら、ミイダスが役立ちます。ミイダスは自社で活躍できる人材の分析から育成までワンストップで提供しています。
ミイダスの「フィッティング人材分析（活躍要因診断）」を求職者や自社の従業員に受検してもらうことで、- マネジメント資質
- パーソナリティの特徴
- ストレス要因
など、組織の特徴や活躍する人材の特定が可能です。無料でお試しもできるので、ぜひご利用ください。ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
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スケジュール管理の流れ
1.やるべき作業を洗い出す
2.作業の優先順位
3.作業時間の設定
4.作業の締め切りを決める1.やるべき作業を洗い出す
まずはやるべき作業を洗い出すことから始めましょう。頭の中だけではなく、ノート等でリストアップしていくことが大切です。書き出すことで、思いがけない必要な作業が見つかる可能性があります。2.作業の優先順位をつける
優先順位をつけるのは、作業の効率を上げるために大切な工程です。やるべき作業をすべて洗い出したら、一つひとつの作業に優先順位をつけていきましょう。3.作業時間の設定
作業時間の設定も大切な工程です。作業時間を決めておくことで程よくプレッシャーがかかり、効率的に作業を進められます。4.作業の締め切りを決める
作業時間の設定ができたら、一つひとつの作業に締め切りを決めていきましょう。「この作業はあまり時間がかからないから、〇日の午前中まで」「時間がかかるものは3日に設定し、難しければ事前に相談してもらおう」など決めておくと、納期までに余裕を持ったスケジュールを作成できます。スケジュール管理4つのポイント
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
スケジュールが決まったら、まずは記入・入力を忘れずに行いましょう。「この作業が終わったら記入しよう」と思って後回しにすると、そのまま忘れてしまう可能性があります。締め切りギリギリになって「忘れていた」ということがないように、予定が決まったらすぐに入力しましょう。2.難しい作業から終わらせていく
難しい作業から終わらせていくのもスケジュール管理のポイントです。工数がかかりそうな作業だとつい後回しにしがちですが、納期が迫ってくると焦りが出てしまい納品物のクオリティが下がる恐れがあります。難しい作業から行うことで、心に余裕が生まれクオリティも維持できるようになるでしょう。3.納期を早めに設定しておく
確定している納期より早めに設定しておくのもよいでしょう。たとえば納品日が20日だった場合、スケジュール帳には19日と1日前に記しておく方法です。もしギリギリに提出したくなければ、1日前ではなく2～3日前に設定するのもおすすめです。早めの提出はクライアントにとっても助かります。締め切りギリギリに対応しがちな人はぜひ取り入れてみるとよいでしょう。4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
従業員一人ひとりのスケジュールを一括で管理しておくことも重要です。チームや部署で動く必要があるプロジェクトの場合、それぞれのスケジュールを全員が把握していないとタスクの漏れが発生するリスクがあります。
Googleカレンダーの共有やスケジュール一括管理システムなどを活用することで、一人ひとりのスケジュールを一覧で確認できます。各々にスケジュールについてヒアリングする必要がないため管理者の負担も軽減できるでしょう。スケジュール管理の徹底で効率よく仕事をしよう
今一度スケジュール管理の方法を見直したうえで、自分にとって、または組織にとってどのようなスケジュール管理が適しているのか把握することが大切です。
スケジュール管理ができているかによって、仕事の進み具合は変わってきます。きちんと管理できていれば周りからの信頼度も厚くなるでしょう。多くの人は学校でスケジュール管理を習慣化していますが、一方で、具体的な管理方法を教わる機会がないため苦手意識を持っている方も多いと考えられます。
スケジュール管理が重要な理由として、
- 常に業務に追われる
- 作業効率が下がる
- 無駄な残業時間が生じる
- 職場の仲間やクライアントに迷惑をかける
などが挙げられます。
スケジュール管理が十分にできていない状態だと、常に業務に追われるため仕事に対するモチベーションや作業効率にも大きく影響してきます。また組織で一緒に動く場合、一人でもスケジュール管理ができていないと、納期遅れやクライアントへの信頼も失う恐れがあるでしょう。一人のスケジュール管理不足で会社の信用や尊厳を失うと言っても過言ではありません。
スケジュール管理が十分にできていない状態だと、常に業務に追われるため仕事に対するモチベーションや作業効率にも大きく影響してきます。また組織で一緒に動く場合、一人でもスケジュール管理ができていないと、納期遅れやクライアントへの信頼も失う恐れがあるでしょう。一人のスケジュール管理不足で会社の信用や尊厳を失うと言っても過言ではありません。
スケジュール管理を行うメリット- 作業の効率化が図れる
- タスク管理ができる
- 優先順位が把握できる
- 残業を減らせる
- 共同作業がスムーズになる
それぞれのメリットを確認しておきましょう。作業の効率化が図れる
スケジュール管理をきちんと行うことで、作業の効率化が図れます。スケジュールが管理できていれば、どの案件を優先的に行うべきか、いつまでに終わらせられるかなど、把握する習慣が身につくため、自然と作業のスピードが上がるでしょう。
一方でスケジュールがきちんと確認できていない場合、優先順位がわからないまま作業を行ってしまうため効率が下がる可能性があります。
【関連記事：生産性向上とは？必要とされる背景や具体的な取り組み施策を解説！】タスク管理ができる
スケジュール管理は同時にタスクの管理も可能になります。スケジュール管理を行うと、頭の整理ができるため「納期まで1週間しかないから、不明点があれば今日中に確認しないと」「土日に入る前に、上司にチェックしてもらう」など必要なタスクが把握できるのです。優先順位が把握できる
スケジュール管理を行うことで、優先順位が把握できるのもメリットの一つです。どの順番で作業するかを決めるのは、仕事において非常に大切です。優先順位がわからないまま作業を始めてしまうと「重要な仕事を締め切りギリギリで行うことになってしまった……」といった状況にもなりかねません。そのような状況は、従業員自身のメンタルにも影響してしまうのです。しかしスケジュール管理をきちんと行っておけば優先順位を把握でき、落ち着いて作業に取り組めます。残業を減らせる
スケジュール管理は残業の軽減にもつながります。スケジュールをきちんと管理しておけば「この作業は明日までに終わらせれば間に合う」「これは時間がかかるから午前中からやっておこう」など優先順位をつけて業務に対応できるようになります。時間にも余裕が出るため、緊急に対応しなければならない限り残業時間を減らせるようになるでしょう。
残業を減らすことは、企業の採用コスト削減にもつながります。採用コストの削減方法について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：採用コストの削減方法とは？コストが増えてしまう原因や減らすコツを紹介】共同作業がスムーズになる
スケジュールが管理できていると、共同作業もスムーズになります。個人だけではなく、組織で動くプロジェクトの場合はとくに、スケジュール管理ができているかによって進捗状況も大きく変わってくるでしょう。
お互いのスケジュールを把握しておくことで、「〇〇さんのタスク、スケジュールに余裕があるから別の作業少し手伝ってもらってもいい？」「スケジュールより早めに動けているから、私も今日中に対応するね」など、作業がスムーズに進むようになります。スケジュール管理ができていないと起こるデメリット- 時間に追われて作業に支障が生じる
- 納期に遅れる
- 急な依頼に対応できない
それぞれのデメリットを説明します。時間に追われて作業に支障が生じる
スケジュール管理をきちんと行っていないと、時間に追われて作業に支障が生じます。時間の余裕は心の余裕にもつながるため、時間に追われて行うか行わないかで仕事のクオリティも変わってくるでしょう。また従業員にとっても大きな負担となり、仕事に対するモチベーションが下がってしまう恐れがあります。
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ミイダス組織サーベイは、毎月従業員に簡単なアンケートに回答してもらうだけで、従業員やチームのコンディションを確認できます。集めたデータは自動でレポート化されるため、一人ひとりの変化や兆候を見逃しません。
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積算型とは、細かいスケジュールを決めたうえで大きなスケジュールを積み上げていく方法です。はじめに細かなタスクやWBS（作業分解構造）を確認し、どのくらいの作業があるか把握します。それから担当者と期限を設定し、時系列ごとに並べていき、全体のスケジュールを把握するのが積算型です。逆算型
逆算型とは、締め切りから逆算してスケジュールを決めていく方法です。はじめに期限内に終わらせるために必要なタスクを洗い出します。そしてどの従業員にどの作業を依頼し、いつまでに作業してもらうかを決めていきます。スケジュール管理の方法- 手帳
- スマートフォン
- エクセルやスプレッドシート
- スケジュール管理システム
手帳
スケジュール管理でまず思い浮かぶのは手帳ではないでしょうか。手帳は用途や個人の使い勝手が叶えられるのが特徴です。予定が入った際もすぐに書き込むことができ、予定が可視化できます。自分の好きなデザインを選べるため、仕事におけるモチベーションアップの一つにもなります。
一方で個人のスケジュール管理はできますが、チーム一人ひとりのスケジュールを把握する際は使いにくいでしょう。スマートフォン
スマートフォンでスケジュール管理するのも一つの方法です。手帳の場合、人と共有しにくいのがデメリットですが、スマートフォンのカレンダーアプリであれば従業員同士のスケジュールを共有できます。リマインド機能も搭載されているので「つい予定を忘れてしまう……」という方におすすめです。またカレンダーアプリの種類は豊富なため、自分に合ったものを選ぶこともできます。
ただしスマートフォンでスケジュールを確認する習慣がない場合、習慣づけるまでに時間がかかる可能性があります。エクセルやスプレッドシート
管理者や全体のスケジュールを組む人は、エクセルやスプレッドシートを使ってスケジュール管理をするとよいでしょう。エクセルやスプレッドシートであれば、細かくスケジュールを記入し、可視化もできます。また共有も可能なので、従業員たちにも全体のスケジュールの動きを確認してもらえます。
ただしエクセルやスプレッドシートに慣れていない場合、かなりの時間を要するでしょう。スケジュール管理システム
スケジュール管理システムを導入するのもよいでしょう。組織において「事前に上司に私のスケジュールは伝えておいたのに忘れられていた」「ここは休みと伝えたのに出勤扱いになっていた」といったトラブルは日常茶飯事です。
しかしスケジュール管理に特化したシステムを活用すれば、従業員のスケジュールを一括管理してくれるため、そのような面倒なやりとりをする必要はありません。またお互いのスケジュールも把握できるため、仕事の分担もスムーズになります。
ただし、スケジュール管理システムを使う場合は費用が発生する場合もあります。
部署によっては、スケジュール管理が必須なところもあるでしょう。たとえば人事部の採用業務であれば、社内外の関係者との日程調整は欠かせません。そのため、ATS（採用管理システム）を導入するのも一つの方法です。
ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説】
さらに「採用力を高めたい」「人事業務を効率化したい」なら、ミイダスが役立ちます。ミイダスは自社で活躍できる人材の分析から育成までワンストップで提供しています。
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スケジュール管理の流れ
1.やるべき作業を洗い出す
2.作業の優先順位
3.作業時間の設定
4.作業の締め切りを決める1.やるべき作業を洗い出す
まずはやるべき作業を洗い出すことから始めましょう。頭の中だけではなく、ノート等でリストアップしていくことが大切です。書き出すことで、思いがけない必要な作業が見つかる可能性があります。2.作業の優先順位をつける
優先順位をつけるのは、作業の効率を上げるために大切な工程です。やるべき作業をすべて洗い出したら、一つひとつの作業に優先順位をつけていきましょう。3.作業時間の設定
作業時間の設定も大切な工程です。作業時間を決めておくことで程よくプレッシャーがかかり、効率的に作業を進められます。4.作業の締め切りを決める
作業時間の設定ができたら、一つひとつの作業に締め切りを決めていきましょう。「この作業はあまり時間がかからないから、〇日の午前中まで」「時間がかかるものは3日に設定し、難しければ事前に相談してもらおう」など決めておくと、納期までに余裕を持ったスケジュールを作成できます。スケジュール管理4つのポイント
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
スケジュールが決まったら、まずは記入・入力を忘れずに行いましょう。「この作業が終わったら記入しよう」と思って後回しにすると、そのまま忘れてしまう可能性があります。締め切りギリギリになって「忘れていた」ということがないように、予定が決まったらすぐに入力しましょう。2.難しい作業から終わらせていく
難しい作業から終わらせていくのもスケジュール管理のポイントです。工数がかかりそうな作業だとつい後回しにしがちですが、納期が迫ってくると焦りが出てしまい納品物のクオリティが下がる恐れがあります。難しい作業から行うことで、心に余裕が生まれクオリティも維持できるようになるでしょう。3.納期を早めに設定しておく
確定している納期より早めに設定しておくのもよいでしょう。たとえば納品日が20日だった場合、スケジュール帳には19日と1日前に記しておく方法です。もしギリギリに提出したくなければ、1日前ではなく2～3日前に設定するのもおすすめです。早めの提出はクライアントにとっても助かります。締め切りギリギリに対応しがちな人はぜひ取り入れてみるとよいでしょう。4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
従業員一人ひとりのスケジュールを一括で管理しておくことも重要です。チームや部署で動く必要があるプロジェクトの場合、それぞれのスケジュールを全員が把握していないとタスクの漏れが発生するリスクがあります。
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一方でスケジュールがきちんと確認できていない場合、優先順位がわからないまま作業を行ってしまうため効率が下がる可能性があります。
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残業を減らすことは、企業の採用コスト削減にもつながります。採用コストの削減方法について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
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お互いのスケジュールを把握しておくことで、「〇〇さんのタスク、スケジュールに余裕があるから別の作業少し手伝ってもらってもいい？」「スケジュールより早めに動けているから、私も今日中に対応するね」など、作業がスムーズに進むようになります。
スケジュール管理ができていないと起こるデメリットは次のとおりです。
- 時間に追われて作業に支障が生じる
- 納期に遅れる
- 急な依頼に対応できない
それぞれのデメリットを説明します。
時間に追われて作業に支障が生じる
スケジュール管理をきちんと行っていないと、時間に追われて作業に支障が生じます。時間の余裕は心の余裕にもつながるため、時間に追われて行うか行わないかで仕事のクオリティも変わってくるでしょう。また従業員にとっても大きな負担となり、仕事に対するモチベーションが下がってしまう恐れがあります。
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モチベーションの低下は従業員の問題だけではなく、会社にも大きな損失を生む原因となります。そこで活用できるのが従業員のモチベーションを可視化できる「ミイダス組織サーベイ」です。
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モチベーションの低下は従業員の問題だけではなく、会社にも大きな損失を生む原因となります。そこで活用できるのが従業員のモチベーションを可視化できる「ミイダス組織サーベイ」です。
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スケジュール管理の種類スケジュール管理はおもに「積算型」と「逆算型」の2つにわかれます。それぞれの意味を簡単に確認しておきましょう。積算型
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逆算型とは、締め切りから逆算してスケジュールを決めていく方法です。はじめに期限内に終わらせるために必要なタスクを洗い出します。そしてどの従業員にどの作業を依頼し、いつまでに作業してもらうかを決めていきます。スケジュール管理の方法- 手帳
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手帳
スケジュール管理でまず思い浮かぶのは手帳ではないでしょうか。手帳は用途や個人の使い勝手が叶えられるのが特徴です。予定が入った際もすぐに書き込むことができ、予定が可視化できます。自分の好きなデザインを選べるため、仕事におけるモチベーションアップの一つにもなります。
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しかしスケジュール管理に特化したシステムを活用すれば、従業員のスケジュールを一括管理してくれるため、そのような面倒なやりとりをする必要はありません。またお互いのスケジュールも把握できるため、仕事の分担もスムーズになります。
ただし、スケジュール管理システムを使う場合は費用が発生する場合もあります。
部署によっては、スケジュール管理が必須なところもあるでしょう。たとえば人事部の採用業務であれば、社内外の関係者との日程調整は欠かせません。そのため、ATS（採用管理システム）を導入するのも一つの方法です。
ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
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さらに「採用力を高めたい」「人事業務を効率化したい」なら、ミイダスが役立ちます。ミイダスは自社で活躍できる人材の分析から育成までワンストップで提供しています。
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スケジュール管理の流れ
1.やるべき作業を洗い出す
2.作業の優先順位
3.作業時間の設定
4.作業の締め切りを決める1.やるべき作業を洗い出す
まずはやるべき作業を洗い出すことから始めましょう。頭の中だけではなく、ノート等でリストアップしていくことが大切です。書き出すことで、思いがけない必要な作業が見つかる可能性があります。2.作業の優先順位をつける
優先順位をつけるのは、作業の効率を上げるために大切な工程です。やるべき作業をすべて洗い出したら、一つひとつの作業に優先順位をつけていきましょう。3.作業時間の設定
作業時間の設定も大切な工程です。作業時間を決めておくことで程よくプレッシャーがかかり、効率的に作業を進められます。4.作業の締め切りを決める
作業時間の設定ができたら、一つひとつの作業に締め切りを決めていきましょう。「この作業はあまり時間がかからないから、〇日の午前中まで」「時間がかかるものは3日に設定し、難しければ事前に相談してもらおう」など決めておくと、納期までに余裕を持ったスケジュールを作成できます。スケジュール管理4つのポイント
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
スケジュールが決まったら、まずは記入・入力を忘れずに行いましょう。「この作業が終わったら記入しよう」と思って後回しにすると、そのまま忘れてしまう可能性があります。締め切りギリギリになって「忘れていた」ということがないように、予定が決まったらすぐに入力しましょう。2.難しい作業から終わらせていく
難しい作業から終わらせていくのもスケジュール管理のポイントです。工数がかかりそうな作業だとつい後回しにしがちですが、納期が迫ってくると焦りが出てしまい納品物のクオリティが下がる恐れがあります。難しい作業から行うことで、心に余裕が生まれクオリティも維持できるようになるでしょう。3.納期を早めに設定しておく
確定している納期より早めに設定しておくのもよいでしょう。たとえば納品日が20日だった場合、スケジュール帳には19日と1日前に記しておく方法です。もしギリギリに提出したくなければ、1日前ではなく2～3日前に設定するのもおすすめです。早めの提出はクライアントにとっても助かります。締め切りギリギリに対応しがちな人はぜひ取り入れてみるとよいでしょう。4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
従業員一人ひとりのスケジュールを一括で管理しておくことも重要です。チームや部署で動く必要があるプロジェクトの場合、それぞれのスケジュールを全員が把握していないとタスクの漏れが発生するリスクがあります。
Googleカレンダーの共有やスケジュール一括管理システムなどを活用することで、一人ひとりのスケジュールを一覧で確認できます。各々にスケジュールについてヒアリングする必要がないため管理者の負担も軽減できるでしょう。スケジュール管理の徹底で効率よく仕事をしよう
今一度スケジュール管理の方法を見直したうえで、自分にとって、または組織にとってどのようなスケジュール管理が適しているのか把握することが大切です。
では実際にスケジュールを管理するには、どのような方法があるのでしょうか。ここではおもに4つの方法をご紹介します。
- 手帳
- スマートフォン
- エクセルやスプレッドシート
- スケジュール管理システム
手帳
スケジュール管理でまず思い浮かぶのは手帳ではないでしょうか。手帳は用途や個人の使い勝手が叶えられるのが特徴です。予定が入った際もすぐに書き込むことができ、予定が可視化できます。自分の好きなデザインを選べるため、仕事におけるモチベーションアップの一つにもなります。
一方で個人のスケジュール管理はできますが、チーム一人ひとりのスケジュールを把握する際は使いにくいでしょう。
一方で個人のスケジュール管理はできますが、チーム一人ひとりのスケジュールを把握する際は使いにくいでしょう。
スマートフォン
スマートフォンでスケジュール管理するのも一つの方法です。手帳の場合、人と共有しにくいのがデメリットですが、スマートフォンのカレンダーアプリであれば従業員同士のスケジュールを共有できます。リマインド機能も搭載されているので「つい予定を忘れてしまう……」という方におすすめです。またカレンダーアプリの種類は豊富なため、自分に合ったものを選ぶこともできます。
ただしスマートフォンでスケジュールを確認する習慣がない場合、習慣づけるまでに時間がかかる可能性があります。
ただしスマートフォンでスケジュールを確認する習慣がない場合、習慣づけるまでに時間がかかる可能性があります。
エクセルやスプレッドシート
管理者や全体のスケジュールを組む人は、エクセルやスプレッドシートを使ってスケジュール管理をするとよいでしょう。エクセルやスプレッドシートであれば、細かくスケジュールを記入し、可視化もできます。また共有も可能なので、従業員たちにも全体のスケジュールの動きを確認してもらえます。
ただしエクセルやスプレッドシートに慣れていない場合、かなりの時間を要するでしょう。
ただしエクセルやスプレッドシートに慣れていない場合、かなりの時間を要するでしょう。
スケジュール管理システム
スケジュール管理システムを導入するのもよいでしょう。組織において「事前に上司に私のスケジュールは伝えておいたのに忘れられていた」「ここは休みと伝えたのに出勤扱いになっていた」といったトラブルは日常茶飯事です。
しかしスケジュール管理に特化したシステムを活用すれば、従業員のスケジュールを一括管理してくれるため、そのような面倒なやりとりをする必要はありません。またお互いのスケジュールも把握できるため、仕事の分担もスムーズになります。
ただし、スケジュール管理システムを使う場合は費用が発生する場合もあります。
部署によっては、スケジュール管理が必須なところもあるでしょう。たとえば人事部の採用業務であれば、社内外の関係者との日程調整は欠かせません。そのため、ATS（採用管理システム）を導入するのも一つの方法です。
ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説】
さらに「採用力を高めたい」「人事業務を効率化したい」なら、ミイダスが役立ちます。ミイダスは自社で活躍できる人材の分析から育成までワンストップで提供しています。
ミイダスの「フィッティング人材分析（活躍要因診断）」を求職者や自社の従業員に受検してもらうことで、
しかしスケジュール管理に特化したシステムを活用すれば、従業員のスケジュールを一括管理してくれるため、そのような面倒なやりとりをする必要はありません。またお互いのスケジュールも把握できるため、仕事の分担もスムーズになります。
ただし、スケジュール管理システムを使う場合は費用が発生する場合もあります。
部署によっては、スケジュール管理が必須なところもあるでしょう。たとえば人事部の採用業務であれば、社内外の関係者との日程調整は欠かせません。そのため、ATS（採用管理システム）を導入するのも一つの方法です。
ATS（採用管理システム）について詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
【関連記事：ATS（採用管理システム）とは？採用に使うメリット・デメリットや機能、種類、選び方を解説】
さらに「採用力を高めたい」「人事業務を効率化したい」なら、ミイダスが役立ちます。ミイダスは自社で活躍できる人材の分析から育成までワンストップで提供しています。
ミイダスの「フィッティング人材分析（活躍要因診断）」を求職者や自社の従業員に受検してもらうことで、
- マネジメント資質
- パーソナリティの特徴
- ストレス要因
など、組織の特徴や活躍する人材の特定が可能です。無料でお試しもできるので、ぜひご利用ください。
ミイダスは自社にフィットする人材を特定してアプローチできる
「アセスメントリクルーティング」採用ツールです。
まずは無料トライアルをお試しください。
アカウントを登録してフィッティング人材分析機能を利用する※アカウントの登録及びご登録後のご利用は無料です。
スケジュール管理の流れ
1.やるべき作業を洗い出す
2.作業の優先順位
3.作業時間の設定
4.作業の締め切りを決める1.やるべき作業を洗い出す
まずはやるべき作業を洗い出すことから始めましょう。頭の中だけではなく、ノート等でリストアップしていくことが大切です。書き出すことで、思いがけない必要な作業が見つかる可能性があります。2.作業の優先順位をつける
優先順位をつけるのは、作業の効率を上げるために大切な工程です。やるべき作業をすべて洗い出したら、一つひとつの作業に優先順位をつけていきましょう。3.作業時間の設定
作業時間の設定も大切な工程です。作業時間を決めておくことで程よくプレッシャーがかかり、効率的に作業を進められます。4.作業の締め切りを決める
作業時間の設定ができたら、一つひとつの作業に締め切りを決めていきましょう。「この作業はあまり時間がかからないから、〇日の午前中まで」「時間がかかるものは3日に設定し、難しければ事前に相談してもらおう」など決めておくと、納期までに余裕を持ったスケジュールを作成できます。スケジュール管理4つのポイント
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
スケジュールが決まったら、まずは記入・入力を忘れずに行いましょう。「この作業が終わったら記入しよう」と思って後回しにすると、そのまま忘れてしまう可能性があります。締め切りギリギリになって「忘れていた」ということがないように、予定が決まったらすぐに入力しましょう。2.難しい作業から終わらせていく
難しい作業から終わらせていくのもスケジュール管理のポイントです。工数がかかりそうな作業だとつい後回しにしがちですが、納期が迫ってくると焦りが出てしまい納品物のクオリティが下がる恐れがあります。難しい作業から行うことで、心に余裕が生まれクオリティも維持できるようになるでしょう。3.納期を早めに設定しておく
確定している納期より早めに設定しておくのもよいでしょう。たとえば納品日が20日だった場合、スケジュール帳には19日と1日前に記しておく方法です。もしギリギリに提出したくなければ、1日前ではなく2～3日前に設定するのもおすすめです。早めの提出はクライアントにとっても助かります。締め切りギリギリに対応しがちな人はぜひ取り入れてみるとよいでしょう。4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
従業員一人ひとりのスケジュールを一括で管理しておくことも重要です。チームや部署で動く必要があるプロジェクトの場合、それぞれのスケジュールを全員が把握していないとタスクの漏れが発生するリスクがあります。
Googleカレンダーの共有やスケジュール一括管理システムなどを活用することで、一人ひとりのスケジュールを一覧で確認できます。各々にスケジュールについてヒアリングする必要がないため管理者の負担も軽減できるでしょう。スケジュール管理の徹底で効率よく仕事をしよう
今一度スケジュール管理の方法を見直したうえで、自分にとって、または組織にとってどのようなスケジュール管理が適しているのか把握することが大切です。
1.やるべき作業を洗い出す
2.作業の優先順位
3.作業時間の設定
4.作業の締め切りを決める
きちんとスケジュール管理をしても、効率が上がらない方もいるのではないでしょうか。ここでは、効率よくスケジュール管理ができるポイントを4つご紹介します。
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
2.難しい作業から終わらせていく
3.納期を早めに設定しておく
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
1.スケジュールが決まったらすぐに入力する
スケジュールが決まったら、まずは記入・入力を忘れずに行いましょう。「この作業が終わったら記入しよう」と思って後回しにすると、そのまま忘れてしまう可能性があります。締め切りギリギリになって「忘れていた」ということがないように、予定が決まったらすぐに入力しましょう。
2.難しい作業から終わらせていく
難しい作業から終わらせていくのもスケジュール管理のポイントです。工数がかかりそうな作業だとつい後回しにしがちですが、納期が迫ってくると焦りが出てしまい納品物のクオリティが下がる恐れがあります。難しい作業から行うことで、心に余裕が生まれクオリティも維持できるようになるでしょう。
3.納期を早めに設定しておく
確定している納期より早めに設定しておくのもよいでしょう。たとえば納品日が20日だった場合、スケジュール帳には19日と1日前に記しておく方法です。もしギリギリに提出したくなければ、1日前ではなく2～3日前に設定するのもおすすめです。早めの提出はクライアントにとっても助かります。締め切りギリギリに対応しがちな人はぜひ取り入れてみるとよいでしょう。
4.一人ひとりのスケジュールを一括管理する
従業員一人ひとりのスケジュールを一括で管理しておくことも重要です。チームや部署で動く必要があるプロジェクトの場合、それぞれのスケジュールを全員が把握していないとタスクの漏れが発生するリスクがあります。
Googleカレンダーの共有やスケジュール一括管理システムなどを活用することで、一人ひとりのスケジュールを一覧で確認できます。各々にスケジュールについてヒアリングする必要がないため管理者の負担も軽減できるでしょう。
Googleカレンダーの共有やスケジュール一括管理システムなどを活用することで、一人ひとりのスケジュールを一覧で確認できます。各々にスケジュールについてヒアリングする必要がないため管理者の負担も軽減できるでしょう。
スケジュール管理の徹底で効率よく仕事をしよう
今一度スケジュール管理の方法を見直したうえで、自分にとって、または組織にとってどのようなスケジュール管理が適しているのか把握することが大切です。
今一度スケジュール管理の方法を見直したうえで、自分にとって、または組織にとってどのようなスケジュール管理が適しているのか把握することが大切です。
