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採用

内定辞退の防止策は?主な原因と新卒・中途採用それぞれの対処法を解説

「また内定を辞退されてしまった」「内定辞退を防ぐにはどうすればよいのか」このように悩んだ経験はないでしょうか。

少子高齢化により採用の難易度が上がっている昨今、内定を辞退するケースは増えています。あらかじめ対策を打っておき、内定辞退を最小限に抑えることが重要です。

本記事では、内定辞退が生じる主な原因をはじめ、新卒採用・中途採用それぞれにおける内定辞退防止のための具体的な対策や内定辞退されてしまった場合の対処法について解説します。

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内定辞退の現状と課題

近年、採用活動で最大のボトルネックのひとつとされているのが、内定辞退です。採用市場は少子高齢化などによる売り手市場が続き、優秀な人材の獲得競争が激しさを増しています。そうしたなか、内定辞退率も無視できない水準にまで高まってきました。
 
内定辞退が発生すると、採用活動にかけたコストと時間が無駄になり、採用活動の投資利益率(ROI)を大きく損ないます。それだけでなく、従業員の士気にも影響を与えかねません。
 
企業と内定者の間にある期待値のギャップを生み出さず、いかにして内定辞退を防ぐか。これが、喫緊の課題となっているのが現状です。

内定辞退が起きる主な原因・理由

企業にとっては、コストと時間をかけて選考した優秀な人材に内定を辞退される状況は痛手です。求職者としても、就職・転職活動にはエネルギーや時間を要するため、もし内定に至ったなら、そのまま入社へ進むほうがお互いに好ましいように思えます。

しかし、実際には内定辞退が起きるケースがあるのは、なぜなのでしょうか。主な原因・理由としては次の5つが考えられます。

  • 仕事内容やキャリアビジョンのミスマッチ
  • 給与・待遇など条件面での不満
  • 企業とのコミュニケーション不足による不安
  • 採用担当者による対応の悪さ
  • 他社への志望度の高さ

仕事内容やキャリアビジョンのミスマッチ

求職者は求人に応募する際、求人情報やホームページ、会社説明会などで企業の情報を得ますが、それだけでは理解しきれないことが多くあります。

特に、仕事内容やキャリアビジョンについては、面接で現地を訪れるなかで「イメージと違った」などとギャップを感じると、内定を辞退するケースがあります。

面接などで求職者の本音を確認し、業務内容を正確かつ詳細に伝えることで、ミスマッチによる内定辞退を減らしていきましょう。

給与・待遇など条件面での不満

内定辞退の原因として最も多いのが、給与や待遇、勤務地など就業条件について納得できず、妥協点が見付けられないことともいわれます。

「就業条件をありのまま提示すると、応募者が減ってしまうのでは?」という懸念がある場合でも、就業条件を事前にしっかりと開示しておかないと、最終的な辞退につながるかもしれません。給与の絶対額より、納得感が重要ということは意識しておきましょう。

また、面接などで求職者に、就業条件について不満や心配ごとはないか把握しておくことが大事です。

企業とのコミュニケーション不足による不安

採用は恋愛にたとえられるように、会わない時間が続くと熱意が冷めたり、「この会社でいいのかな?」と迷いが生まれたりする場合があります。

求職者に起こりやすい気持ちの揺らぎは、入社までの期間に企業とのコミュニケーションが足りないと、膨らみやすくなると言われています。とくに新卒採用では内定から入社までに数ヶ月以上の期間が空きます。

懇親会や面談などを定期的に開催しないと、内定者の入社意欲を維持し続けることは難しいでしょう。

採用担当者による対応の悪さ

「面接官の態度が横柄だった」「返信が遅かった」など、採用担当者の印象が悪いことも内定辞退のよくある原因のひとつです。「この企業の社風は、自分には合わないのではないか」と不安になってしまうためです。

候補者体験(Candidate Experience)が悪いと口コミサイトでその情報が広まり、結果として母集団形成に影響してしまうこともあります。

社風に不安を感じると、その会社で長くはたらくイメージを抱きにくくなります。人事部はもちろん、面接にかかわる現場担当者やマネジメント層なども、企業を代表する立場であることを忘れない振る舞いが求められます。

他社への志望度の高さ

就職・転職活動では、求職者は内定がもらえない可能性を考慮し、複数の企業へ応募するのが一般的です。内定を得たあと、志望順位がより高い他企業から内定通知が来れば、そちらを選ぶことは自然な行動といえるでしょう。

選考途中や内定を得たあとに、自身の希望により近い求人情報を発見し、気持ちが揺れることもあります。

面接の段階で「他社への応募はない」と確認した場合でも、以降に状況が変わるケースがあるので油断は禁物です。

内定辞退を防ぐポイント

内定辞退を防ぐためには、選考期間の設計と内定者の不安解消が重要です。

内定辞退が起こってしまうと、引き留めは難しいのが実情です。面接など選考途中から内定者との信頼関係を築き、不安を払拭しておく取り組みが内定辞退の防止に役立ちます。

内定辞退を防ぐポイントは、次の5つです。

  • 選考プロセスを見直す・丁寧な対応を心がける
  • 企業のカルチャーや雰囲気を正しく伝える
  • 応募者の不安な点を確認し解消する
  • 採用した理由を伝える
  • 競合企業の動向を確認する

選考プロセスを見直す・丁寧な対応を心がける

前述のとおり、採用担当者の対応によっては、内定辞退に至るケースがあります。選考過程で「レスポンスが丁寧で速かった」「面接時の雰囲気が良かった」と好印象を抱いてもらい、誠実な対応の積み重ねにより、求職者と信頼関係を築いていきましょう。

書類選考や面接の連絡、内定通知などは、より迅速に行えるよう選考プロセスを見直す必要があります。

丁寧な対応ができているかどうか、面接官トレーニングの導入や面接官同士で評価し合って改善を試みるのもよいでしょう。

企業のカルチャーや雰囲気を正しく伝える

「社風が合わないかも」という不安をなくすことも内定辞退を防ぐには重要です。選考活動の初期段階で自社の社風やカルチャーについて正しく伝え、合うか合わないかを応募者に早い段階で判断してもらいましょう。

企業文化を伝えるには、面接時に説明をするほか、社内報やSNS、ブログなどをとおして経営者や従業員の声を紹介する施策も有効です。

会社見学や従業員との座談会を開催して、社風を体感してもらうのもおすすめです。

応募者の不安な点を確認し解消する

内定を受け取っても、内定者の多くはさまざまな不安を感じます。

たとえば、「自分はその職場で活躍できるだろうか」「キャリアアップができる環境だろうか」といったスキルや能力についての不安や、「職場に馴染めるだろうか」と社風・文化への不安も起こりえます。

内定通知の受諾連絡がなかなか来ないような場合には、その内定者に「不安や疑問に感じていることはないか」と聞き出し、不安要素が解消できるようフォローをしましょう。

採用した理由を伝える

「自分は必要とされている」「自分の能力や経験を評価されたからこそ採用された」と感じてもらうことも、内定辞退を防ぐのに役立ちます。

内定通知では、採用した理由も説明しましょう。「あなたの業界経験やコミュニケーション能力を生かし、こういう領域で活躍してもらいたい」などと、内定にあたって評価した点を具体的に伝える姿勢が大切です。

入社を歓迎されている気持ちが伝わり、内定者のモチベーションを高めることができます。

競合企業の動向を確認する

新卒採用・中途採用ともに、求職者は複数の企業に応募する傾向があります。採用市場での競合企業については就業条件などを確認し、それらに負けない自社の魅力をアピールしましょう。

また、他社から内定が出ることで、自社を内定辞退される場合があります。応募者が競合に流れてしまうケースを防ぐには、選考時に他社の応募状況を確認し、自社の強みである情報を提示する取り組みが有効です。特に福利厚生、キャリア支援制度の手厚さなどは強みになりやすい要素です。

人事側であらかじめ競合と自社との比較表を作っておくと、他社にはない自社の強みを把握することができるでしょう。

新卒採用での内定辞退の防止策

内定辞退を防ぐためのポイントを解説してきましたが、新卒採用と中途採用では対策がやや異なります。ここからは新卒採用と中途採用に分け、内定辞退のより具体的な防止策を紹介します。

新卒採用での内定辞退防止については次の5つが挙げられます。

  • こまめにコミュニケーションを取る
  • 入社前研修・インターンシップを実施する
  • 内定者懇親会・社内見学会など交流イベントを開催する
  • 経営陣とのコミュニケーション機会を作る
  • 社内報やブログで情報発信する
それぞれの詳細について見ていきましょう。

こまめにコミュニケーションを取る

コミュニケーション不足による内定辞退は、中途採用よりも新卒採用でより注意が必要です。内定を受けてから入社まで数ヶ月以上の期間があり、「本当にこの会社に決めていいのかな」と不安が生じやすくなるためです。中途採用以上に継続して関係をつくることが大事で、最低でも月に一度のタッチポイントをつくるようにしましょう。

たとえば、入社意欲を維持するために、個別相談や内定者懇親会、職場見学などイベントを定期的に設けましょう。

ほか、先輩従業員が1対1のペアで入社まで丁寧にサポートする「メンター制度」を導入するという方法もあります。

入社前研修・インターンシップを実施する

就業経験がない学生は、「自分はその業務を問題なくやり遂げられるのか」という不安も入社前に生じがちです。

入社前研修を行い、自身が担当する予定の業務について必要な知識やスキルを学ぶ機会を用意しましょう。その上でさらに就業体験ができる「インターンシップ」を行えば、学んだ知識やスキルを現場で多少なりとも実践する経験を通じて自信を付けられます。

学生が業務への興味をより膨らますにも役立ちます。

内定者懇親会・社内見学会など交流イベントを開催する

新卒採用における内定者フォローのなかで、内定者懇親会は最重要ともいわれるものです。内定者懇親会では、同期入社予定の学生とコミュニケーションをとり、励まし合い、初めての就業に向けて期待感を高められるでしょう。

また、内定者同士だけでなく、配属予定先との交流会や先輩従業員との座談会、職場見学なども内定辞退防止におすすめです。

イキイキとはたらく先輩の姿を見たり、交流したりすることで「この社風なら自分も馴染めそうだ」といった安心感が生まれます。

経営陣とのコミュニケーション機会を作る

企業理念やビジョンは会社案内パンフレットやホームページで情報を公開しているとしても、経営陣から直接対話ができれば、より熱意をもって伝えられます。

可能であれば、企業の経営陣と内定者が直接コミュニケーションをとれる機会を設けてみましょう。

業界の将来性はどうか、自社の事業ビジョンはどうか、従業員を大切にしているか、など経験陣の考えに触れる体験を通じて、内定者の入社意欲を高めることができます。

社内報やブログで情報発信する

自社に親しみを持ってもらい、企業文化をより理解してもらうために、社内報やブログなどで情報発信をするケースも増えています。

発信する情報は、自社に関する最新情報のほか、活躍している従業員のメッセージ、職場の雰囲気などを伝えるのが一般的です。

InstagramやTikTokなどSNSのショート動画を活用して、1日の仕事の流れや、社内の良好な人間関係などを伝える手法も人気です。入社後のイメージが湧き、内定者はより安心できるでしょう。

中途採用での内定辞退の防止策

続いて、新卒採用での内定辞退防止策を紹介します。中途採用では、求職者は即戦力となる人材であり、複数の転職サイトなどを活用して転職活動を行う場合が多く、配偶者など家族の生計を立てているケースがある、などの特徴があります。

これらをふまえ、主に次の4つの対策を行うのが有効です。

  • 迅速なレスポンスを意識する
  • 面接の段階で希望する条件・待遇の確認や調整をする
  • キャリアパスやスキルアップに関する取り組みを説明する
  • 配偶者や家族への情報共有やフォローを行う
それぞれの詳細について見ていきましょう。

迅速なレスポンスを意識する

中途採用では、応募者は2社以上に対して転職活動をしているケースが一般的です。そのため、面接の日程調整や内定通知など各種の連絡が遅いと、応募者がほかの企業を選ぶ可能性が高くなります。

迅速にレスポンスを行うことで「自分に関心をもってくれている」「意思決定のスピードが早い」などと好印象を持ってもらえるでしょう。

内定後の手続きを連絡する際も、速やかな対応により内定者と信頼関係を築いていけます。

面接の段階で希望する条件・待遇の確認や調整をする

前述のとおり、給与や待遇、勤務地など就業条件で折り合いがつかず、内定辞退につながるケースはよくあります。応募者が就業条件についてどのような希望を持っているか、面接の段階でしっかりと聞き出しましょう。そして、できる限り応えられるよう調整しましょう。

応募者としては、面接時には言えなかったものの、胸の内に不安を抱えているかもしれません。内定後も改めて就業条件について確認し、認識を合わせておきましょう。

採用選考で条件にこだわることをためらう応募者は多いです。その不安を会社側から取り払ったうえで条件面での交渉ができることは、応募者にとっては大きなポイントになります。

キャリアパスやスキルアップに関する取り組みの説明

中途採用では、何らかのキャリアビジョンを思い描いて転職活動をする人材も少なくありません。その場合、「この会社で本当に成長できるだろうか」といった点に不安を感じやすくなります。

面接時には、自社で整えているキャリアパスやスキルアップの機会などを説明し、応募者が目指すキャリアビジョンとの不一致がないか、話し合いましょう。昇格条件や評価フローについて、しっかりと言語化して提示することもおすすめです。

研修や資格取得制度など自社のサポートについての説明を十分に行うことも大事です。

配偶者や家族への情報共有やフォローを行う

内定者が家族に転職を伝えるときには、「収入が減るのに、本当に転職するのか」「その業界は将来性がないのでは?」「聞いたことがない社名だけど、大丈夫なのか」とさまざまな反対を受ける場面もあります。実は家族の反対は内定辞退する理由の隠れ上位なのです。そうした反対の多くは、業界や企業の理解が足りないために起こるものです。

そのため、内定辞退を防止するには応募者家族へのフォローも大切です。会社案内パンフレットなどを面接時に渡したり、応募者家族へ送ったりするとよいでしょう。

最近では家族向けFAQ(よくある質問)資料や家族説明会を設ける企業も出てきているようです。

内定辞退が発生してしまった場合の対処法

内定辞退の防止に努めても、残念ながら内定辞退に至る場合があります。内定を辞退されたときに必要な人材を確保するためには、どのように対処するとよいのでしょうか。ここでは次の4ステップに分けて対処法を紹介します。

  • 原因を分析し特定する
  • 求職者に内定辞退の理由を確認する
  • 繰り上げ内定の検討をする
  • 採用活動を再開する
各ステップについて詳しく見ていきましょう。

原因を分析し特定する

内定辞退の連絡を受けたら、自社の採用活動のどのプロセスに内定辞退の原因があったのか、分析してみましょう。

「選考基準があいまいだった」「就労条件は求人情報であらかじめ提示しておくべきだった」「面接での見極めができていなかった」「内定後のフォローが足りなかった」など採用プロセスに改善点が見付かれば、今後の採用活動に活かせます。辞退は失敗ではなく、採用改善のデータを収集する機会なのです。

原因の分析をするために、内定辞退の理由について可能な限り、本人に確認をしましょう。

求職者に内定辞退の理由を確認する

内定辞退者にはまず、自社の選考に応募してくれたことへの感謝を伝え、その上で、内定辞退の理由を聞いてみましょう。理由によっては交渉次第で辞退を思いとどまらせるかもしれません。

ただし、「面接のときになぜいわなかったのか」などと追及する姿勢にならないよう、ヒアリングをする際には注意が必要です。

「今後の改善のために率直なフィードバックをお願いしたい」「はたらくにあたって不安な就業条件があれば、会社として検討したい」などと誠実に伝えましょう。それでも辞退を望む場合は引き下がります。

繰り上げ内定の検討をする

第一候補であった人材に辞退され引き留めも難しい状況となった場合には、必要な人材獲得のため、繰り上げ内定を検討しましょう。

今回の採用活動での応募者のなかから、最終候補として選ばれていた人材がほかにいれば、その応募者の内定ができないか検討します。

速やかな対応が求められる場面ではありますが、繰り上げ内定をするにあたっては再度、選考時の評価を見直す取り組みが重要です。自社にフィットする人材かどうか慎重に見極めましょう。

採用活動を再開する

採用活動でかかったコストなどを考えると、無理にでも繰り上げ内定を出したくなるかもしれません。

しかし、繰り上げ内定が難しいと判断される場合には、採用活動の再開へと潔く切り替える姿勢が大事です。

「応募者の多くは、自社のどのような点に惹かれていたか」「内定辞退の理由は何だったのか」などと今回の採用活動を分析し、改善した採用プロセスをもとに、より効果的な採用活動を行っていきましょう。

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まとめ

内定辞退防止は、採用活動の初期段階から対策に取り組むことが大事です。本記事では新卒採用、中途採用それぞれにおすすめの防止策を解説してきました。

また、内定防止には「ミイダス」の採用強化ブランディングも活用できます。ミイダスであれば、自社にフィットする人材へのアプローチ、入社後の育成なども幅広くサポートできます。

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※本記事は掲載時点の情報であり、最新のサービス内容と異なる場合があります。最新の情報は、必ずサービスサイトでご確認ください。
 
監修者
記事監修者平井 厚子

Officeまいとれいや代表/キャリアコンサルタント・産業カウンセラー

国家資格キャリアコンサルタントをはじめ、1級キャリアコンサルティング技能士や産業カウンセラーなどの資格を持つ。数々の企業で人材育成やキャリア開発を行い、2012年よりキャリアコンサルタントとして就職支援や就職後の定着支援を実施。2020年には「可能性を広げて納得できる働き方を!」を理念に60歳で起業。現在ではフリーで、就職・キャリア相談や研修講師などを行っている。

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