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「中途採用の人材に内定者フォローは必要？」
「どのように内定者フォローをしていけばいいのだろう？」
と思うことはありませんか。
中途採用者には社会人経験があり、人材によっては何度か転職をしている場合もあります。そのため「新卒に行うような内定者フォローは不要なのでは？」と考える人事担当者もいるのではないでしょうか。
しかし、中途採用だからと言って内定者フォローを怠ると、内定辞退につながる恐れがあるのです。
当記事では、中途採用でも内定者フォローが重要になる理由や実際に取り組みたい内容などを解説します。内定者に対するフォローメールの例文も紹介しているので、参考にしながら内定者フォローを進めてみてください。
なお「人材を採用しても自社に定着せず辞めてしまう」といった課題を抱える方に向けたお役立ち資料もご用意しています。採用活動における要件定義の重要性や定着人材を採用する方法をステップごとに解説した資料ですので、課題解決のヒントとしてご活用ください。
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「どのように内定者フォローをしていけばいいのだろう？」
と思うことはありませんか。
中途採用者には社会人経験があり、人材によっては何度か転職をしている場合もあります。そのため「新卒に行うような内定者フォローは不要なのでは？」と考える人事担当者もいるのではないでしょうか。
しかし、中途採用だからと言って内定者フォローを怠ると、内定辞退につながる恐れがあるのです。
当記事では、中途採用でも内定者フォローが重要になる理由や実際に取り組みたい内容などを解説します。内定者に対するフォローメールの例文も紹介しているので、参考にしながら内定者フォローを進めてみてください。
なお「人材を採用しても自社に定着せず辞めてしまう」といった課題を抱える方に向けたお役立ち資料もご用意しています。採用活動における要件定義の重要性や定着人材を採用する方法をステップごとに解説した資料ですので、課題解決のヒントとしてご活用ください。
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記事を動画で解説
▼この記事でわかること
中途採用の内定者フォローとは？
たとえば内定者が内定辞退する理由は下記のとおりです。- 条件の良い他社から内定が出た
- 自社への入社に不安がある
- 選考過程で自社に対するイメージが変わった など
自社よりも条件の良い会社から内定が出たり、入社への不安が払拭できなかったりする場合は辞退される可能性があります。何もフォローをしないと自社に入社したい気持ちが薄れ、あっという間に離れていってしまいます。そのため、中途採用であっても内定を出したあとに自社を選んでもらう工夫が必要です。
内定者の気持ちに寄り添いながら、不安の解消や入社へのモチベーションを高める取り組みが求められます。中途採用の内定者フォローが重要な理由中途採用の内定者にフォローが必要になる理由は次の3つです。
1.売り手市場の状況が続いている
2.早期離職の防止にもつながる
3.内定辞退や早期離職の増加は企業のイメージ低下につながる
ひとつずつ理由を見ていきましょう。1.売り手市場の状況が続いている
厚生労働省が発表した「一般職業紹介状況（令和4年分）」によると、令和4年平均の有効求人倍率は1.28倍でした。求職者数より求人数のほうが上回っており、求職者が有利な売り手市場の状況が続いていることがわかります。
売り手市場では、転職したい企業を求職者が自由に選びやすい状況です。そのため求職者が複数社からの内定を受けた場合は、いずれかを選択しなければなりません。
内定を出していても、求職者から自社を選んでもらえなければ辞退につながります。内定辞退が起こる原因や防止策などは下記の記事にて解説していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】2.早期離職の防止にもつながる
内定者へのフォローが早期離職の防止にもつながります。内定者が入社してはじめて「思っていた企業ではなかった」「イメージと違った」と気付くこともあり、これがミスマッチとなって離職を招いてしまうのです。
実際に転職したことのある人材の多くが入社後にギャップを感じており、それが原因で次の転職につながったという声もあります。
入社後に抱くギャップを最小限にするために、内定の時点で自社の社風やカルチャー、事業内容などの理解を深めておくことが大切です。3.内定辞退や早期離職の増加は企業のイメージ低下につながる
採用活動を続ける中で内定辞退が減らなかったり、入社させても早期離職が起こったりする場合は、社内外のイメージ低下につながります。
社内では「また人が辞めていった」という事実から、エンゲージメントが低下する恐れがあります。人手不足に課題のある企業であればなおさら、既存社員への負担増加は避けられません。
社外では内定辞退や早期離職が多いという噂が出回ることで、取引先や顧客からのイメージが低下する可能性があります。SNS等で悪い評判が拡散されれば、今後の採用活動にも影響しかねません。
内定辞退や早期離職が起きないように内定者をフォローしていくことが必要です。中途採用の内定者フォローの流れ
- 内定通知を出す
- 内定者と面談をする
- 企業理念や事業内容などへの理解を深めてもらう
- 業務への理解を促進させる研修を実施する
- 入社に向けて準備する
それぞれの内容を解説します。内定通知を出す
採用合否が決定したあと、1週間程度を目安にして内定通知を出します。通知する方法は、メールや電話、郵送が中心です。
内定通知書を送る際には、一緒に入社承諾書・誓約書を送付するのが一般的です。
内定通知の段階では、選考を受けてくれたことへの感謝と自社に入社してほしい理由も伝えるようにしましょう。内定者と面談をする
内定者への面談では、入社の意向があるか確認します。あわせて給与や労働時間などの条件面を改めて説明しましょう。採用面接時にも説明した内容かもしれませんが、緊張で覚えていないこともあるため、再度伝えておくと認識のズレ解消に有効です。
また、入社に向けての疑問や不安を明確にして適切なサポートをすることで、自社と内定者の関係性強化にもつながります。しっかりと内定者の気持ちに寄り添って信頼関係が構築できれば、内定辞退の兆候を察知しやすくなるのも利点です。
とはいえ企業によって方針が異なるため、面談の実施は必須ではありません。また内定者の不安や悩みの内容によっては、複数回の面談を行った方がよい場合があります。
内定者面談を通して、自社との信頼関係や入社へのモチベーションを高めていきましょう。企業理念や事業内容などへの理解を深めてもらう
自社の企業理念やミッション、部門・部署の組織体制、事業内容への理解を促します。入社前に知ってもらうことで、配属後の育成が円滑に進みやすくなります。
内定者に会社紹介資料を配布するほか、面談の機会にあわせて自社の企業理念や事業内容を改めて説明するのも方法のひとつです。業務への理解を促進させる研修を実施する
職種未経験や異業種転職の場合は、知識レベルにあわせて研修を実施することもあります。スキルや知識面で内定者が不安を感じているときに有効です。
必要に応じてeラーニングやオンライン研修などを提案していきましょう。企業によっては入社後に実施するケースもあります。
内定の段階では現職を退職していない場合もあるため、強制しないようにしましょう。入社に向けて準備する
入社にあたって必要な書類を準備します。内定者側に用意してもらうものもあるため、内定承諾を得たら早めに手続きの案内を出しましょう。
企業は労働条件の内容が詳細に書かれた「労働条件通知書」と「雇用契約書」を準備します。内定者には、年金手帳やマイナンバー、雇用保険被保険者証などを用意してもらいます。入社したらすぐに社会保険等の事務手続きに入れるよう、準備を進めましょう。
ここまで中途採用の内定者フォローの流れを解説しました。続いて具体的なフォローの取り組みを見ていきましょう。中途採用における内定者フォローの取り組み事例
- 内定以降、定期的に連絡を取る
- 定期的な面談をする
- 社内報やパンフレットなどの資料を送付する
- 職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
それぞれの取り組み内容を見ていきましょう。内定以降、定期的に連絡を取る
入社日まで期間が空く場合、企業から何も連絡がないと不安になるものです。内定を出したからと安心せず、定期的な連絡を心がけましょう。
内定以降、内定者には入社前後のスケジュールや入社準備に必要なことを伝えます。不明点・要望なども確認し、必要であればサポートを実施しましょう。
現職中に内定を出した場合には、退職に向けて進んでいるか確認ができると安心です。定期的な面談をする
入社前の不安や疑問、課題を把握して解消するために面談を実施します。内定者が現職で働いている場合は、差し支えない時間帯でスケジュールを組みましょう。
すでに内定を承諾している場合は、入社日の調整や業務内容・社内制度の説明などもおこないます。自社で働く魅力も改めて伝えると、入社へのモチベーションも維持しやすくなります。社内報やパンフレットなどの資料を送付する
社員に配布する社内報や、会社の特徴が書かれた会社案内のパンフレットなどを送付します。内定者に資料を送る理由は下記の2点です。- 内定者自身が自社への理解を深める
- 内定者の家族から反対を受けるケースを防ぐ
親ブロックや配偶者ブロックという言葉もあり、家族から理解が得られずに内定辞退へつながることがあります。自社の特徴がわかる資料を家族にも見てもらい、転職しても問題ない企業だと理解してもらうことが大切です。
すでにある資料を活用できれば、わざわざ内定者用に作成する手間が省けます。資料として社風やカルチャーがわかる記事やインタビュー動画などを共有する方法もおすすめです。
ただし、内定者自身やその家族が見て理解できる内容になっているか検討してから送りましょう。
資料を送付したら終わりではなく、その後のフォローも継続していくことが大切です。職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
他社からも同時に内定を受け、どちらに決めるか内定者が悩むことがあります。現職からの引き止めにあって、転職を思いとどまることもあるでしょう。
このような事態を防ぐには、職場見学や先輩社員と話す機会を設けることが有効です。実際に働く場所を見たり、社員の声を聞いたりできれば、自社で働くイメージがしやすくなります。この機会に自社で働く魅力を感じてもらうことが大切です。
先輩社員とコミュニケーションを取る場合には、社風やカルチャー、仕事内容などをしっかり理解していて説明ができる人を選抜しましょう。
ここまで中途採用における内定者フォローの取り組み事例を紹介しました。しかし「定期的な連絡が必要と言っても、どのようにアプローチしたらいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで次の項目では、内定者に対するフォローメールの送り方を解説します。参考にしながらフォローを実施してみてください。中途採用の内定者に対するフォローメールの例文
それではフォローメールの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。内定通知のタイミング
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、◯◯様の内定を決定しましたのでお知らせいたします。
◯◯様から内定の承諾をいただき次第、入社手続きを進めてまいります。
つきましては内定承諾のご意向のお伺いと、入社前のオリエンテーションをおこないますので、お時間をいただきたく存じます。◯◯様のご都合の良い日時を3つほどお知らせくださいませ。
あわせて現時点で不明点や不安なことがありましたら、気軽にお問い合わせください。
社員一同、◯◯様と一緒に働くことを心より楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
株式会社◯◯
採用担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
内定承諾後の書類記入のお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は内定を承諾していただき、ありがとうございます。◯◯様を弊社の一員として迎えられること、大変嬉しく思っております。
つきましては、弊社に提出していただく書類を本日発送いたしました。必要事項を記入し、◯月◯日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。
なお、入社日は◯月◯日を予定しております。
＜返送していただく書類＞
1.◯◯◯
2.◯◯◯
3.◯◯◯
＜返送先＞
〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯
◯◯ビル◯階
株式会社◯◯ 採用担当◯◯宛
書類の書き方などの不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
入社日当日の案内
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
入社日が近づいてまいりましたので、当日の流れをご案内いたします。
入社日は研修がございますので、東京本社へお越しいただきたく存じます。オフィスに着きましたらエントランスにある内線電話にて、人事部◯◯をお呼びください。会議室へご案内いたします。
＜入社日詳細＞
入社日：◯月◯日（◯）
集合時間：9時
場所：東京本社
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯ ◯◯ビル◯階
持ち物：筆記用具・印鑑
＜入社日の流れ＞
社長あいさつ
辞令交付
入社時研修（企業理念や事業内容、各種制度の説明）
12時頃の終了を予定しています。
当日、万が一のトラブル等がございましたら下記までご連絡くださいますよう、お願いいたします。
【問い合わせ先】
人事部 担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
社員一同、◯◯様の入社をお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
中途採用の内定者フォローのポイント
- 内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
- 内定者からのメールは早めに返信する
- フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
- フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
ひとつずつ解説します。内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
内定者をフォローするときには、相手の気持ちに寄り添うことが大切です。メールでも面談でも一人一人に向き合い、その人に合ったアドバイスをしましょう。
内定を出したまま放置していては、お互いの信頼関係は生まれません。「自分を大切に思ってくれている」と感じる会社に決めることもあるくらいですから、これから一緒に働く仲間という意識を持って接しましょう。
とはいえ、内定者との距離を縮めたいからと言ってフランクすぎる話し方や文章はNGです。ビジネスパーソンとして適切な対応が求められます。内定者からのメールは早めに返信する
内定者からメールが届いた場合は、なるべく24時間以内を目安にして返信します。返答が遅くなるほど不安になるため、早めの返信が大切です。回答までに時間がかかる場合は、その旨を先に伝えておくのも有効です。
ただし、業務時間外や休日に返信するのは避けましょう。時間外労働や休日出勤が多い会社だと思われる可能性があるため、営業時間内に対応して返信します。
また、ほかの内定者と合わせてメールを一斉送信するのも避けたほうが無難です。同じ内容のメールを同時に送っているとわかると事務的に感じるだけではなく、ぞんざいに扱われている印象を受けてしまいます。
質問してくれたお礼や配慮の言葉を追加するなど、ちょっとした工夫で印象が良くなります。フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
フォローの頻度は、何回したら良いといった決まりはありません。フォローの適切な回数や内容は、内定者の悩みや状況によって異なります。
たとえば自社への志望度が高く、企業理念や事業内容への理解も進んでいる場合は、フォローの頻度を少し下げても良いでしょう。一方、他社からも内定を受けていて心が定まらないといった場合には、メールでの定期連絡のほかに個別で面談を実施するなどのフォローが必要です。
とはいえ、手厚いフォローが必要だからと言って、頻繁に電話やメールを入れてしまっては印象が悪くなります。現職で働いている内定者に電話連絡する場合は特に、時間帯への配慮が必要です。フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
いくら内定者をフォローしても、内定辞退が減らないことがあります。その場合は、内定者をフォローする以前の採用戦略や採用フローを見直してみましょう。
たとえば、採用活動の過程で下記のような問題が起きていると考えられます。- 自社の社風・カルチャーに合う人材が、どのようなタイプなのかを把握していないことで採用ターゲットがブレている
- 表面的な学歴やスキルなどで「優秀な人材」と評価している
- 面接で人材の適性や能力を見極めきれていない
これらの問題点があると、自社に合わない求職者を集めて選考することになり、その事実に気付かぬまま内定を出してしまいます。
そもそも自社に合わない人材へ内定を出しているとなれば、内定辞退や入社後の早期離職は防ぎきれません。遅かれ早かれミスマッチが原因で自社から離れていってしまうでしょう。
自社にフィットする人材を見つけて適切な見極めをし、入社後の活躍・定着まで期待するなら、採用活動にアセスメントツールを導入することをおすすめします。入社後の定着率を上げるには、アセスメントツールの導入がおすすめ
さまざまな人材アセスメントツールがありますが、できるだけ費用の負担を抑えたい方には中途採用サービス「ミイダス」が提供する活躍要因診断がおすすめです。活躍要因診断には、表面上では判断しにくい人材の特性や能力を客観的に評価できる機能が搭載されています。・コンピテンシー診断：求職者や社員が持っているパーソナリティの特徴や職務適性、ストレス要因、上下関係適性を数値で可視化できる
・フィッティング人材分析：ハイパフォーマーとなる社員のコンピテンシー（行動特性）を分析。自社にフィットし、活躍が期待できる人材の特徴を可視化できる
・バイアス診断ゲーム：人材の持つ認知バイアスの傾向を把握できる。分析結果は意思決定の質向上に活かせる
活躍要因診断の活用で、これまでの見極め基準のプラスαの視点を取り入れることができ、客観的で公平な評価につながります。自社に合う人材を採用できれば内定辞退の防止、さらには入社後の活躍や定着も期待できるのです。
活躍要因診断はミイダスのアカウント登録後、無料でお試しいただけます。どのような分析結果が得られるのか確認し、ぜひ採用活動の中に盛り込んでみてください。
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たとえば内定者が内定辞退する理由は下記のとおりです。
内定者の気持ちに寄り添いながら、不安の解消や入社へのモチベーションを高める取り組みが求められます。
中途採用の内定者にフォローが必要になる理由は次の3つです。
1.売り手市場の状況が続いている
2.早期離職の防止にもつながる
3.内定辞退や早期離職の増加は企業のイメージ低下につながる
ひとつずつ理由を見ていきましょう。
1.売り手市場の状況が続いている
2.早期離職の防止にもつながる
3.内定辞退や早期離職の増加は企業のイメージ低下につながる
ひとつずつ理由を見ていきましょう。
1.売り手市場の状況が続いている
厚生労働省が発表した「一般職業紹介状況（令和4年分）」によると、令和4年平均の有効求人倍率は1.28倍でした。求職者数より求人数のほうが上回っており、求職者が有利な売り手市場の状況が続いていることがわかります。
出典：一般職業紹介状況(令和4年12月分及び令和4年分)について｜厚生労働省
売り手市場では、転職したい企業を求職者が自由に選びやすい状況です。そのため求職者が複数社からの内定を受けた場合は、いずれかを選択しなければなりません。
内定を出していても、求職者から自社を選んでもらえなければ辞退につながります。内定辞退が起こる原因や防止策などは下記の記事にて解説していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】
売り手市場では、転職したい企業を求職者が自由に選びやすい状況です。そのため求職者が複数社からの内定を受けた場合は、いずれかを選択しなければなりません。
内定を出していても、求職者から自社を選んでもらえなければ辞退につながります。内定辞退が起こる原因や防止策などは下記の記事にて解説していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事：内定辞退率を減らすには？内定承諾率向上と辞退者を出さないコツを解説】
2.早期離職の防止にもつながる
内定者へのフォローが早期離職の防止にもつながります。内定者が入社してはじめて「思っていた企業ではなかった」「イメージと違った」と気付くこともあり、これがミスマッチとなって離職を招いてしまうのです。
実際に転職したことのある人材の多くが入社後にギャップを感じており、それが原因で次の転職につながったという声もあります。
入社後に抱くギャップを最小限にするために、内定の時点で自社の社風やカルチャー、事業内容などの理解を深めておくことが大切です。
実際に転職したことのある人材の多くが入社後にギャップを感じており、それが原因で次の転職につながったという声もあります。
入社後に抱くギャップを最小限にするために、内定の時点で自社の社風やカルチャー、事業内容などの理解を深めておくことが大切です。
3.内定辞退や早期離職の増加は企業のイメージ低下につながる
採用活動を続ける中で内定辞退が減らなかったり、入社させても早期離職が起こったりする場合は、社内外のイメージ低下につながります。
社内では「また人が辞めていった」という事実から、エンゲージメントが低下する恐れがあります。人手不足に課題のある企業であればなおさら、既存社員への負担増加は避けられません。
社外では内定辞退や早期離職が多いという噂が出回ることで、取引先や顧客からのイメージが低下する可能性があります。SNS等で悪い評判が拡散されれば、今後の採用活動にも影響しかねません。
内定辞退や早期離職が起きないように内定者をフォローしていくことが必要です。
社内では「また人が辞めていった」という事実から、エンゲージメントが低下する恐れがあります。人手不足に課題のある企業であればなおさら、既存社員への負担増加は避けられません。
社外では内定辞退や早期離職が多いという噂が出回ることで、取引先や顧客からのイメージが低下する可能性があります。SNS等で悪い評判が拡散されれば、今後の採用活動にも影響しかねません。
内定辞退や早期離職が起きないように内定者をフォローしていくことが必要です。
中途採用の内定者フォローの流れ- 内定通知を出す
- 内定者と面談をする
- 企業理念や事業内容などへの理解を深めてもらう
- 業務への理解を促進させる研修を実施する
- 入社に向けて準備する
それぞれの内容を解説します。内定通知を出す
採用合否が決定したあと、1週間程度を目安にして内定通知を出します。通知する方法は、メールや電話、郵送が中心です。
内定通知書を送る際には、一緒に入社承諾書・誓約書を送付するのが一般的です。
内定通知の段階では、選考を受けてくれたことへの感謝と自社に入社してほしい理由も伝えるようにしましょう。内定者と面談をする
内定者への面談では、入社の意向があるか確認します。あわせて給与や労働時間などの条件面を改めて説明しましょう。採用面接時にも説明した内容かもしれませんが、緊張で覚えていないこともあるため、再度伝えておくと認識のズレ解消に有効です。
また、入社に向けての疑問や不安を明確にして適切なサポートをすることで、自社と内定者の関係性強化にもつながります。しっかりと内定者の気持ちに寄り添って信頼関係が構築できれば、内定辞退の兆候を察知しやすくなるのも利点です。
とはいえ企業によって方針が異なるため、面談の実施は必須ではありません。また内定者の不安や悩みの内容によっては、複数回の面談を行った方がよい場合があります。
内定者面談を通して、自社との信頼関係や入社へのモチベーションを高めていきましょう。企業理念や事業内容などへの理解を深めてもらう
自社の企業理念やミッション、部門・部署の組織体制、事業内容への理解を促します。入社前に知ってもらうことで、配属後の育成が円滑に進みやすくなります。
内定者に会社紹介資料を配布するほか、面談の機会にあわせて自社の企業理念や事業内容を改めて説明するのも方法のひとつです。業務への理解を促進させる研修を実施する
職種未経験や異業種転職の場合は、知識レベルにあわせて研修を実施することもあります。スキルや知識面で内定者が不安を感じているときに有効です。
必要に応じてeラーニングやオンライン研修などを提案していきましょう。企業によっては入社後に実施するケースもあります。
内定の段階では現職を退職していない場合もあるため、強制しないようにしましょう。入社に向けて準備する
入社にあたって必要な書類を準備します。内定者側に用意してもらうものもあるため、内定承諾を得たら早めに手続きの案内を出しましょう。
企業は労働条件の内容が詳細に書かれた「労働条件通知書」と「雇用契約書」を準備します。内定者には、年金手帳やマイナンバー、雇用保険被保険者証などを用意してもらいます。入社したらすぐに社会保険等の事務手続きに入れるよう、準備を進めましょう。
ここまで中途採用の内定者フォローの流れを解説しました。続いて具体的なフォローの取り組みを見ていきましょう。中途採用における内定者フォローの取り組み事例- 内定以降、定期的に連絡を取る
- 定期的な面談をする
- 社内報やパンフレットなどの資料を送付する
- 職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
それぞれの取り組み内容を見ていきましょう。内定以降、定期的に連絡を取る
入社日まで期間が空く場合、企業から何も連絡がないと不安になるものです。内定を出したからと安心せず、定期的な連絡を心がけましょう。
内定以降、内定者には入社前後のスケジュールや入社準備に必要なことを伝えます。不明点・要望なども確認し、必要であればサポートを実施しましょう。
現職中に内定を出した場合には、退職に向けて進んでいるか確認ができると安心です。定期的な面談をする
入社前の不安や疑問、課題を把握して解消するために面談を実施します。内定者が現職で働いている場合は、差し支えない時間帯でスケジュールを組みましょう。
すでに内定を承諾している場合は、入社日の調整や業務内容・社内制度の説明などもおこないます。自社で働く魅力も改めて伝えると、入社へのモチベーションも維持しやすくなります。社内報やパンフレットなどの資料を送付する
社員に配布する社内報や、会社の特徴が書かれた会社案内のパンフレットなどを送付します。内定者に資料を送る理由は下記の2点です。- 内定者自身が自社への理解を深める
- 内定者の家族から反対を受けるケースを防ぐ
親ブロックや配偶者ブロックという言葉もあり、家族から理解が得られずに内定辞退へつながることがあります。自社の特徴がわかる資料を家族にも見てもらい、転職しても問題ない企業だと理解してもらうことが大切です。
すでにある資料を活用できれば、わざわざ内定者用に作成する手間が省けます。資料として社風やカルチャーがわかる記事やインタビュー動画などを共有する方法もおすすめです。
ただし、内定者自身やその家族が見て理解できる内容になっているか検討してから送りましょう。
資料を送付したら終わりではなく、その後のフォローも継続していくことが大切です。職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
他社からも同時に内定を受け、どちらに決めるか内定者が悩むことがあります。現職からの引き止めにあって、転職を思いとどまることもあるでしょう。
このような事態を防ぐには、職場見学や先輩社員と話す機会を設けることが有効です。実際に働く場所を見たり、社員の声を聞いたりできれば、自社で働くイメージがしやすくなります。この機会に自社で働く魅力を感じてもらうことが大切です。
先輩社員とコミュニケーションを取る場合には、社風やカルチャー、仕事内容などをしっかり理解していて説明ができる人を選抜しましょう。
ここまで中途採用における内定者フォローの取り組み事例を紹介しました。しかし「定期的な連絡が必要と言っても、どのようにアプローチしたらいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで次の項目では、内定者に対するフォローメールの送り方を解説します。参考にしながらフォローを実施してみてください。中途採用の内定者に対するフォローメールの例文
それではフォローメールの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。内定通知のタイミング
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、◯◯様の内定を決定しましたのでお知らせいたします。
◯◯様から内定の承諾をいただき次第、入社手続きを進めてまいります。
つきましては内定承諾のご意向のお伺いと、入社前のオリエンテーションをおこないますので、お時間をいただきたく存じます。◯◯様のご都合の良い日時を3つほどお知らせくださいませ。
あわせて現時点で不明点や不安なことがありましたら、気軽にお問い合わせください。
社員一同、◯◯様と一緒に働くことを心より楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
株式会社◯◯
採用担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
内定承諾後の書類記入のお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は内定を承諾していただき、ありがとうございます。◯◯様を弊社の一員として迎えられること、大変嬉しく思っております。
つきましては、弊社に提出していただく書類を本日発送いたしました。必要事項を記入し、◯月◯日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。
なお、入社日は◯月◯日を予定しております。
＜返送していただく書類＞
1.◯◯◯
2.◯◯◯
3.◯◯◯
＜返送先＞
〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯
◯◯ビル◯階
株式会社◯◯ 採用担当◯◯宛
書類の書き方などの不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
入社日当日の案内
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
入社日が近づいてまいりましたので、当日の流れをご案内いたします。
入社日は研修がございますので、東京本社へお越しいただきたく存じます。オフィスに着きましたらエントランスにある内線電話にて、人事部◯◯をお呼びください。会議室へご案内いたします。
＜入社日詳細＞
入社日：◯月◯日（◯）
集合時間：9時
場所：東京本社
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯ ◯◯ビル◯階
持ち物：筆記用具・印鑑
＜入社日の流れ＞
社長あいさつ
辞令交付
入社時研修（企業理念や事業内容、各種制度の説明）
12時頃の終了を予定しています。
当日、万が一のトラブル等がございましたら下記までご連絡くださいますよう、お願いいたします。
【問い合わせ先】
人事部 担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
社員一同、◯◯様の入社をお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
中途採用の内定者フォローのポイント- 内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
- 内定者からのメールは早めに返信する
- フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
- フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
ひとつずつ解説します。内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
内定者をフォローするときには、相手の気持ちに寄り添うことが大切です。メールでも面談でも一人一人に向き合い、その人に合ったアドバイスをしましょう。
内定を出したまま放置していては、お互いの信頼関係は生まれません。「自分を大切に思ってくれている」と感じる会社に決めることもあるくらいですから、これから一緒に働く仲間という意識を持って接しましょう。
とはいえ、内定者との距離を縮めたいからと言ってフランクすぎる話し方や文章はNGです。ビジネスパーソンとして適切な対応が求められます。内定者からのメールは早めに返信する
内定者からメールが届いた場合は、なるべく24時間以内を目安にして返信します。返答が遅くなるほど不安になるため、早めの返信が大切です。回答までに時間がかかる場合は、その旨を先に伝えておくのも有効です。
ただし、業務時間外や休日に返信するのは避けましょう。時間外労働や休日出勤が多い会社だと思われる可能性があるため、営業時間内に対応して返信します。
また、ほかの内定者と合わせてメールを一斉送信するのも避けたほうが無難です。同じ内容のメールを同時に送っているとわかると事務的に感じるだけではなく、ぞんざいに扱われている印象を受けてしまいます。
質問してくれたお礼や配慮の言葉を追加するなど、ちょっとした工夫で印象が良くなります。フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
フォローの頻度は、何回したら良いといった決まりはありません。フォローの適切な回数や内容は、内定者の悩みや状況によって異なります。
たとえば自社への志望度が高く、企業理念や事業内容への理解も進んでいる場合は、フォローの頻度を少し下げても良いでしょう。一方、他社からも内定を受けていて心が定まらないといった場合には、メールでの定期連絡のほかに個別で面談を実施するなどのフォローが必要です。
とはいえ、手厚いフォローが必要だからと言って、頻繁に電話やメールを入れてしまっては印象が悪くなります。現職で働いている内定者に電話連絡する場合は特に、時間帯への配慮が必要です。フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
いくら内定者をフォローしても、内定辞退が減らないことがあります。その場合は、内定者をフォローする以前の採用戦略や採用フローを見直してみましょう。
たとえば、採用活動の過程で下記のような問題が起きていると考えられます。- 自社の社風・カルチャーに合う人材が、どのようなタイプなのかを把握していないことで採用ターゲットがブレている
- 表面的な学歴やスキルなどで「優秀な人材」と評価している
- 面接で人材の適性や能力を見極めきれていない
これらの問題点があると、自社に合わない求職者を集めて選考することになり、その事実に気付かぬまま内定を出してしまいます。
そもそも自社に合わない人材へ内定を出しているとなれば、内定辞退や入社後の早期離職は防ぎきれません。遅かれ早かれミスマッチが原因で自社から離れていってしまうでしょう。
自社にフィットする人材を見つけて適切な見極めをし、入社後の活躍・定着まで期待するなら、採用活動にアセスメントツールを導入することをおすすめします。入社後の定着率を上げるには、アセスメントツールの導入がおすすめ
さまざまな人材アセスメントツールがありますが、できるだけ費用の負担を抑えたい方には中途採用サービス「ミイダス」が提供する活躍要因診断がおすすめです。活躍要因診断には、表面上では判断しにくい人材の特性や能力を客観的に評価できる機能が搭載されています。・コンピテンシー診断：求職者や社員が持っているパーソナリティの特徴や職務適性、ストレス要因、上下関係適性を数値で可視化できる
・フィッティング人材分析：ハイパフォーマーとなる社員のコンピテンシー（行動特性）を分析。自社にフィットし、活躍が期待できる人材の特徴を可視化できる
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活躍要因診断の活用で、これまでの見極め基準のプラスαの視点を取り入れることができ、客観的で公平な評価につながります。自社に合う人材を採用できれば内定辞退の防止、さらには入社後の活躍や定着も期待できるのです。
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内定通知書を送る際には、一緒に入社承諾書・誓約書を送付するのが一般的です。
内定通知の段階では、選考を受けてくれたことへの感謝と自社に入社してほしい理由も伝えるようにしましょう。
また、入社に向けての疑問や不安を明確にして適切なサポートをすることで、自社と内定者の関係性強化にもつながります。しっかりと内定者の気持ちに寄り添って信頼関係が構築できれば、内定辞退の兆候を察知しやすくなるのも利点です。
とはいえ企業によって方針が異なるため、面談の実施は必須ではありません。また内定者の不安や悩みの内容によっては、複数回の面談を行った方がよい場合があります。
内定者面談を通して、自社との信頼関係や入社へのモチベーションを高めていきましょう。
内定者に会社紹介資料を配布するほか、面談の機会にあわせて自社の企業理念や事業内容を改めて説明するのも方法のひとつです。
必要に応じてeラーニングやオンライン研修などを提案していきましょう。企業によっては入社後に実施するケースもあります。
内定の段階では現職を退職していない場合もあるため、強制しないようにしましょう。
企業は労働条件の内容が詳細に書かれた「労働条件通知書」と「雇用契約書」を準備します。内定者には、年金手帳やマイナンバー、雇用保険被保険者証などを用意してもらいます。入社したらすぐに社会保険等の事務手続きに入れるよう、準備を進めましょう。
ここまで中途採用の内定者フォローの流れを解説しました。続いて具体的なフォローの取り組みを見ていきましょう。
中途採用の内定者には、下記のフォローができます。
- 内定以降、定期的に連絡を取る
- 定期的な面談をする
- 社内報やパンフレットなどの資料を送付する
- 職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
それぞれの取り組み内容を見ていきましょう。
内定以降、定期的に連絡を取る
入社日まで期間が空く場合、企業から何も連絡がないと不安になるものです。内定を出したからと安心せず、定期的な連絡を心がけましょう。
内定以降、内定者には入社前後のスケジュールや入社準備に必要なことを伝えます。不明点・要望なども確認し、必要であればサポートを実施しましょう。
現職中に内定を出した場合には、退職に向けて進んでいるか確認ができると安心です。
内定以降、内定者には入社前後のスケジュールや入社準備に必要なことを伝えます。不明点・要望なども確認し、必要であればサポートを実施しましょう。
現職中に内定を出した場合には、退職に向けて進んでいるか確認ができると安心です。
定期的な面談をする
入社前の不安や疑問、課題を把握して解消するために面談を実施します。内定者が現職で働いている場合は、差し支えない時間帯でスケジュールを組みましょう。
すでに内定を承諾している場合は、入社日の調整や業務内容・社内制度の説明などもおこないます。自社で働く魅力も改めて伝えると、入社へのモチベーションも維持しやすくなります。
すでに内定を承諾している場合は、入社日の調整や業務内容・社内制度の説明などもおこないます。自社で働く魅力も改めて伝えると、入社へのモチベーションも維持しやすくなります。
社内報やパンフレットなどの資料を送付する
社員に配布する社内報や、会社の特徴が書かれた会社案内のパンフレットなどを送付します。内定者に資料を送る理由は下記の2点です。
- 内定者自身が自社への理解を深める
- 内定者の家族から反対を受けるケースを防ぐ
親ブロックや配偶者ブロックという言葉もあり、家族から理解が得られずに内定辞退へつながることがあります。自社の特徴がわかる資料を家族にも見てもらい、転職しても問題ない企業だと理解してもらうことが大切です。
すでにある資料を活用できれば、わざわざ内定者用に作成する手間が省けます。資料として社風やカルチャーがわかる記事やインタビュー動画などを共有する方法もおすすめです。
ただし、内定者自身やその家族が見て理解できる内容になっているか検討してから送りましょう。
資料を送付したら終わりではなく、その後のフォローも継続していくことが大切です。
すでにある資料を活用できれば、わざわざ内定者用に作成する手間が省けます。資料として社風やカルチャーがわかる記事やインタビュー動画などを共有する方法もおすすめです。
ただし、内定者自身やその家族が見て理解できる内容になっているか検討してから送りましょう。
資料を送付したら終わりではなく、その後のフォローも継続していくことが大切です。
職場見学や先輩社員と話す機会を設ける
他社からも同時に内定を受け、どちらに決めるか内定者が悩むことがあります。現職からの引き止めにあって、転職を思いとどまることもあるでしょう。
このような事態を防ぐには、職場見学や先輩社員と話す機会を設けることが有効です。実際に働く場所を見たり、社員の声を聞いたりできれば、自社で働くイメージがしやすくなります。この機会に自社で働く魅力を感じてもらうことが大切です。
先輩社員とコミュニケーションを取る場合には、社風やカルチャー、仕事内容などをしっかり理解していて説明ができる人を選抜しましょう。
ここまで中途採用における内定者フォローの取り組み事例を紹介しました。しかし「定期的な連絡が必要と言っても、どのようにアプローチしたらいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで次の項目では、内定者に対するフォローメールの送り方を解説します。参考にしながらフォローを実施してみてください。
このような事態を防ぐには、職場見学や先輩社員と話す機会を設けることが有効です。実際に働く場所を見たり、社員の声を聞いたりできれば、自社で働くイメージがしやすくなります。この機会に自社で働く魅力を感じてもらうことが大切です。
先輩社員とコミュニケーションを取る場合には、社風やカルチャー、仕事内容などをしっかり理解していて説明ができる人を選抜しましょう。
ここまで中途採用における内定者フォローの取り組み事例を紹介しました。しかし「定期的な連絡が必要と言っても、どのようにアプローチしたらいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで次の項目では、内定者に対するフォローメールの送り方を解説します。参考にしながらフォローを実施してみてください。
中途採用の内定者に対するフォローメールの例文
それではフォローメールの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。内定通知のタイミング
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、◯◯様の内定を決定しましたのでお知らせいたします。
◯◯様から内定の承諾をいただき次第、入社手続きを進めてまいります。
つきましては内定承諾のご意向のお伺いと、入社前のオリエンテーションをおこないますので、お時間をいただきたく存じます。◯◯様のご都合の良い日時を3つほどお知らせくださいませ。
あわせて現時点で不明点や不安なことがありましたら、気軽にお問い合わせください。
社員一同、◯◯様と一緒に働くことを心より楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
株式会社◯◯
採用担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
内定承諾後の書類記入のお願い
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
この度は内定を承諾していただき、ありがとうございます。◯◯様を弊社の一員として迎えられること、大変嬉しく思っております。
つきましては、弊社に提出していただく書類を本日発送いたしました。必要事項を記入し、◯月◯日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。
なお、入社日は◯月◯日を予定しております。
＜返送していただく書類＞
1.◯◯◯
2.◯◯◯
3.◯◯◯
＜返送先＞
〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯
◯◯ビル◯階
株式会社◯◯ 採用担当◯◯宛
書類の書き方などの不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp
入社日当日の案内
◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。
入社日が近づいてまいりましたので、当日の流れをご案内いたします。
入社日は研修がございますので、東京本社へお越しいただきたく存じます。オフィスに着きましたらエントランスにある内線電話にて、人事部◯◯をお呼びください。会議室へご案内いたします。
＜入社日詳細＞
入社日：◯月◯日（◯）
集合時間：9時
場所：東京本社
東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯ ◯◯ビル◯階
持ち物：筆記用具・印鑑
＜入社日の流れ＞
社長あいさつ
辞令交付
入社時研修（企業理念や事業内容、各種制度の説明）
12時頃の終了を予定しています。
当日、万が一のトラブル等がございましたら下記までご連絡くださいますよう、お願いいたします。
【問い合わせ先】
人事部 担当◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯
社員一同、◯◯様の入社をお待ちしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。
中途採用の内定者フォローのポイント- 内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
- 内定者からのメールは早めに返信する
- フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
- フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
ひとつずつ解説します。内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
内定者をフォローするときには、相手の気持ちに寄り添うことが大切です。メールでも面談でも一人一人に向き合い、その人に合ったアドバイスをしましょう。
内定を出したまま放置していては、お互いの信頼関係は生まれません。「自分を大切に思ってくれている」と感じる会社に決めることもあるくらいですから、これから一緒に働く仲間という意識を持って接しましょう。
とはいえ、内定者との距離を縮めたいからと言ってフランクすぎる話し方や文章はNGです。ビジネスパーソンとして適切な対応が求められます。内定者からのメールは早めに返信する
内定者からメールが届いた場合は、なるべく24時間以内を目安にして返信します。返答が遅くなるほど不安になるため、早めの返信が大切です。回答までに時間がかかる場合は、その旨を先に伝えておくのも有効です。
ただし、業務時間外や休日に返信するのは避けましょう。時間外労働や休日出勤が多い会社だと思われる可能性があるため、営業時間内に対応して返信します。
また、ほかの内定者と合わせてメールを一斉送信するのも避けたほうが無難です。同じ内容のメールを同時に送っているとわかると事務的に感じるだけではなく、ぞんざいに扱われている印象を受けてしまいます。
質問してくれたお礼や配慮の言葉を追加するなど、ちょっとした工夫で印象が良くなります。フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
フォローの頻度は、何回したら良いといった決まりはありません。フォローの適切な回数や内容は、内定者の悩みや状況によって異なります。
たとえば自社への志望度が高く、企業理念や事業内容への理解も進んでいる場合は、フォローの頻度を少し下げても良いでしょう。一方、他社からも内定を受けていて心が定まらないといった場合には、メールでの定期連絡のほかに個別で面談を実施するなどのフォローが必要です。
とはいえ、手厚いフォローが必要だからと言って、頻繁に電話やメールを入れてしまっては印象が悪くなります。現職で働いている内定者に電話連絡する場合は特に、時間帯への配慮が必要です。フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
いくら内定者をフォローしても、内定辞退が減らないことがあります。その場合は、内定者をフォローする以前の採用戦略や採用フローを見直してみましょう。
たとえば、採用活動の過程で下記のような問題が起きていると考えられます。- 自社の社風・カルチャーに合う人材が、どのようなタイプなのかを把握していないことで採用ターゲットがブレている
- 表面的な学歴やスキルなどで「優秀な人材」と評価している
- 面接で人材の適性や能力を見極めきれていない
これらの問題点があると、自社に合わない求職者を集めて選考することになり、その事実に気付かぬまま内定を出してしまいます。
そもそも自社に合わない人材へ内定を出しているとなれば、内定辞退や入社後の早期離職は防ぎきれません。遅かれ早かれミスマッチが原因で自社から離れていってしまうでしょう。
自社にフィットする人材を見つけて適切な見極めをし、入社後の活躍・定着まで期待するなら、採用活動にアセスメントツールを導入することをおすすめします。入社後の定着率を上げるには、アセスメントツールの導入がおすすめ
さまざまな人材アセスメントツールがありますが、できるだけ費用の負担を抑えたい方には中途採用サービス「ミイダス」が提供する活躍要因診断がおすすめです。活躍要因診断には、表面上では判断しにくい人材の特性や能力を客観的に評価できる機能が搭載されています。・コンピテンシー診断：求職者や社員が持っているパーソナリティの特徴や職務適性、ストレス要因、上下関係適性を数値で可視化できる
・フィッティング人材分析：ハイパフォーマーとなる社員のコンピテンシー（行動特性）を分析。自社にフィットし、活躍が期待できる人材の特徴を可視化できる
・バイアス診断ゲーム：人材の持つ認知バイアスの傾向を把握できる。分析結果は意思決定の質向上に活かせる
活躍要因診断の活用で、これまでの見極め基準のプラスαの視点を取り入れることができ、客観的で公平な評価につながります。自社に合う人材を採用できれば内定辞退の防止、さらには入社後の活躍や定着も期待できるのです。
活躍要因診断はミイダスのアカウント登録後、無料でお試しいただけます。どのような分析結果が得られるのか確認し、ぜひ採用活動の中に盛り込んでみてください。
【簡単1分！ミイダスの無料アカウント登録をする】
それではフォローメールの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
| ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。 この度は、弊社の採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、◯◯様の内定を決定しましたのでお知らせいたします。 ◯◯様から内定の承諾をいただき次第、入社手続きを進めてまいります。 つきましては内定承諾のご意向のお伺いと、入社前のオリエンテーションをおこないますので、お時間をいただきたく存じます。◯◯様のご都合の良い日時を3つほどお知らせくださいませ。 あわせて現時点で不明点や不安なことがありましたら、気軽にお問い合わせください。 社員一同、◯◯様と一緒に働くことを心より楽しみにしております。 今後ともよろしくお願いいたします。 【問い合わせ先】 株式会社◯◯ 採用担当◯◯ 電話番号：◯◯-◯◯◯◯ メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp |
| ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。 この度は内定を承諾していただき、ありがとうございます。◯◯様を弊社の一員として迎えられること、大変嬉しく思っております。 つきましては、弊社に提出していただく書類を本日発送いたしました。必要事項を記入し、◯月◯日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。 なお、入社日は◯月◯日を予定しております。 ＜返送していただく書類＞ 1.◯◯◯ 2.◯◯◯ 3.◯◯◯ ＜返送先＞ 〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯ ◯◯ビル◯階 株式会社◯◯ 採用担当◯◯宛 書類の書き方などの不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。 引き続き、よろしくお願いいたします。 【問い合わせ先】 電話番号：◯◯-◯◯◯◯ メールアドレス：◯◯＠◯◯.co.jp |
| ◯◯様 お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当◯◯です。 入社日が近づいてまいりましたので、当日の流れをご案内いたします。 入社日は研修がございますので、東京本社へお越しいただきたく存じます。オフィスに着きましたらエントランスにある内線電話にて、人事部◯◯をお呼びください。会議室へご案内いたします。 ＜入社日詳細＞ 入社日：◯月◯日（◯） 集合時間：9時 場所：東京本社 東京都◯◯区◯◯ ◯丁目◯-◯ ◯◯ビル◯階 持ち物：筆記用具・印鑑 ＜入社日の流れ＞ 社長あいさつ 辞令交付 入社時研修（企業理念や事業内容、各種制度の説明） 12時頃の終了を予定しています。 当日、万が一のトラブル等がございましたら下記までご連絡くださいますよう、お願いいたします。 【問い合わせ先】 人事部 担当◯◯ 電話番号：◯◯-◯◯◯◯ 社員一同、◯◯様の入社をお待ちしております。 引き続き、よろしくお願いいたします。 |
中途採用の内定者をフォローするポイントは次の4つです。
- 内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
- 内定者からのメールは早めに返信する
- フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
- フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
ひとつずつ解説します。
内定者の気持ちに寄り添い、距離を縮める
内定者をフォローするときには、相手の気持ちに寄り添うことが大切です。メールでも面談でも一人一人に向き合い、その人に合ったアドバイスをしましょう。
内定を出したまま放置していては、お互いの信頼関係は生まれません。「自分を大切に思ってくれている」と感じる会社に決めることもあるくらいですから、これから一緒に働く仲間という意識を持って接しましょう。
とはいえ、内定者との距離を縮めたいからと言ってフランクすぎる話し方や文章はNGです。ビジネスパーソンとして適切な対応が求められます。
内定を出したまま放置していては、お互いの信頼関係は生まれません。「自分を大切に思ってくれている」と感じる会社に決めることもあるくらいですから、これから一緒に働く仲間という意識を持って接しましょう。
とはいえ、内定者との距離を縮めたいからと言ってフランクすぎる話し方や文章はNGです。ビジネスパーソンとして適切な対応が求められます。
内定者からのメールは早めに返信する
内定者からメールが届いた場合は、なるべく24時間以内を目安にして返信します。返答が遅くなるほど不安になるため、早めの返信が大切です。回答までに時間がかかる場合は、その旨を先に伝えておくのも有効です。
ただし、業務時間外や休日に返信するのは避けましょう。時間外労働や休日出勤が多い会社だと思われる可能性があるため、営業時間内に対応して返信します。
また、ほかの内定者と合わせてメールを一斉送信するのも避けたほうが無難です。同じ内容のメールを同時に送っているとわかると事務的に感じるだけではなく、ぞんざいに扱われている印象を受けてしまいます。
質問してくれたお礼や配慮の言葉を追加するなど、ちょっとした工夫で印象が良くなります。
ただし、業務時間外や休日に返信するのは避けましょう。時間外労働や休日出勤が多い会社だと思われる可能性があるため、営業時間内に対応して返信します。
また、ほかの内定者と合わせてメールを一斉送信するのも避けたほうが無難です。同じ内容のメールを同時に送っているとわかると事務的に感じるだけではなく、ぞんざいに扱われている印象を受けてしまいます。
質問してくれたお礼や配慮の言葉を追加するなど、ちょっとした工夫で印象が良くなります。
フォローの頻度や内容は相手の状況に合わせる
フォローの頻度は、何回したら良いといった決まりはありません。フォローの適切な回数や内容は、内定者の悩みや状況によって異なります。
たとえば自社への志望度が高く、企業理念や事業内容への理解も進んでいる場合は、フォローの頻度を少し下げても良いでしょう。一方、他社からも内定を受けていて心が定まらないといった場合には、メールでの定期連絡のほかに個別で面談を実施するなどのフォローが必要です。
とはいえ、手厚いフォローが必要だからと言って、頻繁に電話やメールを入れてしまっては印象が悪くなります。現職で働いている内定者に電話連絡する場合は特に、時間帯への配慮が必要です。
たとえば自社への志望度が高く、企業理念や事業内容への理解も進んでいる場合は、フォローの頻度を少し下げても良いでしょう。一方、他社からも内定を受けていて心が定まらないといった場合には、メールでの定期連絡のほかに個別で面談を実施するなどのフォローが必要です。
とはいえ、手厚いフォローが必要だからと言って、頻繁に電話やメールを入れてしまっては印象が悪くなります。現職で働いている内定者に電話連絡する場合は特に、時間帯への配慮が必要です。
フォローしても内定辞退が減らない場合は採用フローの見直しを検討する
いくら内定者をフォローしても、内定辞退が減らないことがあります。その場合は、内定者をフォローする以前の採用戦略や採用フローを見直してみましょう。
たとえば、採用活動の過程で下記のような問題が起きていると考えられます。
たとえば、採用活動の過程で下記のような問題が起きていると考えられます。
- 自社の社風・カルチャーに合う人材が、どのようなタイプなのかを把握していないことで採用ターゲットがブレている
- 表面的な学歴やスキルなどで「優秀な人材」と評価している
- 面接で人材の適性や能力を見極めきれていない
これらの問題点があると、自社に合わない求職者を集めて選考することになり、その事実に気付かぬまま内定を出してしまいます。
そもそも自社に合わない人材へ内定を出しているとなれば、内定辞退や入社後の早期離職は防ぎきれません。遅かれ早かれミスマッチが原因で自社から離れていってしまうでしょう。
自社にフィットする人材を見つけて適切な見極めをし、入社後の活躍・定着まで期待するなら、採用活動にアセスメントツールを導入することをおすすめします。
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| ・コンピテンシー診断：求職者や社員が持っているパーソナリティの特徴や職務適性、ストレス要因、上下関係適性を数値で可視化できる ・フィッティング人材分析：ハイパフォーマーとなる社員のコンピテンシー（行動特性）を分析。自社にフィットし、活躍が期待できる人材の特徴を可視化できる ・バイアス診断ゲーム：人材の持つ認知バイアスの傾向を把握できる。分析結果は意思決定の質向上に活かせる |
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