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労働基準法などの法令により、企業は従業員の労働時間を適切に把握し記録することが求められています。しかし、テレワーク導入時の対応や、紙での管理に限界を感じる管理者もいるかもしれません。
「勤怠管理を行っても、不正な書き換えが発生するのではないか」「適切な勤怠管理の方法が分からない」という悩みを抱えている場合は、まずは勤怠管理の目的を理解し、自社に合った方法を見つけることが重要です。
本記事では、勤怠管理の目的と管理項目、主な勤怠管理の手法や注意点について解説します。
【資料ダウンロード：ミイダス 勤怠管理ベーシック｜お役立ち資料】
「勤怠管理を行っても、不正な書き換えが発生するのではないか」「適切な勤怠管理の方法が分からない」という悩みを抱えている場合は、まずは勤怠管理の目的を理解し、自社に合った方法を見つけることが重要です。
本記事では、勤怠管理の目的と管理項目、主な勤怠管理の手法や注意点について解説します。
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目次
勤怠管理とは？就業管理との違いについて解説
勤怠管理とは、企業が従業員の労働の記録を管理することです。労働基準法によって勤怠管理は義務付けられており、労働基準法上の法定労働時間が守られているか、従業員の労働時間を適切に把握することが求められています[注]。
労働記録を保存していなかったり、故意に虚偽の記録をしたりした場合は、処罰の対象となるので注意が必要です。労働記録は原則として5年間（当面は3年間）保存する義務があるため、長期間安全に記録を保存できるよう整備しなくてはなりません。
[注]出典：労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）｜e-Gov 法令検索
労働記録を保存していなかったり、故意に虚偽の記録をしたりした場合は、処罰の対象となるので注意が必要です。労働記録は原則として5年間（当面は3年間）保存する義務があるため、長期間安全に記録を保存できるよう整備しなくてはなりません。
[注]出典：労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）｜e-Gov 法令検索
就業管理との違い
勤怠管理と似た言葉で「就業管理」がありますが、勤怠管理は就業管理の一部に含まれます。
勤怠管理の役割は、従業員の労働時間・休憩時間を把握して給与に反映させることと、適切な労働時間によって従業員の健康を維持することです。一方、就業管理は労働時間の把握だけでなく、休日・休暇の管理や就業規則の整備なども含まれます。
勤怠管理は記録にフォーカスしているのに対し、就業管理は記録だけでなく長時間労働の防止や有給取得の管理、労働環境の整備、メンタルヘルスなど、従業員の心身状態やコンプライアンスまで幅広く管理します。
勤怠管理の役割は、従業員の労働時間・休憩時間を把握して給与に反映させることと、適切な労働時間によって従業員の健康を維持することです。一方、就業管理は労働時間の把握だけでなく、休日・休暇の管理や就業規則の整備なども含まれます。
勤怠管理は記録にフォーカスしているのに対し、就業管理は記録だけでなく長時間労働の防止や有給取得の管理、労働環境の整備、メンタルヘルスなど、従業員の心身状態やコンプライアンスまで幅広く管理します。
勤怠管理が求められる理由
勤怠管理が求められている背景の一つに、働き方改革への対応があります。2019年から施行されている「働き方改革関連法」により、労働基準法や労働安全衛生法が見直され、超過労働時間の軽減が推進されるようになりました[注]。
残業時間の上限規制や年次有給休暇の取得義務化により、従業員の労働時間を企業が正確に把握することが一層求められるようになったのです。
その他にも、フレックスタイム制の導入やテレワークなど、オフィス外で働く従業員の労働時間の把握や、未払い残業代の回避などの理由から、勤怠管理の重要性が高まっています。
[注]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
残業時間の上限規制や年次有給休暇の取得義務化により、従業員の労働時間を企業が正確に把握することが一層求められるようになったのです。
その他にも、フレックスタイム制の導入やテレワークなど、オフィス外で働く従業員の労働時間の把握や、未払い残業代の回避などの理由から、勤怠管理の重要性が高まっています。
[注]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
企業が勤怠管理を行う目的
勤怠管理は企業の義務ですが、基本的な目的についても理解しておくことが大切です。勤怠管理の主な目的は、次の4つです。
- 長時間労働の防止
- 正確に賃金を支払うため
- 有給休暇の取得状況の管理
- コンプライアンスの遵守
それぞれの詳細について解説します。
長時間労働の防止
勤怠管理の目的の1つが、長時間労働の防止です。労働基準法の改正により、時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間となり、特別な事情がない限りはこれを超えることはできません[注]。
勤怠管理によって時間外労働の時間を把握できれば、長時間労働を防止できます。また、不必要な残業の防止にもつながるでしょう。
[注]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
勤怠管理によって時間外労働の時間を把握できれば、長時間労働を防止できます。また、不必要な残業の防止にもつながるでしょう。
[注]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
正確に賃金を支払うため
法定労働時間を超えて働いているのにもかかわらず賃金が支払われない状態は、「違法労働」となり、離職率の増加や企業のブランドイメージの低下といったリスクがあります。
そのような事態を避けるために、残業代や深夜労働手当など、従業員に正確な賃金が支払われるように管理することも、勤怠管理の目的の一つです。
賃金を正しく計算するためには、始業時刻・休憩時間・終業時刻だけでなく、時間外労働や休日労働も把握する必要があるのです。
そのような事態を避けるために、残業代や深夜労働手当など、従業員に正確な賃金が支払われるように管理することも、勤怠管理の目的の一つです。
賃金を正しく計算するためには、始業時刻・休憩時間・終業時刻だけでなく、時間外労働や休日労働も把握する必要があるのです。
有給休暇の取得状況の管理
従業員が適切に有給休暇を取得しているのか、取得状況を管理するのも勤怠管理の重要な役割です。
半年以上継続して勤務し、労働日の8割以上出勤した労働者に対して、企業は原則10日以上の有給休暇を付与しなければなりません。また、2019年の労働基準法の法改正により、年次有給休暇の日数のうち、年に最低5日分の有給を従業員に取得させることが義務化されました[注1][注2]。
半年以上継続して勤務し、労働日の8割以上出勤した労働者に対して、企業は原則10日以上の有給休暇を付与しなければなりません。また、2019年の労働基準法の法改正により、年次有給休暇の日数のうち、年に最低5日分の有給を従業員に取得させることが義務化されました[注1][注2]。
有給休暇の日数は勤続年数や労働日数によって変動するため、正確に有給休暇の取得状況を管理するために勤怠管理を行う必要があるのです。
[注1]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
[注2]出典：年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています ｜厚生労働省
[注1]出典：労働時間等設定改善指針の改正｜厚生労働省
[注2]出典：年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています ｜厚生労働省
コンプライアンスの遵守
ここまで紹介してきた、長時間労働の防止、正確な賃金の支払い、有給休暇の取得義務などは、違反すると法令違反になります。
労働基準法に違反した場合、一定の基準を満たした企業は公表されます。社会的信用を失い、事業内容にも影響を及ぼすことになるため、勤怠管理によってコンプライアンスを遵守することは企業が果たすべき社会的責任でもあるのです。
労働基準法に違反した場合、一定の基準を満たした企業は公表されます。社会的信用を失い、事業内容にも影響を及ぼすことになるため、勤怠管理によってコンプライアンスを遵守することは企業が果たすべき社会的責任でもあるのです。
勤怠管理の対象となる企業・従業員
勤怠管理は、労働基準法第41条で適用外となる農業・水産業などの一部業種以外の、ほとんどの企業が対象となります[注1]。
ただし、労働安全衛生法においては、業種を問わず事業者は労働者の労働時間の状況を、タイムカードによる記録、パソコンの使用時間の記録などの方法で把握しなければならないものとしています[注2][注3]。
ここからは、勤怠管理の対象となる企業と従業員、対象外となるケースについて見ていきましょう。
[注1]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
[注2]出典：労働安全衛生法「第六十六条の八の三」｜e-Gov 法令検索
[注3]出典：労働安全衛生規則「第五十二条の七の三」｜e-Gov 法令検索
ただし、労働安全衛生法においては、業種を問わず事業者は労働者の労働時間の状況を、タイムカードによる記録、パソコンの使用時間の記録などの方法で把握しなければならないものとしています[注2][注3]。
ここからは、勤怠管理の対象となる企業と従業員、対象外となるケースについて見ていきましょう。
[注1]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
[注2]出典：労働安全衛生法「第六十六条の八の三」｜e-Gov 法令検索
[注3]出典：労働安全衛生規則「第五十二条の七の三」｜e-Gov 法令検索
労働時間の規定が適用されるすべての企業
勤怠管理の対象となるのは、労働基準法のうち、労働時間に関する規定「労働基準法第4章」が適用される、すべての事業場です。業種に関係なく、該当するすべての企業が勤怠管理を行う必要があります[注]。
基本的にはほとんどの企業が対象となるため、勤怠管理の実施義務があると考えていいでしょう。
[注]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
基本的にはほとんどの企業が対象となるため、勤怠管理の実施義務があると考えていいでしょう。
[注]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
企業に雇用されている従業員が対象
企業に雇われている従業員は、勤怠管理の対象となります。正社員、契約社員、パート・アルバイト、派遣社員など、雇用形態にかかわらず、すべての従業員が対象です。月の途中で入社した従業員も、入社日初日から労働時間の記録を行います[注1]。
ただし、高度プロフェッショナル制度に該当する労働者は、労働基準法に定められた規定が適用されないため、対象外です[注2]。
[注1]出典：労働基準法 パート・アルバイト編｜東京労働局
[注2]出典：高度プロフェッショナル制度について｜厚生労働省
ただし、高度プロフェッショナル制度に該当する労働者は、労働基準法に定められた規定が適用されないため、対象外です[注2]。
[注1]出典：労働基準法 パート・アルバイト編｜東京労働局
[注2]出典：高度プロフェッショナル制度について｜厚生労働省
対象外となるケース
前述したとおり、高度プロフェッショナル制度に該当する労働者は、労働基準法に定められた労働時間に関する規定が適用外となるため、勤怠管理の対象義務ではありません。具体的には、一定年収要件を満たし、高度な専門知識等を有する業務に就く労働者です。
また、労働基準法第41条に定められている管理監督者（規定時間内だけで業務が完了しない役職の場合）や、みなし労働時間制が適用される労働者（事業場の外で労働する従業員で、労働時間の算定が困難な労働者）も対象外となります[注]。
今後の法改正により対象者が変更となる可能性があるため、対象外の場合でも、労働時間の把握は可能な限り行っておいたほうがいいでしょう。
[注]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
また、労働基準法第41条に定められている管理監督者（規定時間内だけで業務が完了しない役職の場合）や、みなし労働時間制が適用される労働者（事業場の外で労働する従業員で、労働時間の算定が困難な労働者）も対象外となります[注]。
今後の法改正により対象者が変更となる可能性があるため、対象外の場合でも、労働時間の把握は可能な限り行っておいたほうがいいでしょう。
[注]出典：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
勤怠管理で管理する項目
従業員の労働時間を正確に把握するためには、さまざまな項目を管理する必要があります。ここでは、勤怠管理で管理する項目を解説します。
始業・終業時間、休憩時間
勤怠管理の項目の一つが、従業員の労働日ごとの始業時間・終業時間・休憩時間です。これをもとに、合計何時間働いたのかを確認・確定します。
始業・終業時間の確認方法は、原則として労働者本人が時刻を確認して記録するか、もしくはタイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに確認する方法があります。
休憩時間については、労働基準法第34条により、6時間を超える労働の場合は45分、8時間を超える労働の場合は1時間以上の休憩を取ることが義務付けられています[注]。企業は勤怠管理の記録により、従業員が適切に休憩を取っているかを確認します。
[注]出典：労働時間・休憩・休日関係｜厚生労働省
始業・終業時間の確認方法は、原則として労働者本人が時刻を確認して記録するか、もしくはタイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに確認する方法があります。
休憩時間については、労働基準法第34条により、6時間を超える労働の場合は45分、8時間を超える労働の場合は1時間以上の休憩を取ることが義務付けられています[注]。企業は勤怠管理の記録により、従業員が適切に休憩を取っているかを確認します。
[注]出典：労働時間・休憩・休日関係｜厚生労働省
時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
企業が定める所定労働時間を超えて働く場合は、時間外労働時間や深夜労働時間の記録が必要です。過剰労働の防止と、適切な割増賃金の支給のためにも、正確に記録することが求められます。
また、時間外労働（法定労働時間を超えて行う労働時間）は、原則として月 45 時間・年 360 時間が上限とされています。なお、この上限の対象となるのは時間外労働時間であり、法定休日に行った労働時間は含まれません。
併せて、法定休日に労働した時間（休日労働）についても、別途適正な記録・管理が必要です。[注]。
[注]出典：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
また、時間外労働（法定労働時間を超えて行う労働時間）は、原則として月 45 時間・年 360 時間が上限とされています。なお、この上限の対象となるのは時間外労働時間であり、法定休日に行った労働時間は含まれません。
併せて、法定休日に労働した時間（休日労働）についても、別途適正な記録・管理が必要です。[注]。
[注]出典：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
出勤日、欠勤日、休日出勤日、遅刻、早退
出勤日、欠勤日、休日出勤日も、勤怠管理の項目の一つです。企業によっては従業員によって出勤日が異なるケースがあるため、正確に記録しましょう。
従業員が何らかの理由で欠勤した場合は、欠勤日として記録し、企業の定める法定休日に出勤した場合は休日出勤日として記録します。これらは、主に給与計算を行う際に必要になります。
また、従業員が遅刻や早退をした際にも、1分単位で時間を記録することが求められます。
従業員が何らかの理由で欠勤した場合は、欠勤日として記録し、企業の定める法定休日に出勤した場合は休日出勤日として記録します。これらは、主に給与計算を行う際に必要になります。
また、従業員が遅刻や早退をした際にも、1分単位で時間を記録することが求められます。
有給取得日数・残日数
従業員が適切に有給を取得していないと、労働基準法違反で罰金になる可能性があります。そのため、従業員ごとに有給取得数と残日数を記録・管理し、企業は状況に応じて有給取得を促すなどの働きかけが必要です。
従業員にとっても、勤怠管理によってあと何日有給が取得できるのかを把握できるので、有給取得日数の管理は企業にとっても従業員にとってもメリットがあるといえます。
従業員にとっても、勤怠管理によってあと何日有給が取得できるのかを把握できるので、有給取得日数の管理は企業にとっても従業員にとってもメリットがあるといえます。
主な勤怠管理の手法
企業の勤怠管理には、さまざまな手法があります。ここでは、代表的な4つの手法をご紹介します。
紙の出勤簿
紙の出勤簿は、手書きで紙に記録していくタイプの手法です。用意するのは紙と筆記具のみで、手軽に導入できます。
＜メリット・デメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ◎ コストが安い ◎ 一枚のシートにすべて記録できる | △ 客観性が乏しい △ 自己申告のため不正記録につながる可能性がある △ 集計業務に手間がかかる △ 社外の管理には向いていない |
紙の出勤簿は従業員数が少ない企業向けの手法で、大企業には向かないでしょう。勤怠管理は客観性が求められるため、客観性の高い手法との併用がおすすめです。
タイムカード
タイムカードとは、紙のカードを機械に差し込み、出勤時間や終業時間を打刻する手法です。操作が簡単なので、導入している企業も比較的多いです。
＜メリット・デメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ◎ 導入が簡単 ◎ 紙で記録が残る ◎ 使いやすいので幅広い年代に対応できる | △ 集計を手作業で行う △ 打刻ミスが起こることがある △ 他者が打刻できてしまう △ 休日・残業時間の管理ができないケースがある △ 社外の管理には向いていない △ 継続すると費用がかさむ |
低コスト重視の企業が選ぶ傾向がありますが、テレワークや直行直帰の従業員が多い企業には向いていないかもしれません。
Excel・スプレッドシート（表計算ソフト）管理
表計算ソフトによる管理は、Excelやスプレッドシートに出勤時間などを記録する手法です。関数を活用して集計したり、項目を自由にカスタマイズできたりします。
＜メリット・デメリット＞
＜メリット・デメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ◎ 紙の出勤簿よりも集計が楽 ◎ 導入コストが安い | △ 客観性が乏しい △ 社外での管理には向いていない △ 数式が壊れると修正の手間が発生する |
手入力や集計の負担がかかるため、紙の出勤簿と同様に小規模の企業向けといえます。集計は紙よりも楽にできますが、記録は自己申告となるため客観性に乏しく、不正防止のための対策が必要です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、ICカード、顔認証、生体認証、パソコン、スマホなどを用いてデジタルで記録・集計する手法です。残業時間を含めた労働時間を自動集計でき、外出先での記録も可能です。紙やExcelでの勤怠管理で発生しやすいミスや不正も、防ぐことができます。
＜メリット・デメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ◎ ワンクリックで記録できるため従業員の負担が少ない ◎ リアルタイムで勤怠状況を把握できる ◎ 社外労働の従業員にも対応できる ◎ 集計や分析の手間が少ない | △ 導入コストは他の手法よりも高い △ 導入するまでに時間がかかる |
正確な勤怠管理とコンプライアンス遵守の観点から、多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。自己申告や手書きではないため客観性が高く、セキュリティ性能もあるので改ざんなどの不正が起きにくいです。
【資料ダウンロード：ミイダス 勤怠管理ベーシック｜お役立ち資料】
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勤怠管理システムを選ぶ際のポイント
勤怠管理システムには、さまざまな種類があります。自社に合ったシステムを選ぶためにも、次の4つのポイントを確認しましょう。
- 自社に必要な機能を備えているか
- 社内の他のシステムと連携できるか
- 提供事業者のセキュリティ対策が万全か
- 導入コストと機能のバランスはとれているか
それぞれの詳細について解説します。
自社に必要な機能を備えているか
自社に必要な勤怠管理の機能を整理し、勤怠管理システムを選ぶ際にその機能が備わっているか確認しましょう。「従業員が社外にいても記録できる」「法改正に対応するためのアップデートがある」など、具体的に必要な機能をリスト化します。
「GPSや位置情報から記録が可能」「チャットツールを通して打刻できる」など、高機能が備わっているシステムもありますが、自社には必要ないという場合はシンプルな機能のみ備わっているシステムを選べば、コストを抑えられます。
従業員向けの機能と企業側の機能に分かれているため、使い勝手の良さと管理のしやすさという2つの観点から複数のサービスの機能を比較することが重要です。
「GPSや位置情報から記録が可能」「チャットツールを通して打刻できる」など、高機能が備わっているシステムもありますが、自社には必要ないという場合はシンプルな機能のみ備わっているシステムを選べば、コストを抑えられます。
従業員向けの機能と企業側の機能に分かれているため、使い勝手の良さと管理のしやすさという2つの観点から複数のサービスの機能を比較することが重要です。
社内の他のシステムと連携できるか
すでに自社で導入しているシステムと連携できるかどうかも、確認すべきポイントです。特に、給与計算システムや人事労務管理システム、入退室管理システムなどは、連携できれば業務の大幅な効率化と人為的ミスの削減につながります。
チャットツールやカレンダーとの連携は、従業員が直接チャット画面から打刻できたり、休暇申請ができたりするので、連携しておくと確認する側もスムーズに処理できます。他にも、将来導入する予定のシステムなどがあれば、連携できるのか確認しておくと安心です。
チャットツールやカレンダーとの連携は、従業員が直接チャット画面から打刻できたり、休暇申請ができたりするので、連携しておくと確認する側もスムーズに処理できます。他にも、将来導入する予定のシステムなどがあれば、連携できるのか確認しておくと安心です。
提供事業者のセキュリティ対策が万全か
勤怠管理システムでは勤怠データや個人情報などの機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が徹底している事業者のシステムを選ぶことが重要です。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、ISMS認証を取得しているかもチェックポイントになります。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証とは、高い情報セキュリティ水準を満たしていると第三者機関が認定していることを意味します。
ISMS認証の勤怠管理システムを提供している事業者も複数あるため、機能面などを比較しつつ検討してみるといいでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、ISMS認証を取得しているかもチェックポイントになります。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証とは、高い情報セキュリティ水準を満たしていると第三者機関が認定していることを意味します。
ISMS認証の勤怠管理システムを提供している事業者も複数あるため、機能面などを比較しつつ検討してみるといいでしょう。
導入コストと機能のバランスはとれているか
勤怠管理システムは、紙やExcelでの勤怠管理よりも、導入コストや維持費が高いという特徴があります。料金体系は各事業者によって異なるため、機能とコストのバランスがとれているかチェックしましょう。
システムによっては、導入検討時の無料プランを提供しているケースもあるため、無料期間を利用してシステムを実際に使用してみると、ミスマッチを防止できます。使いやすさも勤怠管理システムを選ぶうえで重要なポイントになるため、無料プランがあれば積極的に利用しましょう。
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システムによっては、導入検討時の無料プランを提供しているケースもあるため、無料期間を利用してシステムを実際に使用してみると、ミスマッチを防止できます。使いやすさも勤怠管理システムを選ぶうえで重要なポイントになるため、無料プランがあれば積極的に利用しましょう。
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勤怠管理を行ううえでの注意点
これまで紹介してきたとおり、勤怠管理は単なる労働時間の記録ではありません。法令遵守とトラブル防止のためにも、重要な業務なのです。ここでは、企業が勤怠管理を行う際に知っておきたい注意点を解説します。
労働基準法で定められた労働時間を守る
勤怠管理を行うことで従業員の労働時間を把握できますが、残業が発生するケースでは、労働基準法で定められた労働時間内に収まるように調整する必要があります。
法定労働時間は原則1日8時間で、1週間に40時間を超えて労働させてはいけません。また、休日は最低でも1週間に1日、4週間を通じて4日以上とることが定められています[注]。
残業が多い状況が常態化してしまうと、企業は行政指導の対象や訴訟リスクを抱える可能性があります。そのため、勤怠管理を通して従業員の労働時間が法令の範囲内になるよう、注意深く管理しましょう。
[注]出典：労働時間・休日｜厚生労働省
法定労働時間は原則1日8時間で、1週間に40時間を超えて労働させてはいけません。また、休日は最低でも1週間に1日、4週間を通じて4日以上とることが定められています[注]。
残業が多い状況が常態化してしまうと、企業は行政指導の対象や訴訟リスクを抱える可能性があります。そのため、勤怠管理を通して従業員の労働時間が法令の範囲内になるよう、注意深く管理しましょう。
[注]出典：労働時間・休日｜厚生労働省
残業は口頭での黙認をしない
従業員の残業については、あらかじめ社内でルールを決めておくことが大切です。上司が口頭で部下の残業を黙認すると、従業員の疲労が増加し、未払い賃金などの法的リスクが高まります。
仮に、従業員から未払い残業代を請求され、裁判になってしまうと、付加金を支払う可能性もあります。社内外からの信頼を失わないためにも、残業の指示はメールや文書などで記録を残すようにしましょう。
残業自体は業務上必要なケースもあるため、事前申請制を導入するなど、従業員の残業状況が可視化できる仕組みをつくることが重要です。
仮に、従業員から未払い残業代を請求され、裁判になってしまうと、付加金を支払う可能性もあります。社内外からの信頼を失わないためにも、残業の指示はメールや文書などで記録を残すようにしましょう。
残業自体は業務上必要なケースもあるため、事前申請制を導入するなど、従業員の残業状況が可視化できる仕組みをつくることが重要です。
記録の改ざんや不正防止に努める
勤怠管理で注意したいのが、記録の改ざんなどの不正です。勤怠管理で考えられる不正は以下のとおりです。
- 不正打刻：他人のカードやIDを使って打刻する
- カラ残業：働いていない時間を残業として申請する
- 管理者によるデータ改ざん：実際の時間とは違う時間を記録する、退勤させた後でサービス残業を強制する……など
不正防止のためには、変更記録が残るタイプの勤怠管理システムの導入や、監視カメラの設置などがあります。パソコンの操作ログと入退室記録の照合など、客観的な記録から不正を防止することも可能です。就業規則で記録時のルールを定めて、全体に周知させるようにしましょう。
テレワークなどの多様な働き方に対応する
近年はテレワークの普及により在宅勤務者も多く、企業によってはサテライトオフィスを設置して通勤の負担を軽減する取り組みを行うケースなどもあります。テレワークの場合でも、企業は従業員の労働時間を適切に把握する義務があります。
社外で働く従業員に対しては、クラウド型勤怠管理システムやパソコンの操作ログの活用が、最も客観性が高い方法といえます。この2つは、位置情報やIPアドレスで不正の防止が可能です。
客観的な記録を原則としつつ、休憩時間や中抜け、残業の申請フローを明確にしておくようにしましょう。
社外で働く従業員に対しては、クラウド型勤怠管理システムやパソコンの操作ログの活用が、最も客観性が高い方法といえます。この2つは、位置情報やIPアドレスで不正の防止が可能です。
客観的な記録を原則としつつ、休憩時間や中抜け、残業の申請フローを明確にしておくようにしましょう。
運用ルールを明確にし、マニュアル化する
勤怠管理を適切に行うためにも、運用ルールを明確にし、マニュアル化しましょう。たとえば、打刻するのは「出勤後すぐ」なのか、それとも「制服に着替え終わって準備ができてから」なのか、ルールが決まっていないと労働時間を正確に把握できません。
具体的には、主に以下の項目のルールを決めておくことが重要です。
具体的には、主に以下の項目のルールを決めておくことが重要です。
- 出退勤時の打刻タイミング
- 残業・休暇申請の方法
- 打刻し忘れたときや修正が必要な場合の申請方法、承認条件
- 社外で仕事をするケースの出退勤報告ルール
運用ルールを全社員に周知しておけば、従業員も管理者も安心して働くことができます。
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まとめ
従業員の労働時間を適切に把握する勤怠管理は、企業の重要な義務です。働き方改革やテレワークの普及により勤怠管理は年々複雑化している中、コンプライアンス上の課題を抱えている企業も多いかもしれません。
従業員の働き方は企業によって異なるため、勤怠管理を適切に行うためには、自社に合った方法を選択することが重要です。しっかりと勤怠管理を行い、社内外から評価される企業を目指しましょう。
従業員の働き方は企業によって異なるため、勤怠管理を適切に行うためには、自社に合った方法を選択することが重要です。しっかりと勤怠管理を行い、社内外から評価される企業を目指しましょう。
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無料トライアルを始める勤怠管理に関するよくある質問
- Q
勤怠管理とは？
- A
勤怠管理とは、企業が従業員の労働の記録を管理することです。
労働基準法によって勤怠管理は義務付けられており、労働基準法上の法定労働時間が守られているか、従業員の労働時間を適切に把握することが求められています。 - Q
勤怠管理の目的は？
- A
勤怠管理の主な目的は、「長時間労働の防止」「正確な賃金支払い」「有給休暇の取得状況の管理」「コンプライアンスの遵守」です。
※本記事内で紹介されているサービスに関して、記事監修の専門家は関与しておらず、またサービスの監修もしていません。
※本記事は2026年3月（監修時期）現在の内容に基づいて記載されたものです。
※本記事は2026年3月（監修時期）現在の内容に基づいて記載されたものです。
記事監修者平井 厚子
Officeまいとれいや代表／キャリアコンサルタント・産業カウンセラー
国家資格キャリアコンサルタントをはじめ、1級キャリアコンサルティング技能士や産業カウンセラーなどの資格を持つ。数々の企業で人材育成やキャリア開発を行い、2012年よりキャリアコンサルタントとして就職支援や就職後の定着支援を実施。2020年には「可能性を広げて納得できる働き方を！」を理念に60歳で起業。現在ではフリーで、就職・キャリア相談や研修講師などを行っている。
