PDCAサイクルを用いるメリットは？

PDCAサイクルは、組織として実行した結果の分析や、設定した目標の妥当性を検討するため、組織の目標達成力が強化されるメリットがあります。他にも、サイクルをまわすことで業務改善のノウハウが蓄積できたり、各プロセスや課題を明確にすることでプロジェクトの透明性が向上したりなど、多くのメリットがあるといえます。

PDCAサイクルとは？運用方法やメリット、HR・人事領域での活用シーンを解説｜人材アセスメントラボ

PDCAサイクルは、多くの日本企業が取り入れている、業務改善に取り組むためのフレームワークです。プロジェクトの目標達成に向け、業務遂行する段階において活用できます。

本記事では、PDCAサイクルの運用方法やメリット、HR分野・人事領域での活用シーンを解説します。

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PDCAサイクルとは？意味を簡単に解説
PDCAサイクルの運用方法
PDCAサイクルを活用するメリット
時代遅れ？PDCAサイクルが古いとされる理由
PDCAサイクルに代わるフレームワーク
HR分野・人事領域におけるPDCAサイクルの活用シーン
ミイダスの「コンピテンシー診断（特性診断）」でPDCAサイクルを加速させよう
PDCAサイクルに関するよくある質問

PDCAサイクルとは？意味を簡単に解説

PDCAサイクルは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとって名付けられた業務改善に関するフレームワークです。

P・D・C・Aの4つのステップを順番に繰り返し、継続的な業務改善や品質改良を目指します。

日本にPDCAサイクルが浸透しはじめたのは1950年代です。アメリカの統計学者W・エドワーズ・デミング博士らによる講演がきっかけといわれており、以降、PDCAサイクルは多くの日本企業に採用され、日本製品の国際競争力を支えてきました。

いまでは品質・生産管理に限らず、経営管理や人材マネジメントなどさまざまなシーンでPDCAサイクルが活用されています。

PDCAサイクルの運用方法

PDCAサイクルの運用方法を知るために、P・D・C・Aの各段階について詳しく見てみましょう。

Plan（計画）

「Plan」では目標を設定し、その目標達成に向けた具体的な行動計画を作成します。重要なのが、以下の2点です。

定量的な目標を設定する
目標には期限を設定する

設定の際には、定量的な目標を据えると行動計画の立案や評価が容易になります。定量的な目標とは、「売上高10％増加」「業務効率10%改善」などの数値で表せるものを指します。「社員の営業力を向上させる」「社員のエンゲージメントを高める」など数値で表せないものは、定性的な目標といえます。

あわせて、実行に向けたスケジュールを立てるために期限を設定します。たとえば「翌年3月までに今期の売上高を対前年度比10％増加させる」という目標は、定量的かつ期限も設定できている理想例といえるでしょう。

目標が設定できたら、実施するべき行動・施策を列挙して優先すべきものを決め、各行動・施策の工数を見積もってスケジュールに落とし込んでいきます。

Do（実行）

計画立案が終わったら、「Do（実行）」の段階に移ります。実行段階でポイントになるのは以下の2つです。

可能な限り立案した計画どおりに実行する
実行内容について記録しておく

もし計画どおりに実行できなくても、問題点や課題について記録しておくことが大切です。記録があれば後から振り返りができ、次のステップの評価もしやすくなります。

Check（評価）

「Check（評価）」では、計画に基づいた行動が目標達成に結びついたかどうかを確認します。

ここで重要なのは、結果を評価するだけでなく「なぜうまくいったのか」あるいは「なぜうまくいかなかったのか」という結果の要因を分析することです。

具体的には、以下の3つを評価します。

計画どおり実行したか
計画が妥当だったか
目標を達成できたか

もし計画どおりに実行できなかった場合でも、「そもそもの計画に無理があったのか」「途中で想定外の事態が発生したのか」などをDoの記録から分析し、その原因を特定します。

Action（改善）

最後のステップである「Action（改善）」では、要因分析をもとに、問題点を克服するための改善案を考えます。改善案では、前述したうまくいった点に関する要因分析の結果がヒントになります。得られた示唆や知見を改善案の検討に活用しましょう。

複数の改善案が提案された場合は、優先順位を付けます。優先度の高い改善案から計画に反映させるとよいでしょう。

改善案の検討が終わったら、再び1つ目のステップである「Plan（計画）」を開始し、次のPDCAサイクルをまわしていきます。

PDCAサイクルを活用するメリット

PDCAサイクルを活用するおもなメリットには、以下の5つが挙げられます。

組織の目標達成力が強化される
業務改善のノウハウが蓄積できる
やるべき「行動」に集中できる
組織内のコミュニケーションが活性化する
プロジェクトの透明性が向上する

組織の目標達成力が強化される

PDCAサイクルでは、組織として実行した結果の分析や、設定した目標の妥当性を検討します。

現状の課題や問題点が明確になる
外部環境の変化も次のサイクルの計画に反映できる
繰り返しサイクルを回すなかで計画の精度が上がる

PDCAサイクルを回すことで、無理な目標設定や、実行できない計画の立案といった無駄が減り、組織としての目標達成力が強化できます。

業務改善のノウハウが蓄積できる

業務改善においてPDCAサイクルを回すには、組織に所属する社員一人ひとりが目標を理解し、実行すべき内容に優先順位をつけることが重要です。

一見簡単そうにみえる業務でも、社内システムや社内ルールなどに細かい改善点は存在します。PDCAサイクルは、実際に現場で働いている社員自身が「成功要因は何か」「なぜ失敗したのか」と考えるきっかけになります。その結果、改善ノウハウが組織に蓄積できるのです。

また、各社員がPDCAサイクルを回す経験を積めるため、評価やフィードバックのスキル育成にもつながります。

やるべき「行動」に集中できる

PDCAサイクルでは、計画の段階で目標やスケジュール、実施すべき項目の優先順位が決まっています。行動の段階では項目に沿って動き、次回につながるよう記録を残していきます。

行動の途中で「この方向性で合っているのだろうか」「もっと他にやり方がないのか」と悩む必要がないため、目の前のやるべき「行動」に集中できます。

やるべき内容が明確になっているため、効率よく仕事を進められるのです。

組織内のコミュニケーションが活性化する

PDCAサイクルを活用することで、組織内のコミュニケーションが活性化するでしょう。計画（Plan）の段階では、目標や進め方についてチーム全体で話し合う機会が生まれ、メンバー間の理解が深まります。

実行（Do）の段階では、進行中のタスクに関する情報共有が頻繁に行われるため、メンバー同士の連携が強化されやすいです。

評価（Check）や改善（Action）のステップでは、結果を振り返る中で意見交換が行われ、意識のすり合わせや新しいアイデアの共有が進みます。

このように、PDCAサイクルを継続的に運用することで、組織内のコミュニケーションが促進され、互いの信頼関係が築かれるのです。

プロジェクトの透明性が向上する

PDCAサイクルを取り入れることで、プロジェクトの透明性が向上するでしょう。計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Action）を明確にした運用により、各プロセスの進捗や課題が可視化されるからです。

各ステップで責任者や進捗状況を具体的に記録・共有することで、関係者全員が現状を正確に把握できます。結果として、誰がどの段階で何を行っているのかが明確になり、コミュニケーションのすれ違いや情報の抜け漏れを防げるのです。

さらに、定期的な振り返り（Check）を行うことで、プロジェクト全体がどの程度目標に近づいているのかを客観的に確認できます。これらの要素が重なり合うことで、関係者間の信頼感が高まり、プロジェクトの円滑な遂行につながるでしょう。

時代遅れ？PDCAサイクルが古いとされる理由

近年は「PDCAサイクルは時代遅れだ。いまのビジネス環境には使えない」といった声も聞かれます。古いとされる理由として、下記が考えられます。

柔軟性に欠ける
革新的なアイデアが出にくい
形骸化しやすい

柔軟性に欠ける

PDCAサイクルは、計画から改善までを段階的に進める仕組みであるため、予期せぬ事態や急激な市場の変化への対応を難しくする場合があります。変化の激しい現代において柔軟性が欠けているフレームワークと捉えられるケースもあるでしょう。

問題が発生した際、まず計画を立て直す必要があり、それが迅速な意思決定を妨いでしまう原因となるため、予測不可能なビジネス環境であるVUCA時代がゆえの声といえます。

関連記事：VUCAとは？求められる能力や生き抜くための組織づくりのポイントを紹介

革新的なアイデアが出にくい

PDCAサイクルでは、前例や過去の状態をもとに改善案を考えます。したがって、枠組みやルールにとらわれない革新的なアイデアの創出は不得意です。

グローバル化が進むなかで、従来のやり方が通用しなくなる場面は多々あります。その際に求められるのは、これまでとは視点を変えた打開策です。

前例をもとにPDCAサイクルを回していくやり方では、外部環境による苦境の打破は困難だと捉えられるでしょう。

形骸化しやすい

PDCAサイクルを採用している組織のなかには、PDCAサイクルを回すことが目的になっているケースも少なくありません。

とくに、以下のような運用をしているとPDCAサイクルの形骸化につながります。

計画の実行が評価軸になっており、失敗を許容しない
計画の立案が主目的になり、行動のコストや労力を考えていない
計画と評価が上司、行動と改善が現場といった階層構造になっている

改善において目標設定の妥当性や計画の費用対効果を問えなければ、PDCAサイクルを回しても効果的な業務改善や品質改良にはつながりません。

しかし、組織内でPDCAサイクルが形骸化すると「とりあえず計画を立てて、それに沿って行動すれば良い」という意識ばかり強くなってしまいます。

結果的に国際競争力や生産性の低下を招き、「時代遅れ」な手法になってしまうのです。

PDCAサイクルに代わるフレームワーク

PDCAサイクルはときに古いとされる場合がありますが、有用なフレームワークであることに変わりありません。重要なのは、目的や状況にあわせたフレームワークの使い分けです。

ここでは、PDCAサイクルに代わる2つのフレームワークを紹介します。

OODAループ
PDRサイクル

OODAループ

OODA（ウーダ）ループとは、意思決定のためのフレームワークです。

ステップ	内容
1. Observe（観察）	・観察により現状を認識する・業界の環境、新技術、競合などの調査を行う
2. Orient（適応・状況判断）	・観察結果から状況を判断し、決断に必要な材料を集める
3. Decide（決断）	・具体的な作戦や手段を決定する
4. Act（行動）	・決断した内容に従って実行する

最後の「Act（行動）」の結果が、次のループの最初のステップ「Observe（観察）」に反映されていきます。計画や評価、振り返りといった立ち止まって考えるポイントがないため、迅速な行動が可能になります。

外部環境の変化が激しく、すばやく的確な意思決定が求められるシーンでは、OODAループが有効です。

OODAループのメリット

OODAループのメリットにはおもに以下の3つが挙げられます。

Act（行動）までが早い
外部環境の変化にも柔軟に対応できる
個人や少人数のチームで運用しやすい

OODAループは、トラブル対応や緊急対応といった先の読めない状況で意思決定を下す際に有効です。

PDCAのように計画立案が必要なフレームワークでは、実行までの間に目標や計画の承認という工程が入ります。一方、OODAループでは観察から状況判断まで現場担当者やチームのみで行えるため、すばやく行動へ移せるのです。

また、観察〜行動までのほとんどを現場担当者が担うため、各社員が自分の行動に責任を持ち、主体的に取り組みやすくなります。

OODAウープのデメリット

OODAループのデメリットは以下の2つです。

個人やチームの能力に左右される
業務改善や品質向上には向かない

現場担当者やチームの裁量が大きいため、メンバーによってはOODAループがうまく機能しないおそれがあります。経験の浅い人材はベテランと組ませるなどの配慮が必要になるでしょう。

また、OODAループは最初に目標・目的を設定せず、現場の状況観察から入ります。よって、業務改善や品質向上といった「あるべき姿」に向けて改善を重ねるようなシーンには向きません。

OODAループはしばしばPDCAサイクルのデメリットを補うフレームワークとして紹介されますが、どのようなシーンでもPCDAサイクルより有効というわけではない点には注意が必要です。

PDRサイクル

PDRサイクルは、以下のプロセスを用いるフレームワークです。

ステップ	内容
1. Prep（準備）	「目的は何か」「何を実行するか」を設定し、実行の準備をする
2. Do（実行）	準備した内容をもとに行動する
3. Review（評価）	実行の結果やPrep（準備）を客観的に評価する

PDRサイクルはDo（実行）に重きを置いたフレームワークです。小さな実行を高速で積み重ねることで、変化の激しい環境でも柔軟にプロジェクトを進められます。

Prep（準備）で行うのは、行動に向けた準備のみであり、時間のかかる計画立案は行いません。

Review（評価）では実行の結果に基づいて客観的な評価を行うため、計画の妥当性などを検討するPDCAサイクルよりも気軽にDo（実行）を繰り返せます。

行動がもっとも重要視されるシーンで有効なフレームワークです。

PDRサイクルのメリット

PDRサイクルのメリットは以下の3つです。

サイクルが高速で回せる
汎用性が高い
小さな変化にも対応しやすい

OODAループと同じく計画立案が入らないため、Do（行動）までが早い点がメリットです。Prep（準備）の精度によってはイノベーションも期待でき、変化が激しいいまの時代に向いています。

またReview（評価）についても、行動の結果を客観的に評価します。計画ミスや目標の妥当性まで評価するPDCAサイクルよりもスムーズに進みやすく、どんな組織・業務にも取り入れやすいフレームワークです。

仮説検証を繰り返して早く課題を抽出したいときや、短期的な成果を求めるときにとくに有効です。

PDRサイクルのデメリット

PDRサイクルのデメリットは、以下の2つです。

Review（評価）がDo(行動）の評価になりやすい
目的を明確にしないと発散する

PDRサイクルで評価するのは、Prep（準備）と実行の結果です。しかし、サイクルを回すうちにDo(実行）を評価しがちになります。本来であれば準備部分をさらに改善すべきところを、PDRの理解が浅いと行動部分の評価になってしまうケースが発生するためです。

PDRサイクルを活用するときは、目的を明確にし、それに向かってサイクルを回すという意識が大切です。目的があいまいなままPDRサイクルを回しても、体系立てた施策にはなりません。

HR分野・人事領域におけるPDCAサイクルの活用シーン

PDCAサイクルが効果的に機能するのは、中長期的な目標へ向けてじっくり取り組めるような環境です。この条件にあてはまれば、業務改善、品質向上、顧客満足度の向上など、さまざまなシーンで活用できます。

とくにメリットを発揮しやすいのが「ゴールが明確で、外部環境によって状況が左右されにくい」シーンです。HR分野・人事領域においては、以下の2つが挙げられるでしょう。

採用業務の効率化
人材育成制度の改革

採用業務の効率化

採用業務の効率化にPDCAサイクルを活用する際の進行例です。

＜採用業務のPDCAサイクル例＞

ステップ	内容
Plan	・採用要件（求める人物像）、採用人数、採用手法などを検討し、採用計画を立てる
Do	・採用計画に基づいて採用活動を行う・採用媒体で就職希望者を募集、求職者を面接、選考して採用/不採用を判断する・採用活動の記録をつける
Check	・採用活動の成果を評価する・うまくいった点は次年度へのノウハウとしてまとめ、蓄積する
Action	・目標を実現できなければ、その原因を追求し、改善案を検討して次期につなげる

採用業務は企業が継続して行うものであり、また採用環境も急激かつ頻繁には変わりません。よって、PDCAサイクルを回しやすいシーンといえるでしょう。

関連記事：採用要件・人材要件の作り方とは？定義方法からペルソナの設計例まで解説

人材育成制度の改革

人材育成制度の改革にもPDCAサイクルは有効です。

＜人材育成制度の改革におけるPDCAサイクル例＞

ステップ	内容
Plan	・求められる社員像や能力を具体化する・具体化した能力要件に照らして、社員の育成方法を検討し、スケジュールを立てる
Do	・人材育成活動を行う・各職種や職位に期待される職責や能力を整理して、有効な人員配置を検討する
Check	・求められる社員像や能力に照らして各社員を評価する・評価にあたっては、計画立案の段階で具体化した能力要件と、現行の人事評価制度の評価項目との整合性を図る
Action	・整合性が取れていないときには、目標設定が妥当かどうか、現行の評価項目を変更する必要がないかを見直す・評価が終わったら人事部のメンバーで改善案を講じ、次のサイクルに活かす

人材育成における社員像の具体化については、スキルや経験のほかにコンピテンシーの活用も有効ですので、Planの際に取り入れることを検討するのもおすすめです。詳細は次章や下記記事をご覧ください。

関連記事：コンピテンシーを人材育成に取り入れるメリットや導入方法、注意点を解説

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PDCAサイクルに関するよくある質問

Q PDCAサイクルとは？: A
PDCAサイクルは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとって名付けられた業務改善に関するフレームワークです。

P・D・C・Aの4つのステップを順番に繰り返し、継続的な業務改善や品質改良を目指します。
Q PDCAサイクルを用いるメリットは？: A
PDCAサイクルは、組織として実行した結果の分析や、設定した目標の妥当性を検討するため、組織の目標達成力が強化されるメリットがあります。

他にも、サイクルをまわすことで業務改善のノウハウが蓄積できたり、各プロセスや課題を明確にすることでプロジェクトの透明性が向上したりなど、多くのメリットがあるといえます。